Оформление дел – это комплекс работ по описанию дела на обложке, по брошюровке, нумерации листов, составлению внутренней описи и заверительной надписи. Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в котором они были заведены. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях.
Полное оформление дела включает: 1.подшивку (переплет) дела;2.нумерацию листов в деле; 3.составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела;4.составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (для учета документов личных дел, дел о присуждении ученых степеней и званий);5.оформление обложки дела. Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. Одновременно оформляется обложка заведенного дела. На обложке дела указывается:
· наименование организации (полное в именительном падеже, в скобках сокращенное название);
· наименование структурного подразделения, где оформилось дело;
· номер папки (индекс дела) по номенклатуре дел;
· заголовок дела;
· год заведения, если дело делится на тома, части, на их обложках указывается число, месяц, год заведения;
· срок хранения переносится на обложку из номенклатуры дел.
Количество листов проставляется после завершения дела. Для дел, содержащих особо ценные документы, а также для личных дел составляют внутреннюю опись, которая помещается в начале дела
Личное дело» как совокупность документов по личному составу.
В организации работы с личными делами выделяется три основных блока:
1. Формирование личного дела.
2. Ведение личного дела.
3. Учет, использование и хранение личного дела, включая подготовку личного дела уволенного работника к передаче в архив организации.
Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 утверждена Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников.В соответствии с п. 5 Инструкции личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) с ним и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). Это означает, что до того как документально будет оформлен прием на работу, документы, подлежащие включению в личное дело работника, должны собираться в отдельную обложку (папку), однако само дело по установленным правилам не оформляется. Лишь после издания распорядительного документа о приеме (назначении) собранные документы располагаются в деле в последовательности, установленной п. 6 Инструкции:
внутренняя опись документов личного дела;
дополнение к личному листку по учету кадров;
личный листок по учету кадров;
автобиография;
копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
заявление о приеме на работу;
копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
Согласно п. 8 Инструкции в сформированное личное дело все включаемые в последующем документы подшиваются в хронологическом порядке. Таким образом, после включения в личное дело копии (выписки) приказа или иного распорядительного документа о приеме на работу (назначении на должность) начинается этап ведения личного дела.
Согласно п. 8 в личное дело в процессе его ведения включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника. К таким документам относятся:
характеристики и аттестационные листы;
списки научных трудов и изобретений;
заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;
копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.
24. «Протокол» как вид документа.
ПРОТОКОЛ – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов
(коллегии комитетов и министерств, местных органов управления, а также ученых, технических, методических советов).
Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров, учредителей организаций ит.д.).
Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона.
В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.
Краткий протокол – фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер.
Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания.
Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.
Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование учреждения (организации, предприятия), вид документа (протокол), место для проставления даты, индекса документа, место составления протокола, место для заголовка к тексту. Датой протокола является дата заседания (протоколы оформляются, как правило, после заседания). Если оно продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.
Текст протокола включает вводную и основную части.
В вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания (в краткой форме протокола эти сведения опускают.)
В вводную часть протокола включается повестка дня. Повестка дня заседания, как правило, составляется заранее и должна включать оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании
Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня.
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись. Она состоит из слова "Верно", указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.
25. «Приказ по основной деятельности» как вид документа.
К приказам по основной деятельности относятся приказы по организации работы учреждения, предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам.
Подготовка приказа включает:
- Изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений
- Подготовка проекта приказа
- Согласование проекта со специалистами
- Подписание приказа руководителем
Подготовку приказа осуществляет специалист фирмы по поручению руководства.
Приказ оформляется на общем бланке или на бланке приказа (если он был спроектирован ранее).
Приказ включает такие реквизиты, как:
- Наименование вида документа – ПРИКАЗ
- Дата (датой приказа является дата его подписания)
- Регистрационный номер
- Заголовок (отвечает на вопрос «О чем?»)
- Текст
Текст приказа состоит из двух частей. В первой, констатирующей, указываются основания издания приказа. Основанием являются нормативные документы государственных органов, решения Совета директоров и общих собраний акционеров либо производственная необходимость. Если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении, констатирующую часть приказа опускают.
Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ », пишут:
- «кому» (наименование должности, фамилия, инициалы)
- «что сделать» (указывают конкретную работу)
- «в какие сроки»
Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа.
Приказ может отменять действие ранее изданных документов, которые в этом случае указываются в тексте.
- Визы (приказ согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом и др. должностными лицами)
- Подпись (приказ подписывается директором или его заместителями, которым предоставлено такое право)
- Отметка об исполнителе
Приказ вступает в силу с момента подписания. Секретарь-референт организует ознакомление сотрудников с приказом. При необходимости подписанный приказ копируется и раздается исполнителям для работы. Первый экземпляр приказа подшивается в дело с приказами по основной деятельности.
26. «Докладная записка» как вид документа.
Докладная записка — это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладные записки создаются для изложения какого-либо вопроса. Их принципиальное отличие от справок в том, что они содержат выводы и предложения автора по излагаемому вопросу.
Докладные записки могут касаться самых разных вопросов. Они составляются по вопросам основной деятельности, по личному составу (перевод работника на другую работу, наложение дисциплинарного взыскания и т.п.), по административно-хозяйственным вопросам.
В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).
Кроме того, докладные записки делятся на внешние и внутренние.
Внутренняя докладная записка адресуется руководителю в порядке прямого подчинения и подписывается составителем. Например, внутреннюю докладную записку на имя директора может подать руководитель структурного подразделения, в том числе и начальник отдела кадров. Внутренние докладные записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.
Внешняя докладная записка адресуется руководителю вышестоящего органа и подписывается руководителем организации автора документа. Например, директор Национального исторического архива Беларуси может направить докладную записку на имя Председателя Центрархива. Оформляется внешняя докладная записка на общем бланке.
В практике работы учреждений, организаций, предприятий внешние докладные записки встречаются относительно редко. Часто их заменяют письмами, которые, как и докладные записки, могут быть инициативными и ответными. Тем не менее внешняя докладная записка как вид документа имеет право на существование.
Докладная записка имеет следующие реквизиты:
• реквизиты бланка или наименование структурного подразделения, в котором подготовлена докладная записка;
• название вида документа;
• дата;
• регистрационный индекс;
• место составления;
• адресат;
• заголовок к тексту;
• текст;
• отметка о наличии приложения;
• подпись.
27.Виды документов по личному составу.
В состав личного дела должны входить следующие документы:
1. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле. Она содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
2. Анкета или личный листок по учету кадров. Личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейное положение и др. Он заполняется от руки работником при поступлении на работу. Анкета отличается от личного листка тем, что подписывается не только самим лицом, поступающим на работу, но и сотрудником ответственным за персонал предприятия.
3. Автобиография или резюме. На коммерческих предприятиях поступающие на работу, как правило, предоставляют резюме.
4. Копии документов об образовании. Можно снимать только с подлинников данных документов.
5. Копии документов об утверждении в должности. Помещаются в личные дела руководителей фирмы. (Копия протокола заседания Совета директоров или учредителей фирмы).
6. Характеристики или рекомендательные письма. Подшиваются в личное дело работника, в том случае, если они предоставлялись при приеме на работу или при утверждении в должности.
7. Трудовой контракт (договор). Он может входить в состав документов личного дела или храниться отдельно.
8. Дополнение к личному листу по учету кадров. Это документ, предназначенный для фиксирования изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листа по учету кадров (или анкеты).
9. Справки и другие документы, относящиеся к данному работнику (списки изобретений, научных трудов и пр.)
Личное дело заводят после издания приказа о приеме работника. Они хранятся инспектором по персоналу или секретарем-референтом в сейфе и выдаются во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.
28.Копии документов.
Копия документа – это документ, воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.
Копия, снятая с документа, должна воспроизводить все его реквизиты (за исключением виз). Ее следует оформлять на бланке или стандартном листе бумаги с воспроизведением полного текста подлинника. Дата, регистрационный индекс, место составления (издания), указанные в копии, должны соответствовать подлиннику независимо от того, где, когда и кем готовилась копия.
Особенностью копии является то, что она не содержит личную подпись лица, подписавшего подлинник (наименование его должности и расшифровка подписи при этом воспроизводятся полностью). Поэтому копия документа в большинстве случаев подлежит заверению.
Соответствие копии документа подлиннику оформляется с помощью реквизита «Отметка о заверении копии» ниже реквизита «Подпись» и состоит из следующих элементов: слова «Верно», которое пишется с прописной буквы, наименования должности и личной подписи лица, заверившего копию, расшифровки подписи и даты.
Организация может заверять копии только тех документов, которые создаются в самой этой организации. Снятие копий с документов сторонних организаций допускается с разрешения этих организаций. Как исключение разрешается изготавливать копии (выписки) документов, выданных другими организациями, при решении вопросов приема граждан на работу, удостоверения их трудовых, жилищных и других прав, при формировании личных дел работников (копии дипломов, свидетельств об образовании, трудовых книжек и др.)
Копии можно разделить на выписки и отпуски.
Выписка – это копия части документа, например выписка из приказа, выписка из протокола и т.п. Широко распространена практика подготовки выписок из приказов по личному составу для включения в личные дела работников.
Выписки оформляются на общем бланке, что позволяет сэкономить время на воспроизведение реквизитов бланка документа. В выписках из протоколов, приказов, распоряжений и других распорядительных документов, оформляемых на общем бланке, слово «выписка» включается в название вида документа, например: «ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА», «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА».
Выписка отличается от других видов копий тем, что в ней воспроизводится не весь текст документа, а его часть.
Заверяется выписка согласно общим правилам заверения копий.
Отпуск – это копия отосланного документа, остающаяся в деле организации автора. На копиях исходящих документов текст бланка не воспроизводится, проставляется дата подписания, регистрационный индекс и заверительная отметка.
Нотариальные копии – соответствие подлиннику подтверждено официальным должностным лицом – нотариусом.
Официально заверенные копии – их соответствие оригиналу подтверждается другими должностными лицами и сопровождается формальностями (ставится печать и подпись должностного лица).
Простые заверенные копии – удостоверенные без соблюдения необходимых формальностей (нет печати), в том числе заверенные частными лицами.
Незаверенные копии – не имеющие подтверждения в том или ином виде о своем соответствии подлиннику.
Особый вид копий – дубликат. Это копия, имеющая юридическую силу подлинника. Дубликат не характеризуют как второй экземпляр подлинника, т.к. это повторение документа, т.е. он обладает наиболее характерными признаками копии. Принятие 10 января 2000 г. Закона Республики Беларусь «Об электронном документе» утвердило появление нового вида копий – копии электронного документа.
Копии электронного документа (ЭД) создаются путем удостоверения в установленном порядке формы внешнего представления ЭД на бумажном носителе. Формой внешнего представления ЭД является его воспроизведение на экране дисплея, на бумажном либо ином отделимом от машинного носителя материальном объекте.
29.Задачи архива предприятия
Задачами архива являются:
комплектование архива документами, состав которых предусмотрен
положением об архиве;
обеспечение сохранности и ведение учета документов;
обеспечение использования документов;
подготовка и передача документов Национального архивного фонда
Республики Беларусь на государственное хранение в соответствии с
требованиями, установленными Госкомархивом;
осуществление методического руководства и проверок состояния
организации документов в делопроизводстве организации, а также
архивного дела и организации документов в делопроизводстве в
подведомственных организациях.
Принимает на хранение документы структурных
подразделений организации, а также других организаций, являющихся
источниками комплектования архива.
Проводит экспертизу ценности хранящихся в архиве
документов и оказывает методическую помощь по проведению экспертизы
ценности документов, находящихся в структурных подразделениях;
участвует в работе Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) или
экспертной комиссии (ЭК) организации.
Проверяет соответствие формирования и оформления дел в
делопроизводстве организации и подведомственных организаций
установленным требованиям. Проверяет работу архивов подведомственных
организаций.
Осуществляет фондирование документов и дел.
Ведет комплекс учетных документов.
Составляет научно-справочный аппарат к хранящимся в
архиве документам.
Создает страховой фонд копий документов архива (на
фотоматериалах, лазерных дисках или др. специальных носителях).
Контролирует условия хранения документов, проверяет
наличие и сохранность документов и дел.
Представляет в соответствующее учреждение
государственной архивной службы сведения о составе и объеме фондов,
хранящихся в архиве.
Выполняет запросы организаций и частных лиц, выдает
копии документов, архивные справки (выписки) и дела во временное
пользование, обеспечивает работу исследователей.
Подготавливает и передает на госхранение документы
Национального архивного фонда Республики Беларусь.
Участвует в разработке нормативно-методических
документов (инструкций, рекомендаций, положений, номенклатуры дел и
др.) по документационному обеспечению управления.
30.Особенности оформления деловых писем с иностранными корреспондентами.
Письма зарубежным адресатам оформляются на соответствующем бланке либо на стандартных листах бумаги без реквизитов, предусмотренных для бланков.
Проекты указанных писем печатаются с использованием текстового редактора WinWord шрифтом Times New Roman размером N 14 с межстрочным интервалом 18 пт. При использовании других версий текстового редактора тип шрифта, его величина, а также межстрочный интервал должны соответствовать указанным выше.
Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка (при оформлении на бланке) или названия города и даты отправления (при оформлении на стандартных листах бумаги), наименования и адреса получателя письма, вступительного обращения, основного текста, заключительной формы вежливости, указания на приложение, если оно имеется. Внизу последнего листа указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.
Переписка с зарубежными адресатами осуществляется в соответствии с нормами и правилами государственной протокольной практики и прецедентами.
Адресат. При оформлении письма президенту, премьер-министру, чрезвычайному и полномочному послу или другому должностному лицу подобного ранга зарубежного государства реквизит "Адресат" включает титул, инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование его должности и название города, где он находится. Все составные части реквизита, кроме названия города, печатаются прописными буквами.
Реквизит "Адресат" печатается через 1 межстрочный интервал и располагается в левом нижнем углу первого листа, независимо от количества листов письма.
Текст письма начинается с обращения, формулируемого в соответствии с традициями страны назначения, статусом и уровнем взаимоотношений должностных лиц. Например: "Ваше Превосходительство", "Уважаемый Александр Григорьевич", "Ваше Величество". Обращение печатается с красной строки.
В качестве заключительной формулы вежливости используются такие фразы, как "С уважением", "Искренне Ваш", "С глубоким уважением". В ответном письме целесообразно употребить аналогичный комплимент.
Подпись состоит из наименования должности лица, от имени которого посылается письмо, его личной подписи, инициала имени и фамилии.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
При оформлении проекта письма на персональном бланке наименование должности не указывается.
При оформлении письма зарубежным адресатам на русском языке на бланке установленной формы, как правило, необходимо приложить неофициальный перевод текста письма с расшифровкой подписи и полного наименования должности лица, подписывающего документ.