Microsoft Access является одной из популярных систем проектирования и сопровождения БД, она представляет собой полнофункциональную СУБД, в которую входят таблицы данных, экранные формы для ввода данных в эти таблицы, запросы и отчеты для получения новой информации по данным из таблиц, макросы и модули для дополнительного программирования (рис. 7.1).
Рис. 7.1. Структура СУБД MS ACCESS
Благодаря тому, что таблицы, формы, запросы, отчеты, модули и макросы являются самостоятельными объектами, но при этом хранятся вместе в едином файле БД (файл имеет расширение.MDB), создание связанных по смыслу данных и проверка ограничений целостности, а также создание и модификация таблиц, форм, запросов, отчетов, модулей и макросов значительно облегчается.
Система управления БД MS ACCESS поддерживает реляционную модель данных с механизмом ссылочной целостности. Поэтому в базах данных СУБД MS ACCESS данные представляются в виде таблиц и функциональных бинарных связей между таблицами. Дополнительное средство представления данных – запросы. Запрос представляет собой виртуальную таблицу, которая формируется по требованию на основе зараннее составленного описания запроса по данным из физических таблиц БД. Никаких других различий между физическими таблицами и запросами нет. Во всех операциях они участвуют на равных правах. Основное назначение запросов – представление для вывода дополнительной информации, а также скрытие от пользователя сложных запросов: пользователь обращается к системе с простым запросом к виртуальным данным, а всю работу по их формированию (по зараннее составленному сложному запросу) берет на себя СУБД.
Механизм ссылочной целостности в настоящее время является общепризнанным для использования в реляционных моделях для реализации функциональных бинарных связей типа 1:1 или 1: M между связанными таблицами. Он соответствует бинарному групповому отношению при определении БД в терминах групп и групповых отношений (см. п. 2.3). Этот механизм основан на методе представления бинарной связи между сущностями через атрибут: первичный атрибут схемы исходной (родительской) сущности включается как вторичный атрибут в схемы атрибутов подчиненной (дочерней) сущности.
В системе управления БД MS ACCESS в рамках таблиц действуют механизмы определения и организации контроля стандартных правил целостности данных в реляционных моделях (см. выше). Между таблицами действует механизм описания и контроля ограничений ссылочной целостности для бинарных функциональных связей. В таблицах действуют также механизмы определения и организации контроля явных ограничений целостности данных, таких, как форматы данных, допустимые диапазоны значений данных при вводе.
Таким образом, сущности в базе моделируют таблицами. Свойства объектов (атрибуты) моделируют полями (столбцами таблиц). Один из атрибутов сущности должен быть идентификатором – первичным ключом (например, табельный номер у сотрудника). Связи между сущностями можно моделировать двояко: либо таблицей, либо с атрибутом (ссылочная целостность). При этом обе таблицы, между которыми должна быть создана связь, должны иметь один и тот же атрибут, который эту связь и реализует. Только в одной из таблиц (родительской) он будет идентифицирующим атрибутом – первичным ключом, а в другой (подчиненной) – обычным атрибутом (в этом случае его называют вторичным ключом). И в обеих таблицах он должен иметь один и тот же тип данных (имя может разнится). Для представления бинарных связей типа М: М можно использовать либо таблицу, либо две функциональные связи: 1: М и M:l с промежуточной таблицей (прием описан выше в сетевой модели).
Схему БД для СУБД MS ACCESS проектируют с учетом перечисленных особенностей, т.е. реализуют этап отображения схемы инфологической модели в схему датологической модели ПО. На рис. 7.2 приведен пример схемы датологической модели для СУБД MS ACCESS.
Рис. 7.2. Схема базы данных
Рассмотрим практические приемы работы при создании БД в среде СУБД MS ACCESS методами визуального программирования.
После запуска СУБД MS ACCESS появляется окно «Microsoft Access», являющееся главным окном СУБД, на котором располагаются другие окна. В частности, сразу же после запуска на нем появляется одноименное диалоговое окно, в котором пользователь должен выбрать один из вариантов последующих действий системы:
1) создание новой БД;
2) создание новой БД с помощью мастера;
3) открытие ранее созданной БД.