1. Получите вариант задания у преподавателя.
2. Изучите теоретический материал по данному вопросу.
3. Откройте текстовый процессор MS Word.
4. Оформите шаблон протокола на внутреннем бланке с продольным расположением реквизитов. Сохраните файл на флэш-карте под именем «Шаблон протокола». Оформите протокол на основе шаблона. Сохраните документ под именем «Протокол».
5. Результат выполнения работы представьте преподавателю.
Контрольные вопросы.
1. Назовите характеристику и назначение документа «Протокол».
2. Какие виды протоколов вы знаете?
3. Перечислите реквизиты протокола и правила их оформления.
4. Какова структура текста протокола?
5. Кто подписывает протокол?
Практическая работа № 6.
РАЗРАБОТКА И ОФОРМЛЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ (ДОКУМЕНТЫПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ – ПРИКАЗ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ)
Сведения из теории.
ПРИКАЗ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ – нормативный документ, регулирующий прием, увольнение работников, продвижение по службе, присвоение разрядов и т. п.
Оформляются приказы по личному составу на общем бланке организации и имеют следующие реквизиты:
• наименование организации;
• наименование вида документа;
• дата;
• регистрационный номер документа;
• место составления или издания;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись.
Реквизит «Заголовок к тексту» приказа по личному составу может быть оформлен следующим образом: «О приеме на работу Зотова А. В.», «Об увольнении Гудкова Л. И.», «Об изменении штатов ЗАО». Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части. В первой части приказа могут быть указаны причины его издания, например, факты нарушения трудовой дисциплины. Констатирующая часть может не указываться.
Распорядительная часть приказа начинается словами: «ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ», начинается от границы левого поля. После них следующей строкой указывается фамилия работника (прописными буквами), имя и отчество (полностью), должность, срок увольнения, назначения или перевода, статья Трудового кодекса Российской Федерации (в случае увольнения). При
приеме на работу указывается оклад работника, вид приема (постоянная или временная работа), с исполнительным сроком или без него и т. п.
Приказы по личному составу могут оформляться на нескольких сотрудников. Такие приказы состоят из нескольких пунктов.
Приказы по личному составу визируются юристом, заместителем директора по кадрам.
Приказы по личному составу доводятся до сведения до сведения работника под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется ниже реквизитов «Подпись» и «Виза» самим работником и содержит следующее: «С приказом ознакомлен», подпись работника и дату ознакомления
Задание.
Составьте и оформите приказы по личному составу, необходимые в данных управленческих ситуациях.
Вариант 1.
Выпускница факультета управления Российского государственного гуманитарного университета Денисова Татьяна Михайловна 20 июля текущего года поступила на работу в Российское агентство международного сотрудничества и развития (РАМСиР) ведущим специалистом Управления делами. Агентство является государственной организацией при Правительстве РФ и осуществляет набор служащих только по договору.
Договор подписан от имени агентства его председателем Шохиным А. Н. Проект приказа по личному составу подготовлен инспектором по кадрам Соловьевой И. Г. 20 июля и в тот же день завизирован начальником управления кадров Арбузовым П. Н. и управляющим
делами Михеевым В. И. Приказ подписан 21 июля и объявлен Денисовой под расписку.
Вариант 2.
Заведующая отделом писем газеты «Губерния» Сомова Анна Ивановна 15 мая текущего года обратилась к главному редактору Уварову А. Н. с просьбой предоставить ей отпуск без сохранения заработной платы с 16 по 18 мая по семейным обстоятельствам.
Проект приказа об отпуске был оформлен начальником отдела кадров Ермаковым И. Н. 15 мая, завизирован и в тот же день подписан главным редактором.
Порядок выполнения работы:
1. Получите вариант задания у преподавателя.
2. Изучите теоретический материал по данному вопросу.
3. Откройте текстовый процессор MS Word.
4. Оформите проект приказа на внутреннем бланке с продольным расположением реквизитов. Сохраните файл на флэш-карте под именем «Приказ по л.с.».
5. Результат выполнения работы представьте преподавателю.
Контрольные вопросы:
1. Какие виды приказов оформляют в организациях?
2. Какие реквизиты входят в состав приказа по личному составу?
3. В чем особенности оформления текста приказа по личному составу?
4. Кто визирует приказ по личному составу?
УКАЗАНИЯ К ВЫПОЛНЕНИЮ ЗАЧЕТНОЙ РАБОТЫ
СТУДЕНТАМИ ЗАОЧНОЙ ФОРМЫОБУЧЕНИЯ
Основная форма работы студента-заочника – самостоятельное изучение учебного материала, на основе которого выполняется зачетная работа.
Целью ее выполнения является закрепление студентами теоретических знаний и развитие практических навыков работы с управленческой документацией.
Зачетная работа по курсу «Документооборот и делопроизводство» состоит из двух частей: теоретической части и практического задания.
Теоретическая часть работы выполняется студентами в соответствии с вариантом, который определяется по первой букве фамилии студента.
Так, 1-ый вариант выполняют студенты, фамилии которых начинаются с букв А, Б, В; и т. д.
| № варианта | 1-я буква фамилии студента | № варианта | 1-я буква фамилии студента |
| 1 вариант | А, Б, В | 7 вариант | С-Т |
| 2 вариант | Г, Д, Ж | 8 вариант | У-Ф |
| 3 вариант | З, И, К | 9 вариант | Х-Ц |
| 4 вариант | Л, М | 10 вариант | Ч-Ш |
| 5 вариант | Н, О | 11 вариант | Щ-Э |
| 6 вариант | П, Р | 12 вариант | Ю-Я |
Темы теоретической части зачетной работы:
| № варианта | Тема |
| 1 вариант | Организация делопроизводства на предприятии. |
| 2 вариант | Основные правила составления документов. Их классификация. |
| 3 вариант | Основные реквизиты документов. Формуляр документа. Бланки |
| 4 вариант | Порядок адресования и составления текста документа. Отметки на документах. |
| 5 вариант | Согласование документа. Удостоверение (подписание и утверждение). |
| 6 вариант | Оформление организационной и информационно-справочной документации. |
| 7 вариант | Оформление распорядительной документации (приказы, распоряжения, указания). |
| 8 вариант | Служебная переписка. Общие правила составления деловых писем |
| 9 вариант | Каким должно быть деловое досье фирмы. |
| 10 вариант | Основные виды писем |
| 11 вариант | Основные требования к оформлению документации по личному составу |
| 12 вариант | Конкуренты письма – телефонный разговор, деловая беседа. |
Зачетная работа оформляется в соответствии с методическими указаниями по оформлению студенческих работ на листах формата А4 с соответствующим образом оформленным титульным листом (см. Приложение № 3).
Объем зачетной работы должен составлять 15-20 страниц текста, изложенного аккуратно, без сокращений. В конце работы должен быть представлен список используемой литературы, отражающий фамилию, инициалы авторов,
название источника, город и название издательства, а также год издания.
Практическое задание зачетной работы, состоящее из 3-х заданий, выполняется всеми студентами независимо от выбранного варианта.
Задание 1.
Раскройте понятие «реквизит» документа. Начертите формуляр бланка для письма и общего бланка с указанием всех реквизитов.
Задание 2.
Подготовьте проекты документов:
- приказ по личному составу (о приеме на работу; об увольнении или о переводе на другую работу);
- приказ по основной деятельности;
- выписка из приказа по личному составу;
- протокол заседания или совещания;
- докладная записка (о переводе работы цеха на 2-х сменный режим).
Проанализируйте признаки различия приказов по основной деятельности и по личному составу (оформление, назначение).
Каков юридический статус документа «выписка» (подлинник или копия)?
Задание 3.
Подготовьте проекты писем по придуманным вами ситуациям:
- письмо – запрос между юридическими лицами;
- письмо – ответ (положительный или трицательный);
- письмо гарантийное или договорное;
- письмо претензия (рекламация), например, к транспортной организации о возмещении суммы ущерба за частичную утрату груза.
Объясните назначение реквизитов «резолюция», «виза».