Форматирование документа в целом позволяет выполнять в текстовом процессоре Microsoft Word операции верстки, свойственные профессиональным издательским системам.
При форматировании документа в целом могут выполняться следующие операции:
- установка параметров страницы (формата печатной страницы): полей страницы, размера бумаги, ориентации листа – книжной или альбомной и др.;
- разбивка на страницы, разделы;
- вставка номеров страниц, колонтитулов, сносок, закладок, примечаний и т.п.;
- создание или вставка формул, рисунков, таблиц, видео или звуковых фрагментов;
- вставка названий иллюстраций, перекрестных ссылок;
- формирование оглавления, указателей, списков иллюстраций и т.д.
Способы выполнения указанных операций приведены на рис. 5.
На странице мы различаем следующие структурные элементы:
- основной текст;
- верхний и нижний колонтитулы;
- сноски.
Основной текст страницы – это строки и абзацы, таблицы и рисунки. Некоторые из абзацев могут быть заголовками, рисунки могут иметь подписи.
Колонтитул размещается в верхней и/или нижней части страницы и содержит информацию, которая как-то идентифицирует данный документ (номер раздела, название документа или раздела, дату, марку фирмы и т.п.). В колонтитул входит номер страницы. Колонтитулы автоматически воспроизводятся на каждой странице документа.
Чтобы вставить и отредактировать верхний или нижний колонтитул, необходимо выбрать команду Вид – Колонтитулы. Колонтитул связан с определенным стилем.
Сноска –это примечание к тексту, которое может находиться или в нижней части страницы, иди в конце документа. Каждая сноска помечается либо автоматически (порядковым номером со сквозной нумерацией – 1,2,...), либо пометкой по вашему выбору (например, звездочкой или номером).
Чтобы вставить сноску, необходимо выбрать команду Вставка – Сноска..., чтобы отредактировать сноску, надо выбрать команду Вид – Сноски,
Все сноски панной страницы, в отличие от колонтитула, располагаются в пределах места, отведенного основному тексту страницы. Поэтому, чем больше сносок вы набрали на данной странице, тем меньше места останется для основного текста.
На рис. 6 изображен лист формата А4 (210x297 мм).
Цифрами на рисунке обозначены:
1 – верхнее поле: расстояние между верхним краем страницы и верхним краем первой строки на странице;
2 – нижнее поле: расстояние между нижним краем страницы и нижним краем последней строки на странице;
3 – левое поле: расстояние между левым краем страницы и левым краем всех строк, не имеющих отступа по левому краю;
4 – правое поле: расстояние между правым краем страницы и правым краем всех строк, не имеющих отступа по правому краю;
5 – от края до верхнего колонтитула: расстояние от верхнего края страницы до верхнего края этого колонтитула;
6 – от края до нижнего колонтитула: расстояние от нижнего края страницы до нижнего края этого колонтитула.
Задание для самостоятельного выполнения.
Часть 1.Установка параметров страниц документа.
1.Откройте документ Эксперимент.doc.
2.Откройте диалоговое окно Параметры страницы (Файл – Параметры страницы). На вкладке Размер бумаги выберите в раскрывающемся списке Размер бумаги пункт А4. Задайте ориентацию бумаги Книжная. На вкладке Поля задайте размеры полей: верхнее - 1,5 см,нижнее — 2 см, левое - 2,5 см, правое — 1,5 см. Для нижнего поля задайте интервал от края до колонтитула 1,2 см (в нижнем колонтитуле будет размещаться номер печатной страницы).
3.Создайте нижний колонтитул для размещения номера печатной страницы. Для этого выполните команду Вид – Колонтитулы – откроется панель инструментов Колонтитулы. Пользуясь кнопкой Верхинй/иижиий колонтитулы, создайте область нижнего колонтитула. Вставьте в нее номер страницы щелчком по кнопке Номер страницы на панели инструментов Колонтитулы. Отцентрируй те номер страницы щелчком по кнопке По центру на панели инструментов Форматирование. Закройте панель Колонтитулы. Убедитесь в том, что в документе появился нижний колонтитул с номером страницы.
4.Аналогично создайте верхний колонтитул, в который включите свое имя, фамилию и дату создания документа.