1. Получите вариант задания у преподавателя.
2. Изучите теоретический материал по данному вопросу.
3. Откройте текстовый процессор MS Word.
4. Оформите соответствующий документ. Сохраните файл на
флэш-карте.
5. Результат выполнения работы представьте преподавателю.
Контрольные вопросы.
1. Каковы особенности оформления докладной, служебной и объяснительной записок?
2. Какие виды докладных записок вы знаете?
3. Назовите реквизиты докладных записок и правила их оформления.
4. В чем отличие докладной записки от служебной?
Практическая работа № 5.
РАЗРАБОТКА И ОФОРМЛЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ (ПРОТОКОЛ)
Сведения из теории.
ПРОТОКОЛ – документ, в котором фиксируется последовательность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом поставленных вопросов и принятых решений.
Протоколы бывают: полный, краткий и стенографический.
В кратком протоколе указывают только рассмотренные вопросы, принятые решения и фамилии выступавших. По усмотрению председателя особые мнения и важные выступления могут быть изложены полностью.
Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы, мнения, реплики и замечания.
Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения к нему.
Проведению собрания должна предшествовать большая подготовительная работа: составление повестки дня, списка участников, текста докладов, информационных материалов, проекта решения.
К протоколу подшивают представленные материалы: справки, доклады и т. п.
Протокол ведется секретарем собрания, который конспектирует или записывает на диктофон выступления участников собрания.
Решения доводятся до сотрудников в виде копии протокола или выписки постановляющей части, либо в виде других документов, составленных на его основе.
Первая страница протокола оформляется на общем бланке ОРД, последующие страницы печатаются на обычном листе.
В состав реквизитов протокола входят:
• Наименование предприятия;
• Вид документа (ПРОТОКОЛ);
• Дата проведения собрания;
• Номер (по порядку с начала года);
• Место составления;
• Заголовок (название коллегиального органа);
• Текст (вводная и основная часть);
• Подписи председателя и секретаря
Вводная часть оформляется в следующем порядке:
| Председатель:инициалы и фамилия Секретарь:инициалы и фамилия Присутствовали:инициалы и фамилии сотрудников предприятия в алфавитном порядке (если в списке более 10 человек, то указывают общее количество присутствующих) Повестка дня:содержит перечень обсуждаемых вопросов (каждый пункт нумеруется), оформляется с красной строки и отвечает на вопрос «о чем?» |
Протоколы бывают полные, краткие и стенографические.
Основная часть текста полного протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого пункта строится по схеме:
| 1. СЛУШАЛИ: Фамилии и инициалы выступившего – краткое изложение выступления. ВЫСТУПИЛИ: Фамилии и инициалы выступивших – краткое изложение выступления ПОСТАНОВИЛИ: Пункты постановления по форме «Кому, что и до какого числа сделать». |
Заданные в ходе обсуждения вопросы фиксируются в сжатом изложении вместе с ответами. Текст постановляющей части указывается полностью, так как это наиболее важная часть протокола.
Задание.
Составьте и оформите протоколы, необходимые в следующих управленческих ситуациях.
Вариант 1.
02 декабря 2006 года Совет директоров ОАО «Ростовский хлебокомбинат» (г. Ростов-на-Дону) провел заседание № 21, на котором присутствовали члены Совета Захаров И. Р., Козленко И. П., Кононенко И. Н., Никоненко И. С., Петровский А. В.
В повестке дня заседания обсуждался отчет о работе хлебокомбината за ноябрь 2006 года.
С докладом выступил генеральный директор акционерного общества И. П.. Козленков – доклад прилагается.
С обсуждением доклада выступили члены Совета директоров:
Петровский А. В. в своем выступлении остановился на недостатках, которые имеют место в работе некоторых сотрудников: неправильная маркировка, срыв выездной торговли.
Никоненко И. С. отметил, что в целом работа ведется неплохо: увеличилась производительность труда, повысилась рентабельность, улучшилась позиция предприятия на региональном рынке хлебобулочных изделий.
По итогам заседания были вынесены следующие решения:
1. Премировать за ноябрь:
1.1. Рабочих-сдельщиков основного производства – в размере 40% сдельного заработка;
1.2. Рабочих-повременщиков – в размере 40% окладов, тарифных ставок.
2. Лишить премии за ноябрь:
2.1. О. П. Иванова, Л. Р. Сидорова за допущенное несоответствие в маркировке пряников 25.11.2006;
2.2. Л. Д. Гончар за срыв выездной торговли в п. Зимовки 23.11.2006.
Заседание вел Кононенко И. Н.. Протокол подготовил секретарь Смирнов В. И.
Вариант 2.
ЗАО «Гранд-М» (Москва) 05.03.200__г. провело заседание Совета директоров, на котором присутствовали следующие члены Совета: Попов И. П., Иванов И. И., Сидоров С. С., Устинова У. У., Федоров Ф. Ф. В связи с наличием кворума заседание было признано правомочным. На заседание выносился вопрос об определении рыночной стоимости размещаемых обществом дополнительных акций. По данному вопросу заслушали Федорова Ф. Ф., который предложил определить рыночную стоимость размещаемых обществом акций путем закрытой подписки дополнительных акций в размере 10 000 (десяти тысяч) руб. за акцию.
Заседание постановило утвердить предложение Федорова Ф.Ф., так как при голосовании «ЗА» было отдано пять голосов, проголосовавших «ПРОТИВ» и «ВОЗДЕРЖАВШИХСЯ» не было.
Решение принято единогласно. Заседание вел председатель Попов П. И.
Протокол подготовлен секретарем Петровым И. П..