В широком смысле слова термин презентация (от лат. Praesento передаю, вручаю или англ. present – представлять) – это выступление, доклад, защита перспективного или законченного проекта, представление рабочего плана, технического предложения, готового товара или услуги, результатов внедрения, контроля, испытаний и многое другое. Приложение Microsoft PowerPoint, входящее в состав пакета Microsoft Office, - это универсальное средство, предназначенное для создания, оформления и показа презентаций, призванных наглядно представить работу исполнителя (или группы исполнителей) вниманию других людей. Полное овладение средствами разработки презентаций, применение эффектов анимации, звуковое сопровождение, вставка видеоматериалов, диаграмм и т.д. сделает ваш проект привлекательным для аудитории, подчеркнёт авторский замысел, значимость проделанной работы.
Подобно тому, как текстовый документ состоит из страниц, файл презентации состоит из последовательности кадров, или слайдов. Очевидны достоинства такой презентации по сравнению с привычными плакатами на ватмане:
1. Последовательность изложения.
При помощи слайдов, сменяющих друг друга на экране, удержать внимание аудитории гораздо легче, чем двигаясь с указкой между развешанных по всему залу плакатам. В отличие от обычных слайдов, пропускаемых через диапроектор, экранные презентации позволяют быстро вернуться к любому из уже рассмотренных вопросов или вовсе изменить последовательность изложения;
2. Возможность воспользоваться официальными шпаргалками.
Презентация – это не только то, что видит и слышит аудитория, но и заметки для выступающего: о чём не забыть, как расставить акценты.
3. Мультимедийные эффекты.
Слайд презентации – не просто изображение. В нём, как и в любом компьютерном документе, могут быть элементы анимации, аудио- и видеофрагменты. Они способны не только существенно украсить презентацию, но и повысить её информативность.
4. Копируемость.
Копии электронной презентации создаются мгновенно и ничем не отличаются от оригинала. При желании каждый слушатель может получить на руки все показанные материалы.
5. Транспортабельность.
Диск с презентацией гораздо компактнее набора плакатов и гораздо меньше пострадает от частых поездок по разным презентационным мероприятиям. Файл презентации можно переслать по электронной почте, опубликовать в Интернете и не тратить время на разъезды.
Хотя приложение PowerPoint обладает собственными средствами для создания объектов различного типа (текст, таблицы, графики и т.д.), благодаря тесной интеграции с другими компонентами пакета Microsoft Office пользователь имеет возможность применять уже наработанные материалы. Например, текст может быть подготовлен в текстовом редакторе Word, формулы – в приложении Microsoft Equation, таблицы – в табличном процессоре Microsoft Excel, диаграммы – в приложении Microsoft Graph, художественные заголовки – в приложении Microsoft WordArt и так далее. Конечно, можно использовать некоторые специализированные приложения: Adobe Photoshop или CorelDraw, однако именно приложения, входящие в состав Microsoft Office, являются наиболее интегрированными и обмен данными происходит без потерь и искажений.
PowerPoint, являясь специализированным программным средством, конечно же, не может охватить все элементы презентации. Ведь для полноценного представления работы перед реальной аудиторией понадобятся и организационные усилия (аренда помещения, рассылка приглашений), и аппаратное обеспечение (слайд-проектор), и прочие компоненты.
Вместе с тем, существуют отдельные виды презентаций, где средствами PowerPoint создаётся практически законченный продукт. Прежде всего, это презентации, рассчитанные на публикацию в сетях Интернет/интранет или предназначенные для автономного просмотра на компьютере. Презентация может рассылаться в распечатанном виде и такой вариант печатного документа тоже можно считать законченным продуктом. Презентация может рассылаться и по электронной почте с целью дальнейшего просмотра адресатами на собственных компьютерах.
Для подготовки полноценной презентации необходимо чётко представлять возможности программного продукта, с помощью которого готовятся вспомогательные материалы или разрабатывается законченный документ. В сфере подготовки презентаций PowerPoint является одним из наиболее мощных приложений и обеспечивает разработку следующих документов:
1. Вспомогательные материалы презентации, рассчитанные на распечатку на прозрачной плёнке с целью их демонстрации через оптический проектор.
2. Вспомогательные материалы презентации, рассчитанные на распечатку на 35-мм диапозитивной фотоплёнке с целью их демонстрации через оптический слайд-проектор.
3. Вспомогательные материалы презентации, рассчитанные на воспроизведение через компьютерный проектор.
4. Материалы презентации для автономного показа на экране компьютера.
5. Материалы презентации для воспроизведения в сетевом окружении в режиме реального времени.
6. Материалы презентации для публикации в сетевом окружении с последующим автономным просмотром пользователями.
7. Материалы презентации для рассылки по электронной почте с последующим автономным просмотром адресатами.
8. Материалы презентации для распечатки на бумаге с целью последующей раздачи заинтересованным лицам.