В последнее время компьютер становится незаменимым в практике делопроизводства. Он помогает выполнять широкий круг задач по составлению документов, а также организации рациональной и оперативной работы с ними.
Существует множество программ для составления и редактирования документов. Такие программы называются текстовыми редакторами или текстовыми процессорами (Word 7.0, Word 97, Word 2000, Лексикон-XL).
При использовании популярного текстового редактора Word текст редактируемого документа выводится на экран дисплея и в него можно внести необходимые изменения, переносить фрагменты из одного места документа в другое, объединить документы, использовать различные шрифты для выделения отдельных участков текста, многократно распечатывать текст на принтере и т.д.
Составление документа можно производить с использованием «трафаретов» документов разных видов, заранее введенных в память ПК. В качестве «трафарета» может применяться бланк конкретного документа. Если его дополнить типовым текстом с пропусками для заполнения переменными данными, то процесс подготовки документа значительно упрощается.
В текстовой редактор разработчиками включено множество шаблонов (образцов) документов, которые помогают создать конкретный документ. Можно выбрать шаблоны стандартного, изысканного и современного письма, а также шаблоны стандартного и современного факса, резюме и др. Можно выбрать интересующий вариант документа, отредактировать его, заполнить измененные реквизиты: номер документа; дату; подпись; адресат; фамилию и телефон исполнителя и т.д. В окне предварительного просмотра можно увидеть общий вид созданного документа и расположение текста в нем. Законченный вариант документа следует сохранить с новым именем. Необходимо учитывать, что редактор содержит отличные тесты, но оформлены реквизиты документов (дата, адресат, подпись) по западным правилам.
Команда «Автотекст», находящаяся в меню «Правка» позволяет создать библиотеку из наиболее часто повторяющихся кусков текста. Эта команда способна облегчить набор текста документа, который сведется к компоновке отдельных элементов «Автотекста». Элементы «Автотекста» могут содержать:
- традиционные начальные фразы письма;
- часто употребляемы обороты текста;
- общепринятые окончания писем;
- почтовые адреса предприятий-контрагентов;
- стандартные положения контрактов (договоров);
- выдержки из нормативных документов, на которые часто приходится ссылаться;
- отдельные, наиболее используемые положения «Инкотермса» (для контрактов с инофирмами);
- схемы, диаграммы, графики, рисунки, необходимые для оформления документа и т.д.
Текстовой редактор автоматически проверяет правописание при наборе текста документа. Программы проверки орфографии и грамматики позволяют обнаружить не только орфографические ошибки и предложить варианты их исправления, но и обнаружить синтаксические, стилистические, пунктуационные ошибки в документах.
Словарь синонимов (тезаурус) поможет найти синоним - другое слово с тем же или близким значением – для слова, выделенного курсором, если возникли трудности с точностью его определения или, если это слово повторялось лишком часто. В словаре подобраны синонимы для самых разных слов, что при умелом использовании позволит обогатить текст документа, придать ему разнообразие, колорит и точность.
При большом документообороте и достаточной технической оснащенности предприятия для эффективной организации работы с документами применяются системы управления базами данных (СУБД).
При использовании без данных (БД) формируется единая справочная система по документам предприятия; документы систематизируются по различным реквизитам: дате, номеру, автору или исполнителю, заголовку; облегчается и значительно ускоряется поиск необходимой информации, внесение в нее изменений.
Значительно упрощается процедура регистрации документа. Традиционная регистрация документов в журнале заменяется вводом сведений о документе в память ПК. При этом такие реквизиты как номер, дата регистрации проставляются автоматически, а повторяющиеся реквизиты (автор документа, исполнитель, подразделение, номер дела и т.п.) выбираются из соответствующих списков. Это сокращает время регистрации и позволяет избежать опечаток.
Ежедневно можно производить выборку документов с заданным сроком исполнения, поставленных при регистрации на контроль.
В регистрационную карточку БД вносятся сведения о номере дела (папки), в которое подшит исполненный документ, что позволяет составлять внутренние описи дел, передающихся на архивное хранение или дел, имеющих гриф ограничения доступа к документу. По истечении делопроизводственного года можно сделать выборку в виде акта о выделении документов к уничтожению, сроки, хранения которых истекли или описи дел (документов), передающихся на архивное хранение.
СУБД позволяют относительно просто создавать самостоятельно базы данных, которые учитывают все особенности делопроизводства конкретного предприятия.
Широкое распространение получила СУБД Microsoft Access 7.0, уникальная как по своим возможностям, так и по охвату пользователей самой различной квалификации. Она проста и удобна в эксплуатации, позволяет вести сложнейшие базы данных с большим числом показателей и составлять небольшие офисные приложения к документам.
Предприятие может приобрести готовые базы данных, предназначенные для автоматизации делопроизводства на основе новейших технологий с использованием электронных сетей.
Современные офисные системы разрабатываются российскими компаниями на основе популярных пакетов офисных систем – Lotus Notes, DOCS Open, Microsoft Office и др.
Большинство офисных систем сохраняют основные принципы делопроизводства, поэтому работники службы делопроизводства легко переходят на них.
Современные офисные системы, при всей сложности средств и методов автоматизации, имеют простой и удобный пользовательский интерфейс, позволяющий секретарю и другим специалистам, ежедневно имеющим дело с документами, без особой подготовки выполнять свои функции с помощью ПК. Системы автоматизации делопроизводства, обладают следующими возможностями:
- ввода, подготовки и редактирования документов;
- ввода и обработки сведений о документах (их регистрации);
- осуществления контроля исполнения документов;
- систематизация документов, формирования папок (дел);
- хранение и поиск документов;
- обмена документами с руководителем и сотрудниками;
- пересылки документов адресату (абоненту);
- экспертизы ценности документов и их архивирования;
- составление отчетных данных о работе с документами
Хорошо спроектированная и правильно используемая система автоматизации офисной работы помимо облегчения труда при выполнении рутинных процедур позволяет получить дополнительные возможности:
- систематизация и анализа результатов контроля исполнения документа с целью выявления недостатков в работе исполнителей и организации документооборота на предприятии;
- уменьшения потерь документов;
- более полного и точного обоснования принимаемых решений за счет оперативной и обширной информации;
- повышения исполнительской дисциплины и производительности труда сотрудников за счет эффективной организации технологии работы с документами и централизованного контроля их исполнения на каждом рабочем месте.
Наиболее известными офисными программами являются:
- Система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные и офисные системы»;
- Системы электронного документооборота и автоматизации делопроизводства компании «Интер Траст»;
- «БОСС-Референт» – система автоматизации делопроизводства небольших и средних предприятий, разработанная компанией «АйТи»;
- Системы автоматизации делопроизводства, документооборота и управления деловыми процессами крупных организаций и предприятий на базе DOCS Open и Work Route компании “Вест Метатехнология”.
Замена традиционных документов электронными была бы более масштабной, если бы решился вопрос с удостоверением подлинности электронных сообщений. Документ, полученный или составленный с помощью автоматизированной системы имеет юридическую силу при наличии традиционной или электронной цифровой подписи должностного лица. Юридическая сила электронной подписи признается при наличии в автоматизированной системе программно - технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и специальной лицензии.