Учет денежных средств на расчетных счетах

Глава 1. Учет денежных средств

Для хранения свободных денежных средств и проведения безналичных расчетов все организации, состоящие на самостоятельном балансе, открывают расчетные счета. Для этого в учреждении банка необходимо представить следующие документы.

· заявление на открытие счета (типовая форма № 0401025);

· нотариально заверенную копию устава организации и учредительного договора;

· копию регистрационного свидетельства, заверенную нотариально или в регистрационной палате;

· два экземпляра карточки с образцами подписей руководителя организации (его заместителя), главного бухгалтера (его заместителя) и оттиска печати (типовая форма № 0401026), заверенные нотариально;

· справку налогового органа о регистрации организации в качестве налогоплательщика;

· документы, подтверждающие полномочия лиц, указанных в карточке с образцами подписей и печати, на распоряжение денежными средствами, находящимися на банковском счете;

· справку о регистрации в качестве плательщика в Пенсионный фонд России Федерации;

· справку о регистрации организации в качестве плательщика обязательных платежей в фонд социального страхования;

· справку о регистрации организации в качестве плательщика обязательных платежей в фонды обязательного медицинского страхования.

Все перечисленные документы сдаются либо главному юрисконсульту, либо главному бухгалтеру банка. После соответствующей экспертизы между организацией и банком заключается договор банкового счета (договор расчетно–кассового обслуживания), в котором, должны быть оговорены все вопросы взаимоотношений этих двух юридических лиц.

Договор банковского счета, как правило, содержит следующие разделы:

I. Предмет договора

II. Права и обязанности сторон.

III.Оплата услуг.

IV.Ответственность сторон.

V. Срок действия договора и порядок расторжения.

VI.Особые условия.

VII.Юридические адреса сторон.

Договор банковского счета составляется в двух экземплярах. Один экземпляр договора остается у банка, второй – у клиента.

В договоре банковского счета указываются номер открытого банковского счета, а также приводятся платежные реквизиты банка для осуществления безналичных расчетов (корреспондентский счет банка и банковский идентифицированный код - БИК). Номера расчетных счетов организаций состоят из 20 цифровых знаков.

Стороны вправе расторгнуть договор банковского счета в порядке, предусмотренном ГК РФ (ст.859). По заявлению клиента договор может быть расторгнут в любое время. Банк имеет право расторгнуть данный договор в одностороннем порядке только по решению суда в следующих случаях:

-когда сумма денежных средств, хранящихся на счетах клиента, окажется ниже минимального размера, предусмотренного договором, если такая сумма не будет восстановлена в течение месяца со дня предупреждения клиента об этом;

-при отсутствии операций по счету в течение года, если иное не предусмотрено договором.

К расчетному счету клиента банк может вести две картотеки: картотеку №1 и картотеку №2.

Ведение картотеки №1 не связано с финансовым положением клиента, а определяется исключительно особенностями документооборота при отдельных форма межхозяйственных расчетов (платежными требованиями) и необходимостью получения согласия плательщика на оплату расчетного документа кредитора.

Открытие картотеки № 2 к счету клиента, напротив, определяется исключительно финансовыми затруднениями клиента. В данную картотеку помещаются расчетные документы, срок оплаты которых истек и которые не были оплачены из-за отсутствия денежных средств на счете плательщика.

Банк присваивает номер расчетного счета, о чем делается отметка в уставе организации, заверенная печатью.

Налогоплательщик в 7 – дневный срок обязан сообщить в налоговый орган об открытии счета, представляя форму № С – 09-1 «Сообщение об открытии (закрытии) счета (лицевого счета)». Нарушение установленного срока влечет за собой взыскание штрафа. Учреждения банка, в которых организациями были открыты счета также обязаны в 5-дневный срок информировать налоговые инспекции обо всех открытых счетах.

Организация имеет право открывать необходимое количество расчетных счетов т.е. количество открываемых счетов не ограничено.

Расчетный счет закрывается после прекращения договора банковского счета и денежные средства, поступившие на этот счет, возвращаются отправителю.

После прекращения договора банковского счета до истечения семи дней после получения соответствующего письменного заявления клиента остаток денежных средств по счету банк выдает клиенту либо по его указанию перечисляется платежным поручением банка. Неиспользованные денежные чековые книжки с оставшимися неиспользованными денежными чеками и корешками в установленном законодательством РФ порядке должны быть сданы в банк.

Наличие неисполненных расчетных документов не должно препятствовать прекращению договора банковского счета.

На расчетный счет поступают денежные средства за проданную продукцию (товары), выполненные работы и услуги, кредиты банка, займы, наличные деньги из кассы организации и т. д.

С расчетных счетов организации получают наличные деньги, производят оплату счетов поставщиков за приобретаемые материальные ценности и оказываемые услуги, подрядчиков за выполненные строительно-монтажные и ремонтные работы, оплачивают счета разных организаций за нетоварные операции, перечисляют средства в государственной бюджет, органам страхования, погашают задолженности по кредитам банков и займам и т.п.

При недостаточности денежных средств на расчетном счете списание со счета осуществляется в последовательности, определенной ст.855 ГК РФ:

в первую очередь – по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств со счета для удовлетворения требований о возмещении вреда, причиненного жизни и здоровью работника, а так же требований о взыскании алиментов;

во – вторую очередь – по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расчетов по выплате выходных пособий и оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору, в том числе по контракту, по выплате вознаграждений по авторскому договору;

в третью очередь – по платежным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расчетов по оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору (контракту), а также по отчислениям в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ и фонды обязательного медицинского страхования;

в четвертую очередь – по платежным документам, предусматривающим платежи в бюджет и внебюджетные фонды, которые не предусмотрены в третьей очереди;

в пятую очередь – по исполнительным документам, предусматривающим удовлетворение других денежных требований;

в шестую очередь – списание по другим платежным документам в порядке календарной очередности.

Платежи с расчетного счета внутри каждой очереди производится в порядке календарной очередности поступления документов (или наступления срока платежа).

Зачисление денег на расчетный счет и перечисление с него средств производят на основании соответствующим образом оформленных документов.

Право первой подписи на банковских документах принадлежит руководителю организации или его заместителю, а второй – главному бухгалтеру или его заместителю.

Проставленные на расчетных и платежных документах подписи лиц, имеющих право первой и второй подписи должны точно соответствовать представленным в банк образцам подписей. В случае несовпадения представленных в документах подписей с их образцами, хранящимися в банке, банк вправе отказать в приеме этих документов и не осуществлять платежи и расчеты по ним.

При внесении на расчетный счет депонированной заработной платы, выручки от реализации продукции и услуг, а также других сумм, вносимых наличными, выписывается Объявление на взнос наличными (форма № 0402001) в одном экземпляре. Этот документ состоит из трех частей: самого объявления, составляемого владельцем счета и остающегося в банке; квитанции, выписываемой банком для выдачи владельцу счета; ордера, прикладываемого к выписке банка, выдаваемой владельцу счета.

Для получения наличных денег с расчетного счета организациям на основе специальных заявлений банк выдает чековые книжки. Все чеки в чековой книжке заранее пронумеровываются, на каждом из них указывается наименование банка, номер расчетного счета, наименование владельца. На оборотной стороне чека указывается назначение получаемой суммы (на оплату труда, на хозяйственные нужды и т.д.). Одновременно с чеком заполняют корешок, который хранится в чековой книжке. Сумма получаемых денег в чеке указывается цифрами и прописью. Заполненный чек подписывают лица, имеющие право первой и второй подписи, затем на чеке ставится оттиск печати. При заполнении чека исправления не допускаются. Чек должен выписываться, как правило, на кассира. Если чек испортился, его гасят специальным штампом или надписью «испорчено» и прикрепляется к соответствующему корешку.

Для того, чтобы перечислить деньги с расчетного счета на счета других предприятий, организации и учреждений необходимо составить платежное поручение (форма № 0401060) и не позднее 10 календарных дней не считая день его выписки представить в банк. Платежное поручение выписывается, как правило в 4 (5) экземплярах. На первом экземпляре ставятся подписи лиц, имеющих право первой и второй подписи и оттиск печати, соответствующие банковской карточке. Этот экземпляр остается в документах дня банка и служит основанием для списания денежных средств.

Второй и третий экземпляры платежного поручения отсылаются в банк получателя платежа, при этом второй экземпляр служит основанием для зачисления средств на счет получателя и остается в документах дня этого банка, а третий экземпляр прилагается к выписке из счета получателя как основание для подтверждения банковской проводки. Четвертый экземпляр возвращается плательщику со штампом банка в качестве расписки о приеме платежного поручения к исполнению.

Платежные поручения принимаются банком не зависимо от наличия денежных средств на счете плательщика.

При отсутствии или недостаточности денежных средств на счете плательщика банком платежные поручения помещаются в картотеку по внебалансовому счету № 90902 «Расчетные документы, не оплаченные в срок». Оплата платежных поручений производится по мере поступления средств в очередности, установленной законодательством. Оплата может быть произведена и частично. При частичной оплате платежного поручения банком используется платежный ордер формы 040166. При этом первый экземпляр платежного ордера, которым произведена оплата, помеается в документах дня банка, последний экземпляр платежного ордера служит приложением к выписке из лицевого счета плательщика.

При необходимости организация может отозвать платежные поручения, неоплаченные из-за недостаточности средств на расчетном счете и помещенные в картотеку. Для этого в банк следует представить заявление в двух экземплярах подписанные лицами, имеющие право первой и второй подписи. Один экземпляр заявления на отзыв помещается в документы для банка, второй возвращается клиенту в качестве расписки в получении заявления на отзыв.

Банк с расчетного счета перечисляет средства и на основании расчетных чеков выписанных чекодателем (владельцем счета), предъявленных к оплате чекодержателем (поставщиком). Чеки бывают лимитированные и нелимитированные. Организация для получения лимитированной чековой книжки представляют в банк заявление и платежное поручение на перечисление со своего расчетного счета на отдельный лицевой счет в банке «Расчетные чеки» необходимую сумму. В пределах этой суммы банк выдает чековую книжку. Такой порядок депонирования денежных средств обеспечивает платежи по чекам. Депонирование средств может производиться и за счет ссуды банка. Чеки из лимитированной чековой книжки подписывается руководителем и главным бухгалтером организации. Чек из лимитированной книжки выдается поставщику (чекодержателю) одновременно с отпуском товаров или предоставлением услуг. В чеке указывается, какой организации и в уплату по какому счету или другому заменяющему документу должна быть перечислена сумма по чеку. Банк поставщика пересылает чек в банк плательщика. Банк плательщика после проверки подлинности чека списывает сумму платежа со счета плательщика и через свой корреспондентский счет в РКЦ пересылает ее в банк поставщика для зачисления на расчетный счет поставщика.

Расчеты между организациями (поставщиком и плательщиком) посредством платежных требований могут осуществляться как с акцептом плательщика, так и без его акцепта.

При акцептном варианте расчетов поставщик выписывает платежное требование на основании фактической отгрузки товаров или оказанной услуги и сдает его в свой банк на инкассо. Банк поставщика пересылает платежное требование в банк плательщика (исполняющий банк). На всех экземплярах платежных требований, принятых исполняющим банком, ответственный исполнитель в поле «Срок платежа» проставляет дату, по наступлении которой истекает срок акцепта. Последний экземпляр платежного требования используется в качестве извещения для акцепта и передается плательщику остальные экземпляры платежных требований помещаются исполняющим банком в картотеку №1. Если плательщик отказывается от оплаты, то он должен отказ оформить заявлением на специальном банке в трех экземплярах. Свое согласие на оплату плательщик выражает молчанием.

Без акцепта средства со счетов плательщика могут списать лишь в случаях, предусмотренных законом либо основным договором между получателем платежа (кредитором) и плательщиком.

С расчетного счета деньги могут быть списаны в бесспорном порядке на основании инкассового поручения (форма №0401071). Инкассовые поручения применяются в случаях, когда бесспорный порядок взыскания денежных средств установлен законодательством (в том числе для взыскания денежных средств, выполняющими контрольные функции), либо для взыскания по исполнительным документам судебных и арбитражных органов, а также в случаях, предусмотренных сторонами по основному договору, при условии предоставления банку, обслуживающему плательщика, права на списание денежных средств со счета плательщика без его распоряжения.

При этой форме расчетов плательщик обязан предоставить в банк сведения о кредиторе (получателе средств), который имеет право выставлять платежные требования на списание денежных средств в безакцептном порядке, наименование товара, работ или услуг, за которые будут производить платежи, а также об основном договоре (дата, номер и соответствующий пункт, предусматривающий право безакцептного списания).

Банк систематически выдает владельцу счета выписки из его расчетного счета (вторые экземпляры распечаток лицевого счета) с приложением документов, на основании которых были зачислены или списаны денежные средства с данного счета. Разные банки могут составлять выписки по различной форме. В выписке указывают номер счета, дата, номер документа, код совершенной операции с указанием суммы по дебету и кредиту, входящий остаток и остаток на конец дня.

На документах, прилагаемых к выпискам проставляют штамп и календарный штемпель даты провода документа по лицевому счету.

Бухгалтерский учет наличия и движения денежных средств на расчетном счете ведется на счете 51 «Расчетные счета». Этот счет является активным. На дебете счета 51 отражается остаток денег на счете по состоянию на начало месяца, а также поступление средств на него в виде наличных денег из кассы, выручки от покупателей и заказчиков за реализованную продукцию, выполненные работы и оказанные услуги другим организациям, а также операции по зачислению средств по другим каналам. По кредиту этого счета записываются хозяйственные операции по перечислению денежных средств поставщикам, бюджет, органам страхования и прочим кредиторам. С этого счета погашают задолженность по кредитам банков, задолженность по займам, с него же получают наличные деньги в кассу организации. Указанные операции также отражаются по кредиту счета 51 «Расчетные счета».

Журнал-ордер №2-АПК

за апрель 2009г.

Сальдо на начало месяца 280 000 руб.

Оборот по дебету счета 51 (последний разворот журнала-ордера)

Примечание. В целях удобства размещения наименование счетов не указаны Сальдо на конец месяца 24 000 руб.

Корешок чека Чек №__________ На___________ Чек выдан Подписи: _____________ первая ___________ вторая Чек получил __________ подпись

___________ чекодатель в кассу контрольная марка № счета чекодателя на_________________ ____________________________________________ место выдачи число месяц прописью ____________________________________________________ кому Заплатите ________________________ Кому _____________________________ _____________________________ ______________________________ _____________________________ сумма прописью ____________________________     Подписи

Оборотная сторона чека

Таблица 3