| Среднемесячный запас товаров определяется путем суммирования остатков товаров по отчету на начало и конец месяца и деленного на 2. |
| Среднеквартальный запас товаров определяется суммированием трех среднемесячных запасов товаров и деленного на 3. |
| Среднегодовой запас товаров находят как среднее от деления суммы четырех среднеквартальных запасов на 4. Среднегодовой запас можно также найти суммированием остатков товаров на конец каждого месяца, включая остаток и на конец года и деления на 13. |
Средние товарные запасы за квартал или за год можно определить по формуле средней хронологической моментного ряда:
Как было сказано, под товарооборачиваемостью понимают скорость товарного обращения или реализации товаров, или время, в течение которого реализуется товарных запас в размере его средней величины за определенный период. Отсюда, товарообо-ть, во-первых, как скорость реализации выражается число оборотов в разах, который совершает средняя величина товарных запасов. Во-вторых, она выражается числом дней, в течение которых реализуются товарные запасы. Это и будет время товарного обращения.
Термин «Товарные запасы в днях» и «Оборачиваемость товаров в днях» отличатся тем, что первый характеризует состояние запасов на какой-то определенный момент (конец квартала, конец года), а второй характеризует состояние товарных запасов за весь анализируемый период. В аптеках эти термины не различаются.
Определение товарооборачиваемости по коэффициенту скорости обращения
Н-р: товарооборот в анализир-м году 650 млн. руб., а средний товарный запас за год 45,1 млн. руб.
Оборачиваемость в днях можно найти и другими методиками:
Н-р: По коэффициенту закрепления средств.
Коэффициент закрепления средств – это отношение суммы среднего товарного запаса к объему реализации.
где С – оборачиваемость товаров в днях,
Оср – сред.товарный запас в анализируемом периоде
П – количество дней в периоде,
Т – товарооборот за этот же период.
По среднедневной 
где Оср – средний товарный запас, в оптовых ценах
Дт – среднедневной товарооборот в оптовых ценах в анализируемом периоде.
Порядок формирования и подачи заявки аптекой на аптечный склад. Документальное оформление заказа товара. Порядок приемки ЛС, ИМН, мед. техники и товаров аптечного ассортимента в аптеке.
Основным источником поступления товарно-материальных ценностей в аптеку является аптечный склад. В аптеках ведется учет дефектуры.
Учет дефектуры – это учет отсутствующих ЛС.
Зав. аптекой с учетом дефектуры формирует заказ лекарственных средств.
Основанием для получения товаров в аптеке является требование. В наст. время товар на складе заказывается с исп-м факс-модемной связи. Заказ поступает в отдел организации лекарственного обеспечения и реализации для корректировки. После корректировки требований в отделе на ЭВМ выписываются товарно-транспортные накладные (ТТН-1 или ТН-2). Они явл-ся первичными учетными документами.
Накладные ТТН-1 и ТН-2 применяются юр. лицами всех форм собственности и ИП и являются основанием для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителя и оприходования их у грузополучателя.
Накладная ТТН-1 предназначена для учета движения товаров при их перемещении с участием транспортных средств, расчетов за их перевозки и учета выполненной транспортной работы.
Оформляется грузоотправителем в четырех экземплярах:
1, 3 и 4 экземпляры передаются водителю, экспедитору либо др. лицу, принявшему товар к перевозке, при этом 1 экземпляр предназначен грузополучателю и является основанием для оприходования товара;
2 экземпляр остается у грузоотправителя и является основанием для списания товара с учета;
3 и 4 экземпляры предназначены перевозчику, при этом 3 является основанием для расчетов за оказанные транспортные услуги, а четвертый является основанием для учета транспортной работы.
Накладная ТН-2 используется для отпуска и приемки товаров, если их перемещение осуществляется без участия автомобиля (почтой или нарочным).
Оформляется грузоотправителем в двух экземплярах:
1 экземпляр передается лицу, принявшему товар к доставке, и является основанием для оприходования товара у грузополучателя;
2 экземпляр остается у грузоотправителя и является основанием для списания товара с учета.
Источники поступления товарно-материальных ценностей в аптеку: с аптечных складов (основной источник);закупка возвратной аптечной посуды, бывшей в употреблении, у населения;приобретение в торговой сети (канцелярские товары, вспомогательные материалы); увеличение стоимости товарных запасов за счет внутриаптечных операций, переоценок.
Накладная ТТН-1 заполняется в следующем порядке: в строке «УНП» указывается учетный номер плательщика грузоотправителя, грузополучателя, заказчика автомобильной перевозки (плательщика); указывается дата выписки накладной ТТН-1; в строках «Автомобиль» и «Прицеп» указываются марки, государственные номера прибывшего под погрузку автомобиля и прицепа соответственно; в строке «К путевому листу №» указываются номер путевого листа, к которому прикладывается накладная ТТН-14;в строке «Владелец автомобиля» указывается наименование владельца автомобиля. Если автомобиль принадлежит грузоотправителю или грузополучателю, допускается обозначить владельца автомобиля соответственно словом «Грузоотправитель» или «Грузополучатель»; в строке «Водитель» указываются фамилия и инициалы водителя; в строке «Заказчик автомобильной перевозки (плательщик)» указываются наименование и адрес организации, производящей оплату транспортной работы. Указанная строка не заполняется при отсутствии договора перевозки (при осуществлении перевозки автомобилем грузоотправителя или грузополучателя); в строках «Грузоотправитель», «Грузополучатель» указываются соответственно наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя. При отгрузке (получении) товара обособленным подразделением организации в данных строках указываются наименование и адрес подразделения, а также наименование головной организации; в строке «Основание отпуска» указываются дата и номер документа, являющегося основанием для отгрузки товара (договора, контракта, приказа, распоряжения, заявки или другого документа); в строках «Пункт погрузки» и «Пункт разгрузки» указываются адрес (месторасположение) пункта погрузки и разгрузки соответственно. Заполнение раздела «Товарный раздел» осуществляется построчно в разрезе наименований товара. Указываются наименование товара, единица измерения, количество, цена, стоимость, ставка НДС, сумма НДС, стоимость с НДС, количество грузовых мест, масса груза, примечание. При большом перечне отпускаемых товаров, который не представляется возможным поместить на стандартном бланке, на бланке накладной ТТН-1 и ТН-2 заполняется итоговая часть, а перечень отправляемых товаров с информацией по всем графам раздела 1 «Товарный раздел» прилагается к накладной с указанием в перечне ее серии и номера. На основании выписанных товарно-транспортных накладных (ТТН-1) в отделах хранения склада товар отбирается, упаковывается в ящики (контейнеры). Далее товар передается в экспедиционный отдел, где упакованный товар грузят в автотранспорт. Товар в аптеке, как правило, доставляется транспортом склада. Центральные районные аптеки сельского района и аптеки ОЗ, имеющие свой автотранспорт, могут получать товар непосредственно на аптечном складе.
Учет поступления товаров в аптеке. Для получения товаров необходимо предъявление доверенности. На заведующего аптекой и его заместителя бухгалтерией УП «Фармация» ежегодно оформляется на склад генеральная доверенность по форме №М-2. На получение аптеками лекарственных средств, содержащих лекарственные средства списка «А», наркотические средства, психотропные вещества и этиловый спирт выписывается доверенность сроком до 3 месяцев. Другим лицам аптеки товар с аптечного склада отпускается по разовой доверенности (ф.№М-2а), срок действия которой 15 дней.
При получении товаров непосредственно на аптечном складе представитель аптеки тщательно проверяет его количество в соответствии с сопроводительными документами и качество. Затаренная продукция принимается по количеству мест и массе брутто, о чем делается отметка на сопроводительном документе. При доставке товаров в аптеку за отгруженные товары и сопроводительные документы до момента их доставки в аптеку несет ответственность водитель-экспедитор. Приехав в аптеку, экспедитор должен передать поступивший товар материально-ответственному лицу, на которого выдана доверенность. Приемка товара должна осущ-ся в аптеках I категории – в отдельном помещении приемки, в аптеках II-V категорий в зоне приемки. Общий порядок и правила приемки товаров по количеству и качеству определены Постановлением СовМинРБ от 3 сент. 2008 г. № 1290 «Об утверждении Положения о приемке товаров по количеству и качеству».
Приемка товаров проводится покупателем самостоятельно либо с участием представителей:
- продавца;
-торгово-промышленной палаты;
- республиканского органа государственного управления и иной гос. организации, подчиненной Правительству РБ, если продавец и покупатель подчинены одному республиканскому органу управления;
- органа по сертификации продукции, испытательного центра или лаборатории, аккредитованных Госкомитетом по стандартизации РБ.
Вызов представителя продавца осуществляется посредством направления последнему уведомления не позднее 24 часов, а в отношении скоропортящегося товара – безотлагательно после обнаружения несоответствия, если иные сроки не установлены договором. Товар в исправной закрытой таре по массе нетто и количеству товарных единиц в каждом грузовом месте принимается покупателем одновременно со вскрытием тары, но не позднее 10 дней, а по скоропортящемуся товару – не позднее 24 часов с момента доставки груза продавцом, либо при вывозе груза самим покупателем со склада продавца.
Приемка товара по качеству на складе покупателя производится в следующие сроки: при поступлении товара из другого населенного пункта – не позднее 20 дней, а скоропортящегося товара – не позднее 24 часов после его получения от перевозчика; при поступлении товара из данного населенного пункта – не позднее 10 дней, а скоропортящегося товара – не позднее 24 часов после его получения от перевозчика или поступления на склад покупателя.
Приемка товара по количеству осуществляется путем сопоставления количества фактически полученного товара данным указанным в договоре, транспортных сопроводительных и иных документах. Организация приемки товара по количеству д/обеспечивать его сохранность. С этой целью приемка одной партии товара производится непрерывно. Приемка товара, поставляемого без тары, в открытой или поврежденной таре, а также приемка по массе брутто и количеству мест, поставляемого в закрытой таре может производиться: на складе покупателя – при доставке товара продавцом либо перевозчиком; на складе продавца – при вывозе товара покупателем или по его поручению третьим лицом;в месте вскрытия опломбированных или в месте разгрузки неопломбированных транспортных средств и грузовых мест на складе перевозчика – при доставке и выдаче товара перевозчиком.
В случаях обнаружения в ходе приемки недостачи товара, несоответствия отдельных грузовых мест массе брутто, указанной в транспортных или сопроводительных документах, покупатель обязан:
- приостановить приемку;
- принять меры по обеспечению сохранности товара и предотвращению его смешения с иным товаром;
- вызвать для участия в приемке товара представителя продавца или иного представителя;
- оформить факт выявленной недостачи «Актом об установленном расхождении в количестве и качестве при приемке товарно-материальных ценностей», в 3-х экземплярах. Первый – направляется в ВСО или арбитраж как документ, обосновывающийиск, второй – в аптеке – 3 передается поставщику.
Покупатель может установить несоответствии качества товаров после их приемки, в т.ч. в процессе хранения (при соблюдении необходимых для обеспечения сохранности товаров условий), при подготовке товаров к розничной торговле при дальнейшей продаже, в случае их возврата последующим покупателям, либо использование в производственных процессах при выявлении скрытых недостатков.
Скрытыми недостатками товаров признаются недостатки (дефекты), которые не м/б обнаружены при проверке по качеству, обычно применяются в процессе приемки данного вида товара. Такие недостатки отражаются в акте, который составляется покупателем в течение 24 часов с момента их обнаружения.
Приемочный контроль в аптеке осущ-ся в соответствии с постановлением МЗ РБ № 35 от 14 августа 2000 г. «О контроле качества лекарственных средств, изготовляемых в аптеках».
18 сентября 2007 г. впервые введена в действие инструкция № 051 – 0807 по разработке СОП «Порядок приемки в аптеке лекарственных средств и осуществление приемочного контроля». Цель данной инструкции – стандартизировать следующие процессы:
‑ разгрузку автотранспорта;
‑контроль за условиями транспортировки лекарственных средств;
‑ последовательность приемки ЛС и др. товаров в аптеке, в том числе ЛС, требующих защиты от повыш. температуры, наркотических ЛС, психотропных веществ, ЛС списка «А», фарм. субстанций.
Все поступающие в аптеку товары регистрируются в «Журнале регистрации поступления товаров». В котором указываются дата получения, наименование поставщика, номер и дата накладной поставщика стоимость по ценам приобретения, стоимость по розничным ценам.
ЛС списка «А», наркотические лекарственные средства, психотропные вещества и этиловый спирт учитываются дополнительно в «Журнале предметно-количественного учета лекарственных средств и спирта этилового в аптеках».
Поступившие в течение месяца товары в хронологической последовательности учитываются по каждой ТТН заведующим аптекой или материально-ответственным лицом (МОЛ) в приходной части «Товарного отчета» по ценам приобретения и по розничным ценам.
Организация работы аптеки по хранению различных групп ЛС и ИМН. Общие требования к устройству и эксплуатации помещений хранения. Особенности хранения и транспортировки иммунобиологических ЛС.
Для обеспечения условий хранения и сохранности ЛС, ИМН, мед. техники и товаров аптечного ассортимента аптеки оснащаются соотв. оборудованием, мебелью и инвентарем в соотв. с треб. НАП. Об утверждении Надлежащей аптечной практики: пост. МЗ РБ от 27 декабря 2006 г., № 120 с изм. и доп.
Хранение ЛС в аптеке осущ-ся по фарм. группам с учетом их физико-хим. и токсикологических св-в в соотв. с условиями, указанными на упаковке, в инструкции по мед. применению и (или) листке-вкладыше, отдельно от др. товаров аптечного ассортимента.
ЛС в аптеке размещаются в шкафах, на стеллажах и в исключ. случаях – на подтоварниках. Не допускается размещение ЛС на полу без подтоварника. Подтоварники располагаются на полу в один ряд в высоту.
Температура и относит. влажность в помещениях хранения и обслуживания населения – торговом зале и температура в холодильном оборудовании регистр-ся не реже 1 раза в сутки в журнале учета температуры (относит. влажности воздуха). Регистрация температуры в холодильном оборудовании при хранении в нем термолабильных иммунобиологических ЛС осущ-ся 2 раза в сутки.
Приказ МЗ РБ 19 мая 1998 г. № 149 Об утверждении инсрукции по организации хранения на аптечных складах, в аптечных учреждениях и предприятиях ЛС и ИМН
Помещения хранения в соотв. с устан. нормами обеспечиваются охранными и противопожарными средствами. Для наблюдения за темп. и влаж. помещения хранения необходимо обеспечить термометрами и гигрометрами, кот. закрепляются на внутренних стенах помещений вдали от нагревательных приборов на высоте 1,5-1,7 м от пола и на расстоянии не менее 3 м от дверей.
Для поддержания чистоты воздуха помещения хранения в соотв. с НД следует оборудовать приточно-вытяжной вентиляцией с механич. побуждением.
Аптечные учреждения и предприятия оборудуются приборами центрального отопления. Не допускается обогревание помещений газовыми приборами с открытым пламенем или электронагревательными приборами с открытой электроспиралью.
Помещения хранения д/б обеспечены необх-м кол-вом стеллажей, шкафов, поддонов, подтоварников и т.п. Установка стеллажей осущ-ся т. о., чтобы они находились на расстоянии 0,6-0,7 м от наружных стен, не менее 0,5 м от потолка и не менее 0,25 м от пола. Стеллажи по отношению к окнам должны быть расположены так, чтобы проходы были освещены, а расстояние между стеллажами составляло не менее 0,75 м, обеспеч. свободный доступ к товару.
Помещения аптечных учреждений и предприятий д/содержаться в чистоте; полы помещений периодически (но не реже 1 раза в день) убираться влажным способом с прим. разрешенных моющих средств.
ЛС, ИМН в помещениях хранения необходимо размещать с учетом наиболее полного использования площади, создания наилучших условий труда для складских и аптечных работников, возможности применения средств механизации и обеспечения фармацевтического порядка.
ЛС, ИМН следует размещать на стеллажах, в шкафах, а в исключит. случаях - на полу (на предварительно подложенном поддоне, подтоварнике, специальной плите и т.п.)
В помещениях хранения лекарственные средства размещают отдельно: в соотв. с фармакотерапевтическими группами с учетом физико-химич. свойств; по токсикологическим группами в соотв. со списком А, Б и общего списка; в завис-ти от способа применения; с учетом устан. сроков хранения для ЛС с огранич. сроком годности; в соотв. с агрегатным состоянием.
Не рекомендуется располагать рядом ЛС, созвучные по названию, ЛС для внутреннего применения с сильно различ. высшими дозами, а также располагать их в алфавитном порядке.
Изделия медицинского назначения следует хранить раздельно по группам: резиновые изделия; изделия из пластмасс; перевязочные средства и вспомогательные материалы; изделия медицинской техники.
В процессе хранения следует осущ-ть сплошной визуальный осмотр состояния тары, внешних изменений лекарственных средств и ИМН не реже одного раза в месяц. При повреждении тары необходимо немедленно устранить ее дефекты или содержимое переложить в другую тару. В случае внешних изменений лекарственных средств проводится контроль их качества в соотв. с требованиями ГФ и другими НД и определяется их пригодность к использованию в установленном порядке.
В помещениях хранения, а также на территории аптечного склада необходимо систематически проводить мероприятия по борьбе с грызунами, насекомыми и другими вредителями.
Ответственное лицо за фарм. деятельность предприятия д/разработать отдельный внутренний документ либо сделать карту в качестве приложения к РИ «О порядке хранения ЛС, в т. ч. требующих особых условий хранения», в котором предусмотреть форму сопроводительной карты «холодовой цепи».
«Холодовой цепью» называют систему, обеспечивающую необходимые условия хранения и транспортировки иммунобиологических препаратов от предприятия-изготовителя до пациента.
Если условия хранения ЛС требуют строгого соблюдения особых параметров (таких, как температура и влажность), эти условия д/проверяться, контролироваться и записываться; оборудование для перевозок должно быть валидированным. Распределение температуры в отсеке д/ы равномерным. Данные температурного контроля должны записываться и быть доступны для контроля; контейнеры, используемые для перевозок и хранения, не должны оказывать вредное воздействие на ЛС, д/обеспечивать соответствующую защиту от внешних воздействий и соответствовать санитарно-гигиеническим правилам.
Тремя основными факторами надежности «холодовой цепи» являются оборудование, контроль и персонал. При процедуре регистрации температур, представляющей собой ведение специального журнала с занесением в него показаний термометра ответственность за контроль температурного режима возлагается на работника, отвечающего за его поддержание.
Цепочка данных «холодовой цепи» при получении на аптечный склад может содержать следующую информацию: порядковый номер, наименование иммунологического ЛС (ИЛС), дату, номер ТТН или инвойса, наименование склада временного хранения (СВХ) или таможенного склада, температура ИЛС при отпуске с СВХ или таможенного склада в градусах, ФИО работника СВХ (таможенного склада), отпустившего ИЛС, подпись работника СВХ (таможенного склада), отпустившего ИЛС; температура ИЛС при получении с СВХ или таможенного склада в градусах, ФИО работника аптечного склада, получившего ИЛС с СВХ или таможенного склада, подпись работника аптечного склада, получившего ИЛС с СВХ или таможенного склада; температура ИЛС при приемке в помещение аптечного склада в градусах, ФИО ответственного работника аптечного склада, подпись ответственного работника аптечного склада.
Далее при отпуске с аптечного склада информация м/содержать данные: порядковый номер, наименование ЛС, серию (партию), количество, срок годности, дату, номер товарно-транспортной накладной (ТТН) или товарной накладной (ТН), наименование получателя ИЛС, температура ИЛС при отпуске из помещения аптечного склада в градусах, ФИО работника аптечного склада, отпустившего ИЛС; подпись работника аптечного склада, отпустившего ИЛС; ФИО получателя ИЛС, подпись получателя ИЛС.
Все особенности транспортировки термолабильных ЛС и соблюдения «холодовой цепи» м/б отражены в контракте (договоре) на их поставку от производителя или поставщика.
Т. о., предложенная схема учета параметров «холодовой цепи» позволит обеспечить прослеживаемость и сохранение качества термолабильных ЛС.
Организация хранения в аптеках наркот. средств, психотр. веществ и их прекурсоров, ЛС списка «А». Требования к технической укрепленности и оснащению техническими системами охраны помещений, предназн. для хранения наркотических средств и психотропных веществ.
Наркот.е средства реализуются в аптеках, имеющих специальное разрешение (лицензию) МЗ РБ на деятельность, связанную с оборотом наркот. средств, психотр. веществ и их прекурсоров, расположенных в пределах административно-территориальных единиц, на территории которых находятся ОЗ, врачи которых выписали рецепт врача.
Постановление МЗ РБ 28 мая 2003 г. № 26 Об утверждении республ. перечня наркотических средств, психотр. веществ и их прекурсоров, подлежащих государственному контролю в РБ
Список 1: особо опасных наркот. средств и психотр. веществ, не используемых в мед. целях.
Список 2: особо опасных наркот. ср-в и психотр. в-в, разрешенных к контролируемому обороту
Список 3: опасных психотропных веществ
Список 4: прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ.
Список 5: опасных наркотических средств, не используемых в медицинских целях.
Постановлние МЗ РБ 24 июня 2005 г. № 16 Об утверждении перечня ЛС списка «А» и правил хранения ЛС списка «А»
Наркотические ср-ва независимо от ЛФ и психотр. в-ва в ампулах (флаконах) и в виде фарм. субстанций в аптеках готовых ЛФ, производств. аптеках и аптеках ОЗ подлежат ПКУу в журнале предметно-колич. учета наркотических ср-в и психотр. в-в в аптеках в соотв. с постановлением МЗРБ 28 декабря 2004 г. № 51 «Об утверждении Инструкции о порядке приобретения, хранения, реализации и использования наркотических средств и психотропных веществ в медицинских целях.
В журналах ПКУ отмечается факт приобретения, использования и/или реализации наркотических средств и психотропных веществ.Журнал д/б пронумерован, прошнурован, подписан руководителем и заверен печатью юр.лица с госгербом.На каждое наименование, фасовку, ЛФ, дозировку наркотич. средства и психотропного вещества в журнале заводится отдельная страница.
Учёт начинается с выведения остатка ЛС на начало месяца. Этот остаток переносится из остатка на конец предыдущего месяца. Далее в журнале учитывается приход. Поступление отражается по каждому приходному документу (товарная накладная) в отдельности с указанием её номера и даты. Затем подсчитывается приход с остатком.
Расход по дням записывается дневными итогами с подразделением на:
* отпуск с отвешиванием и отмериванием ЛС в аптечную тару без доп. технологических операций
* отпуск с доп. технологическими операциями, т.е. с изгот. в аптеках по индивид. назначениям врача и требованиям организаций здравоохранения.
Основанием для заполнения по дням расходной части журнала явл. «Дневной выборочный лист».
Спирт этиловый входит в Перечень ЛС, подлеж. ПКУ (пост. МЗ РБ от 2006 г. № 120).
ПКУ ведётся в «Журнале ПКУ ЛС и спирта этилового». Журнал д/б пронумерован, прошнурован, скреплён печатью и подписью руководителя структурного подразделения. В данном журнале на каждое наименование ЛС на календарный год отводится отдельная страница.
Учет спирта ведется раздельно по каждому наименованию, конц-ции, цене. В журнале подсчит-ся расход и опред. остаток на конец месяца (книжный). Он опред-ся как разница между приходом с остатком и расходом за месяц. В последней графе журнала проставляется фактический остаток, который определяется путём взвешивания или пересчёта и т. д.