Управление рабочим временем

В процессе трудового процесса, мы часто не замечаем мелочи, что мешают нам сосредоточиться на реальной работе. Все это предсказуемые помехи, которые возникают каждый день со всех сторон и не только отрывают от конкретного дела, но и вынуждают забыть о течении времени. Мы их воспринимаем как часть нашей деловой жизни. Помехи извне (в противовес помехам изнутри) — это плоды нашего рабочего окружения; события, отвлекающие внимание и лишающие контроля над временем.

Они могут быть следующим: задержки при выходе из дому («Ключи куда-то подевались!»); разговоры с коллегами; электронная почта; совещания; поиск папок, ручек и т. д.; телефонные звонки; прослушивание сообщений голосовой почты.

Кроме внешних есть также и мелочи, что мешают нам изнутри: врожденные черты, свойственные характеру качества, вызывающие задержки в работе, а в конечном итоге напряжение и стресс. Вычленить их сложнее, нежели внешние помехи, поскольку внутренние «убийцы времени» являются частью нашего облика.

Среди них можно отметить: неумение отказывать; неумение или нежелание перепоручать дела сотрудникам; привычка хвататься за все сразу; привычка откладывать ежедневные дела в долгий ящик; привычка приступать к работе, не обеспечив всем необходимым; неверная оценка сроков и объемов работы; отказ от установления предельных сроков; желание всегда быть полезным; природная медлительность, природная рассеянность.[8]

Для борьбы с «поглотителями» времени был разработан ряд методов:

· Правильная организация рабочего места;

· делегирование полномочий;

· учет особенностей личности;

· проведение online-совещаний;

· применение методов мотивации и многие другие.

Рассмотрим некоторые из них более подробно.

1. Организация рабочего места.

Рабочее место является важным фактором, определяющим эффективность и качество деятельности. В своей статье «Эффективный рабочий стол» В. Гончаров утверждает: «Первое отличие успешного человека, которое проще всего увидеть: порядок на столе. Нет, это не должен быть застывший стол, не меняющийся с течением времени. И ни в коем случае не пустая поверхность – иначе работа просто невозможна. Под словом «порядок» и имею в виду именно порядок – в каком порядке все на столе разложено».[9]

Действительно, поиск документов, записок, адресов, телефонных номеров электронной почты, визиток и других носителей занимает значительный процент времени.

На Западе посчитали, что обычный менеджер тратит на поиск документов и информационных материалов на своем рабочем столе в среднем шесть недель в год.

Основное правило организации рабочего места – залог эффективной деятельности – на столе единовременно должно находиться не больше одного документа (того, над которым ведется работа в данный момент). Это не значит, что в противном случае деятельность будет неэффективной и некачественной, но это значит, что соблюдение только этого одного правила приведет к ощутимому повышению продуктивности. Однако, существует не мало людей, у которых не очень устойчивое внимание и им трудно долго работать над одним документом. В этом случае работать все равно нужно только с одним заданием, а переключения запланировать – это позволит, с одной стороны, не отвлекаться на ерунду и не упустить ничего важного, с другой стороны, обеспечит смену деятельности.

В стремлении к оптимизации своего рабочего места каждый сотрудник ориентируется на свои собственные особенности – он делает так, как ему удобно, привычно. Но все же есть некоторые общие критерии (правила), по которым можно упорядочить свое рабочее место. Прежде всего, однотипные документы должны быть разложены по блокам-модулям (в идеале – структура папок). Важно сразу же отправлять поступившую бумагу в соответствующую папку, нежели оставлять это на потом. Но документ может потеряться и в папке, если нет четкой и логичной файлинг-системы, если папки дублируются. В целом, хорошо организованный документооборот и система хранения документации - незаменимый инструмент оптимизации деятельности, позволяющий экономить массу времени на поиске нужной информации.[10]

Согласно одной из методик, по окончании рабочего дня:

В верхний ящик стола убираются дело, представляющее особую важности, незавершенные дела текущего дня и план работ (расписание) на завтра.

Во второй ящик складываются важные и срочные дела и документы для работы с этими делами. В этот же ящик стола складываются дела на ближайшую неделю и документы для работы с важными, но не срочными делами.

В третьем ящике должны находиться дела на ближайший месяц и документы, а может быть, и некоторые выдержки, выписки по долгосрочному и среднесрочному планированию.[11]

Еще одним замечательным инструментом тайм-менеджмента являются всем известные планировщики и ежедневники. Распространенными ошибками, допускаемыми в работе с ними, являются нерегулярное и неполное ведение записей, а также использование этих принадлежностей лишь для составления плана, но не для его выполнения. Можно сказать, что это даже общие ошибки планирования, а не только использования ежедневников. Не используя ежедневники, мы напрасно загружаем свои память и внимание, отнимая ресурсы у основной деятельности. Для того, чтобы повысить отдачу от использования планировщиков и ежедневников, записывая в них свои планы, нужно сразу ранжировать все запланированные дела по приоритетности так, как было описано в параграфе о расстановке приоритетов. Можно также облегчить свою жизнь, используя электронные органайзеры типа MS Office – Outlook, Schedule, Schedule+, ведь у них, кроме всего прочего, есть еще и функция напоминания о важных делах и встречах.[12]

2. Делегирование полномочий.

Делегирование полномочий в менеджменте – передача полномочий сотруднику, который полностью берет на себя ответственность за их выполнение. Метод распределения среди работников компании задачи, выполнение части которой каждым позволит достичь намеченной цели[13].

Использование данного метода наиболее характерно для руководителей среднего и высшего уровня управления. Он позволяет освободить рабочее время от многих текущих дел и позволяет заняться решением глобальных, наиболее сложных проблем.

Делегирование полномочий происходит не только на официальном, но и большой частью на полуофициальной или даже неофициальной основе, и предполагает наличие благоприятного морально-психологического климата в коллективе и взаимного доверия между руководителем и исполнителем.

Процесс делегирования начинается с классификации стоящих перед организацией или подразделением проблем, составления перечня полномочий, которые могут быть реально делегированы, выгод и рисков, связанных с этим, характера, способностей и моральных качеств подчиненных.

Для решения вопроса о делегировании зарубежные специалисты в области управления рекомендуют использовать матрицу Эйзенхауэра, которая в значительной степени облегчает руководителю ориентировку в ситуации.

С точки зрения необходимости контроля, делегируемые проблемы можно разделить на следующие виды, требующие: текущего контроля за их результатами; обычного контроля и не допускающие отклонений от предписываемых действий. В предпоследнем случае полномочия делегируются выборочно, а в последнем – вообще не делегируются.

Обычно делегируются следующие виды полномочий:

· решение частичных, узкоспециальных проблем, в которых исполнители разбираются заведомо лучше руководителя и прекрасно это понимают;

· осуществление подготовительной работы (обобщение материала, формулировка первичных выводов, написание различных видов проектов);

· присутствие на различных мероприятиях информационного характера, выступление с сообщениями, обмен опытом.

В то же время ни при каких обстоятельствах не делегируются: решения проблем, связанных с выработкой общей политики организации или подразделения, а также особо важных и срочных, предполагающих действия в условиях критических ситуаций или повышенного риска; общее руководство; рассмотрение конфиденциальных задач, вопросов, связанных с поощрением и наказанием сотрудников.[14]

Список используемой литературы

http://www.vestnik-kafu.info/journal/16/629/

1. Мильнер Б.З. Теория организации: Учебник/ Мильнер Б. З. –8-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2013. – 480 с.

2. Аркада-Центр: архивное и кадровое делопроизводство. - режим доступа:http://arkadacentre.ru/sistemUP.htm, свободный. – Загл. С экрана.

3. Устав ООО «Босфор»

4. Первичная документация ООО «Босфор».

5. Стив Прентис: Интегрированный тайм-менеджмент. -Стив Прентис: пер. с англ. – М.: Издательство «Добрая книга», 2007. – С. 288.

6. Гончаров В. Эффективный рабочий стол. Организация времени [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.improvement.ru/zametki/goncharov, свободный. – Загл. с экрана.

7. Пустынникова Ю., Долгов М. Тайм-менеджмент.–[Электронный ресурс]. - Журнал индустрии офисных товаров «OfficeFile»– 2012-. – Режим доступа:http://officefile.ru/article.php?id=308, свободный. – Загл. с экрана.

8. Г. Захарченко Тайм менеджмент / Захарченко Г. - СПб.: Питер, 2004. – С. 128.

9. Пустынникова Ю., Долгов М. Тайм-менеджмент [Электронный ресурс]. - Журнал индустрии офисных товаров «OfficeFile». – 2012. – Режим доступа: http://officefile.ru/article.php?id=308, свободный. – Загл. с экрана.

10. Ярных В. Оперативное управление персоналом в условиях кризиса. - Деловой журнал «Бизнес ключ. – 2007 [Электронный ресурс]. – 2007 - . Режим доступа: http://www.bkworld.ru/archive/y2007/n01-2007/n01-2007_177.html, свободный. – Загл. с экрана.

11. Вачугова Д.Основы менеджмента/ Вагугова Д. - 2-е издание перераб. и доп.— М.: Высш. шк., 2005г. – С. 376.

12. Официальный сайт ООО «Босфор». – Режим доступа: http://bosforkmv.ru/o-kompanii.

[1]Мильнер Б.З. Теория организации: Учебник. – 8-е изд., перераб. и доп. – М. : ИНФРА-М, 2013. – 61 с.: ил. – (Высшее образование).

[2]Мильнер Б.З. Теория организации: Учебник. – 8-е изд., перераб. и доп. – М. : ИНФРА-М, 2013. – 63 с.: ил. – (Высшее образование).

[3] Козлова Н.В., Конопьянова Г.А.

[4]Аркада-Центр http://arkadacentre.ru/sistemUP.htm

[5] Устав ООО «Босфор»

[6] Первичная документация ООО «Босфор»

[7]Первичная документация ООО «Босфор»

[8] Интегрированный тайм-менеджмент / Стив Прентис: пер. с англ. – М.: Издательство «Добрая книга», 2007. – С. 100-101

[9]Гончаров В. Эффективный рабочий стол // Организация времени (Электронный ресурс). URL:http://www.improvement.ru/zametki/goncharov/

[10]Пустынникова Ю., Долгов М. Тайм-менеджмент // Журнал индустрии офисных товаров «OfficeFile» (Электронный ресурс). – 2012. URL: http://officefile.ru/article.php?id=308

[11] Тайм-менеджмент / Г. Захарченко - СПб.: Питер, 2004. – С. 76

[12]Пустынникова Ю., Долгов М. Тайм-менеджмент // Журнал индустрии офисных товаров «OfficeFile» (Электронный ресурс). – 2012. URL: http://officefile.ru/article.php?id=308

[13] Ярных В. Оперативное управление персоналом в условиях кризиса // Деловой журнал «Бизнес ключ» (Электронный ресурс). – 2007. URL: http://www.bkworld.ru/archive/y2007/n01-2007/n01-2007_177.html

[14]Основы менеджмента:2-е издание переработанное и дополненное /под ред. Вачугова Д. — М.: Высш. шк., 2005г. – С. 163-164