Термин «коммуникация» употребляется в разных значениях. Например, можно говорить об инженерных, транспортных, информационных коммуникациях как средствах или формах связи. Под коммуникацией, в широком смысле, понимают, передачу информации от человека к человеку, т.е. коммуникация – это общение людей: обмен идеями, мыслями, намерениями, чувствами, другими данными. В организационном контексте понятие «коммуникация» рассматривается как процесс и как объект (совокупность технических средств, обеспечивающих процессы передачи информации). Хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности. Говорят, если организация эффективна в области коммуникации, она эффективна и во всех других видах деятельности.
Организационные отношения включают внутренние и внешние связи – коммуникации. Управление организационными отношениями входит в сферу деятельности руководителя любого уровня. Каждый руководитель должен стремиться создать дружный и работоспособный коллектив, способный вместе с ним достичь поставленных целей. Работа по созданию и совершенствованию условий для формирования такого коллектива не менее важна, чем производственная деятельность. Коммуникации представляют собой установленные нормы (правила, инструкции, принципы, закономерности, положения) отношений между людьми рамках организаций при выполнении ими закрепленных функций, процедур и операций, а также систему документооборота.
Коммуникация внутри организации включает в себя инструктирование, информацию, обучение, менеджмент методом разговоров. Важнейшая цель внутренней коммуникации в организации — создание среди сотрудников поддержки целей и политики, проводимой руководством организации. С помощью коммуникации сотрудники получают необходимые знания и мотивацию, становятся лучшими защитниками и популяризаторами планов компании. Таким образом, коммуникация – это важный организационный инструмент и необходимое условие для эффективного развития и внедрения корпоративной политики.
Как процесс организационные коммуникации – это фактические отношения работников друг к другу, к руководителям, а руководителей к подчиненным, кроме того – это отношения между человеком и информационными технологиями. Эти отношения могут характеризоваться полным взаимопониманием и поддержкой (дружеский диалог) или наличием противоречий между их участниками, что обусловливается различной степенью удовлетворения потребностей и интересов, как управляющей, так и управляемой системы.
В последующих темах курса будет показано, что полная поддержка при коммуникациях характеризует либо пассивность подчиненных и большой авторитет руководителя, либо некомпетентность подчиненных. Наличие полной поддержки решений руководителя среди подчиненных свидетельствует о неблагополучии в организации. Наиболее естественная реакция подчиненных на решения руководителей или специалистов – это проявление различных противоречий.
Противоречие рассматривается как процесс и как явление. Как процесс противоречие – это реакция работников с различной степенью восприятия и оценкой информации, полученной при обсуждении каких-либо проблем.
Коммуникации должны быть таковы, чтобы руководители имели объективную информацию в нужное время и в удобной форме для принятия решений. Значит, в конечном счете, применительно к задачам управления организационным поведением, весьма важным является коммуникационный процесс.
Внутренние, или внутриорганизационные, коммуникации (между подразделениями, коммуникация внутри подразделений по уровням производства и управления, межличностные коммуникации, неформальные коммуникации) предстают как часть производственно-хозяйственной деятельности.
Коммуникативный поток может перемешаться в горизонтальном и вертикальном направлениях. Внутриорганизационные коммуникации включают в себя: нисходящий и восходящий уровни вертикальных коммуникаций, коммуникации по горизонтали, коммуникации между руководителем и подчиненными, коммуникации между формальными и неформальными группами. Внутриорганизационные коммуникационные процессы призваны удовлетворить потребности разных уровней принятия решений.
Коммуникация в малой группе дает шанс и руководителю и подчиненному оперативно участвовать в решении стратегических и текущих задач: каждый участвует в обсуждении, каждый может быть услышан. Хорошие результаты дает эффект обратной связи. Взаимодействие усложняется с ростом числа членов группы.
Межличностная коммуникация – коммуникация с другим человеком – наиболее распространенный тип внутренних коммуникаций. Коммуникации между неформальными группами могут охватывать набор связей – от бытовых до производственных. Основой этого типа коммуникаций является информация, циркулирующая по каналам неформального общения. Важнейшей задачей руководства организации является создание условий по обмену идеями, мыслями, информацией между людьми, подразделениями, между организацией и ее окружением. Принятые в лучших компаниях системы коммуникаций основаны на эффективных технологиях информационного обмена, на культивировании неформального общения, на поддержке общения материальными средствами.
Интенсивность информационного обмена в таких компаниях велика, и обычно она начинается с требования неформальности. Принятые в лучших компаниях системы коммуникаций способствуют развитию новаторства, инициативы и предприимчивости. Стимулируя обилие контактов, лучшие фирмы перестраивают помещения, обустраивают по-новому рабочие места. В лучших компаниях непринужденности общения способствует сама обстановка: скромные, по-спартански, обставленные помещения, открытые двери, отсутствие лишних стен. Роскошные кабинеты не способствуют открытым, дружественным отношениям.