1. Откройте базу данных.
2. Пользователю доступны два способа проектирования отчетов: с помощью мастера по созданию отчетов и с помощью конструктора отчетов.
3. Создайте отчет с помощью мастера отчетов. Для этого:
• в разделе Отчеты окна базы данных нажмите кнопку Создать.
• выберите опцию Мастер отчетов и нажмите кнопку ОК.
• в следующем диалоговом окне мастера последовательно выберите несколько полей, которые будут включены в отчет и перейдите в следующее окно.
• в следующем окне задаются поля для группировки (группировка задается по полям, в которых повторяются значения. Для данного отчета с помощью кнопки < отмените группировку и перейдите в следующее окно.
• в следующем окне задайте порядок сортировки по фамилиям.
• в следующих двух окнах выберите вид макета отчета и стиль вывода заголовков в создаваемом отчете.
• Затем задайте имя созданному отчету и завершите его создание.
4. Просмотрите созданный отчет.
5. Выполните доработку созданного отчета с помощью конструктора. Для этого в окне базы данных, то имя отчета следует маркировать и затем щелкнуть на кнопке Конструктор. Затем внесите следующие изменения в проект отчета:
• В область заголовка введите заголовок отчета.
• В область примечания отчета вставьте формулу для вычисления, например суммы по зарплате или стипендии. Для этого вставьте в поле примечания свободное поле, в свойствах выберите закладку данные и с помощью построителя выражений задайте формулу =SUM([имя_поля]). Заголовок к полю введите "ИТОГО:".
6. Создайте еще один отчет с помощью мастера отчетов, в котором задайте поле для группировки, отсортируйте данные в группе и, нажав кнопку Итоги для выполнения расчетов по группам, выберите, какие итоговые значения вы хотите получить.
7. Просмотрев отчет, доработайте его с помощью конструктора.
8. Создайте отчет с помощью конструктора с нуля. Для этого:
• В окне базы данных щелкните кнопку Создать, выберите в качестве источника данных таблицу или запрос и выберите режим Конструктор. Появится проект отчета содержащий область данных и колонтитулы.
• Откройте список полей из панели инструментов и вставьте нужные в область данных. Заголовки к полям разместите в верхнем колонтитуле, а сами поля в одной строке область данных. Ширину этой области уменьшить до размеров этой строки.
• В область нижнего колонтитула вставьте нумерацию страниц отчета. Для чего вставьте свободное поле и задайте формулу, например =page.
• Для создания заголовка и итоговых строк в меню ВИД щелкните команду заголовок/примечание отчета. В появившейся области заголовка введи заголовок, выбери для него стиль и шрифт. Вставьте в область заголовка знак фирмы, созданный ранее, как рисунок в графическом редакторе.
• В область примечания отчета задайте формулу для подсчета общего количества сотрудников или студентов, используя встроенную функцию Сount().
• Для группировки данных в отчете в меню ВИД щелкните команду Сортировка и группировка. В появившемся окне задайте поле, относительно которого будет выполняться группировка. Здесь же можно задать условие сортировки. Обратите внимание на свойства групп. В проекте отчета должны появиться области "заголовок группы" и "примечание группы".
• В область заголовка группы вставьте поле по которому выполняется группировка, а в область примечания группы - формулу для подсчета количества человек относящихся к каждой группе.
• Разделите строки и столбцы в отчете горизонтальными и вертикальными линиями.
• Сохраните проект отчета под именем и просмотрите его.
9. Создайте отчет по нескольким таблицам с помощью мастера отчетов.
10. Доработайте этот отчет с помощью конструктора.
11. Закончить работы с базой данных.
Технология создания БД
При первом открытии окна базы данных Access всегда активизирует вкладку Таблицы и выводит на экран список режимов создания таблиц:
- Создание таблицы в режиме конструктора;
- Создание таблицы с помощью мастера;
- Создание таблицы путем ввода данных
Напомним, что таблицей Access является совокупность данных объединенных общей темой. Для каждой сущности назначается отдельная таблица, чтобы не было повторений в сохраненных данных. Таблицы состоят из записей и полей. Количество полей в записи определяется на стадии проектирования таблицы, поэтому прежде чем создавать таблицу с помощью приложения Access, необходимо четко представлять ее структуру.
Величина и тип полей определяется пользователем. Необходимо выбирать размеры полей не слишком большими, так как при завышенных размерах полей бесполезно расходуется память БД. Для создания связей между таблицами они должны иметь ключевое поле, поэтому необходимо назначить ключевое поле каждой таблице.
Чтобы задать первичный ключ в режиме Конструктора, необходимо выделить требуемое поле, а затем щелкнуть на пиктограмме «Ключевое поле», расположенной на панели инструментов. Для назначения Внешнего (Вторичного) ключа в режиме Конструктора, необходимо выделить поле и в области свойств этого поля в строке Индексированное поле из списка выбрать значение Да (Совпадения допускаются).
Для выбора необходимого режима создания таблиц можно дважды щелкнуть на один из них в списке режимов, откроется требуемый режим. Кроме того, можно щелкнуть на пиктограмме «Создать» в окне БД, откроется окно диалога «Новая таблица», и в нем выбрать требуемый режим создания таблицы.
При выборе режима Мастер таблиц откроется окно «Создание таблиц», в котором с помощью образцов таблиц и полей легко сформировать поля новой таблицы.
Но если в окне «Создание таблиц» нет требуемого образца таблицы, то необходимо выбрать режим Конструктора, откроется окно Конструктора таблиц
Состав (структура) таблицы определяется в области проекта таблицы, которая состоит из трех колонок:
- Имя поля;
- Тип данных;
- Описание.
Типы данных необходимо выбрать из раскрывающегося списка:
- Текстовый – алфавитно–цифровые данные (до 255 байт)
- Поле МЕМО - длинный текст или числа, например, примечания или описания (до 64000 байт)
- Числовой - текст или комбинация текста и чисел (сохраняет 1, 2, 4 или 8 байтов)
- Дата/время – даты и время (8 байт)
- Денежный - используется для денежных значений (сохраняет 8 байтов)
- Счетчик – автоматическая вставка уникальных последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи (4 байта)
- Логический – данные, принимающие только одно из двух возможных значений, например, «Да/Нет» (1 бит)
- Поле объекта OLE – для вставки следующих объектов: рисунки, картинки, диаграммы и т.д. (до 1 Гбайта)
- Гиперссылка – адрес ссылки на файл на автономном компьютере или в сети (сохраняет до 64 000 знаков)
- Мастер подстановок - создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных запускается мастер для автоматического определения этого поля.
В области «Свойства поля» назначают свойства для каждого поля (например, размер, формат, индексированное поле и т.д.).
При создании структуры таблицы в первую колонку вводят Имя поля, затем необходимо нажать клавишу Enter и выбрать тип данных (по умолчанию Access назначает тип данных, если этот тип данных не подходит, то выберите самостоятельно из раскрывающегося списка). Затем введите в третью колонку описание поля.