Российский рынок предлагает достаточно широкий выбор САДД, которые могут отвечать требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности организации, но обладающие различными программными требованиями.
Следует также помнить при выборе системы, что функционал систем во многом зависит от платформы, для которой разработана та или иная система.
К примеру, платформа LotusNotes/Domino изначально ориентирована на групповую работу с документами, поэтому решения для этой системы наиболее функциональны. Пользователи, как правило, работают в операционной системе Windows, но в последнее время на Западе наблюдается перевод на платформу Linux.
Кроме того, в связи с распространением Интернета производители поставлены перед необходимостью обеспечить работу своих систем через web-браузеры.
Далее представлен сравнительный анализ некоторых автоматизированных систем. Данные системы выбраны не случайно, а в силу своей ориентированности на российское делопроизводство и широкое применение в организациях различных типов.
1. "CompanyMedia", ИнтерТраст;
2. "Landocs", Ланит;
3. "Optima Workflow", Оптима;
4. "БОСС-Референт", АйТи;
5. "Дело", Электронные Офисные Системы;
6. "Documentum", ДокументумСервисиз;
7. "Евфрат-Документооборот", CognitiveTechnologes.
8. "PayDox"
То, что касается системы "Documentum", то, скорее всего, ее следовало бы сравнивать не с системами документооборота, а с платформами для их построения, например, IBM ContentManager, Lotus Domino.Doc, OracleCollaborateSuite и так далее. Наиболее рациональными и не требующими больших затрат на специальное оборудование для установки явились системы: "CompanyMedia", "Евфрат-Документооборот" и "Босс-референт".
Далее предложены функциональные характеристики САДД, которые, будут являться основополагающими для выбора эффективной системы делопроизводства. Как показано в данном примере, все представленные системы обладают почти всеми необходимыми функциональными возможностями. Наилучшим образом с типовыми задачами электронного документооборота справляются системы "Евфрат-Документооборот", "CompanyMedia", "Дело", "Босс-референт" и "PayDox". Приобретая систему, следует так же учитывать простоту ее внедрения и промышленной эксплуатации. Наиболее адаптированные под потребности организации системы с доступными средствами без участия разработчика и без дополнительных затрат являются системы "ЕВФРАТ-Документооборот", "CompanyMedia" и "PayDox". Заказчикам других систем предлагается набор стандартных настроек, которые могут быть доработаны разработчиками или их партнерами, что приведет к увеличению затрат на внедрение. Стоимость и сроки внедрения являются одними из факторов, влияющих на распространенность системы. В каждом конкретном внедрении они зависят от возможностей выбранной системы и структуры компании-заказчика (масштаб, специфика деятельности и так далее), приобретающей систему. По имеющимся оценкам, на сегодняшний день наибольшее количество внедрений имеют системы "ЕВФРАТ-Документооборот", "Дело", "CompanyMedia" и "PayDox".
Система "Дело" популярна в государственных учреждениях благодаря тому, что она ориентирована на автоматизацию процедур традиционного делопроизводства.
Распространенность системы "ЕВФРАТ-Документооборот" объясняется универсальностью ее использования и гибкой ценовой политикой.
Большое количество внедрений "CompanyMedia" обеспечивает модульность системы и реализация на платформе LotusNotes/Domino.
Система "PayDox" имеет практику внедрения во многих нефтяных и энергетических компаниях, страховых и пенсионных фондах, а также в государственных и учебных заведениях.
Помимо необходимого набора возможностей, наличие в системе дополнительного функционала может значительно упростить работу с системой всем сотрудникам организации (например, настройка уведомлений и напоминаний). В некоторых случаях этот функционал просто необходим (например, WEB-доступ). Потребности заказчика в автоматизации процессов обработки документов со временем могут меняться (например, в случае изменения организационной структуры предприятия), что может привести к необходимости в развитии системы. Наиболее полноценный дополнительный функционал за счет гибких настроек пользовательского интерфейса предоставляют системы "Босс-Референт" и "Optima-Workflow".
По остальным параметрам уверенные позиции занимают системы "PayDox", "Дело", "Оптима" и "ЕВФРАТ-Документооборот".
Безусловно, важными характеристиками СЭД являются её безопасность, надёжность и производительность. Системы "CompanyMedia", "Optima-Workflow", "PayDox" и "ЕВФРАТ-Документооборот" позволяют обеспечить необходимый уровень надёжности и безопасности электронного документооборота.
Следует отметить, что системы "Босс-Референт" и "CompanyMedia", реализованные на платформе LotusNotes/Domino, предлагают наиболее развитые средства администрирования при распределенной работе за счет возможностей платформы.