Факторы повышения эффективности делового общения

Менеджер должен не только обладать навыками делового об­щения, но повышать эффективность отдельных его видов.

Факторы повышения эффективности делового общения:

Создание благоприятных условий для коллективной работы и принятия коллективного решения. Если на совещании рассмат­риваются сложные проблемы, надо обеспечить условия для кол­лективного умственного труда присутствующих. При этом могут активно использоваться методы творческого мышления. Говоря об эффективности работы группы, анализу подвергают ее ре­зультат по следующим критериям:

результат труда группы выше результата труда лучшего члена группы;

результат труда группы в целом лучше суммы индивидуальных результатов всех членов группы.

Организация начала деловых совещаний в точно назначенное время, и обеспечение сжатых графиков работы позволяет работникам под­готовиться к деловому совещанию и эффективно распоряжаться своим временем в течение рабочего дня.

Создание атмосферы непринужденности и деловитости. Созда­ние плодотворной рабочей обстановки на совещании главным об­разом зависит от руководителя. Он должен сразу предотвратить возможность проявления факторов, мешающих деловому сотруд­ничеству. К таким факторам можно отнести неконструктивную, чрезмерную критику друг друга, жалобы, взаимные упреки и т.д. Руководитель должен создать такую атмосферу, чтобы каждый уча­стник чувствовал себя равным на совещании и ощущал не только значимость рассматриваемых проблем, но и свою значимость в этом процессе. Иногда случается, что непринужденность подавляет деловитость и деловое совещание превращается в дружескую посиделку. Бывает, что деловитость подавляет непринужденность. Тогда у собравшихся заглушаются творческие порывы. Если на повестке я стоит обсуждение неприятной проблемы, то ее следует рассматривать в конце совещания, возможно не полным составом сотрудников, не имеющих прямого отношения к решаемой про­еме, можно отпустить. Такого рода проблемы должны решаться, возможности, коротко. Желательно вообще решать такие про­емы в индивидуальном порядке.

Обеспечение эффективности ведения записей — очень важный фактор успеха. Менеджер должен знать, что хорошо, грамотно организованные записи помогают внимательно следить за ходом сове­щания, делать обобщения, замечания, вносить коррективы или конкретные предложения, а также накапливать важную информацию. Форма записей должна зависеть от характера обсуждаемого вопроса. Так, если вырабатывается план конкретных действий, то делаются три колонки. В первой колонке записывается фамилия выступающего, во второй — кратко отмечается суть выступления и предложения, в третьей — записываются фамилии тех, кто поддержал выступающего. Такие записи могут стать не только базой для создания плана текущей работы, но и послужить резервом идей и работы на перспективу.

Обеспечение активности всех участников совещания. Задачей ве­дущего совещания является учет психологического феномена при организации порядка выступлений. Заключается это в создании очередности выступающих обратно пропорционально их автори­тету и положению. Часто бывает так, что молодые, менее опытные, сотрудники не решаются выступать после более старших и опытных, особенно если их мнение не совпадает с мнением руко­водителя, а идеи, высказанные молодыми специалистами, обыч­но не обсуждаются, а только принимаются к сведению.

Другим методом повышения активности на совещании являет­ся требование выступления от каждого его участника.

Обсуждение особых мнений. В этом случае руководитель может столкнуться с двумя ситуациями. Первая ситуация возникает, если имеются явно ошибочные мнения отдельных участников совеща­ния. В этом случае руководитель совещания должен коротко объяс­нить причину возникновения ошибочного мнения. В противном случае сотрудник, имеющий ошибочное мнение, с таковым и останется.

Вторая ситуация возникает, если большую часть особых мне­ний составляют суждения, высказанные сотрудниками, которые стремятся сузить или расширить выдвинутое предложение или поставленную проблему. Такие мнения требуют обсуждения, так как имеют ценное зерно и позволяют достигнуть положитель­ных результатов. Ни в коем случае нельзя на совещании прибе­гать к голосованию, потому что деловое совещание превратится в собрание.

Важное правило при обсуждении особых мнений — критико­вать только точки зрения или подходы к решению проблем, но не самих выступающих.

В целях повышения эффективности проведения делового сове­щания любому участнику в заключение можно предложить опре­деленные рекомендации, учет и выполнение которых может по­высить результативность совещания.

Участники совещания должны ответить на следующие вопросы:

Уверены ли вы, что ваше участие в данном совещании было крайне необходимым?

В чем состоит лично ваш вклад в успешное проведение совещания?

Совещающиеся должны создавать единую рабочую группу только в том случае, если необходимо провести анализ таких проблем работы предприятия, решение которых не входит в компетенцию каждого участника в отдельности.

Важнейшими качествами, требующими постоянного совершен­ствования, являются умение слушать и анализировать то, что го­ворится на совещании.