Большое внимание в законодательных актах XVIII в. Уделялось охране интересов государства и государственной тайны. Например, глава 1 Генерального регламента предписывала «тайные дела содержать в тайне». Задачу охраны документов ставила их регистрация. Одновременно регистрационные журналы исполняли роль справочного аппарата: «…по журналу можно найти, что в регистратуре искать надобно». Кроме того, регистрация оказывала помощь в осуществлении контроля за исполнением документов, их систематизации, так как регистрационные журналы велись по каждой группе документов.
На поступившем документе регистратор проставлял номер и дату получения. В общем журнале («повседневной записке») давалось содержание документа с указанием, которое послано на исполнение. Кроме того, для учета входящих документов велись две книги («регистратуры»): в книгу «С» записывались в хронологической последовательности документы, полученные от государя и Сената, к ней прилагался реестр зарегистрированных документов; в книгу «Д» - документы других коллегий и местных учреждений. К книге «Д» составлялся реестр с указанием адресатов – коллегий и провинций, откуда получены документы.
Регистрация исходящих документов проводилась следующим образом. В книги «А» регистрировались документы, адресованные царю. Указывались дата «посланного» документа, его краткое содержание, «к кому, куда отправлено».
Затем копиист переписывал в книгу текст документа «с числом и подписанием всех чинов». В книге «В» таким же образом регистрировались документы, отправляемые в другие коллегии, губернским учреждениям и отдельным лицам.
Аналогичный способ регистрации вводился и в местных учреждениях. Согласно закону «Учреждения для управления губернией» 1775 г. для получаемых документов велся «реестр входящих бумаг», для отправляемых – реестр документов, посылаемых в вышестоящие учреждения (рапорты, донесения, представления), и реестр документов, посылаемых равным и подчиненным учреждениям и лицам.
Принятый в государственных учреждениях порядок делопроизводства (в том числе и регистрация) копировался и в вотчинных хозяйствах. Так, в наказе Б.П. Шереметьева дается распоряжение надзирателям записывать в особые тетради мирские приговоры о раскладке повинностей, в наказе А.М. Черкасского 1719 г. Приказчику предписывалось регистрировать крестьянские челобитные в «книге для справы», в инструкции по ведению учетных и отчетных документов 1726 г. Указывалось: «Присланные государя нашего указы все записывать в книги именно и всем быть за рукою приказною».
В особый вид работы с документами выделяется контроль за их исполнением. При Петре I одновременно с созданием нового аппарата управления образуются органы контроля. По указам от 2 и 5 марта 1711 г. Учреждается должность фискала – специальная централизованная надзорная система. Важнейшей задачей, которой было путем негласного надзора и изучения канцелярского делопроизводства следить за исполнением указов и регламентов должностными лицами, за соблюдением имущественных интересов казны. Контрольные функции осуществляли последовательно генерал-ревизор, обер-секретарь сената и с 1722 г. – генерал-прокурор. В инструкции «Должность генерал-прокурора» определена главная его обязанность: «Следить, чтобы Сенат во всех делах, которые к сенацкому рассмотрению и решению подлежат, истинно, ревностно и порядочно, без потеряния времени по указам и регламентам, отправлял», следить за очередностью рассмотрения челобитных, за тем, чтобы «не совершалось подлогов документов и не плодилась волокита».
В указе от 27 апреля 1722 г. «О должности сената» устанавливалось иметь подробную роспись неисполненных дел. Особо отмечалась необходимость исполнять немедленно указы и памяти государя, «ибо как может государево управлено быть, егда указы действительны не будут: нонеже призрение указов ничем рознится с изменою…». Во многих указах оговаривались сроки исполнения документов: отправлять в тот же день, когда принято решение, а срочные «того же часу сказывать». При Сенате была учреждена специальная должность экзекутора, в обязанности которого входило записывать в особую книгу исходящие документы с отметкой о времени и способе их отправления, составлять рапорты об исполнении. Устанавливать штрафы за «недоношение» об исполнении сенаторских указов: за первый просроченный месяц – 100 руб., за второй – 200, за третий – 300, за четвертый – 400, и за пятый – лишение всего и вечная работа в галерах. Обязанность исполнять сенатские указы и докладывать об этом Сенату в установленные сроки была закреплена в наказе губернаторам и воеводам в 1728 г.
Непосредственный контроль за исполнением документов должен был осуществляться следующим образом. Прокурор коллегии наблюдал за порядком, законностью решения дел, за деятельностью канцелярии, за исполнением указов местными учреждениями. Он вел книгу, в которой записывалось, когда какой указ составлен, что по указу исполнено и в какое время.
За исполнением решений, принятых коллегий, наблюдал нотариус, который вел «роспись», «какие дела в прошлой неделе не вершены», т.е. в нее вносились все документы, прежде всего указы Сената и царя, намеченные к слушанию. Эта роспись во время заседаний находилась на столе перед президентом, поэтому называлась настольным реестром. В канцелярии велись реестры по «исполненным и вершенным, но не исполненным» документам.
Устанавливались сроки исполнения отдельных групп документов. На решение государственных дел отводилась одна неделя, на справки по ним в губерниях устанавливался «поверстный» срок: по два дня на 100 верст в один конец. Частные дела по жалобам должны были решаться не более чем в течение шести месяцев.
В настоящем реестре местных учреждений предписывалось указывать, когда какой документ поступил, когда должен рассматриваться на заседании, какое принято решение, что указы по этому поводу разосланы и исполнены. Однако, несмотря на угрозу смертной казни за просрочку решения вопроса, документы исполнялись медленно, а многие просто не исполнялись.