Основные принципы автоматизации документационного обеспечения управления





Введение

 

В условиях развивающихся рыночных отношений в нашей стране предприятие становится юридически и экономически самостоятельным. Эффективное управление производственной деятельностью предприятия все более зависит от уровня информационного обеспечения его отдельных подразделений и служб.

Огромное увеличение объемов информации и большие изменения спроса информации стали предъявлять новые требования к организации информационно-документационного обслуживания в организации. Стали меняться требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. За рубежом их стали называть службой управления (или менеджмента) информационно-документационными ресурсами, в нашей стране – службой документационного обеспечения управления (ДОУ).

Сегодня состояние информационных технологий в ДОУ можно охарактеризовать:

· наличием большого объема баз данных, содержащих информацию о деятельности организации;

· созданием технологий, обеспечивающих интерактивный доступ пользователя к информационным ресурсам;

· расширением функциональных возможностей информационных систем и технологий, обеспечивающих обработку информации, созданием локальных многофункциональных проблемно-ориентированных информационных систем различного назначения;

· включением в информационные системы элементов интеллектуализации интерфейса пользователя, экспертных систем и других технологических средств.

Таким образом, актуальность данной темы обусловлена потребностями предприятия в качественной информации необходимой для целей управления.

Цель данной работы – изучить теоретические и практические аспекты автоматизации бизнес-процессов с помощью систем электронного документооборота.

Предметом исследования является автоматизация бизнес процессов.

Объект исследования системы документационного обеспечения.

Из поставленной цели вытекают следующие задачи:

1) ознакомится с проблемами, возникающими при автоматизации бизнес-процессов, и рассмотреть пути их преодоления;

2) изучить способы автоматизации бизнес-процессов;

Ознакомится с видами программного обеспечения.

бизнес электронный делопроизводство автоматизация

 


Глава 1. Бизнес-процесс

Понятие бизнес-процесс

Бизнес-процесс (БП) - совокупность разных видов деятельности, в рамках которой «на входе» определяются один или более видов ресурсов, нужных для реализации БП, а «на выходе» создаются продукт или услуга, представляющие ценность для потребителя.

Бизнес-процесс (БП) включает в себя взаимосвязанные действия, которые реализуют одну (или несколько) из бизнес-целей компании в информационной системе компании.

Можно привести следующие определения бизнес-процесса.

Бизнес-процесс— это:

· процесс из последовательности операций на предприятии, которые направлены на преобразование неких входных информационно-материальных потоков с целью получения результатов, представляющих ценность для клиента;

· процесс создания добавленной стоимости продукции, удовлетворяющей при этом потребностям клиента;

· совокупность взаимосвязанных функций, которые имеют один или более входов и выходов и завершаются созданием продукта, необходимого клиенту;

· упорядоченный процесс преобразования множества входов во множество выходов, который реализует бизнес-функцию предприятия;

· набор последовательных действий, которые приводят к решению определенной предпринимательской задачи.

Иерархически упорядоченная совокупность БП называется деревом бизнес-процессов (рис. 1). Это систематизированное отражение модели компании в рамках процессного управления. Древовидная структура процессов представляет собой простую модель их совокупности, хотя на самом деле компания имеет более сложную структуру и не всегда однозначные связи внутри нее.

Неотъемлемой частью БП является документооборот:

Система электронного документооборота (СЭД) предназначена для автоматизации бизнес-процессов, управленческого документооборота и делопроизводства.

Цели внедрения СЭД - это улучшение управляемости всей структуры, оптимизация документопотоков и, главное, снижение временных и денежных затрат.

Система в полной мере реализует концепцию поддержки единого жизненного цикла документа (ECM).

Основные автоматизируемые процессы и дополнительные возможности системы электронного документооборота.

Автоматизируемые процессы:

-обработка входящей и исходящей корреспонденции.

Обеспечивается возможность регистрации документов (писем, обращений, организационно-распорядительной документации), связывания документов, относящихся к одному вопросу, передачи документов для рассмотрения либо ознакомления, наложения резолюции (постановки документов на контроль);

-исполнение поручений.

СЭД позволяет отслеживать наступление сроков исполнения задания, а также получать полную информацию по текущим и просроченным поручениям. Предоставляется удобный интерфейс контроля исполнения;

-служебная переписка.

Реализована возможность отправки служебных писем. Предоставляется возможность предварительного согласования служебного письма. Документы содержат ссылки на связанные служебные письма. Сохраняется полная история служебной переписки;

-согласование.

СЭД предоставляет возможность согласования документа любого типа. При согласовании могут использоваться типовые маршруты. Согласование может содержать как последовательные, так и параллельные этапы. Сохраняется история согласования всех версий документа;

-списание в архив.

СЭД содержит настраиваемые механизмы формирования и хранения архива документов с возможностью их восстановления.

Дополнительные возможности:

-потоковое сканирование.

При регистрации документов имеется возможность прикрепления файлов полученных с помощью потокового сканирования.

-использование электронно-цифровой подписи (далее ЭЦП или как теперь более правильно ЭП).

СЭД предоставляет возможность использования ЭЦП на этапах постановки на контроль и согласования документов; При этом могут использоваться различные носители (eToken, ruToken), криптопровайдеры и удостоверяющие центры;

-доступ через WEB.

СЭД предоставляет возможность работы через интернет, без установки дополнительного программного обеспечения (далее ПО). Может использоваться как вариант для работы удаленных пользователей.

-система отчетности.

СЭД содержит модуль позволяющий получать различные отчетные и статистические данные.

-интеграция с сайтом, web-порталом.

Имеется возможность формирования документов в системе на основании запросов, поступающих с сайта (web-ресурса)организации, либо сторонних ресурсов.

Структура системы электронного документооборота.

Система электронного документооборота (далее СЭД) строит из набора взаимосвязанных функциональных модулей – баз данных, предназначенных для работы с документами и выполнения служебных процедур. Каждый модуль соответствует определенному деловому процессу, связанному с обработкой информации в системе и обладает набором функций необходимых для управления соответствующим процессом. Пользователи непосредственно работают с системой, используя модуль-интерфейс «Кабинет сотрудника», в котором концентрируется информация необходимая сотруднику для осуществления должностных обязанностей. Информация представляется в распределенном, категоризированном виде, что позволяет быстро получить необходимые сведения. Дополнительно для обеспечения удобства ведения и контроля дел, пользователям предоставляется функционал «Календарь сотрудника», позволяющий отслеживать наступление событий (совещаний, мероприятий, выездов) и сроков их исполнения, распределять рабочую деятельность соответственно загруженности. Каждому сотруднику системы предоставляется почтовый ящик и электронный адрес для использования при обмене электронной почтой со сторонними организациями, адреса сотрудников фиксируются в общедоступном справочнике организации.

Основной структурной единицей модуля является документ. Документ содержит все необходимые атрибуты, соответствующие виду документа, а также информацию по всем связанным документам (например, имеется возможность просмотреть связанные поручения, результат их исполнения и маршрут согласования ответа). В документе имеется панель действий, реализующая функционал для работы с документом.

Модули системы оснащены полнотекстовым поиском, что позволяет найти необходимый документ, имея минимум информации о нем. Дополнительно, каждый модуль имеет различные представления, позволяющие категоризировать содержащиеся в нем документы по их атрибутам.

Система позволяет использовать функционал ЭЦП (ЭП), включая подписание документов (при постановке на контроль, наложении резолюции, согласовании), и поверке подписи.

Внесение доработок в систему электронного документооборота (СЭД).

Несмотря на общие принципы, документооборот в различных организациях, как правило, имеет свою специфику.

-Доработка системы в процессе подготовки к внедрению позволит:

-Точно реализовать использующиеся схемы прохождения документов.

-Учесть все особенности работы с документами в Вашей организации.

-Предусмотреть в системе весь необходимый для работы функционал.

-Интегрировать, при необходимости, систему с другими используемыми информационными системами (например, интернет-сайтом).

Рабочие модули СЭД будут доработаны после проведения предпроектного обследования, по результатам которого, станет возможным определиться с оптимальной формой реализации, отражающей все требования к СЭД.

Продолжительность доработки системы зависит от следующих факторов:

-Количество и сложность автоматизируемых процессов, а также их особенностей.

-Наличие дополнительных требований к системе (например, возможность работы через Web, интеграция с другими информационными системами и т.д.).

-Территориальная распределенность организации. В случае наличия у организации удаленных филиалов, должна обеспечиваться возможность их работы в системе.

Рис. 1. Пример детализации бизнес-процесса

 

Бизнесс процесс Набор упорядоченных операций по реализации продукта или взаимодействию структурных подразделений компании
Бизнесс-процесс верхнего уровня Обобщенная, недетализированная схема процесса,дающая общее представление о нем.На схеме отражаются только основные\ключевые стадии процесса
Бизнесс процесс нижнего уровня Подробная,детализированная схема процесса,раскрывающая все аспекты о нем

 

Основные принципы автоматизации документационного обеспечения управления

 

Как правило, документы различаются по типам носителей информации (рис. 2). И основные резервы повышения эффективности работы с документами лежат именно в типах носителей.

 

Рис. 2. Типы документов и их взаимодействие.

 

 

Электронные носители информации также могут быть подразделены на ряд подтипов (жесткие диски, оптические диски, магнитооптические диски и т. д.). Кроме того, для электронных документов важен формат, в котором они сохранены на электронном носителе информации.

Использование компьютеров для оформления, хранения и передачи документов привело к появлению электронного документа (ЭД). Электронные документы зависят от технологии, формата и стандарта его создания.

Для восприятия ЭД требуются специальные технические средства (экран монитора, принтер), программные средства, чтобы пользователь увидел документ в понятном для него виде. ЭД не привязаны жестко к определенному носителю информации, как это было ранее с бумагой. ЭД обладает рядом преимуществ по сравнению с бумажным документом:

· простотой внесения изменений;

· использованием заранее заготовленных форм документов;

· оперативностью при передаче документа по электронной почте;

· возможностью архивации и защиты их от несанкционированного доступа.

Структура ЭД состоит из двух частей: общей (содержание документа и информация об адресате) и особенной (электронная цифровая подпись). Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – реквизит электронного документа, защищенный от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной подписи. Ключ электронной подписи позволяет установить отсутствие утраты, искажения или подделки информации в электронном документе, а также подделки подписи обладателя электронной цифровой подписи. В соответствии с законом ЭД на машиночитаемом носителе приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу.

История развития информационных систем в управлении и цели их использования на разных периодах представлена в табл. 1. Процессы, обеспечивающие работу информационных систем, условно можно представить в виде схемы (рис. 3).

Классификация информационных технологий является методологической основой выбора и использования технологии при решении задач документационного обеспечения управления.

Возможна следующая классификация информационных технологий:

o по функциям обеспечения управленческой деятельности (технология подготовки текстовых документов на основе текстовых процессоров;

o технология подготовки презентаций на основе графических процессоров;

o технология подготовки табличных документов на основе использования табличных процессоров и т. д.);

o по типу пользовательского интерфейса (командный, графический интерфейс пользователя, интерфейс поисковых систем);

o по обслуживанию предметной области (страховая деятельность, банковская деятельность и т. д.).

История развития ИС в управлении

 

Таблица 1. История развития ИС в управлении

Период времени Концепция использования информации Вид информационных систем Цель использования
1960-1970 Подготовка отчетов Управленческие информационные системы для производственной информации Ускорение процесса подготовки отчетности
1970-1980 Управленческий контроль Системы поддержки принятия решения. Системы для высшего звена управления. Выработка наиболее рационального решения
1980-2010 Стратегическая информация Стратегические информационные системы. Автоматизированные офисы Выживание и процветание организации

 


Рис. 3. Процессы в информационной системе.

 

Одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы является система электронного управления документами (ЭУД). Организация работы с документами – это составная часть процессов управления и принятия решений, существенно влияющая на оперативность и качество управления. Документы поступают в организацию, создаются сотрудниками, передаются для согласования или исполнения из подразделения в подразделение, поступают к руководству для принятия решения или утверждения и отправляются из организации.

Число организаций, где внедрена система электронного документооборота, увеличивается, растет количество автоматизированных рабочих мест. Если ранее сферой применения систем электронного документооборота был в основном крупный и средний бизнес, то теперь дело дошло и до небольших предприятий.

Системы электронного управления документами (ЭУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД, включают текстовые документы, электронные таблицы, аудио-, видеоданные, графические объекты и документы Web. Системы ЭУД включают:

1) системы электронного документирования (делопроизводства);

2) системы электронного документооборота;

3) корпоративные системы электронного управления документами.

Очень многие поставщики и аналитические компании предлагают собственные системы классификации. Если положить в основу классификации роль документа в системе, то можно выделить два класса систем. К одному из них причислим так называемые корпоративные (или универсальные) системы управления документами (Enterprise Document Management System – EDMS), к другому – специализированные системы управления документами, ориентированные в основном на автоматизацию делопроизводственных процедур.

С документами любого содержания необходимо выполнять некоторые действия: принимать и отправлять, регистрировать, передавать по назначению, контролировать ход исполнения, накладывать резолюции. Специализированные системы (а практически все отечественные разработки в этом сегменте относятся к данному классу) как раз и предназначены для решения таких задач, например для автоматизации делопроизводственной деятельности предприятия.

Корпоративные системы управления документами – это, по сути, платформы для создания различных решений, ориентированных на обработку документов. Специализированные решения, в свою очередь, ориентированы на решение конкретных задач, таких как автоматизация традиционного отечественного делопроизводства, и внедряются они на ограниченном числе рабочих мест. При этом специализированные системы не предназначены для решения задач, связанных с содержательной частью документа.

 





Читайте также:
Отчет по производственной практике по экономической безопасности: К основным функциональным целям на предприятии ООО «ХХХХ» относятся...
Продление сроков использования СИЗ: Согласно пункта 22 приказа Минздравсоцразвития России от...
Методы цитологических исследований: Одним из первых создателей микроскопа был...
Основные направления модернизма: главной целью модернизма является создание...

Рекомендуемые страницы:



Вам нужно быстро и легко написать вашу работу? Тогда вам сюда...

Поиск по сайту

©2015-2021 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2016-02-12 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту:

Мы поможем в написании ваших работ! Мы поможем в написании ваших работ! Мы поможем в написании ваших работ!
Обратная связь
0.024 с.