Вводная лекция
Делопроизводство – это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами при осуществлении процесса управления.
Документирование – процесс подготовки и создания документов.
Документ – материальный носитель информации.
Классификация документов – это деление документов на классы по более общим признакам сходства и различия.
Схема классификации документов:
1. По видам:
- организационно-распорядительные
- справочно-информационные
- по личному составу
2. По форме:
- индивидуальные
- типовые
- трафаретные
3. По содержанию:
- простые (рассматривается 1 вопрос)
- сложные (рассматривается несколько вопросов)
4. По происхождению:
- официальные
- личные
5. По месту происхождения:
- внутренние
- внешние
6. По срокам хранения:
- постоянные
- до 10 лет
- свыше 10 лет (по личному составу)
7. По гласности:
- несекретные
- секретные (грифы: Секретно; Сов. секретно; Для служебного пользования – ДСП; Конфиденциально – К; Коммерческая тайна - КТ)
8. По средствам фиксации:
- рукописные
- машинописные
- графические
- звуковые
- фото и кинодокументы
9. По срочности:
- срочные (срок исполнения конкретен)
- не срочные
10. По юридической силе:
- подлинные – документы, которые выданы в установленном законом порядке с соблюдением всех правил
а) подлинные действительные
б) подлинные недействительные – документы, утратившие юридическую силу по каким-либо причинам
- подложные – документы, содержание и оформление которых не соответствуют истине
11. По стадиям создания:
- черновик – документ в предварительной редакции.
- оригинал – первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный.
- копия – точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенное.
- отпуск – точная копия исходящего документа, остающаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с подлинником (под копирку) на обычном листе бумаге и заверяется.
- выписка – копия части документа.
- дубликат – второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника.
В делопроизводстве произведена унификация документов – приведение определенных видов документов к единому образцу по форме, оформлению, формату бумаги и т.д.
Унификация документов регламентируется ГОСТом Р 6.30-2003, введенным 1 июля 2003 г.
В основу унификации документов положен принцип общей модели их построения. Графические модели или схемы построения образцов документов получили название «формуляров-образцов».
Формуляр-образец – это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов (например, организационно-распорядительных). В нем перечисляются реквизиты документов и устанавливаются границы расположения каждого из них (Приложение 1,2).
Реквизит – обязательный элемент, присущий определенному виду документа.
Формат-образец – устанавливает следующие размеры полей:
- левое поле – 20 мм
- верхнее поле – 20 мм
- нижнее поле – 20 мм
- правое поле – 10 мм.
Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 установлено 30 реквизитов:
01 Государственный герб Российской Федерации
02 Герб субъекта Российской Федерации
03 Эмблема организации или товарный знак
04 Код организации – автора документа
05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
06 Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
07 Код формы документа
08 Наименование организации – автора документа
09 Справочные данные об организации – авторе документа
10 Наименование вида документа
11 Дата документа
12 Регистрационный номер документа
13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа
14 Место составления или издания документа
15 Адресат
16 Гриф утверждения документа
17 Резолюция
18 Заголовок к тексту
19 Отметка о контроле
20 Текст документа
21 Отметка о наличии приложения
22 Подпись
23 Гриф согласования документа
24 Визы согласования документа
25 Оттиск печати
26 Отметка о заверении копии документа
27 Отметка об исполнителе
28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
29 Отметка о поступлении документа в организацию
30 Идентификатор электронной копии документа
Реквизиты на документе размещаются центрированным или угловым способами.
При расположении реквизитов на бумаге используют 8 положений табулятора, при этом счет ведется от границы левого поля.
0 – граница левого поля
1 – после 5 печатных знаков от границы левого поля (для ПК 1,1-1,4)
2 – после 16 печатных знаков от границы левого поля (для ПК 4,3)
3 – после 24 печатных знаков от границы левого поля (для ПК 6,4)
4 – после 32 печатных знаков от границы левого поля (для ПК 8,5)
5 – после 40 печатных знаков от границы левого поля (для ПК 10,6)
6 – после 48 печатных знаков от границы левого поля (для ПК 12,7)
7 – после 56 печатных знаков от границы левого поля (для ПК 14,8)
8 – после 64 печатных знаков от границы левого поля (для ПК 16,9)
0......... 1.......................... 2................. 3................. 4................. 5................. 6................. 7................. 8
От 0 положения табулятора печатают:
- наименование организации
- справочные данные об организации
- наименование вида документа
- дата документа
- ссылка на регистрационный номер и дату документа
- заголовок к тексту
- текст (кроме абзацев текста)
- отметка о наличии приложения
- наименование должности на реквизите «Подпись»
- гриф согласования
- заверительная надпись «Верно»
- наименование должности лица, заверяющего документ
- дата заверения
- отметка об исполнении
- второй гриф утверждения
- место составления документа
От 1 положения табулятора печатают:
- начало абзацев
От 2 положения табулятора печатают:
- регистрационный номер документа
- расшифровка фамилии в первом грифе согласования
3 положение табулятора:
- используется при написании таблиц
От 4 положения табулятора печатают:
- адресат
- номер страницы
От 5 положения табулятора печатают:
- гриф утверждения
- гриф ограничения доступа к документу
- второй гриф согласования
От 6 положения табулятора:
- расшифровка подписи в реквизите «Подпись»
- расшифровка подписи в грифе утверждения
- расшифровка подписи во втором грифе согласования
От 7 положения:
- слово «Таблица»
- слово «Копия»
(Приложение 3)
При оформлении многострочных реквизитов следует использовать строки максимальной длины в пределах размеров допускаемых ГОСТом.
Начало многострочных реквизитов должно быть выровнено по одной вертикальной линии.
В соответствии с ГОСТом текст документа печатают 14 шрифтом, Times New Roman, на формате А4 через 1,5 межстрочный интервал, а на формате бумаги А5 допускается печатать через 1 межстрочный интервал.
Тексты документов, подготовляемых к изданию типографским способом, печатают через 2 межстрочных интервала.
Реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме текста) печатают через 1 межстрочный интервал.
Составные части одного реквизита печатают через 1,5-2 межстрочных интервала.
Реквизиты в документе отделяют друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.
Максимальная длина строки многострочных реквизитов составляет 28 знаков.
При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посредине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница (стр.) и знаков препинания.
БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ
Официальные документы создаваемые юридическими и физическими лицами, должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке. При оформлении организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленный заранее бланк.
Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа.
Бланки документов печатают в типографии или при помощи ПК. Бланки должны быть изготовлены на белой бумаге или бумаге светлых тонов соответствующего качества.
На бланк в соответствии с установленными размерами и правилами наносят постоянные реквизиты. А в виде уголков или линий отмечают места расположения некоторых переменных реквизитов.
Бланки документов могут изготавливаться на бумаге формата А4 или А5 с угловым и продольным расположение реквизитов.
Устанавливаются следующие виды бланков:
- общий бланк
- бланк для письма
- бланк конкретного вида документа
1. Общий бланк используется для подготовки любых видов документов кроме письма. На общем бланке в зависимости от учредительных документов организации могут быть нанесены следующие постоянные реквизиты:
- 01 государственный герб РФ
- 02 герб субъекта РФ
- 03 эмблема организации
- 04 код организации
- 08 наименование организации
- 14 место составления документа
Для переменных реквизитов на общий бланк наносят ограничительные отметки в виде линий:
- 18 заголовок к тексту
- 19 отметка о контроле
- 29 отметка о поступлении документа в организацию
- 30 идентификатор электронной копии документа
(Приложение 4)
Между реквизитами «Наименование организации» и реквизитами «Дата» и «Регистрационный номер документа» оставляют место для нанесения реквизита «Наименование вида документа».
Когда в общий бланк вносят «Наименование вида документа» этот бланк становится бланком конкретного вида документа.
2. Бланк для письма употребляется при оформлении только служебного письма, поэтому на нем не указывают реквизит «Наименование вида документа», на этом месте размещают реквизит «Справочные данные об организации». А на месте реквизита «Место составления» размещают реквизит «Ссылка на индекс и регистрационный номер документа». Все остальные реквизиты для которых на общем бланке нанесены отметки в виде уголков и линий также употребляются на бланке для письма и оформляются по тем же правилам. (Приложение 5)
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ
Герб РФ
Помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ. Воспроизводимое изображение государственного герба РФ должно в точности соответствовать изображению, установленному действующим законодательством.
Данный реквизит при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом – в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора.
На бланках с Государственным гербом РФ не могут быть помещены дополнительно герб субъекта РФ или эмблема организации, или товарный знак.
Герб субъекта РФ
Размещают на бланках государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов РФ (документы мэрии, прокуратуры и т.д.). В случае размещения этого реквизита целесообразно указывать на бланке наименование государства – Российская Федерация.
Герб субъекта РФ может присутствовать на бланке только в отсутствии Государственного герба РФ.