Выбор эффективной автоматизированной системы ДОУ





Использование корпоративных систем автоматизации документооборота является конкретным шагом к внедрению и распространению применения элементов электронного документооборота, поэтому к выбору такой системы нужно подходить очень серьезно, исследуя весь рынок программных продуктов.

Для них используются разнообразные обозначения: система автоматизации документооборота и делопроизводства, система управления документами, система электронного документооборота и так далее.

В специализированной литературе предлагается несколько подходов к проблеме выбора автоматизированной системы. С учетом предлагаемых вариантов рекомендуется поэтапно проанализировать все предлагаемые системы, принимая во внимание потребности организации в автоматизации отдельных участков документооборота, как по качеству работы системы, так и по финансовым критериям.

Прежде всего, автоматизированная технология нужна организации для учета и контроля работы с документами, а также организации их архивного хранения. Самым эффективным решением является использование готовой системы автоматизации делопроизводства и архивного дела.

В современных условиях документ часть своего жизненного цикла существует в электронном виде. Поэтому, в дополнение к автоматизации традиционного делопроизводства, необходимы технологии электронного документооборота. Если еще несколько лет назад такие средства, как электронная почта или электронный архив, использовались в ряде организаций параллельно с системами автоматизации делопроизводства, то в настоящее время многие управленцы осознают необходимость единой интегрированной системы работы с электронными и бумажными документами.

Для обеспечения полноценного электронного документооборота необходимы определенные промышленные технологии преобразования бумажных документов в электронные (поточное сканирование), а также средства автоматической регистрации электронных документов, подготовленных с помощью текстовых редакторов, средства электронно-цифровой подписи, средства пересылки документов и другие сервисы, используемые для работы с электронными документами, распространяемыми по организации и за ее пределами.

Система автоматизации должна обладать открытым интерфейсом, обеспечивающим расширения и видоизменения реквизитного состава, управления маршрутизацией и создания новых или модификации существующих процедур. Наличие открытого интерфейса, обеспечит также интеграцию САДД с другими прикладными системами организации.

Актуальным на сегодня требованием к системе автоматизации делопроизводства является наличие средств взаимодействия с другими системами. Электронные коммуникации снимают границы между организациями, а обмен электронными документами значительно снижает финансовые затраты на изготовление, перемещение и на возможное последующее повторное преобразование документа и его реквизитов в электронную форму. В этой связи крайне важно иметь возможность организовать электронный документооборот между территориально удаленными офисами организации, а также различных организаций друг с другом.

Прежде всего, такая система должна:

1) выполнять все задачи документационного обеспечения в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов;

2) быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований;

3) обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически;

4) помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа;

5) быть способна к расширению по определенным компонентам, а именно по количеству технических устройств и технологий, количеству документов (объему информации), количеству пользователей;

6) уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.

В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число систем автоматизации ДОУ. Эти системы характеризуются специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. В соответствии с классификацией, их можно условно разделить по следующим критериям:

· типу информации, на обработку которой ориентирована система (фактографическая или документационная);

· комплексности обхвата различных фаз жизненного цикла документа;

· набору реализуемых делопроизводственных задач и предлагаемых технологий их решения;

· степени открытости, то есть возможности наращивания функций и совместимости с иными информационными технологиями;

· множеству иных характеристик автоматизированных систем данного функционального назначения.

Для определения стоимости автоматизированной системы необходима оценка следующих показателей: базовая стоимость лицензионного программного обеспечения, необходимого для установки и эксплуатации АСДОУ; стоимость работ (по обследованию организации, по установке программного обеспечения, по обучению администраторов и пользователей, по первоначальному конфигурированию системы, по модернизации системы, по техническому обслуживанию и так далее).

Таким образом, учитывая все возможные приведенные требования к автоматизированной системе, позволит организации осуществить внедрение системы, полностью отвечающей требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности организации.

 





Читайте также:
Определение понятия «общество: Понятие «общество» употребляется в узком и широком...
Основные направления социальной политики: В Конституции Российской Федерации (ст. 7) характеризуется как...
Основные научные достижения Средневековья: Ситуация в средневековой науке стала меняться к лучшему с...
Романтизм как литературное направление: В России романтизм, как литературное направление, впервые появился ...

Рекомендуемые страницы:



Вам нужно быстро и легко написать вашу работу? Тогда вам сюда...

Поиск по сайту

©2015-2021 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2016-02-12 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту:

Мы поможем в написании ваших работ! Мы поможем в написании ваших работ! Мы поможем в написании ваших работ!
Обратная связь
0.01 с.