Законодательством предусмотрена возможность сдачи отчетности тремя способами:
o Лично или через представителя;
o Ценным письмом по почте с описью вложения;
o Через интернетв электронной форме.
Первые два способа не вызывают вопросов, но для некоторых хозяйствующих субъектов такие способы стали невозможными. Например, согласно п. 3 ст. 80 и п. 5 ст. 174 НК РФ все плательщики НДС, в том числе налоговые агенты, обязаны представлять налоговые декларации по НДС только в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи. Аналогичные ограничения касаются деклараций по НДФЛ, расчета по страховым взносам и других. Прежде чем выбрать программный продукт, необходимо разобраться с технологической стороной.
Ø Существуют три схемы отправки отчетов: прямая; представительская; порталы.
| Название схемы | Суть схемы | Плюсы | Минусы |
| Прямая | § Заключается договор с оператором электронного документооборота или посредником. § Абоненту предоставляется программа для отправки отчетности. § На руководителя или иное правомочное лицо выпускается электронная цифровая подпись. | C Гарантирован полный контроль работы по сдаче отчетности. C Есть возможность получать сообщения и требования от ФНС. C При подключении нескольких организаций можно сэкономить. | D Ежегодные платежи. D Для отправки отчетов нужен пользователь, который понимает процесс, знает требования и следит за сроками. |
| Представительская | § Отчетность отправляется через организацию, у которой есть программный комплекс, позволяющий отправлять отчетность других организаций или ИП. | C Низкая цена разовой отправки (от 100 рублей). C Самый простой вариант: пришел к представителю – и за тебя все сдали. | D Полная зависимость от добросовестности представителя. D Отсутствие обратной связи по сдаче отчетности (если иное не указано в договоре). D Отсутствует возможность получать требования и запросы от ФНС и отвечать на них. |
| Государственные порталы | § Организация покупает «ключ» к ЭЦП у любого аккредитованного удостоверяющего центра и сдает отчетность через госпорталы. | C Минимальные затраты — только на ЭЦП. | D Отдельная регистрация на каждом портале. D Различная логика работы на разных сайтах. D Полностью отсутствует помощь и поддержка. |
Внимание! Прежде чем выбрать оператора, убедитесь, что он включен в официальный список операторов электронной отчетности.
В России зарегистрировано 119 операторов электронного документооборота – их список размещен на сайте ФНС РФ. Лидеры на этом рынке постоянно меняются. Самыми крупными (по числу абонентов) являются:
ü Тензор (продукт — Сбис);
ü Калуга Астрал (продукт — Астрал Отчет и множество так называемых интеграционных проектов, где Калуга Астрал фигурирует только как спецоператор связи: 1С-отчетность, Мое дело, Небо и другие);
ü СКБ Контур (продукты: Контур-Экстерн, Эльба и Бухгалтерия.Контур);
ü Такском (продукты: Доклайнер и 1С-Спринтер).
Ø Критерии выбора продукта для отправки отчетности.
| Критерий | Комментарии | |
| Возможности компьютера. | § Технологически существуют два типа программ: 1. offline — система на компьютере (копия на внешнем жестком диске или флешке); 2. online — облачные технологии, работа с любого компьютера в сети интернет. § К первой группе относятся такие программные продукты, как СБИС++, 1С-Отчетность, Астрал Отчет и другие. § Со второй группой все очень сложно. Пользователи думают, что онлайн — это возможность работать с любого компьютера, где есть Интернет. Например, программа Контур-Экстерн. Вся отчетность создается и загружается на портале Контура, но при этом на рабочее место обязательно должно быть установлено средство криптографической защиты информации (СКЗИ). Надо учитывать, что в случае установки СКЗИ на компьютер, работать с любой машины невозможно. Если СКЗИ не устанавливается на компьютер — это online. К таким программным продуктам относятся Бухгалтерия.Контур и калужские интеграционные решения: Бухсофт, МоеДело, Главбух и другие. | |
| Стоимость. | § Всегда уточняйте, что именно входит в стоимость. И если эти услуги Вам не нужны — откажитесь от них или поищите другого спецоператора связи. Необходимо правильно расставить приоритеты и понять, что Вы хотите получить от программы: только отправку отчетности или дополнительный сервис. Может оказаться, что за дополнительную плату предоставлены опции, которые Вам не нужны. Операторы предоставляют разнообразный перечень дополнительных услуг: ü Выполнение работы профессионального бухгалтера в автоматическом режиме (сервис сам составляет расчеты по налогам и взносам, клиент одним нажатием кнопки отправляет отчеты во все контролирующие органы). ü Регистрация ЭЦП. ü Обучение работе в сервисе. ü Предоставление бухгалтерских консультаций. ü Предоставление нормативной базы. ü Хранение данных. | |
| Функционал. | § Минимальные требования к системе (кроме отправки ФНС, ПФР, ФСС и Росстат) — письма, сверки, система подготовки и проверки отчетности, возможность загрузки отчетных файлов из других программ. Многим пользователям нужен именно этот функционал, простой и базовый, не обвешанный дополнительными «бантиками». | |
| Интерфейс. | § Обратите внимание на интерфейс. Хороший интерфейс — интуитивно понятный интерфейс, а значит, и обучения работе в программе не потребуется. | |
| Тариф. | § Необходимо также учесть, сколько у вас абонентов: если компаний в Вашем ведении много, нужно обязательно спрашивать поставщиков о тарифе для группы компаний. Это обычно выгодно. |
Ø Общий порядок подключения к отправке отчетности
· Список документов, необходимых для сдачи отчетности:
ü заявление на подключение;
ü договор оказания услуг оператора;
ü соглашение об обмене в системе ЭДО;
ü документы на оформление ЭЦП (по общему правилу они включают заверенные копии ИНН и ОГРН компании/ИП, а также паспорт и СНИЛС руководителя).
Отчетность в государственные органы по ТКС передается в зашифрованном виде за подписью сертификата ЭЦП, оформленного на сотрудника, имеющего право подписи. Обычно это руководитель организации.
· Регистрация сертификата электронной цифровой подписи.
ЭЦП используется для подтверждения подлинности документов, передаваемых по телекоммуникационным каналам связи:
ü удостоверяет, что подписанный текст исходит от лица, поставившего подпись;
ü защищает подписанный документ от искажений.
Поставщики электронной отчетности предоставляют услуги по регистрации сертификата ЭЦП. Прежде чем регистрировать сертификат ЭЦП, определите круг применения подписи. Возможно, необходимо подписывать не только электронную отчетность. В случае заинтересованности в расширении зоны применения ЭЦП поинтересуйтесь у спецоператора связи о возможностях применения ЭЦП.
В среднем цена регистрации сертификата ЭЦП составляет от 500 до 3500 рублей.
Структура цены.
Для примера рассмотрим сайты следующих компаний: Бухгалтерия.Контур; Астрал Отчет;Контур. Экстерн; МоеДело; Небо.
Ø Условное ценовое сравнение для одной организации на общем режиме.
| 1С-Отчетность | Астрал Отчет | Бухгалтерия.Контур | Контур. Экстерн | Мое Дело | Сбис | Такском | |
| Цена за год | 24 996 | ||||||
| Технология | Оffline | Offline | Online | Online | Online | Offline | Offline |
| Техническая поддержка | 24 часа | 24 часа | 24 часа | 24 часа | 24 часа | 24 часа | 24 часа |
Для сравнения выбрана только отправка отчетности. Цена возрастает при выборе дополнительных услуг.
Для сравнительного анализа не учтено ценовое предложение компании Небо, т.к. у нее цена установлена за отправку каждого отчета. Цена составляет в Москве и области 170 рублей в других регионах 100 рублей. Разброс цен очень большой, как правило, за высокой ценой скрывается дополнительный сервис.
Ø Переход с одной программы отправки отчетности на другую.
· Принимая решение о смене программного продукта, выбирайте оптимальное время для перехода. Лучше это делать в несезонные месяцы, то есть те, в которые нет квартальной, полугодовой или годовой отчетности.
· Стоит обязательноучитыватьи сроки подключения к отправке отчетности, они могут варьироваться от 1 до 10 дней.
· Конечной стадией подключения к отправке отчетности через любого спецоператора связи станет регистрация на сервере налоговой. Этот технический аспект не поддается корректировке, то есть нельзя поторопить процедуру. Как правило, регистрация на сервере налоговой проходит быстро, но иногда в госоргане случаются сбои. Именно поэтому категорически не рекомендуем оформлять ЭЦП в последний день отчетного периода — опасность опоздать с отправкой нужного отчета будет вполне реальной.
· В случае смены программы в середине года лучше предусмотреть возможность переноса отчетов из одной программы в другую.