Нормативную базу подготовки и оформления документов составляют правовые акты, полностью посвященные этим вопросам, а также отдельные положения нормативных актов, имеющих более широкую сферу действия (например, по вопросам информатизации, законотворчества, работы органов власти, деятельности коммерческих структур и т.д.).
Правила оформления документов закрепляются в нормативных актах различного уровня, издаваемых федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов РФ, органами местного самоуправления, органами управления коммерческих и некоммерческих организаций и их объединений.
Нормы права (предписывающие, обязывающие, запрещающие и иные), регламентирующие подготовку и оформление документов, являются частью информационного права – системы охраняемых государством социальных норм и отношений, возникающих при осуществлении процессов сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и потребления информации. Информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений юридических, физических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами.
Нормативными актами Российской Федерации и субъектов Российской Федерации утверждены требования к отдельным видам документов, многие формы управленческих документов, правила использования бланков и оформления отдельных реквизитов документов. Так, изображение Государственного герба на документах регламентируется Положением о Государственном гербе Российской Федерации (утверждено Указом Президиума России от 30 ноября 1993 г. № 2050); использование бланков с воспроизведением Государственного герба России – постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г.№ 1268.
Использование товарных знаков при оформлении документации определяется Законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках указания мест происхождения товаров» (от 23 сентября 1992 г.№ 3520-1).
В законодательстве субъектов Российской Федерации также содержатся нормы, определяющие правила изображения их гербов (например, Законом города Москвы от 1 февраля 1995 г.№ 4-12 «О гербе и флаге города Москвы») и порядок работы с гербовыми бланками (распоряжение Мэра Москвы от 17 апреля 1998 г. № 392-РМ «Об использовании изображения герба города Москвы, наименований «Правительство Москвы», «Мэра Москвы», «Москва» на бланках документов, печатях, штампах, удостоверениях и вывесках органов исполнительной власти города и организаций городского подчинения»).
Порядок применения печатей и штампов, их формы, размеры и реквизиты устанавливаются нормативными актами различного уровня (постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», Временные правила изготовления и основания для уничтожения печатей и штампов на территории г. Москвы (утверждены распоряжением Мэра Москвы от 25 августа 1998 г. № 843-РМ).
Правила оформления документов закрепляются в стандартах и других нормативных документах по стандартизации. Стандартизация в области документации решает задачи технической и информационной совместимости носителей информации и технологий ее обработки.
Правовые основы стандартизации в Российской Федерации устанавливают Закон Российской Федерации от 10 июня 1993 г. № 5154-1 «О стандартизации», а также государственные стандарты системы «Государственная система стандартизации» (ГОСТ Р 1.0-92; ГОСТ Р 1.2-92; ГОСТ Р 1.3-92; ГОСТ Р 1.4-92; ГОСТ 1.5-92). Управление стандартизацией в стране осуществляет Госстандарт России.
В нормативных документах по стандартизации закреплены требования к построению, изложению и оформлению документации, проведению унификации и применению унифицированных систем документации; созданию и использованию классификаторов технико-экономической и социальной информации; автоматизации информационных процессов в управлении, техническим средствам обработки информации; терминологии, применяемой в области работы с документами.
Методологические и организационные основы проведения работ по классификации и кодированию информации, унификации документации установлены в нормативах Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК) и унифицированных систем документации (УСД).
УСД состоит из совокупности взаимоувязанных общероссийских унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению. Одной из унифицированных систем документации является Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Унифицированные формы документоа (УФД) – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. УФД подразделяются на общероссийские, отраслевые и унифицированные формы документов предприятия Требования к УСД изложены в специальной серии стандартов и других документах по стандартизации (ГОСТ 6.10.3-83; ГОСТ 6.10.4-84; ГОСТ 6.10.5-87; ГОСТ 6.10.6-87; ГОСТ 6.10.7-90; ГОСТ Р 6.30-97; ПР 50-733-93 и др.).
В отдельной организации вопросы оформления документации находят отражение в учредительных документах, регламентах работы органов управления, распорядительных документах, устанавливающих общие требования к системе документационного обеспечения (например, в нормативных актах, определяющих полномочия должностных лиц при рассмотрении, согласовании, визировании и подписании документов). Подготовку и оформление документов в организации регламентирует Инструкция по делопроизводству, Правила оформления документов, Табель унифицированных форм документов, Альбом бланков, Альбом унифицированных форм документов.
Ключевое место в этом комплексе занимает Инструкция по делопроизводству (по документационному обеспечению управления). Структура инструкции нормативными актами не регламентирована. Количество и наименования разделов, их последовательность, состав приложений определяются ее разработчиками. Основой для установления структуры инструкции могут служить ГСДОУ и Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, а также инструкции, принятые в ведущих федеральных органах государственной власти и в органах власти субъектов Федерации.
2.2. Структура, содержание, область применения стандарта ГОСТ Р6.30-97
Основным документом, определяющим требования к оформлению документов ОРД является ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
В соответствии с ГОСТ Р 1.5-92 «Государственная система стандартизации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов» обозначение государственного стандарта Российской Федерации состоит из индекса (ГОСТ Р), регистрационного номера и отделенных тире двух последних цифр - года утверждения. В регистрационном номере первая цифра с точкой обозначает его принадлежность к определенному комплексу стандартов.
Наименование стандарта включает:
Групповой заголовок (Унифицированные системы документации);
Заголовок (Унифицированная система организационно-распорядительной документации);
Подзаголовок (Требования к оформлению документов).
Стандарт имеет наименование на английском языке: Unified system of managerial documentation
Структура стандарта
Стандарт включает следующие структурные элементы, установленные ГОСТ Р 1.5-92:
титульный лист;
предисловие;
содержание;
наименование;
область применения;
требования;
приложения.
Содержание стандарта
Стандарт имеет 5 разделов:
1. Область применения;
2. Состав реквизитов документов;
3. Требования к оформлению реквизитов документов;
4. Требования к бланкам документов и оформление документов;
5. Требования к изготовлению и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.
Стандарт имеет следующие приложения:
Приложение Б. Образцы бланков документов
Ранее действовавший ГОСТ 6.38-90 включал 4 раздела: 1) «Оформление реквизитов», 2) «Требования к бланкам», 3) 2Требования к текстам документов», 4) «Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств».
В ГОСТ Р 6.30-97 требования к текстам документов в самостоятельный раздел не выделены. Они изложены в разделе «Требования к оформлению реквизитов документов» в пункте, посвященном реквизиту «Текст документа».
Не вошел в новый стандарт и раздел «Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств». Этот раздел в ГОСТ 6.38-90 описывал технологию изготовления документов с помощью пишущих машин и связывал эти требования с жестко лимитированными технически межстрочными, размерами печатных знаков, положениями табулятора. В условиях использования современных программных и технических средств эти ограничения во многом потеряли смысл. Расположение реквизитов на бланке устанавливается в пределах отведенных для них зон, без привязки к положениям табулятора пишущей машины.