Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.
Критерии экспертизы ценности - это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.
В процессе экспертизы ценности документов применяются все критерии в совокупности. В этом заключается одно из проявлений всесторонности и комплексности оценки документов.
К критериям происхождения относятся:
- роли место орг8анизации или лица в системе государственного управления или конкретной отрасли, в результате деятельности которых созданы документы;
- значимость выполняемых функций;
- время и место образования документов.
Критерий происхождения позволяет разделить все организации, учреждения и предприятия примерно на три группы.
К первой группе относятся организации, документы которых имеют большую научную, историческую и экономическую ценность. Это центральные и местные органы власти и управления, их отраслевые структурные подразделения, органы суда и прокуратуры, научные и промышленные объединения, крупные заводы и фабрики и др.
Вторую группу составляют организации местного значения. Это большое количество организаций, однородных по функциям и целевому назначению. Документы этой группы имеют практическое и определенное научное значение, но принимаются в этой группе в государственные архивы, как правило, выборочно, так как деятельность таких учреждений отражается в документах вышестоящих организаций. Важные документы организации этой группы, которые не поступают в вышестоящие организации, должны быть выявлены и присоединены к документам вышестоящей организации.
|
|
Третью группу составляют преимущественно организации вспомогательного и обслуживающего характера. Документы этой группы организаций имеют значение только для практической работы.
К критериям содержания относятся:
- значимость отраженных в документах событий;
- значения информации, содержащейся в документе;
- повторение и поглощаемость информации, содержащейся в других документах организации;
- вид документа;
- подлинность документа.
- Вид документа. Наиболее полно основную деятельность организации отражают:
- организационно-учредительные распорядительные документы (уставы, положения, приказы, постановления, протоколы и др.), а также годовые планы и отчеты. Это документы постоянного хранения;
- справочно-информационные документы, играющие вспомогательную роль, содержат, как правило, оперативную или справочную информацию, служащую основанием для принятия управленческих решений, которые фиксируются в распорядительных, а иногда и в организационных документах. Эта группа документов наиболее многочисленная. Некоторые из них имеют длительное справочное значение, например значительная часть документов по личному составу. Подавляющая часть этих документов теряет свое оперативное и справочное значение через определенный период – от одного до пяти лет. Это документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета, переписка по текущему ремонту, по снабжению и многим другим вопросам, не отражающим основную деятельность организации.
|
|
Повторение и поглощаемость информации. Этот критерий применяется в основном при экспертизе текущей, плановой и отчетной документации. Например, содержание месячных отчетов поглощается квартальными; содержание квартальных отчетов поглощается годовым отчетом.
Отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом организации, отчеты подведомственных организаций поглощаются сводным отчетом вышестоящей организации и т. д.
К критериям внешних особенностей относятся:
- форма фиксирования и передачи содержания;
- удостоверение и оформление документа;
- физическое состояние документа.
Кроме общих критериев экспертизы ценности, для каждой группы документов существуют и собственные критерии их оценки: значение информации для развития науки и техники, приоритетность авторства, экономическая эффективность разработки или открытия и др.
Работа по организации экспертизы ценности документов проводится в три этапа.
Первый этап проводится в текущем делопроизводстве:
- при разработке и составлении номенклатуры дел;
- при регистрации документов;
- при направлении исполненных документов в дела;
- при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам.
Второй этап проводится во время подготовки дел к передаче в архив организации.
Третий этапэкспертизы ценности проводится в архиве организации, передающей документы постоянного хранения в государственный архив.