Документооборот хозяйственных операций с материально-производственными запасами.
Бухгалтерский учет материально-производственных запасов (далее – МПЗ) организации, являющиеся юридическими лицами по законодательству Российской Федерации (за исключением бюджетных и кредитных организаций), должны осуществлять в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденным Приказом Минфина Российской Федерации от 9 июня 2001 года №44н (далее - ПБУ 5/01).
В качестве материально-производственных запасов к бухгалтерскому учету в соответствии с пунктом 2 ПБУ 5/01 принимаются:
· сырье, материалы, и другие активы, используемые при производстве продукции; предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг);
· активы, предназначенные для продажи (готовая продукция и товары);
· активы, используемые для управленческих нужд организации.
Сырье представляет собой предметы труда, ранее уже подвергшиеся воздействию труда и предназначенные для дальнейшей переработки. Различают первичное и вторичное сырье. К первичному сырью относятся добытая руда, хлопок-сырец, природный газ и так далее, вторичное сырье представляет собой пришедшие в негодность готовые изделия – металлолом, макулатура и другие.
Материалы представляют собой активы, которые изменяют форму, состав, состояние при изготовлении продукции, участвуют в сборке или производстве товаров на продажу. Стоимость материалов включается в себестоимость продукции.
Полуфабрикаты собственного производства – это продукты, изготовление которых закончено в одном или нескольких цехах, но подлежащие дальнейшей обработке в других цехах или в других организациях.
Первичный бухгалтерский документ - письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации.
Хозяйственные операции, не оформленные первичным учетным документом, не принимаются к учету и не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета.
Законодательство по бухгалтерскому учету предусматривает два вида первичных бухгалтерских документов: унифицированные первичные документы и первичные документы, разработанные организацией самостоятельно. Для второй категории первичных бухгалтерских документов обязательным требованием является наличие всех обязательных реквизитов.
Документальное оформление движения материалов.
Унифицированные формы первичных учетных документов по учету материалов утверждены Постановлением Госкомстата от 30 октября 1997 года №71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве».
| Номер формы | Наименование формы |
| М-2 | Доверенность |
| М-2а | Доверенность |
| М-4 | Приходный ордер |
| М-7 | Акт о приемке материалов |
| М-8 | Лимитно-заборная карта |
| М-11 | Требование-накладная |
| М-15 | Накладная на отпуск материалов на сторону |
| М-17 | Карточка учета материалов |
| М-35 | Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений |
Документальное оформление поступления сырья и материалов, конечно же, зависит от способа их поступления в организацию. Поставщиками выступают промышленные и сельскохозяйственные организации, торговые и посреднические структуры, индивидуальные предприниматели, физические лица. Кроме того, сырье и материалы могут поступать в организацию и от подотчетных лиц, в том случае, если сырье и материалы приобретаются за наличный расчет.
В крупных организациях, как правило, существует специальная служба снабжения, обеспечивающая своевременное поступление сырья и материалов.
Доставка МПЗ может осуществляться от поставщиков несколькими способами: силами поставщика (централизованные поставки), силами самой организации (самовывоз) и с привлечением транспортных организаций. Независимо от вида доставки поставщик обязан выдать организации – покупателю комплект всех необходимых документов: счета-фактуры, накладные, товарно-транспортные накладные (далее - ТТН) и другие.
Причем к указанным документам должны прикладываться документы, подтверждающие качество приобретенных МПЗ, например, сертификаты соответствия.
При централизованных поставках МПЗ приемка сырья и материалов осуществляется непосредственно на складе организации-покупателя. В том случае, если организация самостоятельно вывозит приобретаемые ценности, то приемка осуществляется на складе поставщика. В этом случае представитель организации-покупателя обязан предъявить поставщику доверенность (формы №М-2, №М-2а) и документ, удостоверяющий личность.
Доверенность выписывается в одном экземпляре и выдается работнику - получателю материалов под расписку.
Учет доверенностей по форме №М-2а ведут организации, у которых получение материальных ценностей по доверенностям носит массовый характер. Выдача доверенностей этой формы ведется с использованием журнала учета выданных доверенностей с заранее пронумерованными и прошнурованными листами.
Форма журнала учета доверенностей должна содержать следующие графы:
· № доверенности;
· дата выдачи доверенности;
· срок действия;
· должность и фамилия лица, которому выдана доверенность;
· наименование поставщика;
· № и дата наряда (счета, спецификации и другого заменяющего наряд документа) или извещения;
· расписка лица, получившего доверенность и другие.
После регистрации доверенности в журнале работник организации, получающий материально-производственные ценности, обязан расписаться в доверенности.
При использовании формы №М-2 отрывная часть доверенности выдается работнику, получающему материальные ценности, а корешок с его подписью остается в бухгалтерии организации.
Таким образом, доверенности по форме №М-2 регистрируются на корешках, которые подшиваются в хронологическом порядке, формируя книгу. На последнем листе книги, составленной из корешков доверенностей, (за месяц, квартал либо год) делается надпись за подписью главного бухгалтера: «В настоящей книжке пронумеровано _____ листов» (количество листов пишется прописью).
Однако учет доверенностей можно вести и другим способом, при котором чистые бланки доверенностей нужно предварительно сброшюровать и пронумеровать в книгу (по 50 или 100 штук), а затем по мере заполнения каждую доверенность отрывать, оставляя в книге корешок.
Если сотрудник организации по каким либо причинам не получил материальные ценности и вернул доверенность в бухгалтерию организации, то в корешке книжки доверенностей или в журнале доверенностей (в зависимости от формы доверенности) делается запись: «Не использована».
Возвращенные неиспользованные доверенности хранятся в бухгалтерии организации до конца отчетного года, а затем уничтожаются, при этом составляется соответствующий акт.
Чаще всего доверенность выписывается на 10-15 календарных дней. Если материалы систематически получают у одного и того же поставщика, то доверенность можно оформлять на месяц.
В соответствии со статьей 186 Гражданского кодекса Российской Федерации максимальный срок действия доверенности - три года. Если в доверенности не указан ее срок действия, то она сохраняет силу в течение года. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.
Приходный ордер (форма М-4) применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Составляется приходный ордер на фактическое количество поступивших материальных ценностей материально ответственным лицом в одном экземпляре в день поступления ценностей на склад.
В некоторых случаях в интересах производства материальные ценности целесообразно направлять непосредственно в соответствующие подразделения организации, минуя склады. Тем не менее, такие материальные ценности в учете отражаются как поступившие на склад и переданные в цех или на участок. В первичных приходных документах делается отметка о том, что материальные ценности выданы подразделениям транзитом, то есть без завоза на склад или в кладовую. Следует учесть, что перечень материалов, которые могут транзитом направляться в подразделения и на участки организации, должен быть определен и оформлен приказом.
Материальные ценности, поступающие на склад организации, должны подвергаться тщательной проверке в отношении их соответствия ассортименту, количеству и качеству, указанных в документах поставщика.
При полном соответствии сведений в сопроводительных документах поставщика и фактически поступивших материалов, приходный ордер по форме №М-4 можно и не оформлять, а только проставить на документах поставщика штамп, в оттиске которого следует заполнить те же реквизиты, что и в приходном ордере. Наличие такого штампа приравнивается к приходному ордеру.
Акт о приемке материалов (форма №М-7) применяется в следующих случаях:
- для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение;
- для оформления приемки материальных ценностей, имеющих расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика;
- для оформления приемки материалов, поступивших без документов.
Данный акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.
Акт составляется комиссией, в состав которой в обязательном порядке входит материально ответственное лицо, представитель отправителя (поставщика) или представитель незаинтересованной организации.
Акт составляется в двух экземплярах, один из которых с приложенными документами передается в бухгалтерию, а другой – отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику.
Приходные ордера и акты о приемке материалов должны составляться в день их поступления. В некоторых случаях, когда отдельные партии материалов находятся в процессе технической приемки или лабораторного испытания, материалы принимаются на ответственное хранение. В этом случае заведующий складом или кладовщик делает записи о таких материалах в специальную книгу. Записи в данной книге ведутся с подразделением материалов: «Материалы, ожидающие приемки» и «Материалы, принятые на ответственное хранение». На складах и в кладовых такие материалы должны храниться обособленно и до выяснения результатов приемки расходование их не допускается.
Сдаче на склад подлежат и материалы, закупленные подотчетными лицами. Принятие к учету таких материалов производится в общеустановленном порядке на основании счетов и чеков организаций и квитанций к приходному ордеру при покупке материалов за наличный расчет в других организациях, закупочного акта при покупке материалов у населения, то есть на основании документов, подтверждающих покупку. Данные документы должны быть в обязательном порядке приложены к авансовому отчету подотчетного лица.
Материальные ценности могут выбывать со склада в производство, а также в случае их продажи и выбытия по иным причинам.
Отпуск материала в производство – это выдача материалов со склада, кладовой, непосредственно для изготовления продукции, выполнения работ и оказания услуг, а также для управленческих нужд организации.
В зависимости от того, как организована структура складского хозяйства, материалы отпускаются в соответствии с установленными нормами и в соответствующих единицах измерения следующим образом:
- либо на склады подразделений организации и уже оттуда непосредственно в производство – на участки, в бригады и на рабочие места:
- либо непосредственно в подразделения, если в них отсутствуют склады.
Кладовщики отпускают материалы со склада строго определенным работникам.
Списки лиц, которые имеют право на получение материалов со складов, а также образцы их подписей, должны быть согласованы с главным бухгалтером организации и доведены до сведения материально-ответственных лиц, осуществляющих отпуск материалов.
Порядок отпуска материалов в производство со складов подразделений непосредственно на участки, в бригады и на рабочие места производится в порядке, который устанавливается руководителем подразделения.
Первичными документами оформляется и выдача материалов со склада.
Выдача материалов может производиться в соответствии с установленными нормами. В таком случае отпуск материалов в производство должен производится на основе предварительно установленных лимитов. Такие лимиты устанавливаются на основе норм расхода материалов и производственных программ, разработанных в организации.
Для оформления отпуска материалов по утвержденным лимитам применяется Лимитно-заборная карта (форма №М-8). Данный документ применяется также для текущего контроля соблюдения установленных лимитов отпуска материалов, а также является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада. Выписку лимитно-заборной карты производят подразделения организации, на которые возложены функции снабжения или планирования.
На каждое наименование материала выписывается два экземпляра документа, один из которых до начала месяца передается структурному подразделению, получающему МПЗ для производства продукции (работ, услуг), а другой – складу.
При выдаче материалов кладовщик отмечает в обоих экземплярах документа дату и количество отпущенных материалов и выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала. В лимитно-заборной карте получателя расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада – получатель.
Учет возврата материалов, не использованных в производстве, ведется в этой же форме, причем никаких дополнительных документов при этом не составляется.
В случае необходимости с разрешения руководителя организации, главного инженера или иных уполномоченных лиц допускается сверхлимитный отпуск материалов, а также замена одних видов материалов другими.
После использования лимита склад сдает свои экземпляры документа в бухгалтерию. Для сокращения количества первичных документов рекомендуется оформлять отпуск материалов в карточках учета материалов (форма №М-17). Лимитно-заборная карта выписывается в таком случае в одном экземпляре и на ее основании проводится операция отпуска материалов. Кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте, а получатель материалов – в карточке учета материалов.
В процессе осуществления хозяйственной деятельности материальные ценности поступают на склады и в кладовые не только от поставщиков. Осуществляется также их внутреннее перемещение из подразделений организации в кладовые и на склады.
Сдача подразделениями материалов на склады должна оформляться накладными на внутреннее перемещение материалов (форма №М-11)в случаях когда:
· продукция, изготовленная подразделениями организации, используется для внутреннего потребления в организации или для дальнейшей переработки;
· осуществляется возврат материалов подразделениями организации на склад или цеховую кладовую;
· производится сдача отходов производства продукции (выполнения работ), а также сдача брака;
· осуществляется сдача материалов, полученных от ликвидации (разборки) основных средств;
· других аналогичных случаях.
Требование-накладная (форма №М-11) применяется в тех случаях, когда материальные ценности перемещаются между структурными подразделениями организации или между материально ответственными лицами. Требование-накладная заменяет выписку лимитно-заборной карты, в том случае если отпуск МПЗ в производство не носит массовый характер и лимиты такого списания в организации не установлены.
Накладная составляется материально ответственным лицом того структурного подразделения, которое сдает материальные ценности. Первый экземпляр накладной служит основанием сдающему складу для списания ценностей, на основании второго экземпляра принимающий склад принимает эти ценности к учету. Накладная подписывается материально ответственными лицами и сдающего, и принимающего подразделения и сдается в бухгалтерию для учета движения материалов.
Этими же накладными оформляется сдача на склад полученных по требованию, но неизрасходованных материалов, а также сдача отходов и брака из производства.
В том случае, когда отпуск материалов подразделениям осуществляется без указания назначения использования материалов, такой отпуск также учитывается как внутреннее перемещение, а материалы считаются выданными в подотчет получившему их подразделению. Подразделение, получившее материалы, на фактически израсходованное количество материалов составляет акт расхода. Конкретный порядок составления акта расхода, а также перечень подразделений, которые могут его применять, устанавливается организацией.
В данном акте должны быть отражены:
- наименование полученных материалов;
- количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию;
- номер и (или) наименование заказа, изделия, продукции, на изготовление которого материалы израсходованы;
- количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ.
Составленный акт является основанием для списания материалов с подотчета получившего их подразделения.
Накладная на отпуск материалов на сторону (форма №М-15) применяется для учета отпуска материальных ценностей:
- подразделениям своей организации, расположенным за пределами ее территории;
- сторонним организациям на основании договоров и других документов.
Накладную выписывает работник структурного подразделения на основании договоров, нарядов и других документов при предъявлении заполненной в установленном порядке доверенности на получение материальных ценностей.
Первый экземпляр накладной передают складу для отпуска материалов, а второй экземпляр – получателю материалов.
Для сокращения количества первичных документов рекомендуется оформлять отпуск материалов в Карточках учета материалов (форма №М-17). Кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте, а получатель материалов – в карточке учета материалов.
При оформлении отпуска материалов без оформления расходных документов, карточки складского учета в конце каждого месяца сдаются в бухгалтерию по реестру.
На основании карточек работники бухгалтерской службы составляют соответствующие учетные регистры, после чего карточки складского учета возвращаются на склад.
Учет возврата материалов, не использованных в производстве, ведется в этой же форме, причем никаких дополнительных документов при этом не составляется.
Как правило, в крупных организациях осуществляется централизованная доставка материалов со складов организации на склады подразделений и непосредственно на участки и рабочие места подразделений. В этом случае составляется специальный оперативный документ на отпуск – план - карта. В нем отражаются установленные лимиты и календарные сроки подачи материалов в подразделения. Форма план - карты не предусмотрена альбомами унифицированных форм первичных учетных документов и должна быть разработана организацией самостоятельно. Работник склада на основе этого документа выписывает накладную на отпуск материалов в пределах установленного лимита. В данном случае может применяться Требование – накладная (форма №М-11), Накладная (форма №М-15).
Во всех первичных учетных документах на отпуск материалов со складов и кладовых в подразделения организации должны быть указаны:
- наименование материала;
- количество материала, его цена и общая сумма;
- назначение материала (наименование заказа, изделия, продукции, для изготовления которого отпускаются материалы, либо наименование затрат).
Для оформления принятия к учету материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования при производстве работ, применяется Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма №М-35), составляемый в трех экземплярах.
Акт составляется и подписывается комиссией, в состав которой входит представитель заказчика и подрядчика. Если демонтаж выполнен собственными силами, составляется Приходный ордер по форме №М-4, применяющийся для учета материалов, поступающих как от поставщиков, так и из переработки.
Продажа организацией материально-производственных запасов физическим и юридическим лицам в соответствии с пунктом 120 Методических указаний №119н оформляется соответствующим подразделением организации, осуществляющим снабженческо-сбытовые функции, либо должностным лицом, выполняющим аналогичные функции, путем выписки накладной на отпуск материалов (форма №М-15) на сторону.
Поступление и выбытие товарно-материальных ценностей может производиться по товарно-транспортной накладной (форма №Т-1) в том случае, если доставка осуществляется автомобильным транспортом. ТТН является унифицированным документом, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 года №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».
ТТН составляется в четырех экземплярах, но по соглашению автотранспортной организации и грузоотправителя может быть составлена и в пяти экземплярах. Каждый экземпляр ТТН должен быть заверен подписью, печатью или штампом грузоотправителя.
ТТН составляется отправителем груза для каждого грузополучателя отдельно на каждую поездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов.
Если на одном автомобиле перевозятся грузы нескольким получателям, то ТТН выписывается на каждую партию груза каждому получателю отдельно.
Как правило, ТТН оформляется грузоотправителем, но соглашением может быть предусмотрено оформление ТТН и автотранспортной организацией, осуществляющей перевозку грузов.
Если же накладная оформлена грузоотправителем, то автотранспортные организации имеют право проверять сведения, указанные в ТТН. Если перевозчиком выявлено недостоверное заполнение грузоотправителем ТТН, то груз к перевозке не принимается.
Прием грузов к перевозке подтверждается подписью шофера-экспедитора во всех экземплярах ТТН, при этом грузоотправитель не имеет права требовать, чтобы шофер принял груз по каким-либо другим документам, кроме ТТН.
Первый экземпляр остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей.
Второй, третий и четвертый экземпляры ТТН вручаются шоферу, из них:
- второй экземпляр сдается грузополучателю и предназначается для принятия к учету товарно-материальных ценностей;
- третий экземпляр прилагается к счету за перевозку и служит основанием для расчета автотранспортной организации с грузоотправителем (грузополучателем);
- четвертый экземпляр прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.
При сдаче груза шофер предъявляет три экземпляра ТТН грузополучателю, который удостоверяет в накладной прием груза своей подписью и печатью (штампом), одновременно указав во всех экземплярах время прибытия и убытия автомобиля.
ТТН состоит из товарного и транспортного разделов. Товарный раздел служит для списания товарно-материальных ценностей со склада грузоотправителя и принятия их к учету грузополучателем, транспортный раздел служит для учета транспортных работ и проведения расчетов за оказанные услуги по перевозке грузов.
1.2. Документальное оформление движения готовой продукции.
Передача готовой продукции в торговое подразделение организации оформляется требованием-накладной (форма №М-11), а ее продажа и передача покупателям – накладной формы № М-15.
При продаже готовой продукции через структурное подразделение (магазин, торговый дом, павильон) производственные организации могут использовать следующие первичные документы «Товарный отчет» и «Ведомость движения готовой продукции и товаров».
Товарный отчет состоит из двух разделов: «А» и «Б».
В разделе «А» отражается движение готовой продукции и покупных товаров, в разделе «Б» - движение наличных денежных средств. Составляется указанный отчет либо заведующим торговым подразделением, либо материально-ответственным лицом в двух экземплярах. Период, за который составляется товарный отчет, не должен превышать 1 календарный месяц. Как правило, в торговых подразделениях эти документы составляются подекадно. В разделе «А» материально-ответственное лицо отражает остатки и движение готовой продукции и товаров в количественном выражении с указанием наименований, номеров и дат приходных и расходных документов, а также «Расход» и «Остаток на конец месяца» в продажных ценах (включая налог на добавленную стоимость).
Раздел «Б» содержит информацию об источниках поступления и выбытия наличных денежных средств: выручка от продажи готовой продукции и товаров, сдача денежных средств в кассу своей организации, инкассаторской службе, недостачи и излишки наличных денежных средств и так далее.
Затем (в установленные сроки) товарный отчет вместе с приходными и расходными товарными и денежными документами передается в бухгалтерию организации на проверку. Принимая отчет, бухгалтер делает об этом отметки на обоих экземплярах отчета. Первый экземпляр отчета с документами остается в бухгалтерии организации, второй экземпляр возвращается материально ответственному лицу.
Если при проверке отчета обнаружены ошибки, то вносятся соответствующие исправления. Внесение исправлений согласовывается с материально-ответственным лицом. Если материально-ответственное лицо согласно с вносимыми изменениями в отчет, то он должен исправленную сумму остатка готовой продукции, товаров и наличных денег на конец периода, подтвердить своей подписью.
После принятия отчета бухгалтерия заполняет графу «По фактической себестоимости» – по готовой продукции и товарам, после чего данные товарного отчета заносятся в учет.
К товарному отчету прилагается «Ведомость движения готовой продукции и товаров», в которой отражаются приход и расход готовой продукции и товаров, с указанием их наименований, отличительных признаков и номенклатурных номеров (если они имеются), единицы измерения, количества, цены и суммы по продажным ценам (включая налог на добавленную стоимость). Если приход или расход готовой продукции и товаров оформлен документами с отражением вышеуказанных показателей, они в ведомости могут отражаться с указанием только общих (итоговых) сумм.
В ведомости указываются итоговые суммы отдельно по приходу и расходу.
Данные по фактической себестоимости и (или) покупным ценам заполняются отделом торговли или бухгалтерской службой.
Таким образом, на основе данных товарного отчета бухгалтерской службой ежемесячно формируются данные о фактической себестоимости, поступившей и проданной продукции, а также стоимость остатка готовой продукции на конец месяца.