Систематизация документов и формирование их в дела в XVIII в. были более четкими, чем в период XVI – XVII вв. В отдельные дела группировались указы царя и Сената, журналы и протоколы. В основе объединения этих документов лежали номинальный, авторский и хронологический признаки. Основная масса первичных комплексов коллегий и местных учреждений формировалась по предметно-вопросному признаку. Так как структурные подразделения коллегий и местные учреждения ведали определенными территориями, то нередко в основе объединения документов лежали корреспондентский и географический признаки. В Военной коллегии дела формировались отдельно на каждый полк, например: «Ярославского пехотного полку списки и сказки».
В XVIII в. утверждается термин для обозначения хранилищ документов – «архив». В Генеральный регламент 1720 г. Была включена специальная глава «О архивах», в которой говорилось, что «книги, документы и дела» хранятся в канцеляриях три года. Это – так называемые текущие архивы. По истечении трех лет документы. Кроме тех, которые оставались в канцеляриях «для справки» («особлевые уставы, регламенты» и книги), должны были сдаваться в архив коллегии «с распискою архивариусу».
Кроме того, предполагалось создавать и государственные архивы. Ими должны были стать архивы при Коллегии иностранных дел, для хранения документов, не касающихся «приходу и расходу», и при Ревизион-коллегий для документов по учету доходов и расходов.
Однако государственные архивы при этих коллегиях не были созданы. Указом 1724 г. был образован архив старых государственных дел, где хранились документы Посольского приказа. Сформировался архив вотчинной коллегии. Создавались архивы Сената и Синода. В связи с проходившим в 60-х годах XVIII в. Генеральным межеванием в 1768 г. При Московской межевой канцелярии был учрежден специальный архив – «межевая архива».
В «Общем наказе губернаторам, воеводам и их товарищам» 1728 г. было указано учредить особые провинциальные (губернские) архивы. Согласно «Учреждениям для управления губерний» в местных учреждениях создавались два архива: текущий для документов, использовавшихся в справочной работе, и окончательный, куда сдавались по описи, исполненные и законченные производством дела.
Организации хранения документов придавалось значение и в вотчинных хозяйствах. В наказе А.М. Черкасского была специальная глава «О расписке новому приемщику с прежним», в которой устанавливалась процедура приема-сдачи дел при смене приказчиков.
В архиве дела описывались, к описям составлялись алфавиты личных имен. В коллегиях архивом ведал актуариус. Он должен был все исполненные документы «прилежно собирать» и описывать их в особом реестре, по которому отмечались выдача во временное пользование и возвращение документов.
Заключение
Подводя итоги, можно отметить существенные отличия в организации управления и делопроизводства от предшествующего периода. В XVIII в. была создана новая система органов управления с единообразной структурой учреждений, четко установленной компетентностью и коллегиальной формой деятельности. Сложилась строгая иерархия учреждений и должностных лиц, которые при исполнении своих обязанностей руководствовались определенными документами: уставами, регламентами, инструкциями. Для чиновников всех рангов был создан единый текст присяги, зафиксированный в Генеральном регламенте.
Изменились состав и положение чиновничества. Введение новых критериев оценки годности служебной деятельности и денежное (а не натуральное) его содержание поставило чиновничество в подчинение неограниченной власти монарха.
Делопроизводство регулировалось специальными законодательными актами и представляло собой законченный технологический цикл создания и обработки документов, их регистрации, организации справочной службы, контроля за исполнением. Как самостоятельная область более четко оформлялась деятельность архивов.
Нарушение установленных правил документирования, хранения и использования документов (хищение документов, искажение их смысла при составлении, подделка и разглашение решений) каралось наказанием смертной казнью («чести, живота и пожитков лишить»), ссылкой, конфискацией имущества, лишением чина или денежным штрафом.
Список использованной литературы:
1. Балакина Т.И. История русской культуры. – М.: Издательский центр «АЗ», 1995.
2. Кудрявцев В.А. и др. Организация работы с документами. - М.: ИНФРА-М, 1998
3. Панфилова Т.А., Кондратьева Т.Н. Документоведение и делопроизводство. – М.: ВАГРИУС, 2004.
4. Чистяков И.О. История отечественного государства и права. - М.: Юрист, 1996.