УЧЕБНАЯ ЦЕЛЬ:
- Сформировать у студентов понятия о бухгалтерских документах, их сущности и значении;
- Ознакомить с требованиями, предъявляемыми к оформлению бухгалтерских документов и правилами документооборота;
Рекомендуемая литература
1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011г. №402-Ф, статья 9
2. Бабаев Ю. А. Теория бухгалтерского учета. М.: Юнити, 2001 г.
3. Баскаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция. М.: «Феникс», 2018-327 с.
3. Попова Л.В. Теория бухгалтерского учета М: «Дело и Сервис», 2006г.
ПЛАН:
1. Понятие о документах. Требования к первичным учетным документам;
2. Классификация документов;
3. Бухгалтерская обработка документов;
4. Понятие документооборота;
1. Понятие о документах. Требования к первичным учетным документам.
Документирование-это запись информации на бумаге или другом носителе. В бухгалтерии все работают с документами, документ является как объектом, так и результатом труда работников бухгалтерии.
Документ- это объект с информацией, зафиксированной с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать и передавать во времени и пространстве.
Документ может выполнять несколько функций, которые делятся на общие и специальные.
Общие функции:
- информационная: документ создают для сохранения информации;
- социальная: документ является социально-значимым объектом, так-как связан с определенной социальной потребностью;
- коммуникативная: документ выступает средством связи между организациями и другими общественными структурами;
- культурная: документ закрепляет и передает культурные традиции, в частности, уровень научного и технического развития общества;
Специальные функции:
-управленческая: документ является инструментом управления, например плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы;
-правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм в обществе, например законодательные и нормативные акты;
- историческая: документ-это источник исторических сведений о развитии общества;
Документирование во многих случаях является обязательным. В Федеральном законе «О бухгалтерском учете» указано, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны быть оформлены оправдательными документами. Они служат учетными первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. В Законе «О бухгалтерском учете» (ст.9) перечислены обязательные реквизиты первичных учетных документов: наименование документа; дата составления; наименование экономического субъекта, составившего документ; содержание факта хозяйственной жизни; единица измерения; наименование должности лиц, совершивших операцию и ответственных за ее совершение; подписи этих лиц.
2. Классификация документов
Документы классифицируют по следующим признакам:
1. По месту составления. Бывают внешние и внутренние. Внешние документы поступаю в организацию со стороны (от контрагентов, банков, контролирующих органов и т.п.) – выписки банков, счета-фактуры, требования ИФНС. Внутренние документы создаются самой организацией (приходный ордер, платежное поручение).
2. По назначению. Документы делятся на:
- распорядительные. Это документы, которые содержат распоряжения или указания на выполнение тех или иных хозяйственных операций. (приказ на командировку, приказ о премировании и т.п.)
- оправдательные (исполнительные). Это документы, которые удостоверяют факт совершения хозяйственной операции. (приходный кассовый ордер, акт приемки материалов и т.п.)
- комбинированные. Это документы, которые одновременно являются и распорядительными и оправдательными. (расходный кассовый ордер, авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость…)
- документы бухгалтерского исполнения. Эти документы составляются, если для записи хозяйственной операции нет других документов, например бухгалтерская справка.
3. По способу охвата фактов. Делятся на разовые и накопительные.
4. По объему отраженных операций. Делятся на первичные и сводные.
5. По содержанию хозяйственных операций документы бывают материальные, денежные и расчетные.
Материальные- это документы, которые оформляют операцию по движению товарно-материальных ценностей, например накладные.
Денежные- это документы, которые служат основанием для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами, например приходные и расходные кассовые ордера, денежные чеки.
Расчетные – это документы, которые служат для оформления расчетных взаимоотношений организации со своими контрагентами (счета, счета-фактуры)
3. Бухгалтерская обработка документов
В ходе работы бухгалтер имеет дело с различными документами. Все факты хозяйственной жизни находят отражение на счетах бухгалтерского учета на основании первичных документов. Таким образом, бухгалтерским документом является любой материальный носитель данных бухгалтерского учета, который юридически подтверждает фак совершения хозяйственной информации. Правильное оформление и умение проверить первичные документы - основа квалифицированной работы бухгалтера.
Каждый первичный документ отражает одну хозяйственную операцию.
Первичный документ составляется на бланке типовой формы, заполняется от руки или на компьютере. Оформляется документ обычно в нескольких экземплярах, свободные строки в нем прочеркиваются. К первичным документам предъявляются определенные требования.
Для правильного составления документа необходимо:
- заполнять документ четко, разборчиво ручкой или с применением компьютерной техники;
- строго соблюдать установленную форму и реквизиты;
- точно излагать содержание;
- незаполненные пробелы прочеркивать;
- сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью;
В кассовых и банковских документах не допускается наличие исправлений, подчисток, помарок.
Выделяют следующие этапы обработки документов:
1. Проверка документа:
- проверка соблюдения формы и реквизитов;
- проверка законности сокращения операции;
- арифметическая проверка;
2. Таксировка (выражается в переводе натуральных измерителей в денежные)
3. Гашение. Это отметка на документе о его использовании. Как правило,ставятся штампы «получено» «оплачено» «погашено». Оперативному гашению подвергаются все денежные документы в целях предупреждения их повторного использования. Учетному гашению подвергаются документы после записи их по счетам.
4. Группировка документов по однородным признакам;
5. Перенос содержания документа в учетный регистр;
6. Подшивка и сдача в архив;
Особое внимание уделяется проверке документа. Различают формальную, счетную и логическую проверки.
При формальной проверке проверяют, все ли необходимые реквизиты заполнены, содержит ли документ необходимые подписи, нет ли в нем неоговоренных исправлений и помарок. Так, например, приходный кассовый ордер подписывается кассиром и главным бухгалтеров, а расходный - кассиром, главным бухгалтером и руководителем.
Счетная проверка позволяет установить правильность арифметических расчетов.
Проверка по существу выявляет законность зафиксированной в документе операции.
4. ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Документооборот- это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком. Все документы бухгалтерии, как и предприятия в целом, делятся на три документопотока: 1) входящие документы 2) исходящие документы 3) внутренние документы.
Предоставление документов в бухгалтерию и сроки их обработки регламентируются графиком документооборота, который составляет главный бухгалтер и утверждает руководитель. Как правило, график документооборота является приложением к учетной политике организации.
График оформляется либо в виде схемы, либо в виде перечня работ по формированию, проверке и обработке документов, заполняемых каждым подразделением и конкретным исполнителем с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Стадии документооборота:
1. Поступление документов со стороны и выписка их в организации;
2. Исполнение и доработка первичных документов в организации до поступления их в бухгалтерию;
3. Поступление документов в бухгалтерию;
4. Обработка документов в бухгалтерии;
5. Обеспечение текущего хранения документов;
6. Передача документов на хранение в архив;
ЗАДАНИЕ:
1. Изучить лекционный материал, согласно плану занятия.
2. Для самопроверки ответить на тест-вопросы. (Прилагаю)
3. Ответы прислать мне до 26 ноября 2020г. Схема ответа: № вопроса- буква ответа. Например: 1-г
Критерии оценки: «5» - правильных ответов не менее 15
«4» - правильных ответов не менее 12
«3» - правильных ответов не менее 9
«2» - правильных ответов менее 9