Организация учета труда и заработной платы – один из важнейших аспектов бухгалтерского учета, так как трудовые затраты занимают значительное место в издержках производства и обращения.
Оперативный учет численности работников и отработанного времени ведется на основании первичных документов.
Учетом личного состава персонала занимаются кадровая служба и табельщики. Каждому работнику при приеме на работу присваивается табельный номер, который в дальнейшем проставляется на всех документах по учету личного состава, выработки и заработной платы. Заполняется личная карточка (приложение А). Бухгалтерия предприятия ОАО «УАЗ» на основании первичных документов открывает на каждого работника лицевой счет (приложение Б) с указанием справочных данных с последующим использованием их показателей для расчета по заработной плате.
После того, как принято обоюдное решение работника и работодателя о приеме на работу, сотрудник предоставляет в организацию следующие документы:
- заявление сотрудника о приеме на работу;
- фотографии размером 3х4;
- ксерокопия паспорта;
- трудовая книжка (оригинал);
- страховое (пенсионное) свидетельство (копия);
- документы воинского учета (военный билет);
- копия документов об образовании;
- копия свидетельства о присвоении ИНН;
- справка с предыдущего места работы (форма 2-НДФЛ);
- заполненная Анкета сотрудника;
- справка с основного места работы (для совместителей);
- свидетельство (а) о рождении детей.
Заявление сотрудника с визой руководителя передается в кадровую службу организации (или в бухгалтерию, если кадровая служба не предусмотрена в штатном расписании), где уполномоченные лица присваивают сотруднику табельный номер и оформляют: приказ о приеме работника на работу (унифицированная форма № Т-1) (приложение В) и личную карточку сотрудника (унифицированная форма № Т-2).
Документы сотрудника подшиваются в личное дело сотрудника и хранятся в архиве организации 75 лет. На основании приказа о приеме на работу производится запись в трудовой книжке сотрудника.
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.
Одновременно с оформлением приказа с сотрудником заключают трудовой договор (контракт) (приложение Г), в котором указывают условия работы сотрудника в организации, права и обязанности сторон. Заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими возраста шестнадцати лет. Если предусмотрено правилами внутреннего распорядка, сотруднику выдается Должностная инструкция.
Копия личного дела сотрудника передается в бухгалтерию. В бухгалтерию сотрудник приносит заявления о предоставлении налоговых вычетов (приложение Д):
- заявление о предоставлении стандартного налогового вычета по НДФЛ в размере 400 рублей;
- заявление о предоставлении вычета в размере 600 рублей на каждого ребенка
Отдел кадров направляет приемную записку на тот участок, куда принимается работник (приложение Е).
Для учета рабочего времени при повременной системе оплаты труда применяют унифицированные формы табеля учета рабочего времени (унифицированные формы № Т-12, № Т-13). Форма Т-12 применяется на отдельных участках ручным методом (приложение Ж), Т-13 - при автоматизированном учете.
На анализируемом предприятии применяется пропускная система для учета рабочего времени. Каждому работнику выдается постоянный пропуск, который он обязан забирать на проходной, явившись на работу, и сдавать, уходя с нее. На основании сданных или не сданных пропусков и осуществляется табельный учет. С 2005 года отрабатывается новый вид табельного учета – с помощью ЭКПУ (электронные контрольно – пропускные устройства). Суть его состоит в том, что в пропуска работников встраивается электронный чип. При проходе через ЭКПУ начинается автоматический отсчет рабочего времени, при проходе в обратную сторону отсчет приостанавливается. В конце месяца формируется сводный документ по учету отработанного времени.
В ОАО «УАЗ» применяется метод сплошной регистрации явки на работу по табельной системе, то есть, в табеле указывают количество явок и неявок (и их причин) сотрудника на работу, сведения о сверхурочных работах, отпусках, командировках, простоях и т.д. Табель учета рабочего времени является основанием для начисления заработной платы сотрудникам.
При сдельной системе оплаты труда оплата работ производится на основании наряда на сдельные работы, табеля-расчета, наряда-книжки, маршрутных листов и других аналогичных документов.
При комиссионной системе оплаты труда - основанием для расчетов служат сведения о выручке организации и размере процента, установленного в трудовом договоре сотрудника.
Заработная плата начисляется исходя из: cистемы оплаты труда, применяемой на предприятии; cведений об установленных тарифах, окладах, сдельных расценках; cведений о фактически отработанном времени сотрудниками или об объеме произведенной продукции.
Согласно трудовому законодательству начисление заработной платы производится 2 раза в месяц.
Организация учета выработки необходима при сдельной форме оплаты труда, т. е. когда возможно измерить и подсчитать объем выполненных работ каждым работником в натуральном измерении и установить на работы плановые, нормированные задания (в натуральном выражении) в единицу времени.
Большая часть документации разработана применительно к использованию при обработке средствами вычислительной техники. Заполняются эти документы на основе технологических карт, действующих норм и расценок в соответствии с производственной программой цеха (участка). По окончании работы отделом технического контроля (ОТК) проставляется фактическое количество выработанной, принятой годной продукции и брака.
Основным документом на сдельную работу является наряд.
В них последовательно записываются нормированные задания и их выполнение. Подсчитываются они или сразу за весь месяц, или за половину месяца. По окончании месяца наряд закрывается и сдается в бухгалтерию, где производится его дальнейшая обработка: проверяется правильность заполнения учетных реквизитов, производится расчет сумм заработка и количества часов нормированного времени, определяются итоговая сумма заработка и нормо-часы.
Если работа по наряду до конца месяца не закончена, то расценивается выполненная часть, а на окончание (завершение) работы дается задание в наряде на следующий месяц.
Кроме того, на анализируемом предприятии действует наряд на работу в сверхурочное время и праздничные дни (приложения И,К).
Наряд как документ имеет недостатки — не позволяет контролировать объем и движение выполненных работ по технологической цепочке, так как выписывается на одного рабочего или бригаду, на одну или несколько операций, последовательно не связанных между собой.
Аккордная система оплаты труда применяется при выполнении ремонтных и прочих работ, когда бригада состоит из рабочих различных специальностей (слесари, токари, наладчики и др.), т. е. комплексная бригада. Оплата производится за весь объем работ по установленным расценкам в единицах измерения конечной продукции с указанием максимального срока выполнения работ. Выполненные работы принимает ОТК или мастер. Бухгалтерия распределяет фактический заработок между членами бригады в соответствии с количеством отработанных часов каждым и их разрядами.
По заявлению членов бригады аккордный заработок может быть распределен между ними.
На рассматриваемом предприятии существует около 200 наименований начислений и удержаний. Каждому из них присвоен код вида оплаты. С 2003г. действует трехзначная кодировка.
Рассмотрим порядок начисления заработной платы.
Пример 1. Слесарь Кривов С.Б., имеющий 4 разряд в июне месяце 2006г. отработал 168 часов. Его часовая тарифная ставка - 12 руб.50 коп. Заработок за месяц составил 2100-00 руб. (12-50 х 168).
При повременно-премиальной форме оплаты труда работники дополнительно получают премию, которая, как правило, устанавливается в процентах к оплате труда, начисленной за фактически отработанное время.
Пример 2. Приказом по ОАО уборщице промышленных помещений «УАЗ» Ташкиновой В.В. в отчетном месяце установлена премия в размере 20%. Так как заработная плата составила в отчетном месяце за фактически отработанное время 1695 - 65 руб., то ей начислена премия в сумме 339 - 13 руб. (1695-65 х 20%: 100), общий заработок составил 2034-78 руб.
При сдельной оплате труда заработная плата работникам начисляется за фактически выполненную работу на основании действующих расценок за единицу работы. Сдельная форма оплаты труда имеет несколько разновидностей: прямая сдельная, сдельно-прогрессивная, косвенная, сдельно-премиальная, аккордная.
При прямой сдельной системе заработок рабочих повышается в прямой зависимости от количества выработанных ими изделий, т.е. оплата за каждую произведенную ими продукцию осуществляется по одной и той же расценке.
Пример 3. Токарь Ильин Л.И. в мае 2006г. изготовил 170 деталей. Расценка за единицу изделия 21-64 руб. Его заработок за месяц составил 3678-80 руб. (21-64 руб. х 170 шт.).
При сдельно-прогрессивной системе расценки увеличиваются для оплаты продукции, изготовленной сверх установленной нормы.
Пример 4. Токарь Ильин Л.И. в июне 2006г. изготовил 180 деталей. Расценка за единицу в пределах 170 изделий - 21-64 руб., от 180 и до 200 изделий - выше на 10% т.е. 23-80 руб. (21,64 х 10%). Заработок работника за все количество изделий составит 3916-80 руб. [(170 шт. х 21-64) + (10 шт. х 23-80 руб.)].
Пример 5. Мастер цеха - при 8-ми часовом рабочем дне. По графику за июнь 2006г. 23 рабочих дня, фактически отработано 16 дней. Оклад мастера – 6000 руб. Заработная плата за месяц составит (6000: 23 х 16 = 4173-91). Персональная надбавка - 500 руб., за июнь составит (500: 23 х 16 = 347-83). Премия 10% 6000 + 500: 23 х 16 х 10 % = 239-20. Премия из фонда поощрения – 325-00. Итого начислено – 5085-94 руб. Оплата больничного листа 1135-41 руб. Всего начислено 6221-35 (5085-94 + 1135-41).
Рассмотрим пример расчета заработной платы по системе плавающих окладов.
Пример 6. Месячный оклад сотрудника Масленикова А.Н. -5500 руб.
Месячный фонд оплаты труда подразделения ОАО «УАЗ», в котором работает Маслеников А.Н. составляет 146550 руб. В августе 2006г. на оплату труда направлено 161205 руб. Коэффициент повышения заработной платы, утвержденный руководителем – 1,1 (161205: 146550). Заработная плата за август сотрудника Масленикова А.Н. будет составлять 6050 руб. (5500 х 1,1).
Рассмотрим пример начисления заработной платы работнику отдела сбыта, которому установлена заработная плата на комиссионной основе.
Пример 7. Менеджеру по продажам Толкунову Е.В. установлена заработная плата в размере 10% от реализации продукции без налога на добавленную стоимость. Толкунов Е.В. реализовал в августе продукции завода на сумму 87564 руб. (без НДС). Следовательно, его заработная плата в августе составила 8756,40 руб. (87564 х 0,10).
Начисленные суммы фиксируются в расчетной ведомости (унифицированная форма № Т-51).
Для организации бухгалтерского учета начисления заработной платы имеет значение деление ее на основную и дополнительную. Основная заработная плата – заработная плата по тарифу и окладам. Премии и доплаты, связанные с выполнением производственных программ, а также оплата простоев. Дополнительная заработная плата – оплата непроработанного времени в соответствии с законодательством.
Из начисленной работникам организации заработной платы, оплаты труда по по трудовым договорам, договорам подряда и по совместительству производят различные удержания, которые можно разделить на три группы: обязательные удержания, удержания по инициативе организации, удержания по инициативе членов трудового коллектива. Классификация удержаний из заработной платы приведена в таблице 3.
Основными нормативными документами по исчислению НДФЛ являются 23 гл. 2 ч. НК РФ и Методические рекомендации налоговым органам о порядке применения гл. 23.
Таблица 3 – Классификация удержаний из заработной платы
| Вид удержаний | Перечень удержаний | Особенности |
| Обязательные | НДФЛ; по исполнительным листам и надписям нотариальных контор в пользу физических и юридических лиц; по вступившему в законную силу приговору суда | Согласие работника не требуется |
| Удержания по инициативе работодателя | За причиненный организации материальный ущерб; за допущенный брак; своевременно не возвращенные подотчетные суммы; по предоставленным займам и ссудам; излишне выданная заработная плата | Удержания осуществляются на основании приказа (распоряжения) руководителя организации с указанием причины удержаний, с которым должно быть ознакомлено под расписку лицо, с доходов которого производятся удержания |
| Удержания по инициативе члена трудового коллектива | Профсоюзные взносы; в пользу физических или юридических лиц на основании письменного заявления работника | Удержания должны производиться только в сроки и лицу, указанному в заявлении работника |
Налогоплательщиками налога на доходы физических лиц признаются физические лица, являющиеся налоговыми резидентами Российской Федерации, а также физические лица, получающие доходы от источников, в Российской Федерации, не являющиеся налоговыми резидентами Российской Федерации.
Объектом налогообложения признается доход, полученный налогоплательщиками от источников РФ и (или) от источников за пределами РФ для физических лиц, являющимися налоговыми резидентами РФ и от источников РФ для физических лиц, не являющимися налоговыми резидентами РФ.
Налоговая ставка устанавливается в размере 13 %. Налоговая ставка установлена в размере 35 % в отношении некоторых других доходов: (страховых выплат по договорам добровольного страхования в части превышения размеров, указанных в пункте 2 статьи 213 настоящего Кодекса; процентных доходов по вкладам в банках в части превышения суммы, рассчитанной исходя из трех четвертых действующей ставки рефинансирования Центрального банка Российской Федерации, в течение периода, за который начислены проценты, по рублевым вкладам (за исключением срочных пенсионных вкладов, внесенных на срок не менее шести месяцев) и др.) и в размере 9%.
Если налогоплательщик получил в течение 2005 года кредит для строительства нового жилья либо приобретения дома или квартиры, то его материальная выгода будет облагаться НДФЛ по ставке 13% (вместо 35%). Эти изменения были внесены согласно Закону от 20 августа 2004 г. № 112-ФЗ.
Сумма налога определяется в полных рублях. Сумма налога менее 50 копеек отбрасывается, а 50 копеек и более округляются до полного рубля.
С 1.01.2006г. вводятся изменения в порядок расчета налога на доходы физических лиц (приложение Н).
При определении размера налоговой базы учитываются вычеты, уменьшаемые налогооблагаемую базу: стандартные, социальные, имущественные, профессиональные. Однако стандартные вычеты применяют бухгалтеры организаций при начислении заработной платы, а социальные и имущественные предоставляются не работодателями, а налоговыми органами на основании письменного заявления работника.
При определении размера налоговой базы налогоплательщик имеет право на получение следующих стандартных налоговых вычетов: в размере 3000 рублей за каждый месяц налогового периода, 500 руб., и 400 руб. за каждый месяц налогового периода распространяется на остальные категории налогоплательщиков, и действует до месяца, в котором их доход, исчисленный нарастающим итогом с начала налогового периода (в отношении которого предусмотрена налоговая ставка 13%,) работодателем, предоставляющим данный стандартный налоговый вычет, превысил 20 000 рублей. Начиная с месяца, в котором указанный доход превысил 20 000 рублей, налоговый вычет, предусмотренный настоящим подпунктом, не применяется;
С 1 января 2005г. увеличен размер стандартного налогового вычета на каждого ребенка. Вместо 400 руб. (на эту сумму ранее уменьшалась налогооблагаемая база сотрудника) он теперь составляет 600 руб. (Закон от 29.12.2004г. № 203 «О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации»).
Рассмотрим пример порядка расчета суммы налога, подлежащего удержанию в 2005г. у одного из работников ОАО «УАЗ».
Работник Ткаченко В.В. является одним из его учредителей. В 2005г. Ткаченко установлен оклад в размере 5600 руб. (код дохода – 2000).
Помимо зарплаты в 2005г. Ткаченко В.В. получил следующие доходы:
в феврале – материальную помощь в связи с тяжелым финансовым положением в сумме 5000 руб. (код дохода – 2760);
в апреле – материальную выгоду от приобретения у предприятия товаров по сниженным ценам в сумме 12000 руб. (код дохода – 2630);
в мае, июне, июле – материальную выгоду по заемным средствам, полученным от фирмы, в сумме 800 руб. за каждый месяц (код дохода – 2610).
Общая сумма материальной выгоды составила: 800 руб. x 3 мес. = 2400 руб.;
в августе – подарок стоимостью 3000 руб. (код дохода – 2720);
в ноябре – материальную помощь в связи со смертью члена семьи в сумме 7000 руб. (в справке не указывается);
в декабре – дивиденды в сумме 25000 руб., выплаченные за 9 месяцев 2005г. (код дохода – 1010).
Ткаченко В.В. не имеет права на стандартные налоговые вычеты в размере 3000 и 500 руб., поэтому ему полагается стандартный налоговый вычет в размере 400 руб.
Ткаченко В.В. имеет двоих детей в возрасте четырех и восьми лет.
Следовательно, ему надо предоставить налоговый вычет в размере 600 руб. на каждого ребенка.
Сумма подоходного налога, удержанная с дохода Ткаченко В.В. в 2005г., составила:
с доходов, облагаемых по ставке 9%, – 2250 руб. (25 000 руб. x 9%);
с доходов, облагаемых по ставке 13%, – 10 036 руб. (77 200 руб. x 13%);
с доходов, облагаемых по ставке 35%, – 840 руб. (2400 руб. x 35%).
Удержания алиментов производится в соответствии с Семейным кодексом РФ. Поступившие в организацию исполнительные листы или заявления плательщика регистрируются в специальном журнале и хранят как бланки строгой отчетности. О поступлении исполнительных документов бухгалтерия сообщает судебному исполнителю.
Материальная ответственность работников за причиненный ущерб организации предусмотрена Трудовым кодексом РФ. Различают полную и ограниченную ответственность. Полная возникает при заключении договора о полной материальной ответственности между организацией и работником, отвечающим за сохранность соответствующего имущества. Ограниченную материальную ответственность несут работники за порчу или уничтожение имущества по небрежности.
В расчетную ведомость заносят суммы начисленной заработной платы по ее видам, суммы удержаний по их видам и суммы к выдаче. Для каждого работника в ведомости отводится одна строка. На основании расчетной ведомости автоматически заполняется регистр для целей налогового учета «Учет расходов по оплате труда» (приложение Л), где расходы по оплате труда подразделяются на прямые и косвенные.
Все расчетные ведомости собираются в расчетном отделе бухгалтерии, где происходит их дальнейшая бухгалтерская обработка, суть которой в том, чтобы «свести» начисленные суммы в разрезе участков, цехов, отделов и других подразделений и определить общую сумму начисленной заработной платы, на которую впоследствии будут начислены налоги по действующему законодательству. Сводные ведомости, которые называются ведомостями распределения затрат (приложение М), представляют собой суммы начислений по подразделениям с одновременным проставлением бухгалтерских проводок в зависимости от направления расходов.
Выплата заработной платы производится 2 раза в месяц. Размеры аванса и сроки его выдачи устанавливаются в коллективном договоре. Аванс устанавливается в размере 30% заработной плате за предыдущий период. Выплата заработной платы осуществляется путем перечисления средств на счета работников, открытые в банке, для последующего их получения с помощью пластиковых карточек. Традиционным способом, через платежные ведомости (приложение Н) и расходные ордера (приложение П) выплата заработной платы осуществляется для вновь поступивших работников, работающих по договорам гражданско-правового характера и в некоторых других случаях.
На учет отработанного времени и оплату труда оказывает влияние факт увольнения работника. Основаниями прекращения трудового договора являются (ст. 77 ТК РФ):
- соглашение сторон;
- истечение срока трудового договора;
- расторжение трудового договора по инициативе работника;
- расторжение трудового договора по инициативе работодателя;
- перевод работника на работу к другому работодателю или переход на выборную работу (должность);
- отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника организации;
- отказ работника от продолжения работы в связи с изменением существенных условий трудового договора;
- отказ работника от перевода на другую работу вследствие состояния здоровья;
- отказ работника от перевода в связи с перемещением работодателя в другую местность;
- обстоятельства, не зависящие от воли сторон;
- нарушение установленных правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы.
Во всех случаях днем увольнения работника является последний день его работы.
Увольнение сотрудника сопровождается составлением приказа об увольнении (по форме № Т-8) и записки-расчета (форма № Т-61) (приложение Р).
В день увольнения сотрудника организация обязана выполнить следующие действия:
- выплатить все суммы, причитающиеся работнику от работодателя:
o зарплата за отработанные в месяце увольнения дни;
o денежная компенсация за все неиспользованные отпуска;
o выходное пособие;
- выдать работнику трудовую книжку и по письменному заявлению копии документов, связанных с работой.