Часть служебных документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.
В этом случае после текста (через полтора-два интервала) пишут слово «Приложение» (от края левого поля с большой буквы). Текст приложения, пишут столбиком, через один интервал. Отделяют приложения друг от друга двумя интервалами.
Отметку о наличии приложения можно оформлять по краткой или полной форме. Если приложения подробно упомянуты в тексте документа, то отметку о наличии приложения оформляют по краткой форме.
Например:
Приложение: на 20 л. в 1 экз.
Если в тексте документа о приложении говорится без упоминания вида документа, то отметку о наличии приложения оформляют по полной форме.
Например:
Приложение: проект учебного плана по специальности 0201 «правоведение»
на 1 л. в 1 экз.
На самих приложениях в правом верхнем углу проставляется отметка, где пишется слово «Приложение», арабскими цифрами номер приложения (если их несколько), наименование, дата и номер основного документа.
Например: Приложение 1
к приказу директора АО «Квант»
от 22.05.2003 № 15
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.
22 Подпись
Обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу. В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписывающего документ; личная подпись; ее расшифровка. Например:
Директор завода О.С.Петров
Правила к оформлению:
1. Если наименование должности занимает несколько строк, то расшифровка подписи печатается на уровне нижней строки. Например:
Директор
технологического института
систем управления О.С.Петров
Длина строки не более 28 знаков. Сокращения в наименовании должности в реквизите подпись запрещены.
2.Если документ написан не на бланке, то в состав наименования должности в реквизите подпись включается наименование организации. Например:
Директор завода
Центросвар О.С.Петров
3. Две и более подписей проставляют на документе в том случае, если за его содержание несут ответственность несколько лиц. Подписи располагают одна под другой в соответствии с занимаемой должностью. Например:
Директор завода О.С.Петров
Главный бухгалтер А.В.Иванов
4. Если документ подписывают несколько лиц одной должности, то их подписи располагают на одном уровне.
Директор школы № 21 Директор школы № 43
В.Д.Новиков А.С.Иванов
00.00.00 00.00.00
5. В документах составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии.
Председатель комиссии А.С.Иванов
Члены комиссии А.В.Анненков
Л.С.Веселов
А.К.Холодов
Фамилии членов комиссии располагают по алфавиту фамилий, двоеточие после слов Члены комиссии не ставятся.
6. Допускается в реквизите подпись элемент наименование должности центровать относительно самой длинной строки.
Директор технологического
института
систем управления О.С.Петров
Длинную строку от «0», а все остальные центруют относительно нее.
В случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на проекте документа, документ подписывает должностное лицо, исполняющее его обязанности или заместитель, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его фамилия. При этом не допускается ставить предлог –за-, надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности. В реквизит вносят «Зам.» или «И.О.». Исправления делаются чернилами или машинописным способом.
Директор О.С.Петров
Главный инженер В.И.Котов
Директор
За директора
23 Гриф согласования
Согласование – это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа.
Гриф согласования располагается ниже реквизита подпись от нулевого положения табулятора.
Согласование может быть внешнее и внутреннее. Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Он имеет два варианта:
1. Первый – согласование с конкретным лицом. В этом случае в состав реквизита входит:
- слово СОГЛАСОВАНО, написанное прописными буквами, без кавычек, без двоеточия, не в разрядку,
- наименование должности лица, с которым согласовывается документ,
- личная подпись,
- ее расшифровка,
- дата согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник управления
руководящих кадров
Госстандарта Р.Ф.
О.С.Петров
00.00.00
2.Второй – согласование с другим документом.
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания профкома
от 00.00.00 № 00
Если документ имеет несколько грифов согласования, то они располагаются на одном уровне двумя вертикальными рядами.
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Директор ООО «Мир» Главный инженер
отдела сбыта
О.В.Кох А.В.Петров
00.00.00 00.00.00
Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций или лиц, составляется отдельный лист согласования, о чем делается отметка на месте грифа согласования.
Лист согласования прилагается.
Подпись ___________________
Дата ______________________
При оформлении листа согласования на нем указывается название документа, к которому он прилагается.
Приложение 1
к проекту договора о
сотрудничестве (дата, №)
Лист согласования
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
24 Виза согласования документа
Виза согласования документа является внутренним согласованием.
Она включает в себя: наименование должности визирующего, его подписи, расшифровки подписи и даты.
Проставляется виза ниже реквизита подпись от левого края документа. Например:
Главный бухгалтер
О.С.Петров
00.00.00
Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет какие-то замечания, дополнения или не согласно с документом, он может изложить свои соображения письменно на отдельном листе, указав это при визировании надписью «Замечания прилагаются».
Замечания прилагаются
Главный бухгалтер
О.С.Петров
00.00.00
Разновидностью внутреннего согласования является виза ознакомления – это подтверждение факта доведения документа до сведения работника.
С приказом ознакомлен
О.С.Петров
00.00.00 (проставляется в момент подписи от руки)
На внутренних документах, остающихся в учреждении, виза согласования проставляется на последнем листе первого экземпляра в нижней части оборотной стороны, а на исходящих документах – на последнем листе экземпляра, который будет оставлен в учреждении. То есть всегда соблюдается принцип – визы проставляются на том документе, который остается в организации и подлежит формированию в дело.
Для отдельных документов допускается по усмотрению организации полистное визирование документа и его приложений.
Оттиск печати
Печать проставляется при необходимости заверения подписи должностного лица на определенных видах документов. Перечень таких документов оговаривается специальными нормативными актами, а порядок использования печати в организации оговаривается в инструкции по делопроизводству.
Печати бывают двух видов: гербовые, простые. Гербовая печать круглая, в центре расположено изображение герба, а по окружности указывается полное название учреждения. Простые печати по форме могут быть различными: круглыми, квадратными, треугольными и т.д. На них нет изображения герба, а вопроизводится название учреждения или его структурной части.
Печати должны быть хорошо читаемы, и захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
Печать не ставится на личную подпись, в отдельных видах документов печать ставится на строго определенное место.
26 Отметка о заверении копии
Проставляется для придания копии юридической силы. Состоит из заверительной надписи «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, расшифровки подписи и даты заверения.
Верно
Секретарь О.С.Петрова
00.00.00
При поступлении работника в организацию на работу специалист кадровой службы обязательно сверяет копии документов с оригиналом либо копирует оригинал и завереяет копию.
Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, заверительную отметку удостоверяют печатью. (Если выдается документ для защиты интересов гражданина в суде, то он заверяется гербовой печатью).
Документ, посланный по факсу, не имеет юридической силы, поэтому заверенные копии посылают почтой.
В последнее время получил распространение факсимильный штамп (печать с подписью), используемый только для копий.
27 Отметка об исполнителе
Для оперативной связи с исполнителем на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу проставляют фамилию исполнителя и № его телефона.
Петров Петров Олег Сергеевич
12 34 45 или 12 24 46