С табличным представлением данных приходится сталкиваться во многих сферах деятельности, начиная с бытовых нужд и кончая бухгалтерскими или научными расчетами.
Программное обеспечение, называемое системой обработки электронных таблиц, или табличным процессором, позволяет автоматизировать рутинные операции выполнения однородных вычислений и пересчета с изменяющимися исходными данными.
В ячейки электронной таблицы можно вносить различную информацию: текст, числа и формулы. Ячейки могут содержать независимые данные, которые, как правило, заносятся вручную или загружаются из некоторого файла данных. Эти данные могут использоваться как исходные для вычисления значений других ячеек. В ячейки с вычисляемыми значениями заносятся формулы для вычислений. Пользователь обычно видит на экране результаты вычислений по заданным формулам. При каждом изменении ячеек производится автоматический пересчет во всех ячейках, связанных с изменяемыми правилами вычислений.
Современные табличные процессоры, к которым можно причислить и Excel, предоставляют пользователю следующие возможности:
- работа с «рабочими книгами» (совокупностью таблиц);
- задание в таблицах чисел и формул, пересчет значений вычисляемых ячеек при изменениях исходных данных;
- построение диаграмм по данным таблиц;
- большой набор встроенных функций;
- автоматическое заполнение ячеек последовательностями (дни недели, месяцы и т.п.);
- возможность работы с внешними базами данных;
- управление параметрами текста;
- вывод таблиц на печать;
- возможность создания макросов (серии команд, сгруппированных вместе для упрощения работы);
- проверка орфографии;
|
|
- поиск, сортировка и систематизация информации, то есть использование электронной таблицы в качестве простейшей базы данных.
Электронная таблица позволяет не только автоматически выполнять расчеты, но и является очень эффективным средством для проведения численного моделирования. Меняя во всевозможных сочетаниях исходных параметров, можно наблюдать за изменением выходных данных и анализировать полученные результаты. Табличный процессор мгновенно предоставляет множество вариантов решений, на основе которых можно выбрать наиболее приемлемое.
Все эти качества позволяют считать табличный процессор обязательным элементом автоматизации учреждений и управленческой деятельности. Группы кнопок, объединенных на небольших панелях, дублируют операции, заложенные в основных меню программы. Рабочим полем программы является таблица, состоящая из строк и столбцов. Максимальное количество строк и столбцов зависит от конкретной компьютерной реализации. Для просмотра части электронной таблицы служит область листа, включающая ячейки, заголовки строк и столбцов, полосы прокрутки и ярлыки листов. Для управления работой табличного процессора, как и везде в Windows, используется меню команд. Для выдачи информации о текущей ячейке служит строка состояния. Строка формул (иногда ее называют строкой ввода) предназначена для индикации данных, которые пользователь набирает перед вводом в ячейку таблицы.
Excel позволяет работать с так называемой рабочей книгой (совокупностью таблиц). Переключения между листами этой книги можно осуществлять при помощи специальных ярлыков.
|
|
Документы, создаваемые в среде табличного процессора Excel, содержат таблицы и диаграммы (рисунок 2.6).
Рисунок 2.6 - Объекты табличного документа
Диаграммы являются наглядным средством представления данных и облегчают выполнение сравнений данных, выявление закономерностей и т. д. Например, вместо анализа нескольких столбцов чисел на листе, можно, взглянув на диаграмму, узнать, падают или растут цены на товары повседневного спроса, или сравнить затраты предприятия по различным позициям. Чтобы создать диаграмму, следует, прежде всего, ввести данные в таблицу, а затем выделить в таблице область, по данным которой будет строиться диаграмма. Для пошагового создания диаграммы средой предлагается Мастер диаграмм.
Диаграмму можно создать на отдельном листе или поместить в качестве внедренного объекта на лист с данными. В связи с этим, различают два вида диаграмм:
- внедренные диаграммы;
- диаграммные листы.
Внедренная диаграмма рассматривается как графический объект и сохраняется в качестве части листа, на котором она создана. Внедренные диаграммы следует использовать в случаях, когда требуется отобразить или напечатать одну или несколько диаграмм вместе с данными листа.
Лист диаграммы – это отдельный лист в книге, имеющий собственное имя. Листы диаграмм следует использовать в случаях, когда требуется просмотреть или изменить большие или сложные диаграммы отдельно от данных или когда требуется сохранить пространство экрана для работы с листом.
Независимо от способа размещения, диаграмма является связанной с исходными данными на листе, то есть при обновлении данных обновляется и созданная на их основе диаграмма.