Тема 1. Понятие делопроизводства и его становление в России.
Понятие документа, его функции.
Понятие делопроизводства. Основные задачи делопроизводства. Информационные связи предприятия.
Понятие документооборота и основные принципы его организации.
Этапы делопроизводства в России.
Вопросы для контроля:
1. Раскройте понятие «документ». Чем отличается служебный документ от личного?
2. Что такое делопроизводство?
3. Как подразделяются документы в зависимости от носителя информации?
4. Что такое подлинник документа?
5. Чем отличается копия документа от дубликата?
6. Что такое юридический статус документа?
7. Как назывались и чем занимались государственные органы в конце XV в.?
8. Сравните систему коллежского и министерского делопроизводства, объясните наиболее характерные отличия.
9. Что такое ВНИИДАД и чем он занимался?
Тема 2. Нормативно-правовое обеспечение российского делопроизводства.
Нормативно-правовая база делопроизводства.
Уровни нормативно-методического регулирования делопроизводства
Правовая охрана документов.
Вопросы для контроля:
1. Состав и структура нормативно-правовой базы в сфере документирования управленческой деятельности.
2. Основные федеральные законы, регламентирующие правила работы с документированной информацией.
3. Нормативно-методические документы по делопроизводству и архивному делу.
4. Использование инструментов классификации, унификации и стандартизации в делопроизводстве.
5. Международные стандарты в области работы с документами.
6. Назовите документ, регламентирующий оформление обложки дела.
7. Какие реквизиты выносятся на обложку дела в момент его заведения? Расскажите о правилах оформления этих реквизитов.
7. Когда дело считается заведенным?
8. Что включает в себя формирование дела?
9. Перечислите правила формирования дел отдельных категорий документов.
10. Какие папки рекомендуется использовать для формирования документов в дела в течение делопроизводственного года?
11. Кто занимается формированием документов в дела в организации?
12. В каких случаях внутреннюю опись дела заполняют одновременно с подшивкой документа в дело?
13. Расскажите об условиях хранения дел в текущем делопроизводстве.
Тема 3. Классификация деловой документации
Унификация и стандартизация управленческих документов
Виды документов
Понятие классификаторов.
Вопросы для контроля:
1. Каковы основные цели унификации документов?
2. Что учитывается при проведении унификации документов?
3. Что понимается под системой документации?
4. Какие бывают системы документации?
5. В чем особенность УСОРД?
6. Что представляет собой стандарт и какие виды стандартов применяются в нашей стране?
7. Что входит в комплекс нормативных документов по стандартизации?
8. Кто разрабатывает и утверждает нормативные документы по стандартизации и кто осуществляет контроль и надзор за соблюдением их требований?
9. Что представляет собой УСД и какие действующие в нашей стране УСД вы знаете?
10. Каким нормативным документом регламентируется применение УСОРД?
11. Что устанавливает основной стандарт на УСОРД?
12. Какие приложения включены в ГОСТ Р 6.30-2003?
13. Какую задачу призвана решить систематизация законодательства?
14. Какие виды систематизации нормативно-правовых актов вы знаете?
15. Что такое кодификация? Каковы ее основные черты?
16. Перечислите известные вам виды кодификации.
17. Какие существуют виды кодифицированных актов?
18. Изобразите в виде схемы основные этапы процесса кодификации.
19. Раскройте содержание каждого этапа кодификационного процесса.
Тема 4. Правила оформления документов
Государственные стандарты на оформление управленческих документов. Общие правила оформления документов. Реквизиты документов
Особенности официально-делового стиля. Язык и стиль служебных документов
Вопросы для контроля:
1. Какой порядок адресования документа и каковы составные части адресата (получателя)?
2. Какие требования предъявляются к тексту и заголовку документа?
3. Какие документы можно составлять без заголовка?
4. Как разрешить ситуацию, если письмо необходимо разослать более чем четырем адресатам?
5. Какой порядок оформления приложений к документу?
6. Составные элементы и порядок оформления реквизитов: дата, индекс, ссылка на дату и индекс входящего документа. Приведите примеры.
7. Охарактеризуйте понятие «подпись документа».
8. Как располагаются подписи, если документ подписывают несколько лиц одной должности; разных должностей?
9. Как ставится оттиск печати на документе?
10. Каким реквизитом оформляется внутреннее согласование документа? Из чего оно состоит, где располагается, на каком экземпляре проставляется? Как оформляется внешнее согласование документа. Приведите примеры.
11. Как оформляется «гриф утверждение», если документ утверждается каким-либо распорядительным актом (например, приказом)? Приведите пример.
12. Объясните назначение реквизита «резолюция». Его составные элементы, где он располагается.
13. Какие отметки и где проставляются на документах во время работы с ним?