Прием сотрудников
Организация приема руководителем собственных сотрудников — не менее ответственное дело, чем прием представителей сторонних организаций.
Это также вопрос корпоративных стандартов, общей политики компании, ее имиджа и репутации.
Прием сотрудников по текущим вопросам
Одной из обязанностей секретаря является регулирование потока посетителей — сотрудников своей организации.
Традиционно сотрудники идут сразу на прием к руководителю:
· по вопросам, которые могут быть решены другими сотрудниками организации;
· не поставив в известность непосредственных руководителей;
· не выяснив мнения лиц, которые могут быть задействованы в решении вопроса.
Организуя прием сотрудников своего предприятия по текущим вопросам, секретарю необходимо:
· знать структуру организации;
· ориентироваться в деятельности каждого структурного подразделения;
· знать распределение обязанностей и вопросов между руководящими работниками;
· знать тех сотрудников организации, которые имеют доступ к руководителю в любое время;
· в необходимых случаях направлять посетителя к сотруднику, наиболее компетентному в решении того вопроса, по которому посетитель собирается обратиться к руководителю.
20. Особенности приема командированных и делегаций, роль секретаря.
Функции секретаря по подготовке к поездке руководителя и специалистов:
1. Секретарь подбирает всю необходимую для командировки информацию, в том числе доклады или рефераты для конференции или совещания, справки, договоры и т. П.
2. Секретарь печатает программу командировки с указанием организаций и лиц, с которыми должен встретиться руководитель или специалист, а также времени, на которое назначены встречи или мероприятия. Копию такой программы секретарь обязательно должен оставить у себя, иначе он не сможет при необходимости оперативно связаться с руководителем. Предварительная программа готовится секретарем совместно с руководителем и может содержать следующую информацию:
а) дату отправления, прибытия, продолжительность поездки;
б) способ передвижения;
в) бронирование мест в гостиницах;
г) места посещения и проезд к ним;
д) отдельные лица или компании, с которыми нужно установить связь (наименования, адреса, телефон).
3. Секретарь продумывает подарки и сувениры для принимающей стороны.
4. Секретарь снабжает руководителя канцелярскими принадлежностями (блокноты, ручки, папки и т. П.).
Перечень документов необходимых руководителю в командировке:
1) паспорт (при необходимости загранпаспорт);
2) авиабилеты или железнодорожные билеты;
3) командировочное удостоверение;
4) служебное задание.
Для направления в командировку сначала необходимо заполнить служебное задание – форма № Т-10а (Приложение 1), которое в дальнейшем используется для составления отчета о выполнении цели служебной командировки. Утверждается задание руководителем организации или уполномоченным лицом и передается в кадровую службу для издания приказа о направлении в командировку.
Для того чтобы ваш руководитель отправился в командировку, недостаточно только устной договоренности или письма-приглашения принимающей стороны, необходимо подготовить приказ о направлении в командировку. В соответствии с новыми учетными формами бланк приказа о направлении сотрудника в командировку оформляется по форме № Т-9 (Приложение 2), для направления нескольких сотрудников в одну организацию – № Т-9а (Приложение 3).
21. Организация деловых поездок руководителя: виды поездок, особенности подготовки, роль секретаря, порядок подготовки и содержание программы поездки
Для секретаря руководителя подготовка руководителя к командировке является обязательной функцией. Секретарь должен поэтапно и детально продумать подготовку деловой поездки руководителя. При этом нужно помнить, что в этом деле нет мелочей. Успех командировки во многом зависит от того.насколько комфортно будет себя чувствовать руководитель во время переездов между пунктами назначения. во время деловых встреч и переговоров. А для этого у него должны быть в полном объеме безупречно подготовлены документы и необходимые материалы, уточнено и согласовано расписание встреч и переездов, учтена возможная разница во времени и климатических условиях, продуманы подарки и сувениры.
Помимо приказа о командировке и выписки командировочного удостоверения секретарь руководителя составляет вместе с ним и печатает программу командировки. В программе указываются организации, отделы, лица (с указанием должности, фамилии, имени и отчества) и время встречи с ними руководителя мероприятия, на которых он будет присутствовать. Название организации должно быть точно выверено, указываются ее адрес и телефоны.
Должны быть указаны телефоны должностных лиц, с которыми предстоит встреча. Копия программы остается у секретаря. Поэтому он всегда знает, где находится руководитель, и в случае необходимости может с ним связаться.
Кроме того, секретарь должен детально проработать маршрут руководителя, увязав его с расписанием самолетов, автобусов и т.д. Он заказывает билеты в гостиницу, выясняет как к ней проехать, в случае отсутствия в структуре организации службы протокола секретарь обеспечивает визовую поддержку.
Руководитель должен быть снабжен необходимыми канцелярскими принадлежности (блокнотами, ручками, папками и т.п.). При необходимости секретарь заботиться о сувенирах для поездки руководителя.