Требования к тексту СЛУЖЕБНЫХ документов

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РФ

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

ГОСТ Р 6.30-2003 г. от 03 марта 2003 г.

Требования к оформлению документов

 

ГОСТ Р 6.30-2003 г. устанавливает: состав реквизитов документов, схемы расположения реквизитов, требования к оформлению реквизитов, требования к бланкам.

СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

В стандарте определен список из 30 реквизитов (рас­положение их показано на схеме):

01 - Государственный герб РФ

02 - герб субъекта РФ

03 - эмблема организации или товарный знак

04 - код организации

05 - основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН)

06 - идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)

07 - код унифицированной формы документа

08 - наименование организации - автора документа

09 - справочные данные об организации (адрес, телефон/факс, № счета)

10 - наименование вида документа

11 - дата документа

12 - регистрационный номер (индекс) документа

13 - ссылка на регистрационный номер (индекс) документа-запроса при ответе на него

14 - место составления или издания документа

15 - адресат

16 - гриф утверждения документа

17 - резолюция

18 - заголовок к тексту

19 - отметка о контроле

20 - текст документа

21 - отметка о наличии приложений

22 - подпись

23 - гриф согласования документа

24 - визы согласования документа

25 - печать

26 - отметка о заверении копии

27 - отметка об исполнителе

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело

29 - отметка о поступлении документа в организацию

30 - идентификатор электронной копии документа

Формуляр-образец указывает место реквизитов на листе бумаги, а также определяет площадь рабочего и служебного полей.

Рабочее поле - место в документе, где располагаются реквизиты.

Служебное поле - поле для закрепления документа в технических средствах хранения.
СХЕМА РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ НА ФОРМАТЕ А4

УГЛОВОГО БЛАНКА по ГОСТ Р 6.30-2003

 

 

01 02 03 16 19   08 15 04 05 06 07 11 12 17 - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -     - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -       22 25   23 24 28 29

 

 

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

 

Эмблема организации или товарный знак оформляется на верхнем поле бланка над серединой наименования организации или слева на уровне наименования организации.

Наименование организации — автора документа. Указывается в точном соответствии с приведенным в Положении о данной орга­низации.Над ним указывают сокращенное наименование вышестоящего организации (при ее наличии).

Справочные данные об организации включают в себя: почтовыйадрес, номер телефона и факса, номер счета. Про­ставляются ниже наименования организации. Например: 630011,

г. Новосибирск, ул. Кирова, д. 76, тел. 66-12-72, факс 66-01-12

Наименование вида документа. Название документа должно соот­ветствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.

Дата. Оформляется арабскими цифрами в день подписания, издания документа, проведения совещания, коллегии, отправле­ния или получения документа. Например: 06.01.2004. Допускается словесно-цифровой способ оформ­ления даты, например: 30 января 2004 года, а также в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2004.01.29.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, кото­рый можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. На документах, составляемых совместно не­сколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Место составления или издания документа. На всех докумен­тах, кроме служебного письма, указывается местонахождение организации, которая создает документ. Например: г. Новосибирск.

Адресат. Название организации и структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фа­милию адресата — в дательном.

Например: Министерство культуры

Российской Федерации

Управление делами

А.И. Петрову

При адресовании документа в несколько однородных организа­ций их следует указывать обобщенно. Например: Администрации районов Московской области

Полный почтовый адрес указывается при направлении доку­мента разовым корреспондентам. Например: Редакция журнала “Новый мир”

Путинковский пер., д.12, Москва, 103806

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Каждый экземпляр такого документа обязательно подписывают.

При адресовании документа частному лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например: Гуляеву А.В.

ул.Садовая, д.5, кв.12

г.Москва, 115404

Место расположения адресата в правом верхнем углу документа. Каждый из элементов реквизита “Адресат” должен начинаться с новой строки. В конце смысловых строк знаки препинания не ставят. В середине строк знаки препинания сохраняют.

Гриф утверждения документа. Гриф утверждения документа оформляется в правом верхнем углу документа и состоит из слова “УТВЕРЖДАЮ”, наименования должности лица утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

Личная подпись А.А.Иванов

Дата

Если документ утверждается постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова “УТВЕРЖДЕНО”, названия утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

 

УТВЕРЖДЕНО Протоколом собрания коллектива училища от 16.03.2004 № 3

Резолюция. Резолюция, написанная на документе должностным лицом, включает в себя фамилию, инициалы исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

Например: Морозовой А.И.

Прошу подготовить проект договора

к 15.10.2004

Личная подпись

Дата

Резолюцию пишут от руки, располагая между адресатом и текстом или на любом свободном месте документа.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание докумен­та. Он должен точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа, например: приказ (о чем?) “Об итогах работы за первое полуго­дие 1999 года”; протокол (чего?) “Заседания педагогического со­вета”, должностная инструкция (кого?) “кассира”. Заголовок может состоять из нескольких строк. Длина строки - не более 28 знаков. Смысловые строки пишут без переносов, кавычек и знаков препинания в конце строки.

Отметка о контроле обозначается буквой “К”, словом или штампом “Контроль”.

Текст. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих форм. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Связный текст состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть, например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления - просьбу без пояснения.

Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме: Приложение: на 10 л. в 2 экз.

Подпись. В состав этого реквизита входят наименование дол­жности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформлен­ном на бланке), личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия). Например:

Директор института Л. подпись Н.А.Сергеев

При подписании документа несколькими должностными лица­ми их подписи располагают одну под другой в последовательнос­ти, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных долж­ностей их подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Например:

Председатель комиссии Л.подпись Н.В.Куликов

Члены комиссии: Л.подпись К.М.Матвеев

Л.подпись Л.И.Иванов

Л.подпись М.Н.Филатов

Реквизит «Подпись» отделяется от текста 2 – 4 интервалами.

Гриф согласования. Состоит из слова “ СОГЛАСОВАНО”, наименования должности лица, с которым согласовывается доку­мент (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Например:

 

СОГЛАСОВАНО Начальник управления НПО Министерства общего и среднего профессионального образования Подпись ___________ Е.Я.Бутко Дата

Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания педагогического совета колледжа 10.02.2004 № 5

 

Грифы согласования располагают ниже реквизита “подпись” или на отдельном листе согласования.

Визы. Согласование документа оформляют визой согласования, включающей в себя должность, личную подпись, расшифровку подписи и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела

Л. подпись А.В.Сидорова

Дата

В служебных письмах визируется экземпляр, который остается в деле организации. В приказах, распоряжениях, постановлениях визируется первый экземпляр (подлинник).

Печать. На документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты расходования денежных средств и мате­риальных ценностей, а также специально предусмотренных пра­вовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заве­рена печатью (гербовой, круглой). Оттиск печати следует простав­лять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Например:

Начальник управления М.П. Подпись Г.В.Сидоров

Отметка о заверении копий документа. При заверении копий документа ниже реквизита “Подпись” проставляют заверительную надпись “Верно”, наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения. Например:

Верно

Инспектор отдела кадров Подпись А.С.Смирнов

Дата

При пересылке копии документов в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона.

Располагаются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:

Ю.М.Аксенов

122-50-32

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: слова “В дело”, номер дела, в котором будет храниться документ, подпись исполнителя документа или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ и дату.

Отметка о поступлении документа. Располагается в правом нижнем углу первого листа документа и включает очередной порядковый номер и дату поступления документа. Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

 

 

Требования к бланкам

 

Бланк документа – стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и имеется место для переменной информации.

Документы изготавливают на бланках. Основные требования к бланкам определены ГОСТом Р 6.30-2003.

Установлено два формата бланков документов - А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210). Бланки документов должны иметь поля не менее: левое, верх­нее и нижнее - 20 мм, правое - 10 мм.

ГОСТ устанавливает три вида бланков: общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа.

Реквизиты общего бланка: эмблема, наименование организации, место для названия вида документа, дата и номер, место составления.

Реквизиты бланка конкретного вида документа: эмблема, наименование организации, наименование вида документа, дата и номер, место составления.

Реквизиты бланка письма: эмблема, наименование организации, справочные данные об организации (адрес, телефон/факс, номер счета), дата и номер, ссылка на номер и дату входящего документа.

Бланки каждого вида могут изготавливаться с угловым и продольным расположением реквизитов. Продольное расположение заголовочной части документа предполагает расположение реквизитов вдоль верхней части листа с их центровкой.

Чаще используют угловое расположение реквизитов в верхней левой части листа, когда все строки начинают от левой границы рабочего поля. В правом верхнем углу от левой границы располагают такие реквизиты как адресат и гриф утверждения.

Применяют и угловое центрованное расположение реквизитов. В этом случае их центруют относительно половины листа документа. Для этого вставляют таблицу из 2-х колонок.

Изображение герба или эмблемы на бланках с про­дольным расположением реквизитов помещают в центре верхнего поля, а на бланках с угловым рас­положением реквизитов - над серединой строки наименования организации или перед названием организации. Диаметр изображения не должен превышать 20 мм. Номера проставляют посередине верхнего поля документа.

Требования к тексту СЛУЖЕБНЫХ документов

Текст документов на бланках формата А4 и А5 печатается через один межстрочный интервал и выравнивается по ширине (также установить «автоперенос слов»).

Реквизиты документа отделяют друг от друга одним-двумя меж­строчными интервалами.

Название организации, название вида документа печатают прописными буквами жирным шрифтом № 12 - 14.

Текст разбивается на смысловые абзацы, начинающиеся с красной строки (1,25 см.), а остальные строки печатаются от границы левого поля.

Номера пунктов и подпунктов проставляются с красной строки арабскими цифрами.

Расшифровку подписи в реквизите “подпись” печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов 28 зна­ков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (пять строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Знаки препинания в кон­це строк и в конце заголовка не ставят.

При печатании документов соблюдают следующие правила:

- от границы левого поля печатают реквизиты углового бланка: название организации, название вида документа, заголо­вок к тексту, текст (разбивается на абзацы, начинающиеся с красной строки и выравнивается по ширине), отметка о наличии прило­жений, фамилия исполнителя и номер его телефона, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, наимено­вания должности в реквизите “подпись”, гриф и визы согласования, заверительной надписи “Верно”, а также слов “СЛУШАЛИ”, “ВЫ­СТУПИЛИ”, “РЕШИЛИ”, “ПОСТАНОВИЛИ”, “ПРИКАЗЫВАЮ”, “ПРЕДЛАГАЮ”.

Номера страниц, кроме первого, проставляют посередине верхнего поля листа документа

арабскими цифрами без слова “страница” (“стр.”) и знаков препинания («Вставка, номера страниц)