Прием, рассмотрение и регистрация документов.




Прием документов. Вся корреспонденция, поступающая в учреждение, принимается канцелярией. Приему подлежит также доплатного корреспонденция, оплата которой осуществляется на основании конвертов, где указана ее сумма. В канцелярии раскрываются все конверты, за исключением тех, что имеют надпись "лично". При вскрытии конвертов проверяется их целостность, а также соответствие номеров на документах и конвертах. Рассмотрение документов. Предварительное рассмотрение документов осуществляет руководитель канцелярии учреждения или другая, предназначенная для этого лицо в соответствии с распределением функциональных обязанностей. Целью предварительного рассмотрения документов является разделение их на те, которые требуют обязательный рассмотрения руководством (собственником) с их функциональными обязанностями, определение необходимости их регистрации, а также установление срока исполнения. Осуществляется он в день получения документов или в первый рабочий день. Руководству или владельцу учреждения прежде всего передаются документы правительственных и других вышестоящих органов. Другие документы передаются структурным подразделениям и исполнителям по назначению. Последствия рассмотрения документов фиксируются в резолюции. Регистрация документов. Регистрация документов заключается в фиксации факта создания или поступления документа путем проставления на нем условных обозначений - регистрационных индексов с последующей записью в регистрационных формах необходимых сведений о документе.

Регистрация документов - это запись необходимых сведений о документах с пометкой на них индекса и даты регистрации. Цель регистрации - обеспечение учета, контроля за выполнением и оперативности поиска документов. Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен быть зарегистрирован только один раз. Входящие документы регистрируются в день получения, исходящие и внутренние - в день подписания. Все документы в зависимости от назначения, делятся на выходные (если направляются в другой организации), входные (если поступающие из других организаций) и внутренние (если готовятся, оформляются и используются выполняются в пределах предприятия. В свою очередь, исходящие и внутренние документы, в зависимости от содержания делятся на инициативные и соответствующие. Инициативным называется документ, содержащий вопрос в другую организацию, на которое будет получен ответ. Соответствующим называется документ, содержащий ответ на Полученное вопросы. Направление писем происходит: по требованию высших отраслевых и функциональных органов; по просьбе сторонних организаций, предприятий и учреждений; при осуществлении оперативной связи; по просьбе граждан. Передача входящих документов руководителю должна осуществляться после регистрации в машино-ориентированной регистрационно-контрольной карточке.

21. Выдача документов во временное пользование. При выдаче дел во временное пользование каждое дело заносится в книгу выдачи дел из хранилища, а на место выдаваемого дела помещается отдельная для каждого дела карта-заместитель.В Основных правилах указаны следующие сроки использования документов вне архива:1 месяц для использования работниками организации; 1 месяц для использования документов в читальном зале; 3 месяца во временное пользование для других организаций. Выдача дел во временное пользование другим организациям по их письменному запросу оформляется актом. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается получателю, а другой остается в архиве. Акт подписывается руководителями организации, передающей документы, и организации-получателя; подписки скрепляются гербовыми печатями организаций. Карты-заместители хранятся в архиве до минования надобности. Состояние возвращаемых в архив дел должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего дело

22. Унификация, стандартизация в делопроизводстве. Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению, т.е. в процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (форм или видов документов, их показателей и реквизитов). Унификация также обязательно приводит к установлению оптимального единообразие в любой области деятельности, в т.ч. и в документировании. Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и на всех работников управленческого аппарата – от руководителей до рядовых сотрудников. Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимают «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов». Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.Суть стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и требований по подготовке и оформлению деловой документации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты работы при этом оформляются в виде национальных стандартов.Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (документа). В России деятельность по стандартизации координируется государственными органами стандартизации. Стандартизация – сложный процесс. В её состав входят такие элементы, как типизация, унификация, агрегирование. С одной стороны, это методы стандартизации, с другой – виду работ, которые могут осуществляться как самостоятельные. Так, в широком смысле типизация – это разработка типовых инструкций или технологических процессов на основе общих для ряда изделий (процессов) технических характеристик. В документоведении этот метод используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой документ – это текст-образец, на основе которого а последствии создаются тексты аналогичного содержания. В документоведении унификация и стандартизация рассматриваются как процессы установления единого подхода при создании и оформлении документов. Однако эти понятия не равны. Стандартизация документов - высшая степень их унификации, доведение её результатов до уровня обязательной правовой формы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности.

23. Понятие цели и задачи делопроизводства. Делопроизводство– это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Документооборот – это движение и учёт документов (получение,
обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка).
Перед делопроизводством стоят следующие цели:
- создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе (бумажном, электронном и др.);
- регистрация документов;
- передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений;
- систематизация документов;
- организация документооборота в организации
Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению.
Основными задачами делопроизводства в организации являются:
- Адекватное отражение в документах деятельности организации, ее структурных подразделений и сотрудников.
- Оперативный поиск в делах и архиве необходимой информации для реализации функций органа управления.
- Обеспечение приема, учета и отправки корреспонденции.
- Обеспечение контроля за исполнением и оформлением документов.
- Защита информации, обеспечение сохранности государственной и служебной тайн, содержащихся в документах.
- Экономия затрат времени и сил на составление, изготовление и поиск документов.
Основная роль в решении вышеперечисленных задач отводится подразделениям делопроизводства, которые осуществляют централизованное обслуживание всех служб и подразделений организации, исключающее необходимость выполнения последними технических операций по обработке документов и их хранению.
Службой документационного обеспечения управления (ДОУ) называется структурное подразделение, на которое возложены делопроизводственные операции (регистрация, контроль исполнения, хранение, использование документов и т. п.).
Основные задачи службы ДОУ:
- организация делопроизводства,
- ведение делопроизводства,
- совершенствование делопроизводства.

24. Классификация документов УСОРД. Среди действующих УСД особое место для реализации общей для всех органов управления функции - организации системы и процессов управления, касающихся непосредственно организации управленческого труда, и в первую очередь его распорядительной и исполнительной деятельности, - принадлежит унифицированной системе организационно - распорядительной документации (УСОРД).

УСОРД - унифицированная система документации, устанавливающая требования к составу, содержанию, построению и оформлению унифицированных документов, используемых для решения организационно - распорядительных задач управления.

Классификация документов - это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Целью классификации документов является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей. Первичная классификация документов обеспечивает их быстрый поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение и контроль.

Классификация документов - необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления. Унификация документов заключается в установлении единого комплекса видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, в разработке единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов.

Документы классифицируются по таким признакам, как способ фиксации, содержание, способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение.

25. Делопроизводство. Основные определения. Делопроизводство – документационное обеспечение управления, самостоятельная отрасль административно-управленческой деятельности организации, учреждения, предприятия, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, создание документационной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.Важнейшей составляющей частью делопроизводства является документирование. Документирование – регламентированный процесс фиксации на различных носителях и оформления на основании установленных требований и норм всей необходимой для осуществления управленческой деятельности информации. Система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Формуляр документа – это набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности.
Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установ- ленным порядком оформления.См.в23.

· 26.Приказы по основной деятельности. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.
Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.
Поскольку задачи и функции по своему характеру могут быть и основными, и оперативными, то приказы по основной деятельности классифицируются как:
* приказы по основной деятельности - издаются в рамках выполнения главных стратегических, организационных задач
* приказы по административно-организационной деятельности - касаются оперативных административных и хозяйственных вопросов
ПРИМЕРЫПРИКАЗОВ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Полномочия и ответственность
* Приказ О вступлении в должность руководителя
* Приказ О возложении на руководителя обязанностей главного бухгалтера
* Приказ О назначении временно исполняющего обязанности генерального директора
* Приказ О наделении правом подписи
* Приказ О досрочном сложении полномочий директора
27.Контроль исполнения документов: Исполнение документа – это вид управленческой деятельности, содержание, характер, сроки исполнения и исполнители которой обусловлены документной информацией.
Контроль исполнения документа – это совокупность процессов, которые обеспечивают своевременное исполнение документов.
Контроль исполнения документов – важнейшая составная часть работы с документами. Он необходим для того, чтобы документы исполнялись в установленные сроки, а это, в свою очередь, позволяет улучшить работу предприятия. На контроль берутся только самые важные и первоочередные документы. Контролю подлежит исполнение зарегистрированных документов, содержащих задание.
Контроль исполнения включает:
а) постановку документа на контроль;
б) проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
в) проверку и регулирование хода исполнения;
г) учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;
д) информирование руководителя.
Основная цель организации контроля исполнения – обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители службы ДОУ и ответственные исполнители. Контроль исполнения документов можно вести с помощью регистрационного журнала, в котором рядом с документами, взятыми на контроль, проставляется знак контроля «К» или штамп «Контроль» и отмечается дата, к которой должен быть исполнен документ или с помощью регистрационно-контрольной карточки. Работник канцелярии должен ежедневно просматривать журнал или картотеку и напоминать исполнителям о сроках. Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого

документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.

28.Организация работы с обращениями граждан. Обращение - это юридический акт, т.е. действие, сознательно направленное на создание юридических последствий.
Работа с обращениями (предложениями, заявлениями и жалобами) граждан - важное самостоятельное направление деятельности органа управления, призванное обеспечить соблюдение, охрану, защиту, а в необходимых случаях восстановление нарушенных конституционных прав и законных интересов граждан.
Формы обращений граждан По способу обращения - письменные, на приемах населения, на встречах с населением, по электронной почте, по интернету, через пейджер, по телефону По количеству граждан-индивидуальные, коллективные. По существу- предложения, заявления, жалобы.
Этапы технологии работы с обращениями граждан: прием и первичная обработка письменных обращений; регистрация; направление на исполнение; уведомление заявителя о направлении обращения в другие организации; уведомление заявителя о длительном рассмотрении обращения; контроль за сроками исполнения и выполнением принятых по ним решениям; информационно-справочная работа; уведомление заявителя о вынесенном решении; группировка обращений в дела; текущее хранение; анализ поступивших обращений; опубликование в печати обращений, имеющих важное общественно-политическое значение; личный прием граждан.

29. Организация отправки исходящих документов. При обработке исходящих документов выполняются следующие работы:

1. Проверяются правильность оформления и комплектность исходящих документов. Документ, отправленный из организации, должен быть зарегистрирован, т.е. иметь регистрационный номер и дату, должен быть подписан, иметь заголовок, если он на формате А4. Особенно внимательно проверяется правильность адресования - при адресовании документа разовому корреспонденту на документе должен быть его полный адрес.2. Проводится сортировка документов по видам почтового отправления и по адресатам. Документы, адресованные постоянным корреспондентам, сортируются по ячейкам сортировального устройства. Это производится с целью выявления всех документов в один адрес.3. Осуществляется адресование конвертов (до вкладывания документов в конверт). Для разовых корреспондентов целесообразно использовать конверты с прозрачным окном, иначе адреса таких корреспондентов придется воспроизводить на стандартном конверте.4. Проводится фальцевание документов, т.е. складывание документа и вложение его в конверт. Документы иногда отправляют не фальцуя - это относится к особо важным документам, документам, направляемым в высшие органы власти и управления. В таких случаях используют конверты соответствующего формата.5. Осуществляется заклеивание конвертов. Это можно делать ручным способом, с помощью средств оргтехники либо использовать самоклеющиеся конверты.6. Производится взвешивание корреспонденции с помощью почтовых весов для определения стоимости почтового отправления.7. Проставляются стоимость отправления, дата отправки и обратный адрес организации. Это производится с помощью маркировальной машины, которая проставляет на конверте оттиски марки и почтовые реквизиты организации-отправителя.8. Доставляется корреспонденция в почтовое отделение связи. Документы, доставленные в экспедицию для отправки, должны быть отправлены в этот же день или не позднее следующего дня. Все оформление исходящих документов по всем видам почтовых отправлений и их сдача в почтовое отделение связи производятся в соответствии с действующими почтовыми правилами.

30.Экспертиза ценности документов. Экспертиза ценности документов – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.

В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

Как правило, председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии является заведующий архивом или ответственный за архив организации.

Экспертиза ценности документов в учреждении проводится:

  • в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовке их к передаче в архив;
  • в архиве: в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

Основными задачами ЭК (ЦЭК) являются:

  • организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и их формировании;
  • организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
  • организация и проведение отбора, подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Основными функциями ЭК (ЦЭК) являются:

  • организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения;
  • рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование ЭПК архивного органа проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и долговременного хранения, в т.ч. по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению[1];
  • подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного органа предложений об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;
  • участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

 

 

 

 



Поделиться:




Поиск по сайту

©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2019-11-29 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту: