4.1. Компания анонсирует проведение конкурса на сайте единой благотворительной программы www.formula-hd.ru, в электронных средствах массовой информации и путем адресной рассылки потенциальным участникам.
4.2. Участникам необходимо заполнить форму заявки (Приложение 7 к настоящему Регламенту) и направить ее по выделенному адресу электронной почты zayavka@formula-hd.ru с пометкой «Конкурс социально значимых проектов» и с указанием направления (например, «Развитие городов» или «Охрана окружающей среды»).
4.3. При возникновении вопросов по заполнению заявки участники конкурса имеют право обратиться за консультацией Компании в электронном письме с пометкой «Вопрос по заполнению заявки» по адресу, указанному в разделе КОНТАКТНАЯ ИНФОРМАЦИЯ настоящего Регламента.
4.4. Компания вправе отказать в регистрации заявок, которые не соответствуют требованиям, указанным в разделе ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ЗАЯВОК. В этом случае Компания информирует заявителя о принятом решении по электронной почте.
4.5. Рассмотрение заявок осуществляется сотрудниками Компанией совместно с представителями органов власти в соответствующем населенном пункте, а также при участии внешних экспертов по направлениям Конкурса в течение тридцати календарных дней с момента окончания срока подачи заявок.
4.6. При рассмотрении заявок Компания руководствуется критериями, обозначенными в разделе КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ ЗАЯВОК настоящего Регламента.
4.7. После принятия решения Компания размещает информацию об итогах конкурса на сайте www.formula-hd.ru. Победители конкурса получают электронное письмо с указанием ответственного лица по проекту со стороны Компании.
4.8. Компания не комментирует результаты рассмотрения присланных заявок.
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ЗАЯВОК
5.1. Для участия в конкурсе необходимо предоставить заявку в соответствии с формой, представленной в Приложении 7 к настоящему Регламенту.
5.2. Все разделы утвержденной формы заявки обязательны к заполнению. В случае если какой-либо пункт заявки не применим к проекту заявителя, необходимо сделать пометку «Не применимо» в соответствующей графе.
5.3. К заявке участники конкурса должны приложить следующие сопроводительные документы (в электронном виде):
• Подробный бюджет проекта или смету на производство работ. Образец описания бюджета приводится в Приложении 8 к настоящему Регламенту.
• Справка о заявителе (дата создания организации, основные направления деятельности, контакты ответственного лица).
• Для некоммерческих организаций обязательно: копия свидетельства о регистрации, копия устава, подтвержденный опыт реализации проектов в соответствии с уставной деятельностью.
• Бухгалтерская карточка организации с печатью и подписью.
• В случае реализации проекта на условиях софинансирования обязательно предоставление гарантийных писем от партнеров проекта или иные документы, подтверждающие объем, сроки и источник финансирования.
5.4. План-график реализации проекта, включая указание ответственного лица/лиц на каждом этапе, должен быть детально описан в соответствующей графе заявки или приложен в отдельном документе.
5.5. Дополнительная информация от участников конкурса, включая презентационные и фотоматериалы, отзывы и рекомендации третьих лиц, отчеты о реализации подобных проектов, может быть предоставлена строго по запросу Компании.
5.6. В случае необходимости получения дополнительной информации Компания направляет участнику конкурса письменный запрос по электронной почте. Участник конкурса должен в течение пяти рабочих дней предоставить запрашиваемую Компанией информацию или мотивированный отказ от её предоставления.
5.7. Заявки, не соответствующие правилам оформления и иным требованиям настоящего Регламента, не рассматриваются. К ним относятся:
• Заявки на реализацию проектов, география которых не соответствует географии Программы, указанной в соответствующем разделе www.formula-hd.ru.
• Заявки на реализацию проектов, которые не соответствуют хотя бы одному направлению, указанному в п.3.1. настоящего Регламента.
• Заявки, оформленные в ином виде, чем указано в Приложении 7.
• Заявки, к которым прилагается неполный пакет сопроводительных документов, указанных в п.5.3.
• Заявки, которые содержат неполное или некорректное описание бюджета проекта, не соответствующее Приложению 8.
КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ ЗАЯВОК
6.1. При рассмотрении заявок учитываются в том числе следующие критерии:
· Соответствие проекта требованиям настоящего Регламента, а также Меморандуму. Меморандум доступен для ознакомления на сайте www.formula-hd.ru.
· Актуальность проекта, его социальная значимость и целесообразность для населенного пункта и жителей.
· Обоснованность запрашиваемого бюджета, соотношение расходов и ожидаемых результатов проекта.
· Наличие детального плана-графика реализации проекта и ответственных лиц на каждом этапе реализации.
· Наличие в штате квалифицированных специалистов, имеющих опыт реализации подобных проектов.
· Наличие плана информационной поддержки проекта.
· Продуманные критерии оценки эффективности и результатов проекта.
6.2. Преимущество имеют:
• Заявители, которые продемонстрировали хорошие результаты при реализации схожих (однотипных) проектов, реализованных ранее при содействии Компании или без такого содействия.
• Проекты, которые направлены на создание условий для развития детей и молодежи.
• Проекты, которые предусматривают возможность участия сотрудников предприятий Группы СИБУР в качестве волонтеров
· Проекты, реализуемые на условиях софинансирования.
· Проекты, которые охватывают больше одного направления Программы.
· Проекты, которые получают финансирования на условиях спонсорской помощи и включают возможность распространения информации о компании.
6.3. Не поддерживаются проекты:
· Не соответствующие требованиям настоящего Регламента и Меморандума.
· Предполагающие объем финансирования в рамках конкурса, который не соответствует бюджету, выделенному на конкурс.
· Выдвинутые соискателями, осуществляющими свою деятельность менее одного года.
· Имеющие риск дискредитации и негативных последствий для репутации Компании.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ДОГОВОРОВ
7.1. Взаимодействие с победителями конкурса ведется на основании договоров, заключаемых между организациями-победителями и Компанией на финальной стадии отбора победителей.
7.2. Список документов, требуемых для заключения договора со стороны участника конкурса, и другая необходимая информация будут направлены всем победителям конкурса по электронной почте.
7.3. Обязательным разделом договора между организациями-победителями и Компанией является раздел «Критерии оценки эффективности социально значимых проектов», который формируется на основе общих критериев, указанных в Приложениях 1-6, и критериев, предложенных организациями-победителями в заявке на конкурс.
ОТЧЕТНОСТЬ ПО ПРОЕКТАМ
8.1. Организации, получившие финансирование или со-финансирование по итогам конкурса, обязаны предоставлять отчетность по реализуемым или реализованным проектам.
8.2. Порядок и сроки предоставления отчетности определяются в договоре между Компанией и организацией-победителем.
8.3. Единая форма отчетности представлена в Приложении 9 к настоящему Регламенту.
8.4. Общие принципы отчетности:
• Если проект реализуется в течение 30 (тридцати) календарных дней, отчет предоставляется единоразово, в течение 10 (десяти) рабочих дней после окончания проекта. Если проект реализуется на протяжении более чем 30 (тридцати) календарных дней, Компания устанавливает график предоставления промежуточных и окончательного отчетов.
• Каждый отчет должен включать в себя содержательную и финансовую часть. В содержательной части должно быть представлено описание реализованного проекта, приложены фотоматериалы (при наличии), описаны достигнутые результаты. В финансовой части должно быть описано расходование полученных средств и приложены подтверждающие документы.
• Предоставление отзывов со стороны конечных благополучателей, а также групп населения, получающих услуги со стороны учреждений социальной сферы, приветствуется.
8.5. Отчёты предоставляются в электронном виде по адресу report@formula-hd.ru, в теме письма указывается название проекта и населенного пункта, в котором проект реализуется.
8.6. Компания проводит оценку предоставленных отчетов на основании критериев, указанных в Приложениях 1-7 к настоящему Регламенту.
КАЛЕНДАРНЫЙ ПЛАН ПРОВЕДЕНИЯ КОНКУРСА В 2016 ГОДУ
| Действие | Первый период Февраль | Второй период Сентябрь |
| Объявление о старте конкурса | 15 февраля | 31 августа |
| Прием заявок | 15 февраля – 15 марта | 1 сентября – 30 сентября |
| Рассмотрение заявок, запрос и предоставление дополнительной информации | 15 марта – 15 апреля | 1 октября – 31 октября |
| Объявление победителей | 16 апреля | 1 ноября |
| Заключение договоров с победителями | 17 апреля – 30 апреля | 1 ноября – 30 ноября |
| Начало реализации проекта | 1 мая | 1 декабря/1 января 2017 |
9.1. В течение первого период конкурса принимаются заявки на проекты, которые будут реализованы в течение 2016 года.
9.2. В течение второго периода конкурса принимаются заявки на проекты, которые будут реализованы в 2017 году.
9.3. Принимая во внимание пилотный характер конкурса, Компания оставляет за собой право изменять описанные в настоящем Регламенте правила проведения конкурса при условии, что такие изменения публикуются на сайте Программы www.formula-hd.ru не позднее чем за 14 календарных дней до даты вступления их в силу.
КОНТАКТНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
Задать вопрос о конкурсе:
info@formula-hd.ru
Отправить заявку на конкурс:
zayavka@formula-hd.ru
Отправить отчет о реализации проекта:
report@formula-hd.ru