Оформление дел
Все дела любой организации подлежат оформлению при их заведении в начале года и дооформлению по завершении года.
Перед передачей в архив организации дела постоянного и длительного сроков хранения должны быть дооформленыи описаны в специальных учетных формах (сдаточных описях).
С делами временного хранения (до 10 лет включительно) такая обработка не проводится, они могут храниться в тех же обложках (скоросшивателях), в которых осуществлялось формирование. Учет таких дел осуществляется по номенклатуре дел.
Эта работа проводится сотрудниками службы ДОУ и соответствующих подразделений, в ведении которых находилось заведение и оформление дел, при методической помощи и под контролем экспертной комиссии (ЭК) организации. Если документы из архива организации в дальнейшем поступят на государственное хранение-то и под контролем государственного архива.
Дооформление дел для сдачи в архив включает в себя следующий комплекс работ.
1. Пересистематизация документов в деле. В процессе формирования дела документы подшиваются в хронологическом порядке: по датам поступления и порядковым номерам; переситстематизировать документы в деле – значит переложить их так, чтобы первый документ был в начале дела.
2. Составление листа-заверителя дела. При закрытии дела оформляется лист-заверитель дела. Он имеет установленную форму и помещается в конце дела (приложение Б). В листе-заверителе ограничиваются следующие особенности нумерации листов дела: наличие литерных номеров30 листов, номера листов с наклеенными фотографиями, номера крупномасштабных листов, а также номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов (приложение В). При необходимости характеризуются особенности физического состояния документов.
3. Нумерация листов дела. Все листы дела нумеруются арабскими цифрами в верхнем правом углу нумератором или черным графинным карандашом; иллюстративные материалы нумеруются на обратной стороне в левом верхнем углу; лист-заверитель не нумеруется; листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
4. Оформление реквизитов обложки дела по установленной форме. Для этого необходимо:
- уточнить наименование организации, её подчинённость на период создания документов, включенных в дело. Если наименования организации или структурного подразделения менялись, то на обложке приводятся оба названия пишется над прежним;
- уточнить заголовок дела (тома, части). В необходимых случаях в заголовок вносятся номера приказов, протоколов и др. Если дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома;
- указать количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела. Листы каждого тома нумеруются отдельно;
- указать крайние даты (это дата самого раннего и самого позднего документы включенных в дело). Крайние даты проставляются арабскими цифрами. Например 09.01-29.07.2002. Датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении должностного лица, на которое оно заведено (приложение Г).
5. Подшивка или переплёт дела. Документы, составляющие дело постоянного и длительного хранения, подшиваются на четыре протокола в твердую обложку или переплетаются. При подготовке дел к подшивке (переплёту) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
6. Составление в необходимых случаях внутренней описи (приложение Д) документов дела.
Внутренняя опись составляется в дела, содержащие особо ценную и личную документацию, а также в случаях, если заголовки дел не раскрывают по основной конкретное содержание документов, например: «Приказы директора по основной деятельности».
Внутренняя опись является своеобразным оглавлением дела и способствует обеспечению сохранности документов.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты закрытия описи, то есть подшивки последнего документа в дело.
Составление описей
На дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и на дела по личному составу, оформленные в соответствии с правилами, составляющая описи.
Основные правила работы с архивом организации дают следующе определение термину «архивная опись».
Архивная опись – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Описи выполняют три основные функции:
- закрепляют систематизацию дел путем присвоения каждому делу индивидуального номера по описи;
- обеспечивают учет и сохранность документов;
- раскрывают учет и сохранность документов.
Опись является одновременно и учетным документом, и справочником по содержанию, обеспечивающим оперативным поиск документов.
Описи составляются по установленной форме (приложение Е, Ж).
Опись дела составляется ежегодно, через год после завершения дел в делопроизводстве.
Опись состоит из годовых разделов, внутри года дела располагают по степени значимости в том порядке, в каком они систематизированы в номенклатуре дел приложения (приложение З).
Нумерация этой описи продолжается на следующий год (приложение И).
Сдаточная опись продолжается годовыми разделами до включения в неё 1000 дел, затем заводят опись №2.
В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в неё включены годовые разделы свободных описей дел постоянного хранения за 5 лет.
В организациях с большим объемом документов постоянного хранения свободная опись продолжается до четырехзначной цифры заголовков, затем составляется опись, которой присваивается следующий номер и самостоятельная нумерация заголовков дел.
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи.