Структура управления – упорядоченная совокупность связей между звеньями и работниками, занятыми решением управленческих задач организации.
Элементы структуры управления – это службы, группы и работники, выполняющие те или иные функции в соответствии с принятым разделением задач, функций и работ. Отношения между элементами поддерживаются благодаря горизонтальным и вертикальным связям (коммуникациям). Связи также бывают линейными (движение информации от руководителя к исполнителю, связи управления и подчинения) и функциональными (движения информации в рамках определенной функции от специалиста к специалисту; рекомендательные связи).
В рамках структуры управления происходит управленческий процесс, между участниками которого распределены функции, а, следовательно, права и ответственность, связанные с их выполнением.
С этой точки зрения организационная структура управления – это форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой происходит процесс управления, направленный на достижения намеченных целей организации.
Для построения организационной структуры организации необходимо сформулировать цели и задачи управленческой деятельности и назначить менеджеров (специалистов), ответственных за их выполнение. Эта процедура связана с делегированием полномочий и принятием ответственности.
Делегирование – это передача задач и полномочий лицу, которое берет на себя ответственность за их выполнение.
Чем больше полномочий делегируется менеджерам, тем менее централизованным становится управление организацией. Делегирование полномочий связано с затратами времени на подготовку и обучение подчиненных к выполнению делегируемых функций. Если это время слишком велико, руководителю бывает невыгодно делегировать полномочия (рис. 6.1.).
Рис.6.1 - Изменение затрат времени руководителя при делегировании полномочий
Полномочия – это ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия подчиненных на выполнение конкретных задач.
Ответственность – это обязанность выполнять задачи и отвечать за их решение.
Руководитель организации, первоначально имея все полномочий и неся всю ответственность за выполнение задач, делегирует менеджерам часть полномочий. При этом менеджер несет перед руководителем ответственность за те полномочия, которые ему делегировали, а руководитель, в свою очередь, несет ответственность за качество работы этого менеджера перед вышестоящей управляющей системой, в частности, перед вышестоящим руководителем. Руководитель организации, вне зависимости от количества оставленных ему себе полномочий, несет полную ответственность за выполнение всех функций и задач в организации. Одновременно с делегированием полномочий, руководитель получает власть – право влиять на поведение подчиненных и заставлять их действовать в определенном направлении.
Существует два варианта распределения ответственности между руководителем и подчиненным (рисунок 6.2.):
– «Елочка»: права и ответственность вышестоящего руководства поглощают только часть прав и ответственности (полномочий) нижестоящего руководителя; система бюрократической организации с четкой фиксацией прав и ответственности. Руководители вмешиваются только в часть работы подчиненных.
– «Матрешка»: система множественного подчинения. Права и ответственность вышестоящего руководителя полностью поглощают права и ответственность (полномочия) всех нижестоящих руководителей.
Рис.6.2 - Варианты распределения ответственности между руководителем и подчиненным
Существует два способа делегирования полномочий:
1) Классическая: передача полномочий сверху вниз. Полномочия считаются делегированными, когда они переданы руководителем подчиненному.
2) Современная (концепция Честера Барнада): принятие полномочий подчиненным. Полномочия считаются переданными, когда они приняты подчиненным (рис.6.3.).