Каждая группа документов отличается составом и ценностью информации, что обусловливает и специфику формирования их в дела.





 

26. Составление и оформление характеристики, отзыва, рекомендации, заключения?

Характеристика – это документ, своеобразный отзыв о человеке как работнике либо ученике, который содержит в себе оценку его личных, деловых качеств, общественной, трудовой деятельности. Характеристика предоставляется, как правило, с последнего места работы либо учебы. Готовит ее начальник структурного подразделения, в школе на ученика – классный руководитель.

Как же составить характеристику, какие данные и сведения в ней указывать?
Сначала идет наименование документа.
Затем следует текст, который включает в себя такую информацию:

· анкетные данные человека, на которого выдается характеристика (ФИО, дата рождения, образование);

· сведения о трудовой деятельности (место и период работы/учебы, занимаемые должности, функциональные обязанности);

· оценка профессиональной деятельности (достижения в работе/учебе, награды, поощрения или наказания, которые применялись в период работы/учебы);

· оценка личных, деловых качеств;

· информация о курсах повышения квалификации, дополнительном образовании;

· для каких целей и куда выдается характеристика;

· подписи уполномоченных лиц учреждения, которое ее выдает, печать;

· дата составления.

Наличие хорошей характеристики повышает значимость резюме соискателя и увеличивает шансы на успешное прохождение собеседования и прием на работу.

 

Рекомендательное письмо – это документ, который представляет собой отзыв о соискателе со стороны его бывшего руководителя либо сотрудника с профессиональной точки зрения.

Рекомендательное письмо содержит в себе краткую характеристику профессиональных навыков, достижений человека, его основных успехов во время учебы либо работы, сильных сторон. С помощью рекомендаций работодатель может увидеть более четкую картину профессиональной деятельности кандидата, узнать мнение о нем как о сотруднике со стороны людей, которые с ним работали либо учились. Рекомендательное письмо требуют не все работодатели, но при поиске новой работы лучше все-таки позаботиться о его наличии и, как и сопроводительное письмо, приложить к резюме - это придаст большую солидность кандидатуре соискателя.

Для выпускника ВУЗа, человека без опыта работы рекомендателем может быть преподаватель, заведующий кафедрой, декан факультета, для человека с опытом работы – его непосредственный руководитель, директор организации либо коллега (занимающий более высокую позицию) на предыдущем рабочем месте.

Составление рекомендательного письма осуществляется согласно общей структуре делового письма.

Сначала указывается заголовок документа.

После этого можно указать обращение, если рекомендательное письмо с работы составляется конкретному работодателю. Обращение можно и не употреблять, если оно делается для любого потенциального работодателя.

Далее следует информация о том, где и когда работал (учился) соискатель, кем он рекомендателю приходился. Например, если рекомендатель является непосредственным руководителем, можно указать: «Господин Комаров работал в компании ООО «Лаванда» под моим руководством с 12 мая 2011 г. по 10 августа 2013 г.», если коллега, то: «Я сотрудничал с господином Комаровым с 12 мая 2011 г. по 10 августа 2013 г. и т.п.

Затем идет речь о занимаемых должностях, функциональных обязанностях, профессиональных навыках, достижениях и успехах, личных качествах соискателя.

В рекомендательном письме сотруднику также можно указать причину ухода из предыдущей компании.

В следующей части письма представлены непосредственно рекомендации и пожелания рекомендателя (пример текста рекомендательного письма: «Профессионализм господина Комарова позволяет рекомендовать его для дальнейшей работы на аналогичной должности. Надеюсь, что приобретенные знания и навыки работы в нашей компании позволят господину Комарову быть востребованным работником. Желаю ему дальнейших успехов и процветания в творческой деятельности»).

В конце ставится подпись рекомендателя с указанием его должности, фамилии, имени, отчества, контактного телефона и даты составления документа.

По мере возможности данное письмо заверяется подписью руководителя компании или кадровой службы и печатью компании.

Заключение— это документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертационные дипломные проекты), проекты стандартов и др.

Заключение должно иметь заголовок с указанием названием документа или вопроса, на который оно подготовлено.

Текст заключения состоит из двух частей: в первой части кратко изложено существо вопроса, проанализированы основные положения или предложения и дается общая оценка; во второй части излагаются конкретные замечаний по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами.

При отсутствии замечаний и предложений в заключении указывается: «С проектом... согласны» или «По проекту... замечаний нет».

Заключение оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается специалистом или группой специалистов-составителей. Подписи заверяются печатью. При направлении заключения в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.

Отзыв — это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.

В целом порядок составления и оформления отзыва соответствует порядку подготовки и оформления заключения.

 

27. Что такое личное дело? Какие документы входят в его состав?

Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Состав личного дела определяется локальным нормативным актами организации.
Традиционно к документам, которые включаются в состав личного дела, относятся:
• внутренняя опись документов дела;
• анкета или личный листок по учету кадров;
• дополнение к личному листку по учету кадров;
• автобиография (резюме);
• копия документа об образовании, копия трудового договора;
• копия приказа о приеме на работу;
• копии приказов о переводе;
• документы, подтверждающие изменения анкетно - биографических данных;
• аттестационные документы;
• представления к переводам;
• копии приказов о поощрениях и налагаемых на работника взысканиях;
• другие характеризующие работника документы.

 

28. Язык, стиль, этикет служебного письма. Гарантийное письмо.

Служебное письмо является самым распространенным управленческим документом. В отличие от других видов управленческих документов, таких как приказ, акт, протокол и др., в письме в наибольшей степени проявляются личность исполнителя, его профессиональная подготовка, грамотность, «нестандартность» языка и стиля текста. В связи с этим вопрос языка и стиля служебного письма заслуживает отдельного рассмотрения.
Язык служебного письма сложился в сфере управления в последние 100—150 лет. Его определяют как официально-деловой. В результате длительного развития в официально-деловом силе выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые обеспечивают наиболее эффективным образом фиксацию управленческой информации.
Основными чертами официально-делового стиля считаются:
— нейтральный тон изложения;
— лаконичность и краткость текста;
— точность, ясность выражения мысли.
Нейтральный тон изложения является нормой официального делового языка, поскольку управленческая информация, официальная по своему характеру, сводит субъективный (личностный) момент в текстах документов до минимума. Из языка служебного письма исключаются, например, слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окраской: междометия, слова с суффиксами преувеличения и т. д.
Лаконичность изложения текста письма достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности.
Особые требования при изложении текста предъявляются в отношении точности, ясности выражения мысли. Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания, изложенного в письме, и автором текста, и его адресатом. Точность изложения достигается употреблением специальной терминологии, использованием устойчивых языковых формул, сочетаемостью слов в предложении, использованием дополнений, вводных слов, причастных и деепричастных оборотов и т. д. Терминология, которая используется в управленческой документации вообще, — это, прежде всего отраслевая терминология, отражающая содержание той области деятельности, которой касается документ, кроме того, это специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления.
Кроме сказанного специфика делового стиля характерна еще рядом особенностей.
В письме, например, не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы). Следует писать: не сего года, а этого года (текущего года); не означенный, а названный и т. д. Использование новых слов (неологизмов) и заимствованных слов должно быть оправданным. Если слова и выражения типа «пресс-секретарь», «электронная почта» приняли устойчивое признание в языке, то слова «санирование» вместо «оздоровление», «пролонгировать» вместо «продлить» еще не получили права на употребление в переписке.
Особенностью делового языка является употребление слов с «универсальным» значением, таких как, например, «слабо», «недостаточно». Вот типичный случай их применения: «до настоящего времени подготовка к зимнему сезону ведется слабо (недостаточно)». Употребление этих слов позволяет дать общую оценку ситуации с целью последующей выработки конкретных мероприятий по исправлению сложившегося положения.
Еще одна специфическая особенность делового языка — ограниченная сочетаемость слов, проявляющаяся в возможности слова вступать в смысловые связи с другими словами.
Приведем несколько примеров сочетания слов между собой:
инициатива — брать на себя, выступать с, поддерживать,
проявлять, развивать, сдерживать, терять,
уступать;
налог — взимать, облагать, платить, снижать, сокращать; обязанность — возлагать, выполнять, исполнять, нести, освобождать от, распределять, отстранять от; руководство — брать на себя, возлагать, осуществлять, отстранять от, подменять, укреплять и т. д.
Особенностью делового стиля является также широкое употребление в текстах устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов (формул). Наличие их в деловом языке — следствие четкой регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих процедур и тематической ограниченности текстов документов.
Владение деловым стилем — это во многом знание и умение
употреблять языковые формулы, модели речевых оборотов.
Приведем несколько моделей, объясняющих мотивировку
написания письма: ООТ «Ростсельмаш»
В порядке оказания технической помощи… подтверждает ... условия поставки оборудования...
В соответствии с протоколом... Напоминаем, что в соответствии с... Вы должны...
В ответ на Вашу просьбу... Напоминаем Вам,
В подтверждение нашей договоренности... Следующие варианты являются типичным стандартным началом делового письма: Извещаем, что ……. мы сократили на месяц срок поставки запрошенных Вами изделий. Доводим до Вашего сведения, что…наш завод прекратил производство комбайнов «Нива» прежней конструкции.

Если автор – лицо юридическое, то действия передаются от третьего лица единственного числа; предприятие гарантирует…не возражает… предлагает…; от третьего лица множественного числа: Совет директоров, администрация нашего предприятия убедительно просят…; от первого лица множественного числа; просим… сообщаем… подтверждаем… Если автор – лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа: прошу… ставлю Вас в известность… довожу до Вашего сведения…; от первого лица множественного числа: подтверждаем… обещаем… Мы получили Вашу телеграмму… Вот несколько примеров реализации «стандартных» конструкций:
Просим... ... оказать содействие
Прошу... ... принять меры...
Подписанный… ... подписанный с нашей стороны договор...
Направляем… ... интересующую Вас документацию заказной бандеролью...
Подтверждаем... ... получение спецификации на...
ООТ «Ростсельмаш» подтверждает ... условия поставки оборудования...
Напоминаем, что в соответствии с... Вы должны...
Напоминаем Вам, что… ... Ваша задолженность по оплате составляет...
Сообщаем, что… задержка в отгрузке... произошла ввиду...
В качестве заключительных могут быть приведены следующие фразы:
Просим извинить нас за задержку с ответом...
Рассчитываем, что наши замечания будут учтены.
Просим Вас не задерживать ответ..
Кроме типового характера, содержание некоторых языковых
формул выступает как юридически значимые компоненты текста. Например, в гарантийном письме: «Гарантируем возврат кредита в сумме ... в срок до. «Оплату гарантируем. Наш расчетный счет ...»; В письме-претензии: «в противном случае Вам будут предъявлены штрафные
санкции».

Языковые формулы, отражая устойчивые элементы делового стиля, обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

Гарантийное письмо – это документ, в котором отправитель обещает или гарантирует осуществить какие-либо действия в отношении адреса связанные с его интересами. Данное письмо не является официальным обязательством, скорее это знак серьёзности намерений и подтверждение взятых на себя обязательств. Однако при составлении гарантийного письма обычно под ним подписывается руководитель организации и ставится печать. Все гарантийные письма регистрируются через канцелярию и являются частью официальной деловой переписки.

Язык, которым пишется письмо, должен быть сугубо деловым. Содержание должно быть чётким и понятным, без длинных размытых фраз и выражений. В письме указываются реквизиты организации, а так же вид операции, по которой предоставляется гарантия. Необходимо указывать суммы и чёткие сроки осуществления перевода. Только в этом случае переписку можно в полной мере назвать гарантийным письмом.

Данное письмо обычно составляется в двух видах. Первый – это когда первыми строками текста отправитель даёт гарантию, а далее по тексту расшифровывает суть обязательств, сроки, условия и т.п. (письмо начинается «Гарантируем настоящим письмом…»). Второй вариант, это когда по тексту описывается суть переписки, а в конце письма добавляется «Выполнение условий гарантирую» или «гарантирую своевременную оплату». В каком случае, какой вариант применить определяется исходя из конкретных обязательств и уровня деловых отношений между организациями.

 

29. Состав, назначение, содержание документов, относящихся к переписке?

http://www.sekretariat.ru/magazine/246/

 

30. Особенности оформления актов, представлений, заявлений.

Представление — это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения. Представления составляются руководителями подразделений, их заместителями или заместителями руководителя организации.

Представление оформляется на стандартном листе бумаги, являются наименование подразделения, название вида документа, дата, регистрацией номер, адресат, заголовок к тексту, подпись.

Заявление — это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др.

Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях — руководителю самостоятельного структурного подразделения) и оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются наименование подразделения, название документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия и должность заявителя, подпись.

Текст заявления состоит из двух (обоснование и заключение) или одной части (заключение). Заключение содержит изложение существа вопроса («прошу перевести...», «прошу предоставить отпуск...» и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса.

Заявление может иметь приложения — документы, подтверждающие обоснованность просьбы (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

Заявление подписывается составителем.

Акт — это документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности); испытаний (образцов, систем, технологий); приема-сдачи (материальных ценностей, документов); приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей); ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т. д.

Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указываются основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), председатель и члены комиссии. В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы.

При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.

В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются);

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

В необходимых случаях (если этого требуют нормативные документы) акты утверждаются руководителем данной организации, по распоряжению которого проводились де завершившиеся составлением акта.

 

31. Требования к оформлению справок, докладных, служебных, объяснительных записок?

Докладная записка — это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя — руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние — на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок тексту, подпись. В настоящее время для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных о потенциальных клиентах. Одним из наиболее реальных путей ее расширения является постоянный анализ средств массовой информации, в частности, прессы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»).

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделениях и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Объяснительная записка — это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.

Служебная записка — это информационно-справочный документ, инструмент деловой переписки внутри организации.

Составляется служебная записка с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного работника, решение которых зависит от другого структурного подразделения организации либо сотрудника.

Написание служебных записок, в отличие от докладных записок, осуществляется между структурными подразделениями либо сотрудниками равнозначного должностного статуса, которые не находятся в прямом подчинении.

Хотя форма написания служебной записки – произвольная, следующие реквизиты следует учитывать при ее составлении:

· «шапка», где указывается, кому она адресована (должность, фамилия, имя, отчество в дательном падеже);

· наименование документа – Служебная записка;

· дата составления и номер;

· заголовок к тексту документа - говорит о предмете служебной записки;

· текст документа – сначала идет описание сложившейся ситуации, затем какая-то конкретная просьба;

· должность составителя, подпись и расшифровка подписи – фамилия, имя, отчество автора.

Справка — это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние справки — для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации аналогично внешним докладным запискам, внутренние — на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке с теми же реквизитами.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.

Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов.

Внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.

 

32. Общие требования к текстам документов?

Текст – главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ.

Для рационализации составления текста документы оформляются в виде анкеты (применяются для получения определенных сведений), таблицы (применяются при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.), связного текста или комбинации этих форм.

Этапы составления документа:

1. Уточнение целесообразности, цели документа и круг вопросов, подлежащих разрешению.

2. Изучение законодательных актов, решений правительства, регулирующих порядок решения вопросов такого рода.

3. Сбор информации по существу поставленного в документе вопроса.

4. Составляют проект документа.

В практике делопроизводства сложились общие требования, предъявляемые к текстам документа:

- Краткость изложения. Тексты писем, факсов и др. документов не должны быть больше одной страницы, сложные предложения заменяются простыми, исключаются повторения и излишние подробности.

- Безупречность в юридическом отношении. Формулировки служебных документов должны быть точными, не допускающими двоякого толкования.

- Достоверности и объективности информации, фиксируемой в документе. Т.е. непредвзятое описание и оценка событий.

- Полнота информации. Предполагается, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе.

- Тон служебного письма должен быть нейтральным, желательно уважительным и доброжелательным.

- Если поводом для создания документа послужил другой документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводят его полные данные.

Например:

В соответствии с Приказом Федеральной архивной службы России от 11.12.97 № 401 «Об организации учета особо ценных документов….»

При составлении текстов документов следует избегать тавтологий. Например: следует отметить следующее, пять человек детей, памятный сувенир и т.п.

В служебных документах должно быть ограничено наличие профессиональных терминов, в случае если его заменить нельзя, следует в скобках дать его объяснение. Недопустимо использовать разговорные и устаревшие слова.

Служебные документы отличает нейтральный тон. Переписка ведется от третьего лица, единственного или множественного числа, местоимения заменяются существительными (фирма просит, банк не возражает, завод направляет или направляем, считаем возможным, перечисляем и т.п.). В распорядительных документа, отражающих принцип единоначалия, текст излагается от первого лица (приказываю, предлагаю, прошу).

Используются также следующие формы:

- от третьего лица, единственного числа: решил (о) (в решениях);

- от первого лица множественного числа: решили, постановили, предлагаем.

Широко применяются в служебных документах сокращенные слова и словосочетания. Рекомендуется при первом употреблении сокращения в тексте в скобках давать его расшифровку.

Тексты большинства документов состоят из двух частей:

- вводной, содержащей основания или мотивы составления документа;

- основной, в которой излагаются выводы, предложения, просьбы, решения.

Например:

В январе 2006 г. институт проводит конференцию «Проблемы НДС». Будут обсуждены проблемы исчисления и уплаты данного налога.

Просим принять участие и подготовить свои предложения.

Декан факультета Р.Д. Кореневский

Или:

Прошу выделить тыс. руб. на приобретение ПК для лаборатории.

Предполагается проведение лабораторных занятий по составлению документов, редактированию текстов, организацию справочной работы. Количество ПК в лаборатории рассчитывается на обеспечение занятий одной подгруппы студентов.

Можно составлять документы только из заключительной части:

Прошу принять меня на работу бухгалтером с 15 сентября 2006 года.

Текстовые документы должны удовлетворять требованиям, изложенным в ГОСТах 2.105-95, Р 6.30-2003.

Текстовый документ, выполняемый машинописным способом, должен иметь поля следующих размеров:

Левое – 30 мм, правое – 10 мм, нижнее – 20 мм, верхнее – 30 мм.

Первая строка текста оформляется с абзаца. Абзацный отступ равен пяти печатных знакам или 15-17 мм. С абзаца оформляется каждая новая мысль текста.

Для лучшего восприятия текст делится на абзацы. ГОСТ рекомендует печатать абзац, отступив 5 печатных знаков. Тексты большого объема делят на разделы, подразделы, подпункты.

Разделы и подразделы внутри документа должны иметь заголовки. Пункты и подпункты, как правило, заголовков не имеют. Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов. Печатают их с заглавной буквы без точки в конце, не подчеркивая. Переносы в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой.

Расстояние между заголовком и текстом должно быть равно 3-4 интервала (15 мм), а между заголовками раздела и подраздела – 2 интервала (8 мм).

Абзацы внутри подпунктов не нумеруются.

Пример:

1. Общие положения

Подраздел

Пункт

Подпункт

Для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей, цифровой материал или какие-либо иные сведения текста могут быть оформлены в таблице. Ее помещают сразу под текстом, в котором она впервые упоминается или на следующей странице. Таблицу можно разместить и в приложении. Таблицы нумеруются арабскими цифрами, сплошной нумерацией. При переносе таблицы на другую страницу название помещают только над первой частью, а над другими частями пишут слова «Продолжение таблицы» с указанием ее номера.

Графу «Номер по порядку» в таблицу не включают.

 

33. Элементы текста: наименование вида документа, заголовок к тексту, отметка о наличии приложения?

Текст док-та выражает содержание управленч. действия. Он может быть представлен в виде связ­ного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм. Сплошной связный текст док-та должен содержать грамматически и логически согласован­ную информацию об управленч. действии. Такой текст используется при составлении положений, уста­вов, правил, писем, всех видов распорядительных до­кументов, протоколов, актов, докладных и объяснитель­ных записок.

Текст документов, используемых в управленческой практике, составляется на русском языке. Закон до­пускает "в необходимых случаях официальное дело­производство в субъектах РФ, на­ряду с государственным языком РФ, может вестись на языках субъектов РФ на территориях их компактного прожива­ния". Только на русском языке текст составляется при направлении документов: в фед. органы гос. власти субъектов РФ; на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ.

Составление текста документа в виде анкеты используется при изложении цифровой или словесной инфор­мации об одном объекте по определенному набору при­знаков. В анкете часть информации будет постоянной. Во второй части размещается переменная информация, содержащая конкретные характеристики признаков. Они должны грамматически согласовываться с наименованием признаков Таблица — перечень сведений (числовых данных), приведенных в определенную систему и расположен­ных по графам. Форма таблицы используется при из­ложении цифровой или словесной информации о не­скольких объектах по ряду признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именным существительным в имен. падеже. Заголовки граф и строк пишут с прописной буквы; подзаголовки граф — строчными, если они слу­жат продолжением заголовка, и с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение.

Если таблица занимает более одной страницы, то ее графы должны быть пронумерованы и на след. странице печатают только номера этих граф. Таблицы могут быть включены в текст документа или в прило­жения к нему. Если таблиц в документе более одной, их следует нумеровать арабскими цифрами Таблица может иметь заголовок, который отражает ее содержание.

Текст большинства организационно-распорядительных документов состоит из 2 частей: основания, в которые излагают причины составления док-та, факты, события, дают описание возникшей ситуации и заключения, в котором формулируют распоряжения, просьбы, предложения, выводы и др. Документ может состоять из одной фразы, но и в этом случае в 1 ее части формулируют причины обращения или созда­ния док-та, а во второй — просьбу.

Текст док-та делится на абзацы, включающие несколько предложений, посвященных одной мысли (аргументу), и являющиеся простейшим компонентом текста. Каждый абзац выделяется в док-те абзац­ным отступом; абзацы связного текста не нумеруют.

Допускается составление текстов док-тов (поло­жения, инструкции, доклады, отчеты, приказы и др.) в виде отдельных разделов, которые могут подразделять­ся на пункты, подпункты и др. Каждый раздел текста сложного документа должен иметь заголовок, отдель­ные части текста нумеруются арабскими цифрами. Но­мер каждой небольшой составной части такого докумен­та включает номера соотв. составных частей более крупного деления.

К текстам управленческих документов предъявля­ют требования, которые должны обеспечить объектив­ность и достоверность информации — краткость, точ­ность, рациональность построения, логичность изложе­ния, простота стиля. Текст управленческих документов излагается офици­ально-деловым стилем.

Деловой стиль предполагает объективность изложе­ния содержания документа, он должен быть нейтраль­ным по тону, в нем широко используются стандартные термины и типовые речевые обороты. Деловые доку­менты должны быть краткими. К особенностям делово­го стиля относится широкое применение устойчивых языковых формул, т. е. языковых оборотов, использу­емых в неизменном виде. В официальных документах широкое применение получило использование сокращенных слов и словосо­четаний, что уменьшает объем текста и ускоряет его восприятие. Сокращения применяются только общепринятые.

Для текстов управленческих документов, имеющих типовую структуру и типовой состав информации, ре­комендуется использование трафаретных текстов — за­ранее заготовленных форм документа с заполненной постоянной информацией и пропусками для перемен­ной информации.

Реквизит «заголовок к тексту» представляет собой краткое содержание текста документа. Его наличие сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении. Заголовок м. отвечать на вопросы: о чём? О ком? Или чего? Кого? Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. К тексту документов оформленных на бланках формата А5 заголовок не составляется.

Реквизит «Отметка об оформлении приложений» располагается под текстом и может быть оформлен двумя способами.

Если приложение названо в тексте, то отметка о его нали­чии имеет следующий вид: Приложение: на 2 л. в 3 экз.

Если документ содержит приложение, не названное в тек­сте, то дается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров, например:

Приложение: Проект учебного плана для школьников на 2 л. в 1 экз.





Читайте также:
Русский классицизм в XIX веке: Художественная культура XIX в. развивалась под воздействием ...
Особенности этнокультурного развития народов Пензенского края: Пензенский край – типичный российский регион, где проживает ...
Тема 5. Подряд. Возмездное оказание услуг: К адвокату на консультацию явилась Минеева и пояснила, что...
Виды функций и их графики: Зависимость одной переменной у от другой х, при которой каждому значению...

Рекомендуемые страницы:



Вам нужно быстро и легко написать вашу работу? Тогда вам сюда...

Поиск по сайту

©2015-2021 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2016-03-24 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту:

Мы поможем в написании ваших работ! Мы поможем в написании ваших работ! Мы поможем в написании ваших работ!
Обратная связь
0.05 с.