При использовании журнальной формы регистрации сведения о документах заносят в регистрационный журнал. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируют в разных журналах.
Журнальная форма регистрации наиболее надежна и рекомендуется:
- при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов,
- в секретном делопроизводстве (в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными),
- тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании (аттестаты, дипломы), трудовых книжек, пропусков,
- когда объем документооборота невелик (порядка 500 в год).
Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.
Карточная форма имеет несомненное преимущество перед журнальной. Это однократность регистрации, возможность систематизации карточек, создание контрольной картотеки, возможность использовать для регистрации несколько работников, организация оперативного поиска документов.
Недостаток карточной системы – потери карточек.
Форма карточки (РКК- регистрационно-контрольной карточки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.
Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек (их обычно называют регистрационно-контрольными карточками - РКК) определяется учреждением. Как правило, требуется 3 экземпляра карточек.
Наиболее рациональной является сегодня регистрация документов на компьютере.
|
|
В основе компьютерной системы регистрации лежит принцип однократности ввода повторяющейся информации и возможности использования одной и той же информации в различных формах и различных базах данных.
Данная система регистрации позволяет:
- регистрировать документы на различных рабочих местах,
- объединять сведения о документах в единой базе данных организации,
- организовывать информационно-справочную работу с документами,
- организовывать контроль за исполнением документов.
15. Понятие контроля за исполнением документов и его цель.
Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Цель контроля – обеспечение своевременного и качественного исполнения решений и заданий руководства предприятия или структурного подразделения. Не менее важным является получение информации об уровне исполнительской дисциплины, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и отдельных исполнителей.
Основным нормативным документом, регламентирующим организацию деятельности по контролю исполнения документов в учреждении, является инструкция по ДОУ. Инструкция определяет технологию контроля исполнения документов, в том числе:
- кем осуществляется контроль исполнения документов в организации;
- какие документы ставятся на контроль;
- этапы контроля исполнения документов;
- сроки исполнения документов;
- формирование и использование (массива данных, необходимых для контроля);
- отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных карточках (РКК);
|
|
- ведение контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, проведение срока исполнения документов, снятие документа с контроля);
- работа с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминание о приближении срока исполнения и др.);
- обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов.
Обязательному контролю подлежат все документы, требующие исполнения, то есть принятия дополнительного решения, выполнения каких-либо действий или подготовки ответного документа:
- поступившие из правительственных органов;
- постановления органов местной администрации;
- приказы руководства предприятия,организации;
- служебные письма, содержащие просьбы или претензии, выполнение которых относится к компетенции предприятия;
- любые другие документы по особому указанию руководителя предприятия.
16. Виды номенклатуры дел. Их особенности и назначение.
Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для: классификации документов и группировки исполненных документов в дела, систематизации и индексации дел, установления порядка формирования дел, определения сроков хранения дел, составления описей дел при сдаче документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в архив, учета дел в делопроизводстве, а в архиве для учета дел временного хранения (до 10 лет), построения различных картотек, справочников и указателей, является основой для составления актов на уничтожение дел, имеет справочное значение при изучении структуры учреждения. Основные правила работы архивов организаций определяют виды номенклатур дел:
|
|
· типовая номенклатура является нормативным документом. Она составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре и устанавливает для них типовой состав дел, унифицированные заголовки дел, единую индексацию этих дел (например, Министерство образования РБ разрабатывает типовую номенклатуру для учебных заведений);
· примерная номенклатура устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, однородных по характеру деятельности, но имеющих разную структуру, с указанием индексов, и носит рекомендательный характер;
· индивидуальная номенклатура является систематизированным перечнем конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или структурного подразделения, конкретизированных с учетом специфики этой организации. В нее переносятся без изменений сроки хранения, предусмотренные типовой и примерной номенклатурой дел. Состоит из номенклатур дел структурных подразделений. Номенклатуру дел структурного подразделения разрабатывает должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении. Подписывает руководитель структурного подразделения, согласовывает с руководителем архивного подразделения предприятия.
Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств, утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры дел согласовываются с Центральной экспертной (экспертной) комиссией (ЦЭК, ЭК) министерства или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяется типовая (примерная) номенклатура дел. Затем они подлежат согласованию с организациями государственной архивной службы.
Ответственность за разработку номенклатуры дел организации несет ее служба ДОУ, ведомственный архив оказывает методическую и практическую помощь и контролирует правильное комплектование дел документами.
17. Методика составления номенклатуры дел.
Разработка НД включает в себя: определение круга докум. для включ. в Н; составление заголовков; разработку порядка формир. дел; опред. сроков хранения дел; создание сист. индексации и установл. индексов дел; оформл. и удостоверение НД. Она может быть построена в соотв. с утвержд. орг. структ. орг. (разделами Н будут наимен. стр. подразд.) либо в соотв. с производств. (функц.) схемой (разделы-. наимен. управл. функций, направл. деят. орг., которые располагаются в порядке их значимости.). Первым разделом НД должна быть служба ДОУ (управление делами, общий отдел, канцелярия), т.к. именно там созд. и хранятся докум., фиксир. орг.-распоряд. деят. При разработке НД нужно изучить состав, содержание и кол-во докум. в орг.. В НД должны быть включ. все дела и докум., которые отражают документируемые участки работы и отдельные вопросы деят. орг. и ее стр. подразд. В НД включаются (отдельн. разделами): -дела временно действ. органов, -незаконч. делопроизв. дела, -дела орг., правопреемником которой явл. данная орг., -все справочные картотеки и журналы к докум., электр. докум., базы данных. Н может дополняться делами, которые не были в нее включены при составл., для этого в конце разделов Н предусматр. резервные номера. НД орг. и стр. подразд. составл. по унифицир. формам, которые закреплены в Осн. правилах работы архивов орг. Н. состоит из граф: индекс дела, заголовок дела, кол-во дел, сроки хранения, и примечание. Индекс дела состоит из № стр. подразд. (направл. деят.) орг. и порядк. № заголовка дела в пределах данного раздела. Индексация должна быть постоян. и повторяться из года в год. Наимен. заголовков дел располаг. по степени их важности и во взаимосвязи, в след. последоват.: -орг. документация, относящ. к деят. орг. в целом (устав, учред. договор, штатное распис.) или к деят. стр. подр., если составляется его НД (положение об отделе и должн. инструкции); -положения об отдельных видах деят. (положение о коммерч. тайне, о маркетинг. деят.); -орг.-распоряд. документация вышестоящ. органов; -распоряд. документация самой орг.; -планов. документация (вначале годовые, затем – кварталь. и месячные);-отчетная докум.; -докум., относящ. к выполнению вопросов осн. деят. (доклад. записки, справки, переписка); -докум., относящ. к проверкам (ревизиям) выполнения осн. деят.; -докум., относящ. к учетно-справочн. работе с докум. В пределах кажд. группы дела располаг. по срокам хранения: сначала дела пост. хранения, затем врем. свыше 10 лет и врем. до 10 лет хранения включ-но. Сроки хранения дела указываются по перечню (типовому, ведомствен.), а при его отсутствии – по типовой или примерной НД. Если в НД включают заголовки дел, которых нет в действ. перечнях, то сроки хранения устанавлив. экспертно-провероч. комиссией соотв. архивного учреждения по представл. архива и ЦЭК (ЭК) орг. Заголовки дел, содерж. переписку, располаг. в послед-ти: -переписка с вышестоящими органами власти и управл.; -переписка с несоподчин. орг.; -переписка с подведом. орг. Заголовки дел, заведенных по географ. и по корреспондент. признакам, вносятся в НД по алфавиту географ. названий или корреспондентов. Заголовок дела состоит из: названия вида дела (переписка, журнал) или разновидности докум. (протоколы, приказы), автора докум., краткого содерж., названия адресата; названия местности, с которым связано содерж.; даты (период), к которым относится содерж. докум. дела; указания копийности докум. Графа «Количество дел» заполняется по оконч. года, когда уже известно, сколько томов дела сформировалось (кол-во листов в деле не должно превышать 250). В графе «Примечание» в течение года проставл.: сведения о названиях перечней докум., использ-ных при опред. сроков хранения дел, отметки о заведении дел, сведения о переходящ. делах, сведения о выделении дел к уничтож., сведения об утрате, о передаче дел в др. орг., о передаче дел в ведомств. архив, сведения о сотрудниках, ответ. за докум. и формир. дел в стр. подразд., вид носителя и место его хранения при группировке электр. докум.
18. Формирование дел. Понятие и основные требования.
Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Дело - совокупность докум. (в отдельных случаях – документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.
Правильное формирование дел: 1.способствует оперативному поиску необходимых документов; 2.обеспечивает их сохранность; 3.устанавливает порядок в организации делопроизводства. Нормы и правила формирования дел содержатся: в ГСДОУ; в Инструкции по делопроизводству; в Правилах работы архивов; во внутренних документах (инструкциях, положениях), которые учитывают специфику ДОУ. Формирование дел осуществляется при централизованной форме ведения делопроизводства службой ДОУ, при децентрализованной форме службой ДОУ и структурными подразделениями (лицами, ответственными за делопроизводство).Не рекомендуется формирование и хранение дел исполнителями. Периодический контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях осуществляет служба ДОУ в форме разъяснений и консультаций. Архив организации оказывает методическую помощь при формировании дел. Работа по формированию дел состоит из операций: 1.распределение и раскладка исполненных документов по делам в соотв. с номенклатурой дел и подшивка документов; 2.расположение документов внутри дела в определенной последовательности; 3.оформление обложки дела; 4.подшивка документов. Документы подшиваются в дела в день их исполнения. В процессе формирования дел проверяется правильность оформления документов – наличие и подлинность подписи должностных лиц, дат, регистрации индексов, отметки о снятии с контроля и об исполнении. Т ребования к формированию дел сформулированные в Основных правилах работы архивов: 1. В дело помещаются документы, работа по которым завершена. 2. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. 3. Запрещается группировать в дела черновые и дуплетные экземпляры документов (за исключением особо ценных) и подлежащие возврату. 4. Документы постоянного и временного сроков хранения формируются в отдельные дела. Следовательно, приказы и распоряжения, годовые и квартальные отчеты формируются в отельных томах. 5. Документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело. 6. В дело включается один экземпляр документа. Исключение могут составлять только те копии документов, которые имеют резолюции, визы, дополняющие содержание первого экземпляра. 7. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен. 8. В дело формируются документы одного года. Исключение: переходящие дела, которые содержат документы по вопросам не решенным в течение одного года; судебные дела; личные дела; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезни. 9. В дело не должны подшиваться проекты, варианты документов. 10. Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. Более объемные дела неудобны в использовании. Если в деле откладывается большее количество документов, его следует делить на тома (части). Дело, состоящее из нескольких томов, имеет один общий заголовок и указание на номер тома.
19.Принципы систематизации документов внутри дела.
Принципы систематизации документов:
1. Хронологический - все документы располагаются по датам, начиная с самого раннего и заканчивая самым поздним. С хронологическим расположением документов совпадают вопросный и нумерационный порядок. 2.Предметно-вопросный: размещение документов в деле в логической последовательности решения вопросов. 3.Нумерационный – группировку однородных документов, имеющих порядковую нумерацию (протоколы, приказы). 4.По номинальному признаку в дела группируются документы одного вида (разновидности): протоколы, акты, приказы. 5.При алфавитной систематизации документы группируют по фамилиям их авторов, названиям организаций-корреспондентов, наименованиям административно-территориальных единиц.6. Географический признак используется реже, как правило, в тех случаях, когда в деле сгруппированы документы нескольких авторов или корреспондентов, объединенных признаком территории, на которой они расположены. В основе формирования дел всегда лежит сочетание нескольких признаков.
Различные группы документов имеют свою специфику систематизации.
Распорядительные документы формируют в дела по видам и по хронологии с относящимися к ним приложениями. Если, уставы, положения, инструкции, утверждены распорядительными документами, то являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждаются в качестве самостоятельных документов, то их помещают в отдельные дела. Уставы предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело. Приказы по основной деятельности и личному составу группируют в отдельные дела. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии со сроками их хранения. Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются по направлениям деятельности организации. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов. Независимо от времени составления или поступления плановые и отчетные документы хранятся в пределах того года, к которому они относятся по содержании. Документы коллегий группируют в два дела:- протоколы заседаний и принятые решения,- документы к заседаниям коллегий (повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решений). Протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний совета директоров. Протоколы подшивают в хронологическом порядке и по номерам, документы к заседаниям формируют в соответствии с номером протокола, к которому они относятся. Документы, связанные с последовательностью делопроизводства (личные, арбитражные, персональные), формируются по принципу «досье», то есть отдельного дела. Внутри таких дел документы располагаются по хронологии, начиная с инициативного документа. Документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления:1.внутренняя опись документов дела;2.заявление о приеме на работу;3.личный листок по учету кадров (или анкета);4.автобиография;5.копии документов об образовании;6.выписки приказов о приеме на работу (назначении на должность), перемещении, увольнении;7.дополнение к личному листку по учету кадров;8.другие документы, относящиеся к данному лицу. Лицевые счета рабочих и служащих и другие документы по заработной плате располагают по алфавиту фамилий и группируют в самостоятельные дела в пределах года. Предложения, заявления, жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению, исполнению формируют отдельно от обращений по личным вопросам. В зависимости от объема этих документов формируют тома на каждую букву алфавита или объединяют в одном деле документы заявителей с начальной буквой фамилии. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. Если в деятельности предприятия составляются или поступают единичные документы, которые не подходят ни в одно из дел, заводят специальную папку для подобных документов с заголовком «Документы по различным вопросам за 2008 г.» и составляют внутреннюю опись дела.
20. Понятие и организация экспертизы ценности документов.
Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
Отнесение документов к составу Архивного фонда Беларуси осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.
К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.
К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа.
К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.
При отнесении документов к составу Архивного фонда РБ учитывается фактор степени полноты и сохранности фонда. Экспертиза ценности документов проводится на основе: - действующего законодательства и правовых актов РБ по архивному делу и доу; - типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел; - нормативно-методических документов Департамента архивной службы и ДОУ РБ и органов управления архивным делом РБ в области архивного дела.
На первом этапе экспертизы ЭД архив совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. В рамках перечня проводится отбор ЭД на постоянное и временное хранение; перечень утверждается экспертной комиссией организации.
Экспертиза ЭД проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией организации на традиционных носителях (применяется в комплексе система общих и специальных критериев: значимость, полнота (завершенность) документа; аутентичность документа; отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение).
При приеме ЭД на хранение в архив учитываются факторы: ограничения на прием ЭД; завершенность процесса создания ЭД; стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД; затраты на обеспечение хранения.
Экспертиза ценности документов в организации проводится: в делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив; в архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда РБ, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, создается экспертная комиссия (ЭК). По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД, отнесенных к составу Национального Архивного фонда РБ, составляются описи электронных документов постоянного хранения, описи дел по личному составу. Управленческая, научно-техническая документация, отдельные комплексы ЭД включаются в самостоятельные описи. Описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно. Одобренные ЦЭК (ЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.
21. Организация работы экспертной комиссии.
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда РБ, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, создается экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).
ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив. В состав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования. Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.
Основными задачами ЦЭК (ЭК) являются: - организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел; - организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации; - организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.
Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются: - организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения; - рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению; - подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями; - участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.
ЦЭК (ЭК) проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости. Заседания ЦЭК (ЭК) протоколируются. Решения ЦЭК (ЭК) вступают в силу после утверждения руководителем организации.
Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы ДОУ совместно с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.
Дела с отметкой “ЭПК” подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой “ЭПК”, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.
Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов: 1) проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив; 2) запись ЭД на машинные носители; 3) проверка качества записи; 4) описание ЭД; 5) проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу: 6) подготовка комплекта сопроводительной документации.