Нормативными актами пытались регулировать обмен корреспонденцией. Устанавливалось, например, что Сенат посылает указы, об исполнении которых получает рапорты. С 1721 г. Сенату было запрещено издавать общегосударственные решения от своего имени.
Большое количество челобитных на имя императора вызывало ряд указов, запрещавших такую практику. За обращение непосредственно к царю, минуя соответствующие инстанции, устанавливалось наказание. В 1720 г. При Сенате была создана должность «ради приема челобитен», получившая впоследствии название рекетмейстера.
Генеральным регламентом определялось, что «коллежская корреспонденция» состоит из доношений царю и Сенату, копий решений, отчетов о деятельности, «реляций» (отчетов) и ведомостей губернаторов и воевод. При этом оговаривалось, что деловая переписка должна быть серьезно обоснованной. Указом «О должности Сената» 1722 г. Коллегиям и местным учреждениям предписывалось представлять в определенные сроки Сенату отчетные ведомости. Ежемесячно коллегии подавали в Сенат ведомости о входящих и исходящих документах.
Закон «Учреждения для управления губерний» подробнее определил порядок обмена документами между учреждениями. Губернаторы получали от верховной власти указы, представляли рапорты, доношения, давали учреждениям губернии предложения, получая от них представления. С городничими и земскими исправниками губернаторы сносились предписаниями, получая от них рапорты и доношения.
Итак, сверху вниз шли указы и повеления, снизу вверх – рапорты и доношения. Равностоящие учреждения обменивались сношениями и сообщениями. Создавалась иерархия не только учреждений, но и документов. Некоторыми актами пытались определить порядок направления основных документопотоков. Так, указом «О должности Сената» определялось, что губернаторы и воеводы могут писать в канцелярию Сената лишь по тем вопросам, которые не правомочны решать коллегии: «…яко о начатии какой войны, мора, какого замешания (беспорядка) или каких припадков» (особых происшествий). Указами 1700 г. «О неподаче просьб мимо присутственных мест государю, кроме великих государственных дел» и 1718 г. «О неподаче государю прошений о таких делах, которые принадлежат до рассмотрения на то учрежденных правительственных мест» определялись уровень решения вопроса и порядок движения документов, а также какие вопросы правомочны были решать Сенат, коллегии и губернские присутствия. Указом 1719 г. Запрещалось подавать просьбы в высший суд, минуя низший.
Регламентировался порядок решения вопросов. Указом от 9 марта 1711г. «О порядке заседаний и делопроизводства…» устанавливался принцип единогласного решения дел, рассматривавшихся в Сенате. Однако такой порядок был отменен указом от 4 апреля 1714 г., где предписывалось «куда больше голосов явиться, так и вершить», т.е. выносить решения по большинству голосов. Если же Сенат не мог вынести решение, то свои предложения и мнения должен был сообщать государю. Обсуждение и решение вопросов, подведомственных Сенату, проводилось присутствием, т.е. общим собранием сенаторов.
Порядок обсуждения вопросов в Сенате подробно описан в указе от 27 апреля 1722 г. «О должности Сената». Дела слушались в порядке, определенном особым реестром («а не выбором»). Обер-секретарь докладывал присутствию дела «по очереди» или степени их важности. С помощью песочных часов генерал-прокурор, ведущий заседание, устанавливал регламент выступлений. Решенные вопросы записывались в протокол, который подписывали все члены Сената. Особым пунктом указа определялось: «Никакое дело исполнено бытии надлежит словесно, но все письменно». Менее важные вопросы рассматривались в возникших в разное время структурных подразделениях Сената.
В коллегиях сначала рассматривались государственные дела, а затем частные. После доклада секретаря каждое дело обстоятельно обсуждалось, и члены коллегии высказывали свое мнение свободно «по своей присяге», по правому своему разумению и совести». Особое мнение записывалось в протокол. Все члены коллегии скрепляли решение и подписывали указы по принятым решениям.
Принимали документы секретари. Причем и в Генеральном регламенте, и в «Учреждениях для управления губерний» подчеркивалось, что документы принимались только в присутствии, т.е. в самом учреждении. Указы царя и Сената предписывалось распечатывать президенту или вице-президенту коллегии, старший советник принимал и распечатывал письма от других коллегий и из провинций. Регламентировался порядок приема доношений: они принимались в коллегии («а не в дому» президента), вскрывались секретарем в присутствии членов коллегии, регистрировались, и назначался день рассмотрения дела. Отметку о поступлении дела в верхнем правом углу или по верхнему полю первой лицевой стороны документа делал секретарь: проставлял дату поступления, номер. Пометку на поле, кому передать документ на исполнение. Исполнитель, принимая документ, расписывался в квитанционной книге.
Статьей VIII указа «О должности генерал-прокурора» 1722 г. Был определен порядок рассылки правительственных документов: не по почте, а с экзекутором, который должен был отчитываться рапортом о том, «что сделано» или «зачем нельзя было сделать».