Для учета наличия и движения денежных средств в валюте Российской Федерации и иностранных валютах, находящихся на территории РФ и за ее пределами, в аккредитивах, чековых книжках, иных платежных документах (кроме векселей), на текущих, особых и иных специальных счетах, а также о движении средств целевого финансирования в той их части, которая подлежит обособленному хранению предназначен счет 55 "Специальные счета в банках".
К счету 55 могут быть открыты субсчета:
55/1 "Аккредитивы";
55/2 "Чековые книжки ";
55/3 «Депозитные счета» и др.
Аккредитив представляет собой условное денежное обязательство, принимаемое банком (банком-эмитентом) по поручению плательщика, произвести платежи в пользу получателя средств по предъявлению последним документов, соответствующих условиям аккредитива, или предоставить полномочия другому банку (исполняющему банку) произвести такие платежи.
Аккредитив может быть предназначен для расчетов только с одним поставщиком. Срок действия аккредитива банковскими правилами не регламентируется, а устанавливается в договоре между поставщиком и покупателем. При данной форме расчетов платеж совершается по месту нахождения поставщика. В отличие от других форм безналичных расчетов, аккредитивная форма гарантирует платеж поставщику либо за счет собственных средств покупателя, либо за счет средств его банка.
Чаще всего аккредитив применяется в расчетах с иногородными поставщиками по соглашению сторон или, по требованию поставщика.
Аккредитивы бывают:
покрытые (депонированные) или непокрытые (гарантированные);
отзывные или безотзывные.
Аккредитив может открываться, как за счет собственных средств, так и за счет кредитов банка. Для открытия аккредитива организация представляет в свое отделение банка (банк-эмитент) два экземпляра заявления на открытие аккредитива, в котором поручает банку–эмитенту открыть аккредитив. Форму заявления на открытие аккредитива банк-эмитент разрабатывает самостоятельно. В заявлении указываются сведения, соответствующие реквизитам расчетных документов и дополнительно следующие сведения:
наименование банка-эмитента;
наименование банка-получателя средств;
наименование исполняющего банка;
вид аккредитива (отзывный и безотзывный);
условие оплаты аккредитива;
перечень и характеристика документов, предоставляемых получателем средств, и требования к оформлению указанных документов;
дата закрытия аккредитива, период предоставления документов;
наименование товаров (работ, услуг), для оплаты которых открывается аккредитив, срок отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг), грузоотправитель, грузополучатель, место назначения груза.
Банк-эмитент на основании заявления составляет аккредитив на бланке формы 0401063.
Исполняющий банк незамедлительно сообщает о поступлении аккредитива получателю средств согласованным с ним способом с последующим письменным подтверждением в произвольной форме не позже рабочего дня, следующего за днем поступления аккредитива от банка-эмитента. Если исполняющий банк не является банком, обслуживающим получателя средств исполняющий банк вправе сообщить получателю о поступлении аккредитива через банк получателя средств.
Поставщик отгружает товары (продукцию) покупателю только после получения извещения об открытии аккредитива. Затем поставщик представляет в исполняющий банк 4 экземпляра реестра счетов формы №0401065 и предусмотренные условиями аккредитива документы.
Первый экземпляр реестра счетов оформляется подписями лиц, имеющих право подписи расчетных документов, и оттиском печати.
Сумма, указанная в реестре счетов, зачисляется (перечисляется) на счет получателя средств платежным поручением исполняющего банка. Первый экземпляр платежного поручения вместе с первым экземпляром реестра счетов помещается в документы дня банка в качестве основания списания денежных средств со счета, предназначенного для учета сумм по покрытому (депонированному) аккредитиву, или основания списания денежных средств с корреспондентского счета банка-эмитента, открытого в исполняющем банке, по непокрытому (гарантированному) аккредитиву.
Исполняющий банк направляет банку-эмитенту второй экземпляр реестра счетов с приложением требуемых условиями аккредитива документов, а третий экземпляр реестра счетов для вручения плательщику.
Если аккредитив использован не полностью, то неиспользованная сумма покрытого (депонированного) аккредитива возвращается исполняющим банком платежным поручением банку - эмитенту, что дает основание для закрытия аккредитива или уменьшения его суммы. Неиспользованные средства в аккредитивах банком восстанавливаются на тот счет, с которого они были перечислены.
Покрытым считается аккредитив, при котором плательщик предварительно депонирует средства для расчетов с поставщиком. При такой форме расчета банк плательщика (банк - эмитент) списывает средства с расчетного счета плательщика и переводит их в банк поставщика (исполняющий банк) на отдельный балансовый счет "Аккредитивы к оплате". Депонирование средств в банке поставщика может быть произведен и за счет ссуды, полученной плательщиком в банке - эмитенте.
Чтобы открывать непокрытый (гарантированный) аккредитив покупатель и поставщик должны обслуживаться банками, находящимися между собой в прямых корреспондентских отношениях. Для этого плательщик обращается в свой банк с ходатайством выставить для него гарантированный аккредитив. Непокрытый аккредитив не предполагает предварительного депонирования средств. При открытии такого аккредитива банк - эмитент представляет исполняющему банку право списывать платежи по аккредитиву в пользу поставщика - получателя средств со своего корреспондентского счета в этом банке.
Каждый аккредитив должен указывать, является ли он отзывным или безотзывным. При отсутствии такого указания считается, что аккредитив отзывной.
Отзывной аккредитив может быть изменен или аннулирован банком - эмитентом без предварительного согласования с получателем средств (поставщиком) на основании письменного распоряжения плательщика. Безотзывным считается аккредитив, который не может быть изменен или аннулирован без согласия получателя средств.
При выставлении аккредитива составляются бухгалтерские проводки: дебет счета 55/1 "Аккредитивы" и кредит счетов 51 "Расчетные счета"66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам"и т.д.
По мере оплаты счетов поставщиков делаются записи по дебету счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" и кредиту счета 55/1 "Аккредитивы".
Неиспользованные средства в аккредитивах восстанавливаются банком на тот счет, с которого они были выставлены. На это составляются бухгалтерские записи дебет счетов 51,52,66 и кредит счета 55 субсчет 1 "Аккредитивы". Аналитический учет по субсчету 55/1 "Аккредитивы" ведется по каждому выставленному организацией аккредитиву.
На субсчете 55/2 "Чековые книжки", учитывается наличие и движение средств, находящихся на чековых книжках. Порядок и условия использования чеков в платежном обороте регулируются Гражданским кодексом Российской Федерации, а также правилами расчетов между организациями, установленными банковскими правилами.
Для получения расчетной чековой книжки организация представляет в банк заявление и платежное поручение на депонирование средств с расчетного счета на отдельном лицевом счете.
Депонирование средств может производиться также за счет кредита банка. На основании указанных документов банк выдает клиенту чековую книжку в пределах депонированной суммы. Вместе с бланками чеков клиент получает от банка идентификационную чековую карточку, облегчающую получателю чека возможность определить его подлинность.
Владелец чековой книжки при приобретении товаров, работ, услуг на основании счета поставщика выписывает расчетный чек и вручает его поставщику. Поставщик предъявляет полученный чек в свой банк на инкассо для взыскания платежа. Банк поставщика (инкассирующий банк) пересылает указанный чек в банк- плательщик. Банк-плательщик обязан удостовериться всеми доступными ему способами в подлинности чека, а также в том, что предъявитель чека является уполномоченным по нему лицом. После проверки подлинности чека банк-плательщик списывает сумму платежа со счета чекодателя и через свой корреспондентский счет в РКЦ пересылает ее в банк поставщика для зачисления на расчетный счет поставщика.
Получатель чека (чекодержатель) после проверки его реквизитов не позднее 10 дней со дня его выписки (не считая дня выдачи) должен предъявить чек в банк для оплаты.
В том случае, когда количество чеков в чековой книжке использованы, а лимит по чековой книжке не израсходован, банк может выдать организации новые чеки на сумму не использованного лимита.
Суммы по чекам, выданным, но не предъявленным к оплате, остаются на субсчете 55/2 «Чековые книжки», что должно соответствовать остатку по выписке банка.
Выдача чековых книжек банком отражается на дебете субсчета 55/2 "Чековые книжки", а использование чеков для расчетов с другими организациями - на кредите субсчета 55/2 "Чековые книжки". Аналитический учет по субсчету 55/2 "Чековые книжки" ведется по каждой полученной чековой книжке.
На субсчете 55/3 «Депозитные счета» учитывается движение средств, вложенных организацией в банковские вклады, с целью получения оговоренных процентов.
В зависимости от сроков возмещения и условия снятия денег различают вклады до востребования и срочные вклады. По первому виду не устанавливают минимальный размер вкладов и сумма неснимаемого остатка. Вклады до востребования организация может закрывать в любое время.
Вклады денежных средств на определенный срок, установленный договором называются срочными. В договоре же указывается размер процента по этим вкладам. Если организация до истечения договоренного срока снимает денежные средства с депозита, то банк по таким вкладам начисляет проценты не в том размере, который был предусмотрен в договоре, а как по вкладам до востребования.
Следует иметь в ввиду, что депозитные вклады организаций согласно п. 3 ПБУ 19/02 с 1 января 2003 г. относятся к финансовым вложениям и должны учитываться на счете 58 «Финансовые вложения», если они отвечают требованиям, предъявляемым к указанным вложениям. В случае не выполнения хотя бы одного из условий требования депозитные вклады учитываются на счете 55.
Отдельные субсчета могут быть выделены для учета: средств, поступивших на содержание специальных учреждений от родителей и других источников; средств на финансирование капитальных вложений, аккумулируемых и расходуемых организацией с отдельного счета, и т.д. В сельскохозяйственных организациях, принимающих продукцию и скот у населения для продажи, открываются отдельные текущие счета для расчетов с населением. Эти счета используют для обособленного учета денежных средств, принадлежащих населению.