В соответствие с действующим законодательством РФ, документы при ликвидации организации передаются на архивное хранение. В «Про Архив» сдача документов в архив осуществляется в соответствии требованиям по упорядочению документов и их передачи в архивы на основании Закона РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, Закона города Москвы «Об Архивном фонде Москвы и архивах» от 28 ноября 2001 г. № 67 и «Основных правилах работы архивов организаций» (М., 2002). Сроки хранения различных видов документов при отборе для сдачи документов в архив определяются на основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения». В согласии с п.10 ст.23 Федерального закона №125-Ф3 от 22.10. 2004 «Об архивном деле РФ» при ликвидации предприятия или учреждения все документы по личному составу, а также документы, сроки хранения которых не истекли, подлежат обязательной передаче на хранение в Государственный или Муниципальный архив.
Сдача документов в архив происходит следующим образом: в архив передаются документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения. Значительную часть документов долговременного хранения составляют документы по личному составу. Вопрос о сдаче в архив документов временного срока хранения (до 10 лет включительно) решается руководителем учреждения с учетом существующих условий. Документы принимаются в архив после проведения экспертизы экспертной комиссией.
При приёме документов сотрудник архива тщательно проверяет каждое дело и соотносит документы с соответствующими фондами. В случае неправильного определения фондовой принадлежности дела и включения его в опись составляется акт об обнаружении, а дело изымается из сдаваемого комплекса материалов для присоединения к соответствующему фонду.
По окончании приёма дел при сдаче документов в архив заведующий архивом расписывается на трёх экземплярах описи дел постоянного хранения и на двух экземплярах описи. Вторые экземпляры описей возвращаются сдатчику, остальные остаются в архиве. Если дела временного хранения принимаются по номенклатуре, то оформление приёма-сдачи проводится по аналогии с оформлением дел долговременного хранения с подшивкой и нумерацией листов. Окончание сдачи документов в архив завершается заполнением учётных документов.
В государственные архивы передаются документы с истекшими сроками хранения, однако бывают случаи и досрочной передачи документов.
Примером досрочной сдачи архива может быть сдача архива на бесплатное хранение при ликвидации (банкротстве) и наоборот, материалы могут быть оставлены на дополнительный срок.
15 лет – для документов центральных органов федеральной исполнительной власти, министерств и ведомств республик в составе РФ, отраслевых академий, государственных учреждений, организаций и предприятий федерального и республиканского (республик в составе РФ) подчинения.
10 лет – для документов органов государственной власти и управления краев, областей, национальных образований (автономных областей и округов), городов Москвы и Санкт-Петербурга, районных и городских Советов народных депутатов и соответствующих местных администраций, а также государственных учреждений, организаций и предприятий краевого, областного, окружного подчинения.
5 лет – для документов учреждений, организаций районного и городского подчинения.
75 лет – для записей актов гражданского состояния, документов по личному составу, записей нотариальных действий и судебных дел.
До утраты практической значимости, но не более 25 лет – для научно-технической документации.
Сдача в государственные архивы документов с истекшими сроками хранения осуществляется ежегодно в соответствии утвержденным графикам. Однако, организации с небольшим ежегодным объёмом документов (до 200 дел постоянного хранения) и организации, действующие в пределах установленных сроков созыва (выборные органы власти, народные суды и другие) могут сдавать документы в архив на государственное хранение один раз в 3-5 лет.
Перед передачей документов в государственный архив представитель государственной архивной службы проверяет научно-справочный аппарат, физическое и санитарно-гигиеническое состояние дел. В случае обнаружения дефектов составляется акт, а дефекты устраняются организацией.
Передача проводится в архиве по утвержденным описям с обязательной проверкой наличия каждой единицы хранения. Особо ценные дела принимаются по отдельной описи полистно вместе со страховой копией. Во всех четырёх экземплярах описи делаются отметки о приёме дел в государственный архив (три экземпляра описи, в тои числе контрольный, остаются в государственном архиве, четвёртый экземпляр возвращается сдающему в архив). При недостаче дел исправляется итоговая запись в описи, в акте приёма-передачи документов указываются номера этих дел, а сдающее архив учреждение представляет в государственный архив справку о причинах отсутствия и произведённом розыске дел. Справка прикладывается к акту, один экземпляр которого передается сдающему.