Содержание
1 Работа с имеющейся базой данной в СУБД ACCESS 4
2 Создание новых таблиц в СУБД ACCESS 9
3 Создание запросов в СУБД ACCESS 11
4 Создание запросов на изменение в СУБД ACCESS 15
5 Создание форм в СУБД ACCESS 17
6 Разработка макросов в СУБД ACCESS. Создание стартовой кнопочной формы 20
7 Создание отчетов в СУБД ACCESS. 23
8 Список литературы 31
1 Работа с имеющейся базой данной в СУБД ACCESS
Современные информационные системы характеризуются большими объемами хранимых данных, сложной организацией, а также высокими требованиями к скорости и эффективности обработки этих данных. Это становится возможным при использовании специальных программных средств - систем управления базами данных (СУБД).
База данных (БД) ─ это поименованная совокупность данных, относящихся к определенной предметной области. Почти все современные СУБД основаны на реляционной модели данных. Все данные в реляционной БД представлены в виде таблиц (реляционных отношений). Каждая строка таблицы содержит информацию только об одном объекте и называется записью. Столбец таблицы содержит однотипную для всех записей информацию и называется полем.
СУБД MS ACCESS осуществляет управление базой данных в окне базы данных, появляющемся при открытии БД. Это окно содержит основные объекты ACCESS: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули, страницы доступа к данным для просмотра, обновления и анализа данных из базы данных через Интернет или интрасеть. В строке заголовка окна всегда отображается имя открытой или создаваемой БД (рисунок 1).
Рисунок 1- Окно базы данных «Борей»
Файлы баз данных ACCESS имеют расширения MDB, МDЕ. Первоначально создается база данных в формате MDB. После компиляции (скрытия текста программ и запрещения доступа к некоторым объектам), а также шифрования данных разработчик получает аналог базы данных в формате MDЕ. MDE – аббревиатура от Microsoft Database Executable.
Основным структурным компонентом базы данных является таблица.
Работать с таблицей MS ACCESS можно в двух основных режимах: в режиме Конструктора и в режиме таблицы (меню View – Конструктор или Режим таблицы).
В режиме Конструктора задается структура таблицы, т. е. определяются типы, свойства полей, их число и названия (заголовки столбцов). Он используется для изменения только структуры таблицы. На рисунке 2 показана таблица «Сотрудники» базы данных «Борей» в режиме Конструктора.
Рисунок 2 – Таблица «Сотрудники» базы данных «Борей» в режиме Конструктора
В режиме Конструктора верхняя часть окна содержит список полей таблицы.
В столбце Имя поля указаны имена полей, выбранных при создании таблицы. Следует обратить внимание, что они не содержат пробелов. По имени будет осуществляться доступ к данным. Имя можно набирать русскими буквами.
В столбце Тип данных указан тип данных, содержащихся в поле.
В столбце Описание может быть представлено краткое описание каждого поля.
Необходимо обратить внимание на значок ключевого поля слева от поля Код книги. Ключевое поле используется для однозначной идентификации каждой записи таблицы (в таблице не должно быть двух или более записей, имеющих одинаковое значение в ключевом поле). По ключевым полям таблицы можно связывать друг с другом.
В нижней части окна представлена таблица, содержащая свойства активного поля, в данном случае – поля Код книги. Рассмотрим основные из этих свойств.
1 Размер поля. Свойство Размер поля определяет размер или величину значений, которые могут быть введены в это поле.
Для числового типа данных свойство Размер поля может принимать значения из следующего списка:
- байт – целые числа в пределах от 0 до 255, занимает 1 байт памяти;
- целый – целые числа (без десятичных знаков) от 32 768 до 32 767, занимает 2 байта памяти;
- длинное целое (4 байта) – целые числа oт 2 147 483 648 до 2 147483 647;
- одинарное с плавающей точкой (4 байта) – числа в пределах от –3,4Е+38 до –1,4Е–45 для отрицательных значений и положительные числа от 1,4Е–45 до 3,4+E38;
- двойное с плавающей точкой (8 байт) – от – 1,72Е+308 до –4,9Е-324 для отрицательных значений; от 4,9Е–324 до 1,79Е+308 для положительных значений;
- действительное (12 байт) – формат, обеспечивающий наибольшую точность представления данных. Можно использовать до 28 знаков после запятой. Диапазон значений от 10Е28–1 до 10Е28–1;
- код репликации – GUID, Globally unique identifier (уникальный глобальный идентификатор) длиной 16 байт.
Для текстового типа данных длина поля – 255 символов.
Для типа данных Мемо длина поля – 65535 символов.
2 Формат поля (формат отображения) используется для вывода данных в формах и запросах. Существует набор специальных символов формата, которые задают вид и размер выводимых строк.
3 Маска ввода позволяет задать вид строки при наборе данных.
4 Подпись поля (Caption) – это второе имя поля, которое можно использовать в таблицах и формах. Подпись может состоять из нескольких слов и быть более понятной, нежели обычное имя поля.
5 Значение по умолчанию. Чаше всего такой параметр необходим для числовых или логических полей, когда изначально необходимо наличие данных.
6 Условие на значение и Сообщение об ошибке. С помощью инструмента Построителя выражений можно сформировать ограничения на значения поля. Это должно быть выражение логического типа. Условие должно иметь смысл применительно к поставленной перед разработчиком задаче. Формирование этого параметра − часть алгоритма функционирования базы данных. Таким образом, можно решить некоторые проблемы, не прибегая к программированию.
Например, для ввода числа градусов (величины угла) можно предусмотреть такое ограничение:
>1 And <360
Если пользователь введет число, не удовлетворяющее этим условиям, программа выведет на экран сообщение об ошибке. Для этого сообщения надо задать строку в параметре Сообщение об ошибке. В данном примере это может быть такая фраза: «Введите число от 1 до 360».
7 Обязательное поле. Если эта опция выбрана, при заполнении новой записи пользователь обязательно должен ввести какие-нибудь данные. В противном случае программа будет выводить «ругательные» сообщения, пока пользователь не введет данные.
8 Индексированное поле. Этот параметр может иметь одно из трех значений.
- Поле не индексировано.
- Поле индексировано, допускаются повторяющиеся значения.
- Поле индексировано, не допускаются повторения значений поля.
Чаше всего это свойство используют для запрета повторяющихся значений. Например, если создается база данных для почтовой рассылки, то необходимо запретить повтор значений в поле Электронный адрес, иначе один адресат может получить несколько одинаковых писем.
Режим Таблицы используется для просмотра, добавления, изменения, сортировки и удаления данных. На рисунке 3 показана таблица «Сотрудники» базы данных «Борей» в режиме Таблицы.
Рисунок 3 – Таблица «Сотрудники» базы данных «Борей» в режиме Таблицы
Выполнение работы
1 Открытие базы данных и просмотр записей.
Запустите Microsoft ACCESS и откройте БД, выполнив команды меню Справка – Примеры баз данных – Учебная база данных «Борей».
В окне База Данных откройте таблицу «Сотрудники».
Пролистайте данные с помощью навигационных кнопок.
Выведите на экран представление данных в режиме Конструктора.
Измените ширину столбцов, чтобы увидеть максимум информации в табличном представлении
2 Поиск записей.
На столе обнаружено заявление об отпуске, но подпись сотрудника неразборчива, четко различается лишь «Кр» в начале фамилии. Выполните поиск и просмотр тех записей, которые отвечают данным признакам:
- в режиме Таблицы выделите поле Фамилия, а затем используйте кнопку «Поиск» (с изображением бинокля) на панели инструментов (или команду Найти из меню Правка);
- в диалоговом окне Поиск активизируйте переключатель Совпадение с началом поля;
- отметьте первую найденную запись и просмотрите все возможные варианты.
3 Сортировка записей с помощью кнопок на панели инструментов.
Сортировка позволяет упорядочить записи таблицы определенным образом. В отсортированных записях легче отыскать то, что нужно.
В ходе проверки возникла необходимость необходимость выяснить, кто из сотрудников фирмы имеет домашний телефон с первыми цифрами 234. Для этого можно произвести сортировку записей:
- в режиме Таблицы щелкните в любой строке столбца Домашний телефон;
- далее нужно отсортировать записи, щелкнув по кнопке По Возрастанию;
- найдите запись с нужным значением номера.
Контрольные вопросы
1 Как открыть БД в СУБД АССESS?
2 Для чего предназначены режим таблицы и режим Конструктора?
3 Какие типы данных могут быть использованы в Microsoft ACCESS для созданной таблицы?
4 Какие основные свойства, например, числового типа данных, Вы можете назвать?
5 Как произвести поиск записей?
6 Расскажите, как производится сортировка записей БД.
2 Создание новых таблиц в СУБД ACCESS
Существуют следующие способы создания пустой таблицы для последующего ее заполнения собственными данными.
1 В Мастере таблиц выбрать поля для новой таблицы из различных образцов таблиц, таких как деловые контакты, личное имущество и т. п.
2 Создать таблицу в режиме Конструктора, который позволяет добавлять поля, настроить отображение полей и обработку в них данных, а затем создайте первичный ключ (Первичный ключ. Одно или несколько полей (столбцов), комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Первичный ключ не допускает значений Null и всегда должен иметь уникальный индекс. Первичный ключ используется для связывания таблицы с внешними ключами в других таблицах.).
3 Ввести данные непосредственно в пустую таблицу (режим таблицы). При сохранении таблицы Microsoft ACCESS проанализирует данные и автоматически присвоит каждому полю соответствующий тип данных и формат.
Между таблицами могут быть установлены связи: один-к-одному, один-ко-многим и многие-ко-многим. Информация о каждом типе связи имеется в справочной системе ACCESS. Поля таблиц, используемые для установления связей, должны иметь одинаковый тип данных (допускается связь данных типа счетчик с числовым типом), их значения должны отвечать требованию целостности данных в базе данных.
Выполнение работы
В фирме «Борей» проводится рекламная компания. Персональная ответственность за рекламу определенных товаров возложена на конкретных сотрудников фирмы.
1 Создание новой таблицы.
Создайте новую таблицу в режиме Конструктора, включающую следующие поля: Код товара, Рекламируемый товар, Сотрудник, Дата начала компании.
Для этого перейдите на вкладку Таблицы окна базы данных «Борей» и выполните щелчок мышью по кнопке Создать, выберите режим Конструктора.
В качестве типа данных для поля Код товара выберите тип Счетчик, для поля Рекламируемый товар – тип Текстовый, для поля Сотрудник выберите- Числовой тип (в этом поле хранятся коды сотрудников, выполняющих рекламу), для поля Дата начала компании – Дата/Время.
Введите описание для каждого поля в столбец Описание. Описание будет появляться в строке помощи при заполнении этого поля данными в режиме открытия таблицы.
В качестве ключевого поля выберите Код товара. Для этого щелкните по кнопке Определить ключ на панели инструментов.
Сохраните таблицу под именем «Реклама».
Закройте таблицу (CTRL+F4) и убедитесь, что в списке таблиц базы данных имеется таблица «Реклама».
Заполните таблицу «Реклама» пятью записями. При заполнении поля Сотрудник используйте коды реальных сотрудников фирмы «Борей» (уточните по таблице «Сотрудники»).
2 Установление связи между таблицами.
Один и тот же сотрудник может отвечать за рекламу нескольких товаров. Необходимо создать связь между таблицами «Реклама» и «Сотрудники», а в качестве связующих, использовать поля Сотрудник из таблицы «Реклама» и Код сотрудника из таблицы «Сотрудники». Определите, какую из таблиц сделать первичной.
Выполните команду Схема Данных из меню Сервис (или кнопка Схема данных) для создания связи между таблицами «Сотрудники» и «Реклама».
Откроется окно «Схема Данных». Добавьте в него таблицы «Реклама» и «Сотрудники»(или только «Реклама», если «Сотрудники» уже там есть). Для этого нужно щелкнуть правой кнопкой мыши по свободному месту в окне Схема Данных и выбрать команду Добавить таблицу из всплывающего меню. В окне Добавление таблицы указать таблицу «Реклама».
Перетащить курсор мыши с нажатой левой клавишей от поля Код сотрудника таблицы «Сотрудники» на поле Сотрудник таблицы «Реклама.» Откроется окно Изменение связей и автоматически будет определен тип связи Один-ко-многим. Нажать кнопку Создать. Будет создана связь.
3 Удаление таблицы из базы данных.
Удалите взаимосвязь между таблицами «Сотрудники» и «Реклама» (выделить связь и нажать клавишу Delete).
Находясь в окне База данных, удалите таблицу «Реклама» (клавиша Delete).
4 Повторите создание таблицы «Реклама» в режиме Конструктора, изменив тип поля Сотрудник.
Вместо Числового типа создайте столбец подстановки фамилий сотрудников из таблицы «Сотрудники», выбрав Мастер подстановок в столбце Тип данных. Заполните таблицу пятью записями.
Контрольные вопросы
1 Как в СУБД ACCESS создать новую таблицу? Назовите все способы создания новой таблицы.
2 Что такое ключевое поле и как оно задается?
3 Назовите типы связей между таблицами БД? Какой тип отношений и почему был установлен между таблицами Сотрудники и Реклама?
4 Как установть связи между двумя таблицами в СУБД ACCESS?
3 Создание запросов в СУБД ACCESS
Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных различными способами. Запросы также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчетов. В Microsoft ACCESS есть несколько типов запросов.
Запросы на выборку
Запрос на выборку является наиболее часто используемым типом запроса. Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновлять (с некоторыми ограничениями). Запросы на выборку можно также использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других типов итоговых значений.
Запросы с параметрами
Запрос с параметрами — это запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные, например, условие для возвращения записей или значение, которое требуется вставить в поле. Можно разработать запрос, выводящий приглашение на ввод нескольких единиц данных, например, двух дат. Затем Microsoft ACCESS может вернуть все записи, приходящиеся на интервал времени между этими датами.
Запросы с параметрами также удобно использовать в качестве основы для форм, отчетов и страниц доступа к данным. Например, на основе запроса с параметрами можно создать месячный отчет о доходах. При печати данного отчета Microsoft ACCESS выводит на экран приглашение ввести месяц, доходы за который должны быть приведены в отчете. После ввода месяца Microsoft ACCESS выполняет печать соответствующего отчета.
Перекрестные запросы
Перекрестные запросы используют для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ. Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее число значений или выполняет другие статистические расчеты, после чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой заголовки строк. Перекрестный запрос создается с помощью мастера или самостоятельно в режиме Конструктора запроса. В бланке запроса нужно указать поля, значения которых будут заголовками столбцов и строк, а также поле, значения которого следует использовать в вычислениях. Существует возможность представления рассчитанных данных в денежном и других форматах.
Запросы на изменение
Запросом на изменение называют запрос, который за одну операцию изменяет или перемещает несколько записей.
Запросы SQL
Запрос SQL — это запрос, создаваемый при помощи инструкций SQL. Язык SQL (Structured Query Language) используется при создании запросов, а также для обновления и управления реляционными базами данных, такими как базы данных Microsoft ACCESS.
Когда пользователь создает запрос в режиме Конструктора запроса, Microsoft ACCESS автоматически создает эквивалентную инструкцию SQL. Фактически, для большинства свойств запроса, доступных в окне свойств в режиме Конструктора, имеются эквивалентные предложения или параметры языка SQL, доступные в режиме SQL. При необходимости пользователь имеет возможность просматривать и редактировать инструкции SQL в режиме SQL. После внесения изменений в запрос в режиме SQL его вид в режиме Конструктора может измениться.
Выполнение работы
Используется база данных «Борей».
5 Создание запроса с помощью средства ACCESS Простой запрос (аналогичен использованию Мастера запросов).
Создайте запрос Просмотр заказов на базе таблицы «Заказы» в режиме Простой запрос, выбрав следующие поля: код заказа, код клиента, дата размещения, дата исполнения, название получателя.
Перейдите на вкладку Запросы окна базы данных «Борей» и выполните щелчок мышью по кнопке Создать, выберите режим Простой запрос.
Выберите требуемые поля и следуйте указаниям мастера.
Сохраните запрос под именем «Просмотр заказов».
6 Создание запроса на выборку в режиме Конструктора.
Отдел маркетинга интересуют кондитерские изделия, цена которых не превышает 1500 р. за единицу. Создайте новый запрос на базе таблицы «Товары» в режиме Конструктора.
На вкладке Запросы окна базы данных «Борей» и выполните щелчок мышью по кнопке Создать, выберите режим Конструктора.
Включите в запрос поля, характеризующие тип(код типа), марку, цену и поставщика товаров.
Укажите условие отбора для кондитерских изделий в бланке запроса по типу под номером 3.
Введите в бланк запроса выражение для отбора товара ценой за единицу не более 1500 руб.(<=1500)
Выполните запрос.
Закройте запрос.
7 Сортировка данных в запросе и поиск в заданном диапазоне.
Вас интересуют только изделия, имеющиеся на складе в количестве не менее 20 единиц с ценами в интервале от 1000 до 2000 р. Разместить эти товары в алфавитном порядке.
Создайте новый запрос на основе таблицы «Товары».
Включите в запрос поля, содержащие идентификатор товара, его марку, цену единицы и количество товара на складе.
Выполните сортировку данных запроса по марке товара в алфавитном порядке.
Используйте выражение с операторами сравнения для нахождения цен между 1000 и 2000 р.(>=1000 and <=2000)
Введите в запрос выражение, которое позволит отобрать лишь те товары, число которых на складе составляет не менее 20 единиц.
Выполните запрос.
Сохраните запрос под именем «Товары умеренной стоимости», после чего закройте запрос.
8 Создание запроса на основе связанных таблиц.
Получите сведения о заказах из США и видах доставки.
Создайте новый запрос, использовав таблицы «Заказы» и «Доставка».
Включите в запрос поле с указанием кода заказа (из таблицы «Заказы»).
Включите в поле Страна получателя (из таблицы «Заказы») и установите условие отбора, которое позволило бы отобрать все заказы с доставкой в США.
Включите в запрос поле с указанием названия доставки (из таблицы «Доставка»).
Выполните запрос.
Поскольку все данные Вашего запроса относятся к США, нет необходимости включать название страны в динамический набор данных. Вернитесь в Режим Конструктора и «спрячьте» столбец Страна получателя.
Сохраните запрос под именем «Доставка в США» и закройте его.
9 Суммирование данных в запросе.
Получить сведения о суммах, выплаченных за доставку заказов в США и Францию.
Включите в новый запрос поля из таблицы «Заказы», которые содержат сведения о стране получателя, доставке и затратах на нее.
Выберите команду Вид/Групповые операции, чтобы добавить в бланк запроса по образцу строку Групповые операции. После этого выделите в ячейке Группировка под полем Стоимость доставки строку SUM.
Выполните запрос.
Сохраните и закройте запрос.
10 Включение в запрос параметров.
Создайте запрос в режиме Конструктора на базе таблицы «Заказы», который содержит поля: код заказа, код клиента, дата размещения, дата исполнения, название получателя. (Этот запрос уже был создан в п.1 под именем «Просмотр заказов» и можно просто открыть его в Конструкторе).
Добавьте в ячейку Условие отбора под полем Дата исполнения заказа параметр, который в дальнейшем будет служить подсказкой при получении информации в диапазоне дат
BETWEEN [ Начало периода ] AND [Конец периода]
Выполните запрос и выведите на экран заказы, которые должны быть выполнены с 26 по 31 декабря 1996 года.
Сохраните запрос под именем «Заказы за период»и закройте.
11 Создание отчета на основе запроса по параметру.
Чтобы выявить клиентов, которые предпочитают делать заказы за несколько дней до начала новогодних праздников, и создать отчет «Предновогодние заказы», воспользуйтесь параметрическим запросом «Заказы за период». Для создания соответствующего отчета примените Мастер отчетов.
На вкладке Отчеты щелкните мыщью по кнопке Создать и выберите Мастер отчетов. В качестве источника данных – запрос «Заказы за период»
Следуйте указаниям Мастера отчетов. При выборе стиля отчета укажите «Строгий»
При появлении соответствующего обращения по поводу параметров запросите сведения о заказах, выполнение которых назначено на 26-31 декабря 1996 года.
Просмотрите подготовленный отчет в различных масштабах.
Назовите отчет «Предновогодние заказы» и сохраните его.
12 Создание перекрёстного запроса.
Для создания перекрестного запроса в базе данных ««Борей» о типах, марках товаров и их количестве сначала сформируйте запрос, в котором были бы поля Категория, Марка и Количество.
Для этогона вкладке Запросы щелкните по кнопке Создать, выберите Простой запрос и щелкните по кнопке ОК.
Выберите из таблицы «Типы» поле Категория, из таблицы «Товары» поле Марка, из таблицы «Заказано» - поле Количество.
Щелкните по кнопке Далее а затем в появившемся окне снова щелкните по кнопке Далее.
В появившемся окне введите имя запроса Запрос по типам и маркам товаров и щелкните по кнопке Готово.
Сохраните запрос и закройте таблицу запроса.
Теперь можно создавать перекрестный запрос.
Для этого на вкладке Запросы щелкните по кнопке Создать, выберите Перекрестный запрос и щелкните по кнопке ОК.
Щелкните по ячейке Запросы, выберите Запрос по типам и маркам товаров и щелкните по кнопке Далее.
Выберите поле Категория и щелкните по кнопке Далее (это будут строки запроса).
Выберите поле Марка и щелкните по кнопке Далее (это будут столбцы запроса).
Выберите функцию Сумма и щелкните по кнопке Далее.
Выберите название запроса Перекрёстный запрос по типам и маркам товаров и щелкните по кнопке Готово.
Закройте таблицу запроса.
Контрольные вопросы
1 Что такое запрос?
2 Как при создании запроса установить условия отбора?
3 Как используются выражения в запросе?
4 Как осуществить поиск данных в диапазоне значений?
5 Как создать запрос на базе связанных таблиц?
6 Как суммировать данные в запросе?
4 Создание запросов на изменение в СУБД ACCESS
Существует четыре типа запросов на изменение.
На удаление записи. Запрос на удаление удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. Например, запрос на удаление позволяет удалить записи о товарах, поставки которых прекращены или на которые нет заказов. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее.
На обновление записи. Запрос на обновление вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Например, на 10 процентов поднимаются цены на все молочные продукты или на 5 процентов увеличивается зарплата сотрудников определенной категории. Запрос на обновление записей позволяет изменять данные в существующих таблицах.
На добавление записей. Запрос на добавление добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц. Например, появилось несколько новых клиентов, а также база данных, содержащая сведения о них. Чтобы не вводить все данные вручную, их можно добавить в таблицу «Клиенты».
На создание таблицы. Запрос на создание таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Запрос на создание таблицы полезен при создании таблицы для экспорта в другие базы данных Microsoft ACCESS или при создании архивной таблицы, содержащей старые записи.
Выполнение работы
Откройте базу данных «Борей», вкладку Запросы.
1 Разработка запроса на создание таблицы.
Требуется создать новую таблицу «Неперспективные товары» на базе таблицы «Товары» и включить в нее те товары, поставки которых прекращены.
В режиме Конструктора создайте запрос на базе таблицы «Товары», включив в него все поля этой таблицы
В поле ПоставкиПрекращены в строке Условие отбора укажите Да (так в запросе устанавливается значение Истина для логического типа данных, можно также использовать выражение Истина)
В верхнем меню Запрос выполните команду Создание таблицы и в появившемся диалоговом окне Создание таблицы укажите имя таблицы «Неперспективные товары», выберите переключатель В текущей базе данных и нажмите кнопку ОК.
Выполните запрос.
Появится сообщение о создании новой таблицы с указанием числа записей, помещаемых в нее. Нужно выбрать Да. В результате будет создана требуемая таблица, которую можно увидеть на вкладке Таблицы.
Откройте новую таблицу «Неперспективные товары» и просмотрите ее.
2 Создание запроса на обновление записей.
Фирма «Борей» решила поднять цены на молочные продукты на 10 % по отношению к установленным ранее. Необходимо внести изменения в таблицу Товары.
В режиме Конструктора создайте запрос на базе таблицы «Товары», включив в него все поля этой таблицы.
В верхнем меню Запрос выполните команду Обновление.
В поле Цена в строке Обновление напишите выражение [Цена]+[Цена]*0,1.
В строке Условие отбора укажите для поля код типа 4, что соответствует Молочным продуктам.
Выполните запрос.
Появится сообщение об обновлении записей с указанием их числа.
Откройте таблицу «Товары» и просмотрите ее.
3 Создание запроса на удаление записей.
Требуется удалить из таблицы «Товары» те товары, поставки которых прекращены. Это удобно сделать с помощью запроса на удаление записей.
В режиме Конструктора создайте запрос на базе таблицы «Товары», включив в него все поля этой таблицы
В поле ПоставкиПрекращены в строке Условие отбора укажите Да (или Истина).
В верхнем меню Запрос выполните команду Удаление.
Выполните запрос.
Появится сообщение об удалении записей из таблицы с указанием числа удаляемых записей. Нужно выбрать Да.
Откройте новую таблицу «Товары» и просмотрите ее.
4 Создание запроса на добавление записей
Добавим товары из таблицы «Неперспективные товары», имеющиеся на складе, в таблицу «Товары».
Создайте в режиме Конструктора запрос, содержащий таблицу, записи из которой необходимо добавить в другую. Это будет запрос на базе таблицы «Неперспективные товары».
В режиме Конструктора запроса нажмите стрелку рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов и выберите команду Добавление. На экране появится диалоговое окно Добавление.
В поле Имя таблицы введите имя таблицы, в которую необходимо добавить записи. Это будет таблица «Товары».
Выполните одно из следующих действий.
Если таблица находится в открытой в настоящий момент базе данных (это наш случай), выберите параметр в текущей базе данных.
Если таблица не находится в открытой в настоящий момент базе данных (это к общему сведению), выберите параметр в другой базе данных и введите имя базы данных, в которой находится таблица, или нажмите кнопку Обзор, чтобы указать путь к базе данных.
Нажмите кнопку OK.
Перетащите из списка полей в бланк запроса поля, которые необходимо добавить или которые будут использоваться при определении условия отбора.
Если в обеих таблицах выделенные поля имеют одинаковые имена, то соответствующие имена автоматически вводятся в строку Добавление. Если имена полей двух таблиц отличны друг от друга, нужно будет указать в строке Добавление имена полей таблицы-получателя.
Для полей, перемещенных в бланк запроса, введите в ячейку Условие отбора условие отбора, по которому будет осуществляться добавление. В данном случае условием является наличие товара на складе, т.е. в поле НаСкладе в строке Условие отбора введем условие >0
Для предварительного просмотра добавляемых записей нажмите кнопку Вид на панели инструментов. Для возврата в режим Конструктора снова нажмите кнопку Вид на панели инструментов.
Для добавления записей нажмите кнопку Запуск на панели инструментов. Будет выведено сообщение о добавлении записей в таблицу «Товары».
Просмотрите таблицу «Товары».
Контрольные вопросы
1 Для чего предназначен и как создается запрос на создание таблицы?
2 Для чего предназначен и как создается запрос на обновление записей?
3 Для чего предназначен и как создается запрос на добавление записей?
4 Для чего предназначен и как создается запрос на удаление записей?
5 Создание форм в СУБД ACCESS
Формы служат удобным средством для ввода, просмотра и редактирования информации БД.
Формы для ввода представляют бланк, подлежащий заполнению, и дают возможность осуществить контроль вводимых данных и исключить ввод неверных. Бланк-форма упрощает процесс заполнения базы данными, благодаря чему в БД может вводить информацию пользователь невысокой квалификации. При просмотре и редактировании имеют дело с маской, накладываемой на набор данных. Маска-форма позволяет ограничить доступ пользователя к информации БД, заблокировав отдельные (служебные или засекреченные) поля или записи.
Формы есть простые и составные (включающие другие формы). Простые формы обычно создаются на базе одной таблицы или запроса, сложные – на базе нескольких таблиц. Формы могут содержать различные элементы: поля БД и подписи к ним, списки, флажки, переключатели, кнопки, вкладки и др. В них возможны вычисления для отдельных записей и их групп, а также наглядное графическое представление данных в виде диаграмм.
На основе одной таблицы или запроса можно построить несколько форм. В форме имена полей берутся из описания таблицы, а сами поля пользователь располагает в соответствии со своими вкусами и требованиями и вносит различные элементы оформления: линии, рисунки, заливку и др.
Форма создается «вручную» — с помощью Конструктора форм, автоматизированным способом — с помощью Мастера форм, или автоматически — с использованием автоформы. Конструктор форм предоставляет пользователю набор инструментов, с помощью которого пользователь может создать форму соответственно своим вкусам и требованиям. Мастер форм руководит процессом проектирования форм. Он задает пользователю вопросы о структуре и оформлении формы, предлагая на выбор несколько вариантов. В результате диалога пользователя и Мастера форм появляется «готовая к употреблению» форма. Автоформа на основе выбранной таблицы автоматически создает одну из форм: в столбец, ленточную, табличную.
Выполнение работы
1 Создание простейших форм.
Самыми простыми вариантами являются автоформа и создание простой формы по таблице с помощью мастера форм.
Создайте автоформу по таблице «Заказы» базы данных «Борей» с названием «Информация о заказах».
На вкладке Формы выполните щелчок мышью по кнопке Создать.
В диалоговом окне выберите «автоформу в столбец» и укажите в качестве источника таблицу «Заказы».
Следуйте указаниям мастера.
Создайте с помощью мастера форм простую форму по таблице «Заказано», выбрав в нее все поля этой таблицы.
2 Добавление в форму подписи.
Усовершенствуйте форму Продажи по годам. Включите в форму дополнительную подпись, которая сделает необходимые дополнительные пояснения по использованию этой формы.
Откройте форму Продажи по годам в режиме Конструктора.
Воспользуйтесь элементом Подпись (Label) панели инструментов, чтобы создать подпись с текстом о том, что эта форма используется лишь в одноименном отчете.
3 Создание подчиненной формы.
Для того чтобы иметь сведения обо всех заказах, выполненных с помощью определенного канала доставки, необходимо создать форму с подчиненной формой. Создайте новую форму на основе таблицы «Доставка».
Воспользуйтесь Мастером форм. В первом диалоговом окне не выбирайте таблицу – источник данных.
Во втором диалоговом окне сначала выберите из таблицы «Доставка» поля Доставка и Название, а затем из таблицы «Заказы» – поля КодЗаказа, ГородПолучателя, СтранаПолучателя, ДатаИсполнения, СтоимостьДоставки.
На следующем этапе выберите тип представления данных по таблице «Доставка» (т.е. «по Доставка»- основная форма) и переключатель – подчиненные формы.
Выберите внешний вид подчиненной формы – табличный.
Выберите стиль оформления для формы.
Назовите основную форму Доставка, а подчиненную – Подчиненная для Доставки.
Выберите открытие формы для просмотра и ввода данных и просмотрите Заказы по различным видам Доставки.
Введите несколько заказов с типом доставки по почте.
4 Создание на форме Списка полей (в режиме мастера).
В форме Доставка целесообразно добавить список с названиями типов доставки заказов, в котором можно будет выбрать интересующий тип доставки. Для создания такого списка перетащите элемент Список с панели Элементы управления на форму. После этого включается Мастер по созданию списков, далее нужно следовать его указаниям.
Выберите Поиск записи в форме на основе значения, которое содержит список.
Из списка доступных полей выберите Название.
В следующих окнах согласитесь со значениями по умолчанию.
Сохраните изменения в макете формы и закройте его.
Откройте форму в режиме просмотра и заполнения (Открыть) и проверьте работу нового списка.
5 Добавление на форму рисунка.
Дополните форму Товары фирменным знаком компании. Нарисуйте заранее этот знак в графическом редакторе и сохраните в виде файла «ФирмЗнак.bmp»
Откройте форму Товары в режиме Конструктора.
Перетащите на форму элемент Рисунок с панели элементов.
Вставьте файл «ФирмЗнак.bmp».
Если требуется, отрегулируйте размер рисунка, поработайте со свойствами объекта.
Закройте макет формы и сохраните изменения.
6 Создание командной кнопки.
Форма Сотрудники рассматривается отделом кадров как краткая информация о конкретном сотруднике фирмы. Если необходимо просматривать информацию обо всех заказах, которые курировал данный сотрудник, удобно создать командную кнопку в форме Сотрудники для того, чтобы иметь возможность открыть ранее создан