Описание компании — объекта исследования. Основными направлениями деятельности НПО (научно-производственного объединения) являются строительство, реконструкция и реставрация сооружений водохозяйственного назначения, а именно:
‑ строительство, ремонт, реконструкция и восстановление исторических памятников, гидротехнических структур и мостов, проектирование и строительство фонтанов;
‑ объединенное усовершенствование городских территорий, садов и парков, реконструкция исторических ансамблей пейзажа;
‑ проектирование и строительство малых гидроэлектростанций, включая разработку, строительство и поставку оборудования.
Специалистами компании выполняется полный комплекс работ по каждому из объектов, т. е. осуществляется:
‑ научно-исследовательские разработки;
‑ инженерные изыскания и инженерное обследование сооружений;
‑ разработка проектно-сметной документации;
‑ разработка и изготовление специального оборудования;
‑ производство строительно-монтажных работ.
Проблема. В настоящее время в организации встал вопрос о повышении эффективности деятельности. Осуществляется поиск возможных путей оптимизации деятельности организации, снижения затрат, увеличения управляемости материальными ресурсами и числа заказчиков и расширения рынка сбыта. Решению этих задач во многом может способствовать внедрение в компании ИКТ. В первую очередь необходимо выявить участки, где возможно и необходимо внедрение ИКТ и разработка методики внедрения ИС в компании.
Итак, нужно решить следующие задачи:
‑ Выявить «узкие места», подлежащие автоматизации.
‑ Выявить потребности компании, которые должны быть удовлетворены с помощью ИКТ.
‑ Предложить варианты решения и выбрать оптимальный по эффективности (оптимальное сочетание функциональности и затрат).
‑ Разработать план внедрения предлагаемого решения.
Необходимо отметить, что компания имеет ряд особенностей. Во-первых, она обеспечивает полный жизненный цикл продукции (включая R&D). Далее, так как компания имеет проектный характер деятельности, каждый отдельный проект обладает своим конкретным набором ресурсов, необходимых для его реализации. В этих проектах используется специальное оборудование, разработанное и произведенное в сотрудничестве с ведущими заводами Санкт-Петербурга. Материальные ресурсы, используемые в каждом проекте, также имеют свои особенности, например, невозможно применение системы штрих кодов при хранении цемента, песка, других специфических строительно-монтажных материалов. Итак, каждый проект имеет свой особый набор материальных ресурсов. И в системе управления складом необходимо предусмотреть оптимальное расходование и контроль за запасами.
Таким образом, для организации важно было не только исследовать возможности внедрения элементов Enterprise Resource Planning (ERP), но и в случае необходимости сохранить возможность расширения системы до уровня полноценного ERP-решения.
Для этого предложена поэтапная методика решения проблемы. В рамках методики необходимо четкое определение ожиданий компании от предполагаемого решения. Решением этой задачи должна стать спецификация (техническое задание) будущего решения, для чего необходимо исследовать аспекты деятельности компании, выявить проблему и ее локализовать.
Основные методики анализа. Методология, проведения опросов, дискуссий и анализа, рассмотрена выше. Ключевая методология используется для оценки ситуации с ИКТ в компании и анализа результатов их внедрения.
Методика локализации проблемной ситуации — авторская методика, которая включает в себя формализованный алгоритм классификации проблемной ситуации. Эта методика используется для выявления реальных причин сложившейся проблемной ситуации, а также при проведении интервью с представителями компании.
Методики системного анализа структуризации целей и функций:
‑ основанная на взаимодействии системы со средой;
‑ основанная на концепции деятельности;
‑ для систем, стремящихся к идеалу.
На этапе анализа вариантов решения поставленной задачи и принятия решения о реализации конкретного варианта проводится сравнительный анализ потенциальных решений поставленной задачи. Для этого используется:
‑ Метод балльных оценок — параметрическая оценка вариантов решения задачи с учетом весовых коэффициентов (рейтинга) важности параметров. Эта методика используется для анализа вариантов решения поставленной задачи.
‑ GEM — многокритериальная оценка (методология управления проектом внедрения ИКТ).
‑ Методика ПАТТЕРН — оценка вариантов с применением совокупности критериев (возможность ранжирования критериев и оценки по обобщенному критерию).
‑ Методы экспертных оценок:
метод решающих матриц Г. С. Поспелова;
информационный подход А. А. Денисова.
Техническая реализация проекта. Для выполнения этапа технической реализации проекта разработан «Project Plan» в виде диаграммы Гантта. Это общепринятый способ представления временного и ресурсного плана реализации проектов. Для исследуемой компании был обоснован и разработан детальный план внедрения электронной системы управления складом. Приведем его укрупненный вариант:
‑ Разработка спецификации решения. Обоснование выбора готового решения и покупка системы управления складом.
‑ Покупка необходимого оборудования (компьютер).
‑ Инсталляция и тестирование программного обеспечения.
‑ Обучение сотрудников навыкам компьютерной грамотности и возможностям работы с данным программным обеспечением.
При проведении анализа деятельности компании и обоснования внедрения ИКТ было выявлено:
При опросе руководящего состава компании — «узким местом» является управление запасами, так как они достаточно специфичны, неоднородны и формируют особый набор для каждого проекта.
При опосредованном опросе заказчиков выявлен интерес потенциальных клиентов к разработкам компании и желание получить более подробную информацию. В связи с этим возникает необходимость формирования информативного сайта компании.
Для сегмента «Строительство, ремонт, реконструкция и восстановление исторических памятников, гидротехнических структур и мостов, проектирование и строительство фонтанов», необходимо разработать ИКТ-решение в управлении складскими запасами. Причины такого решения — финансовый контроль складских запасов и возможность снижения уровня запасов на складе.
Для сегмента «Проектирование и строительство малых гидроэлектростанций» компания желает освоить новый рынок и вовлекать частных заказчиков в Санкт-Петербурге, Ленинградской области и других регионах посредством создания Интернет-сайта. Причины ИКТ-решения — информирование частных клиентов о возможностях компании и об изделиях. Это особенно важно для компаний-заказчиков, находящихся в других регионах.
Для выявления изменений во внешней среде по отношению к компании и для обоснования необходимости внедрения ИКТ-решений, были применены методы системного анализа структуризации целей. Анализ «пространства инициирования целей» согласно методике также заставляет обратить внимание на необходимость решения вышеуказанных задач. Это обусловлено потребностями самой организации, а также внешней среды.
Таким образом, электронная система управления складскими запасами позволит:
‑ улучшить контроль над складскими запасами;
‑ иметь оперативную информацию о складских запасах;
‑ оперативно формировать пакет ресурсов для каждого проекта;
‑ предоставлять заказчикам оперативную информацию о возможности реализации конкретного проекта в части ресурсного обеспечения.
Информационный Интернет-сайт компании позволит:
‑ сохранить уже существующих клиентов и привлекать новых;
‑ осваивать рынок частных (индивидуальных) клиентов;
‑ развивать новое приоритетное направление по проектированию и строительству малых гидроэлектростанций, включая исследование, разработку, реализацию проекта и поставку оборудования;
‑ привлечение клиентов из других регионов и зарубежных клиентов;
‑ позволит обеспечить опосредованный поиск поставщиков.
В разработке динамического сайта необходимости нет, так как из-за особенностей деятельности, рассмотренных ранее, нет заказов и продаж on-line.
Для компании была осуществлена многокритериальная оценка приоритетных мероприятий по внедрению ИК с применением методики ПАТТЕРН. В качестве критериев оценки были приняты: трудоемкость реализации данного мероприятия; возможность выделения персонала для реализации задачи; степень влияния задачи на исполнение стратегических целей компании. Проведен окончательный отбор и окончательный выбор приоритетных ИКТ-приложений, которые наилучшим образом помогут достичь стратегических целей.
В силу ограниченности средств на внедрение ИКТ принято решение о поэтапном внедрении ИКТ. В соответствии с проведенной экспертизой и анализом приоритетным направлением является внедрение автоматизированной системы управления запасами в компании.
В силу большого разнообразия вариантов складских систем, представленных на рынке, была произведена многокритериальная оценка и выбор готового решения.
Для компании проанализирован эффект от внедрения ИКТ, т. е. проведен расчет затрат на внедрение автоматизированной системы управления запасами и показателей эффективности внедрения системы управления складскими запасами. Далее рассчитаны наиболее важные показатели эффективности внедрения новых функций: срок окупаемости (около полугода) и прибыльность (10 %).
Кроме количественных характеристик можно отметить так называемый эффект от внедрения системы в сфере управления. Он проявляется в следующем:
‑ Улучшается контроль над складскими запасами.
‑ Появляется оперативная информация о складских запасах.
‑ Становится возможным оперативно формировать пакет ресурсов для каждого проекта.
‑ Становится возможным предоставлять заказчикам оперативную информацию о возможности реализации конкретного проекта в части ресурсного обеспечения.
‑ Снижаются трудозатраты на управление складскими запасами.
Таким образом, мы рассмотрели методику выбора и внедрения информационной системы и технологии для предприятия и пример для компании.
Для конкретной компании выявлены «узкие места» с точки зрения необходимости внедрении ИКТ. В результате анализа рассмотрены два направления внедрения информационных технологий — автоматизация складского учета в компании и разработка информационного интернет-сайта.
Проведена экспертная оценка и сделан вывод о приоритетности внедрения автоматизированной системы управления складскими запасами (так как в силу ограниченности средств невозможно одновременно решить обе эти задачи).
Произведена многокритериальная оценка готовых решений складских систем. Сделан конкретный выбор.