1. Представление мероприятия.
Общая информация о мероприятии: наименование, порядковый номер (фестиваля, конкурса), уровень, периодичность, категория участников, форма проведения и т. п.
2. Дата проведения мероприятия.
Анализируется с точки зрения своевременности действия. В случае тематического или календарного мероприятия, а также мероприятия, направленного на мемориализацию личности или знаменательного действия, помимо назначения самой даты здесь проводится анализ соответствия этой даты тематике культурно-массового мероприятия.
3. Время проведения мероприятия.
Анализ соответствия времени суток, выбранного для проведения мероприятия, с учетом его удобства для целевой аудитории и тематики мероприятия.
4. Цель проведения мероприятия.
Анализ ее логичности и реалистичности, соответствие данной цели, тематике проводимого мероприятия.
Определение задач, которые необходимо выполнить для достижения поставленной цели.
5. Анализ структуры мероприятия.
Анализируется форма культурно-массового мероприятия (фестиваль, смотр, конкурс, выставка, театрализованная постановка, концерт, тематический вечер, народное гуляние, обряды и ритуалы, вечер отдыха, дискотека, молодежный бал, карнавал, детский утренник, игровая программа и др.); органичность используемых форм в сочетании друг с другом; художественная выразительность и художественный уровень, оригинальность режиссерского решения, использование современных технических средств культурно-досуговой деятельности.
6. Производственные показатели приоритетных направлений деятельности учреждения:
а) просвещение - направления культурно-просветительской деятельности: эстетическое воспитание; патриотическое воспитание; нравственное, правовое, экологическое и др.;
б) организация досуга – для каких категорий населения данное мероприятие (дети, пожилые, молодежь, инвалиды, участники военных действий, люди, попавшие в трудную жизненную ситуацию и т. д.).
в) развитие жанров народного творчества – какие направления использованы в построении культурно-массового мероприятия (театральное, фольклорное, музыкальное, хореографическое, любительское искусство и т. д.).
г) сохранение традиционной народной культуры - использованный материал (артефакты, былины, сказки, особая фонограмма, народные инструменты, записи фольклорных экспедиций и т. д.).
7. Количественные показатели.
Анализируются количественные показатели затраченных и привлеченных ресурсов (кадровых, финансовых, информационных).
8. Выводы и предложения.
Итоговое заключение о культурно - массовом мероприятии с соответствующими выводами о качестве его проведения и предложениями по усовершенствованию. Запись вносится в журнал учета массовых мероприятий учреждения.
Анализирование культурно - массового мероприятия позволяет:
- создать единую базу мероприятий;
- улучшить качество проводимых мероприятий;
- более эффективно планировать творческие проекты на основании имеющейся статистики.
Кто должен заниматься таким кропотливым трудом, как проведение анализа культурно-массового мероприятия? Это функция методическая.
3. Этапы подготовки культурно-досуговых мероприятия.
Поскольку организация культурно-досуговых мероприятий деятельность творческая, то этапы подготовки всегда различные и могут варьироваться. Но основные этапы разработки театрализованных конкурсных программ выделить можно.
Организационно-подготовительный этап конкурсной программы включает:
1. Определение темы, идеи, целей и задач мероприятия. Каждый проект в сфере культуры начинается с идеи, с определения темы проекта, жанра, цели, идеи и задач, будет ли она востребована. Об этом надо иметь четкое представление, перед тем как разрабатывать этапы подготовки проекта.
Идея — это то, ради чего создается конкурс, основная мысль, основной вывод.
Очень многое зависит от четкого замысла, выбора жанров и формы проведения программы. Менеджер должен продумать все от начала до конца, от идеи до закрытия занавеса.
2. Разработка нормативных документов:
а) положение о проведении конкурса;
б) подготовка необходимых решений местной власти о проведении конкурса;
в) решение вопросов о финансировании конкурса хотя бы частично за счет бюджета; организация финансирования конкурса за счет спонсоров, рекламодателей, меценатов;
г) составление и утверждение сметы затрат;
д) разработка договоров и другие документы.
3. Создание организационного комитета по проведению конкурсной программы.
Творческо-постановочный этап включает:
1. Определение творческо-постановочной группы, в которую входят: директор, продюсер, режиссер-постановщик, сценарист, художник-постановщик, сценарист, главный бухгалтер, менеджер, звукорежиссер, художник по свету, хореограф, актерская труппа и др.
2. Написание сценарного плана и далее — собственно сценария, разработка оформительских эскизов. Сценарий — драматургическая основа мероприятия, драматургия — сюжетно-образная концепция зрелища. Создавая сценарий мероприятия, надо учитывать композицию — чередование номеров, которое обеспечивает нарастание эмоционального воздействия на зрителя.
Композиция состоит:
а) из завязки — события, с которого начинается основной конфликт; завязка может включать пролог — краткий рассказ;
б) экспозиции — начала театрализованной программы и инверсии — показа перед началом действия, чем закончится конфликт;
в) кульминации — пик конфликта;
г) развязки — исчерпывание конфликта, снятие напряжения;
д) финала — эмоционально-смыслового завершения мероприятия.
Также при создании сценария надо учитывать:
• действенность (много яркого действия);
• сиюминутность перевоплощения;
• конфликтность;
• актуальность темы;
• наличие игровых элементов;
• эффект сопереживания;
• «привязку» программы к событийной, жизненной основе.
3. Ведение переговоров с творческими коллективами и артистами, сбор заявок от участников, утверждение сценария, формирование жюри, утверждение ведущего. Переговоры надо проводить после того, как будет готов сценарный план. Когда утвердят состав участников, тогда необходимо утвердить и сценарий. Сбор заявок от участников и их фонограмм надо завершить за месяц до начала мероприятия. Жюри обычно формируется из представителей комитета по культуре, из специалистов по тематике конкурса, из театральной, актерской среды. По результатам проведения отбора на конкурсной основе утверждают ведущего мероприятия.
4. Организация репетиционного процесса:
а) застольные репетиции — знакомство со сценарием, распределение ролей, работа над текстом;
б) монтажные репетиции — монтаж света, музыки, эффектов, декораций, т. е. работа с техническими службами;
в) сводная репетиция — определение порядка выхода исполнителей;
г) прогонные репетиции — показ программы по кускам и полностью;
д) генеральная репетиция — показ всей программы с техническим обеспечением, костюмами и т. п.
Техническо-подготовительный этап предполагает:
1) мероприятия по аренде зала — подписание договора с арендодателем, условия выполнения бытового и технического райдеров, определение сроков и оплаты аренды;
2) заключение договоров на аренду реквизита и декораций, костюмов, оборудования для технического обеспечения мероприятия, светового и звукового оформления.
Этап рекламной деятельности состоит:
1) из подготовки и изготовления полиграфической и рекламной продукции: афиш, флайеров, программок, календариков, буклетов, видео-, аудиороликов, билетов;
2) размещения рекламы в СМИ:
• рассылка пресс-релизов во все федеральные и региональные средства массовой информации, по случаю проведения мероприятия;
• организация и участие в пресс-конференции по поводу мероприятия с размещением баннера;
• размещение информации о проведении мероприятия в ведущих СМИ региона;
• теле- и радиопродукция, реклама в электронных средств массовой информации:
- размещение в эфире всероссийской телекомпании рекламного ролика мероприятия с указанием генерального спонсора;
- размещение в эфире коммерческой радиостанции рекламного ролика мероприятия с указанием генерального спонсора;
- включение эксклюзивного интервью или сюжета о мероприятии в телевизионную версию или в программу на радиостанции;
- размещение информации о мероприятии на официальном сайте организации;
3) наружная реклама: размещение афиши о мероприятии на рекламных местах города, в вузах, бизнес-центрах и правительственных учреждениях;
4) внутренняя реклама: размещение баннера или рекламного щита во время и в месте проведения мероприятия; распространение рекламной продукции (программки, флаерсы и буклеты) на мероприятии.
5) Реализация билетов через театральные кассы города, распространителей, рассылка билетов с курьером по коллективным заявкам.
Завершающий этап организации театрализованного конкурса включает:
1. Проведение общего собрания персонала организации:
а) распределение полномочий на день проведения мероприятия;
б) разрешение вопросов, проблем, возникших в ходе подготовки.
2. Оформление сцены.
3. Выплату гонорара приглашенным исполнителям и коллективам, оплату работы режиссера, помощника режиссера, администратора, ведущих, звукорежиссера, художника по свету, хореографа и др.
4. Встречу и размещение жюри, гостей.
5. Написание творческого отчета по проведению мероприятия.
Умение четко организовать весь цикл мероприятий от замысла программы до обеспечения всех условий для создания конкурса и успешного его проведения — это показатель настоящего профессионализма менеджера-продюсера. Создание театрализованной конкурсной программы является сложным, многоступенчатым, творческо-производственным процессом, который объединяет множество направлений различной деятельности.
Мнения и опыт. Театрализованная программа «Театральные игры на Кубок Гертруды» в жанре «капустник» — одно из таких специальных театральных проектов. Она проходит в рамках программы «Театральный марафон» — ежегодных городских театрализованных конкурсов, объединяющих театральные курсы творческих вузов, коллективы разных жанров и молодых артистов театров.
Главная идея конкурсной программы «Театральные игры на Кубок Гертруды» — это выявление самых профессиональных, талантливых актерских и режиссерских коллективов среди театральных курсов творческих вузов, коллективов разных жанров и молодых артистов театров. Для награждения победителей организаторы приготовили диплом «Обладателя специального приза в номинации „Самый смешной номер"», диплом «Победителя в номинации „Самый музыкальный номер"» и диплом «Победителя в номинации „Самый танцевальный номер"». Самый главный приз — переходящий «Кубок Гертруды» и диплом «Обладателя Кубка Гертруды».
Конкурсы и лотереи могут быть возобновляемыми, ежегодными и разовыми. Основная разница между ними заключается в том, насколько часто они проводятся.
Возобновляемые конкурсы и лотереи проводятся постоянно в течение длительного промежутка времени (у них может не быть предварительно установленного конца). Так, радиостанция или телевизионный канал могут проводить конкурс «Бесплатный обед», в котором победитель награждается обедом на две персоны в местном ресторане (это пример совместно финансируемого рекламно-пропагандистского мероприятия).
Ежегодный конкурс или лотерея проводятся каждый год в одно и то же время. Их проведение становится традицией, способствующей продвижению товара или услуги. Чаще всего эти события приурочены к каким-либо праздникам, хотя это и не обязательно. Например, радиостанция может проводить каждый год один и тот же рождественский конкурс. При проведении ежегодных конкурсов обычно от раза к разу растет их уровень и количество участников.
Разовые конкурсы или лотереи появляются и исчезают, их длительность может составлять всего несколько недель. Их не планируют продолжать слишком долго или повторять, хотя организатор и может принять решение о том, чтобы возобновить какой-нибудь разовый конкурс в будущем.
План подготовки и проведения культурно-досугового мероприятия.
1. Этапы постановки досугового мероприятия:
Этап 1. Поиск средств художественной выразительности (метафора, аллегория, гротеск и т.п.)
Этап 2. Составление режиссерского сценария.
Сценарий (итал. scenario, от лат. scaena – сцена) – здесь: перечень основных действий представления, а также действующих лиц с указанием порядка и времени выхода на сцену.
Представляет из себя структуру из двух-трех колонок: в одной – сценарий мероприятия, в другой – режиссерские пометки и идеи, в третьей (возможно) – указания по звуку, свету и т.п.
Этап 3. Разработка музыкальной партитуры.
Партитура (итал. partitura, буквально — разделение, распределение, от лат. partio — разделяю, распределяю) – запись произведения для нескольких инструментов, голосов и т.п., содержащая полный текст всех партий.
Плей-лист (англ. play list – порядок проигрывания) – план проигрывания.
Этап 4. Подготовка световой партитуры.
Этап 5. Разработка оформления площадки.
Этап 6. Подготовка схем для рабочих сцены.
Этап 7. Составление плана подготовительных работ.
Этап 8. Организация репетиций.
Этап 9. Организация оформления площадки.
Этап 10. Подготовка необходимого реквизита.
Этап 11. Составление монтажного листа.
Этап 12. Если праздник проходит на разных площадках – составление плана действий.
Как обеспечить успех досугового мероприятия:
1. Продумайте приглашение к участию в деле (на ваш выбор):
— рекламные плакаты,
— пригласительные письма, билеты,
— «живая» театрализованная реклама,
— реклама через средства массовой информации.
2. Организуйте встречу участников и гостей (на ваш выбор):
— церемониал,
— сюжетная театрализация,
— принцип «выкупа» (чтобы стать участником, надо принять участие в мини-конкурсе, подарить книжку или елочную игрушку, «предъявить» поговорку, костюм и т.п.).
3. Продумайте «организационные моменты»:
— гардероб,
— настрой на восприятие (выставка, музыка),
— игры с залом.
4. Ход дела:
а) начало:
— знакомство,
— театрализованная заставка,
— технические эффекты,
— ритуал;
б) основная часть (сценарная или импровизационная),
в) завершающая часть (очень четкая и яркая):
— подведение итогов и награждение;
— раскрытие секрета,
— коллективная оценка или решение,
— ритуал,
— общая игра или песня.
5. Последействие (на ваш выбор):
— анализ,
— сообщение итогов через рекламные средства.