Содержание
Введение
1. Полное и сокращенное наименование организации, ее организационно-правовая форма. История организации. Краткое описание нормативной базы, регулирующей деятельность организации, характер фактически применяемых информационных технологий
2. Графическое описание организационной структуры управления, определение типа ее модели, наименование и краткое описание основных структурных подразделений организации
3. Характеристика кадрового потенциала организации, действующей системы оплаты, стимулирования и мотивации труда
4. Анализ работы государственных служащих с обращениями граждан
5. Краткое описание системы документооборота, реализуемой в организации
6. Описание технологии принятия управленческих решений
Заключение
Список литературы
Приложения
Введение
государственный обращение документооборот
Преддипломная практика является важным завершающим этапом в процессе подготовки студентов, обучающихся по специальностям "Государственное и муниципальное управление". Преддипломная практика проходила в администрации города Миасс Челябинской области с целью закрепление теоретических знаний, приобретение практических навыков и информационно-аналитическая подготовка к написанию дипломной работы.
Объект практики - Администрация Миасского городского округа.
Субъект практики - Отдел по работе с обращением граждан
Цель практики - рассмотреть организацию работы отдела по работе с обращениями граждан и дать рекомендации по ее совершенствованию. Сбор практической информации для выполнения дипломной работы.
Задачи:
1.Закрепить и развить на практике полученные теоретические знания.
2.Познакомиться со структурой, функциями и полномочиями отдела по работе с обращениями граждан.
3.Изучить и проанализировать нормативно-правовое и документальное обеспечение, регламентирующее деятельность организации.
4.Провести характеристику персонала.
5.Освоить различные виды, формы и методы управленческой деятельности, основы управленческой культуры.
6.Рассмотреть показатели результативности и экономической эффективности деятельности объекта практики системе государственного управления.
7.Приобрести профессиональные качества будущего специалиста по государственному и муниципальному управлению.
Методы исследования:
1.Наблюдение за работой специалистов, за документооборотом, за процессом принятия управленческих решений, направленных на достижение поставленных задач.
2.Опросы специалистов с целью получения дополнительной информации о работе, функциях, полномочиях объекта практики.
3.Анализ различных документов, которые определяют формирование системы государственного управления.
Полное и сокращенное наименование организации, ее организационно-правовая форма. История организации. Краткое описание нормативной базы, регулирующей деятельность организации, характер фактически применяемых информационных технологий
Местом прохождения преддипломной практики являлся отдел по работе с обращением граждан, которое является структурным подразделением в Администрации Миасского городского округа.
Администрация Миасского городского округа (сокращенно - Администрация МГО) исполнительный орган местного самоуправления в муниципальном образовании.
Согласно статье 54 Устава Миасского городского округа Администрация Округа является исполнительно-распорядительным органом Округа, наделенным полномочиями по решению вопросов местного значения настоящим Уставом и полномочиями по осуществлению отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления Округа федеральными законами и законами Челябинской области.
Администрация Округа является муниципальным казенным учреждением, образуемым для осуществления управленческих функций, и подлежит государственной регистрации в качестве юридического лица в соответствии с федеральным законом. Срок полномочий Администрации Округа неограничен.
Администрация Округа подотчетна и подконтрольна Собранию депутатов Округа.
Администрация Округа подотчетна и подконтрольна органам государственной власти по отдельным направлениям своей деятельности в соответствии с федеральными законами и законами Челябинской области.
Администрацией Округа руководит Глава Администрации Округа на принципах единоначалия.
Администрация Округа осуществляет свою деятельность в соответствии с законодательством Российской Федерации и Челябинской области, Уставом, Решениями Собрания депутатов Округа, Постановлениями и Распоряжениями Администрации Округа.
Деятельность отдела по работе с обращением граждан имеет длительную историю. Отдел по работе с обращениями граждан образован в соответствии с утверждённой структурой Администрации Миасского городского округа (решение Собрания депутатов Миасского городского округа от 23.04.2010 г. №3).Свою организационную форму в виде отдела данное подразделение приобрело в составе структуры Администрации, утверждённой Решением Собрания депутатов от 25.07.2010 года №18 «Об утверждении структуры и лимита численности Администрации Миасского городского округа». Данное подразделение имело наименование Управление организационной и контрольной работы. В тоже время как отдел муниципальной службы и кадров являлся самостоятельным структурным подразделением.
Отдел состоял из 2 служащих: одного начальника и одного специалистов. Отдел осуществлял свою деятельность под непосредственным руководством заместителя главы Администрации (руководитель аппарата) и руководствовался Положением об отделе по работе с обращением граждан.
Согласно указанному Положению основными задачами отдела являлись:
1) обеспечение права граждан на беспрепятственное обращение к Главе Администрации МГО, его заместителям с обращениями (предложениями, заявлениями, жалобами) по публичным и частным вопросам, в том числе за защитой своих конституционных прав, свобод и охраняемых законом интересов, или прав и свобод других лиц, коллективно, индивидуально, лично, либо по информационным системам общего пользования;
2) обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан.
Отдел осуществляет следующие функции:
1) Организует приёмы граждан по личным вопросам Главой Администрации МГО и его заместителями:
- составляет график приёмов граждан по личным вопросам Главой Администрации и его заместителями;
- осуществляет запись граждан на приём к Главе Администрации и заместителям Главы Администрации;
- обеспечивает проведение приёмов граждан Главой Администрации и заместителями Главы Администрации;
- осуществляет регистрацию письменных и устных обращений граждан, принятых на личных приёмах.
- осуществляет контроль за своевременным и полным исполнением поручений Главы Администрации и заместителей Главы Администрации, данных в ходе личных приёмов граждан.
2) Организует рассмотрение письменных обращений граждан:
- принимает, регистрирует, готовит проекты резолюций, ведёт учёт и передачу поступивших обращений граждан на рассмотрение Главе Администрации;
- передаёт рассмотренные Главой Администрации обращения на исполнение в структурные подразделения;
- осуществляет оперативный контроль исполнения обращений по срокам на основе электронной программы учёта и поиска документов;
- осуществляет оформление исполненных документов в дела временного хранения;
- извещает граждан о результатах рассмотрения обращений.
3) Обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов, информирует Главу Администрации, заместителя Главы Администрации (руководителя аппарата) о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях Администрации.
4) Обобщает сведения о количестве и характере обращений граждан, поступивших в Администрацию МГО, социальном статусе заявителей, результатах рассмотрения вопросов, которые ставят граждане, знакомит Главу Администрации, заместителя Главы Администрации (руководителя аппарата) с аналитическими материалами.
5) Изучает опыт работы с обращениями граждан, оказывает методическую и практическую помощь специалистам, организующим работу с обращениями граждан.
6) Осуществляет контроль своевременного исполнения обращений граждан.
7)Обеспечивает текущее и архивное хранения документов.
Основными нормативно-правовыми актами регулирующими деятельность Администрации являются: Федеральный закон от 06.10.2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» и Устав Миасского городского округа, а также законодательство регулирующую определенные сферы ее деятельности.
Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 06.10.2003 г. №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Федеральным законом от 02.05.2006г. №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Уставом МГО, Регламентом Администрации, Инструкцией по делопроизводству, Положением отдела по работе с обращениями граждан.
Основным организационным актом, регулирующим деятельность отдела
является Распоряжение Администрации МГО от 23.07.2010г. № 65-р «Об утверждении Положения об отделе по работе с обращением граждан».
В отделе по работе с обращениями граждан широко используются современные информационные технологии. Каждое рабочее место оснащено компьютером с выходом в Интернет и необходимой орг. техникой. Большое количество рабочих операций специалистов связанно с использованием информационно-коммуникационных технологий. Широко используются программные комплексы, в частности в области документооборота.
Таким образом, отдел по работе с обращениями граждан является важной составной частью исполнительного органа местного самоуправления - Администрации Миасского городского округа, и выполняет функции обеспечение права грдан на беспрепятственное обращение к Главе Администрации МГО и его заместителям. Деятельность отдела осуществляется в строгом соответствии с действующим законодательством, регулирующим вопросы находящиеся в компетенции отдела.
Графическое описание организационной структуры управления, определение типа ее модели, наименование и краткое описание основных структурных подразделений организации
Структура Администрации Миасского городского округа установлена Решением Собрания депутатов Миасского городского округа Челябинской области от 30.11.2012 N 5 «Об утверждении структуры и лимита численности Администрации Миасского городского округа» в графическом виде представлена в приложении А.
Отдел по работе с обращениями граждан представлено в данной структуре как подразделение Администрации Миасского городского округа.
Управление возглавляет начальник, который непосредственно подчиняется заместителю Главы Администрации (начальнику аппарата), который в свою очередь подчиняется Главе Администрации.
Начальник Управления назначается на должность и освобождается от должности Главой Администрации по представлению заместителя Главы Администрации (руководителя аппарата).
Начальник Управления:
1) несёт персональную ответственность за выполнение задач и функций, возложенных на отдел;
2) вносит предложения Главе Администрации МГО, заместителю Главы Администрации (руководителю аппарата) по изменению структуры и штатной численности отдела;
3) распределяет обязанности сотрудников отдела;
4) даёт указания по вопросам деятельности отдела, обязательные для исполнения работниками отдела;
5) осуществляет контроль за своевременным и полным рассмотрением обращений граждан
6) обеспечивает соблюдение сотрудниками отдела Правил внутреннего трудового распорядка Администрации МГО, а также вносит предложения Главе Администрации, заместителю Главы Администрации (руководителю аппарата) о поощрении (наложении взысканий) сотрудников отдела
Ведущий специалист отдела по работе с обращениями граждан:
1)ведет ежедневный прием граждан;
2)регистрирует и после рассмотрения передает исполнителям с резолюцией главы муниципального образования Миасского ГО письменные обращения граждан;
3)осуществляет непосредственный контроль над соблюдением сроков разрешения письменных и устных обращений граждан;
4)по итогам года совместно с начальником отдела готовит отчеты, аналитические справки по работе с письмами, жалобами и приему граждан;
5)совместно с начальником отдела оказывает методическую помощь в работе по ведению делопроизводства по обращениям граждан в подведомственных службах;
6)по поручению главы муниципального образования, руководителя аппарата проверяет состояние работы с письмами и устными обращениями граждан, делопроизводства в учреждениях подведомственных главе муниципального образования Миасского ГО;
7)формирует дела по результатам работы с письменными и устными обращениями граждан, обеспечивает учет и хранение законченных дел;
8)ежедневно информирует начальника отдела о состояние исполнения обращения граждан;
9)ежемесячно готовит анализ состояния работы с обращениями граждан в разрезе управлений и отделов муниципального образования Миасского ГО;
10)совместно с начальником отдела несет ответственность за организацию приема граждан главой муниципального образования, ведет делопроизводство по приему граждан;
11)участвует в разработке методических материалов по организации работы с обращениями и приему граждан и делопроизводству;
12)соблюдает установленный регламент, нормы служебной этики и не допускает действий, которые могут привести к использованию государственной службы в личных целях.
Ведущий специалист отдела по работе с обращениями граждан имеет право в соответствии с действующим законодательством запрашивать в установленном порядке и получать бесплатно от государственных органов, органов местного самоуправления, общественных объединений, предприятий, учреждений и организаций, независимо от форм собственности, необходимую для исполнения должностных обязанностей информацию, вносить на рассмотрение начальника отделом предложения по совершенствованию работы отдела, докладывать начальнику отдела о выявленных недостатках по линии отдела, а при необходимости требовать создания условий для их устранения.
Структура Администрации является линейно-функциональной, так как структура органов управления, состоит из:
- линейных подразделений, осуществляющих в организации основную работу;
- обслуживающих функциональных подразделений.
Линейно-функциональная структура сочетает в себе преимущества линейных и функциональных структур. Для ее формирования используют шахтный принцип построения и специализации в процессе управления.
Подразделения образуются по видам деятельности организации. Функциональные подразделения делят на более мелкие производственные, каждое из которых выполняет ограниченный перечень функций.
Системообразующими являются вертикальные связи, которые делятся на:
1. Основные (линейные) - по средствам которых руководство осуществляет прямое управление подчиненными. Линейный руководитель определяет главные задачи в конкретный момент времени и конкретных исполнителей. Линейные связи направлены сверху вниз и регулируются с помощью распоряжений, указов, приказов.
2. Дополнительные (функциональные) - носят совещательный характер. По средствам этих связей организационные подразделения могут давать распоряжения работникам нижестоящего уровня по вопросам своей компетенции.
Линейно-функциональная структура наиболее распространена, но ее следует использовать в небольших и средних организациях, которые производят ограниченный ассортимент продукции и работают в стабильных внешних условиях.
При линейно-функциональном управлении линейные звенья принимают решения, а функциональные подразделения информируют и помогают линейному руководителю вырабатывать и принимать конкретные решения. Данная структура основана на соблюдении единоначалия, линейного построения структурных подразделений и распределение функций управления между ними. Эта структура применима для больших организаций с явно выраженным разделением труда.
Основные достоинства линейно-функциональной структуры управления: высокий уровень специализации управленческой деятельности в определенных, конкретных сферах, что обеспечивает высокое качество и высокую эффективность принимаемых специализированных управленческих решений; компетентный охват практически всех сфер управленческой деятельности; максимальная адаптация к разнообразным требованиям и условиям диверсификации производства; относительная простота подбора руководителей для управления специализированными сферами управленческой деятельности.
Основные недостатки линейно-функциональной структуры управления: трудности принятия и реализации согласованных управленческих решений, обеспечения их комплексности; сложность подбора руководителей высших уровней управления.
Исходя из отмеченных плюсов и минусов линейно-функциональной структуры управления, можно сделать вывод, что линейно-функциональная структура является наиболее оптимальной для исполнительного органа местного самоуправления, так как Администрация Миасского городского округа является достаточно крупной организацией с широким перечнем функций, то есть попадет под обозначенные критерии размера организации и уровня разделения труда. Кроме того, учитывая опыт других муниципальных образований, данная структура является единственно возможной - практика применения других структур управления просто отсутствует.
Характеристика кадрового потенциала организации, действующей системы оплаты, стимулирования и мотивации труда
Сотрудники Администрации Миасского городского округа являются как муниципальными служащими, так и работниками, не относящимся к должностям муниципальной службы.
Численность сотрудников Администрации Миасского городского округа установлена Решением Собрания депутатов Миасского городского округа Челябинской области от 30.11.2012 N 5 «Об утверждении структуры и лимита численности Администрации Миасского городского округа». Лимит численности составляет 247 единиц, в том числе 163 единицы - муниципальные служащие, 84 единицы - работники, занимающие должности, не отнесенные к должностям муниципальной службы, и осуществляющие техническое обеспечение деятельности органов местного самоуправления Миасского городского округа.
На данный момент штатная численность сотрудников отдела по работе с обращеними граждан Администрации Миасского городского округа составляет 2 человек. Все сотрудники отдела по работе с обращениями граждан имеют высшее образование, обладают достаточными квалификационными знаниями в соответствии с занимаемыми должностями. Все сотрудники проходят ежегодное повышение квалификации. Муниципальными служащими являются 2 человек из отдела. Более подробно характеристика кадрового состава отдела представлена в таблице ниже.
Таблица 1. - Кадровый состав отдела по работе с обращением граждан
| Всего чел. | Начальник,чел | Стаж,год. | Возраст,лет. | Пол | |
| От 1-15 лет | От 45-52 лет | Женский | |||
Система оплаты труда муниципальных служащих установлена Решением Собрания депутатов Миасского городского округа Челябинской области от 10.03.2010 N 6 «Об утверждении положения "О порядке денежного содержания муниципальных служащих в Миасском городском округе». Согласно данному решению предельные нормативы размера оплаты труда муниципальных служащих состоят из предельных размеров составных частей денежного содержания муниципальных служащих. Денежное содержание муниципального служащего состоит из:
1) должностного оклада;
2) ежемесячной надбавки за выслугу лет на муниципальной службе;
3) ежемесячной надбавки за особые условия муниципальной службы;
4) ежемесячного оклада за классный чин муниципальных служащих;
5) ежемесячной надбавки за работу со сведениями, составляющими государственную тайну;
6) ежемесячной надбавки за государственные награды;
7) ежемесячной надбавки за ученую степень кандидата наук и доктора наук;
8) ежемесячного денежного поощрения;
9) премии за выполнение особо важного и сложного задания;
10) единовременной выплаты при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска и материальной помощи.
На денежное содержание начисляется районный коэффициент в размере 1,15.
Денежное содержание муниципального служащего выплачивается не реже, чем каждые полмесяца.
Оплата труда немуниципальных служащих регулируется Решением Собрания депутатов Миасского городского округа Челябинской области от 25.11.2011 N 13 «Об утверждении Положения «О порядке оплаты труда работников, занимающих должности, не отнесенные к должностям муниципальной службы, и осуществляющих техническое обеспечение деятельности органов местного самоуправления Миасского городского округа».
Согласно данному положению оплата труда работников состоит из месячного должностного оклада (далее по тексту - должностной оклад), ежемесячных и иных дополнительных выплат.
Работникам производятся следующие ежемесячные и дополнительные выплаты:
1) ежемесячная надбавка к должностному окладу за сложность, напряженность и высокие достижения в труде;
2) ежемесячная надбавка к должностному окладу за выслугу лет;
3) премии по результатам работы;
4) ежемесячное денежное поощрение;
5) единовременная выплата при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска;
6) материальная помощь;
7) иные надбавки и доплаты, предусмотренные нормативными правовыми актами Российской Федерации, Челябинской области, МГО, содержащими нормы трудового права.
Мотивация в Администрации Миасского городского округа состоит из материальной и нематериальной составляющей.
Проходят такие мероприятия как совместное проведение праздников, оказание поддержки коллегам в трудных ситуациях.
Таким образом, вклад каждого работника в деятельность организации ценится и вознаграждается по достоинству.