Некоторые документы имеют юридическую силу только после их удостоверения. Удостоверение документа происходит тремя способами – подписанием документа, печатью, утверждением.
Утверждение документа проводится двумя способами:
- утверждение соответствующими органами или должностными лицами;
- утверждение посредством издания соответствующего документа (Постановление, Решение, Приказ, Протокол).
Печатается гриф утверждения от пятого положения табулятора на уровне реквизита «Наименование организации».
Правила к оформлению:
1. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения включает в себя:
- слово УТВЕРЖДАЮ, написанное без кавычек, прописными буквами, не в разрядку
- полное наименование должности лица, утверждающего документ
- личная подпись
- ее расшифровка (инициалы, фамилия)
- дата утверждения.
Например: УТВЕРЖДАЮ
Зам. главы администрации
А.А. Иванов
12.02.2006
2. При утверждении документа другим документом гриф утверждения включает в себя слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименование вида утверждающего документа в Творительном падеже, его дату и номер.
Например: УТВЕРЖДЕНО
Приказом директора завода
от 12.02.2006 № 56
3. В случае, когда документ утверждается руководителями нескольких организаций грифы утверждения располагают на одном уровне, отводимом в формуляре-образце под продольный вариант расположения реквизитов. Например:
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
Директор школы № 53 Директор школы № 17
В.Д. Новиков К.Е. Попов
12.02.2006 12.02.2006
4. Допускается каждую строку реквизита грифа утверждения центрировать относительно самой длинной строки.
Например: УТВЕРЖАЮ
Генеральный директор
ЗАО «Сибстальконструкция»
В.И. Петров
12.02.2006
Утверждению подлежат: акты, инструкции и правила, отчеты, планы, программы, положения, некоторые бухгалтерские документы, штатные расписания и изменения к ним.
Резолюция
Надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение по поводу исполнения документа. Ее пишет руководитель от руки в правом или левом верхнем свободном углу над текстом документа. Если на документе больше одной резолюции, то последующие проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. При отсутствии свободного места на документе резолюцию оформляют на отдельном листе формата А6 или А7 и прилагают к документу
Резолюции бывают двух видов:
- содержащие принятое решение (такая резолюция состоит из текста, подписи, даты)
Например: Выделить 300 рублей, Зачислить, Отказать и т.д.
- содержащая подготовку принятия решения (такая резолюция содержит указание на порядок подготовки вопроса; она включает: Ф.И.О. исполнителя, содержание поручения, подпись руководителя, дату резолюции).
Например: Петровой А.Е., Миронову К.Е.
Подготовить проект генерального
соглашения с фирмой «ХИТЭК»
к 21.09.2006
Личная подпись
Дата
Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым.
Заголовок к тексту
Является обязательным для всех документов формата А4. На документах формата А5 может отсутствовать.
В заголовке должно отражаться содержание документа, грамматически он должен согласовываться с названием вида документа и отвечать на вопрос «о чем?» (Приказ о чем), «чего?» (Протокол чего). Например: О поставке партии компьютеров, Приказ - О приеме на работу, Протокол - Собрания акционеров. Составляет заголовок исполнитель.
Печатают заголовок от границы левого поля, в зоне равной 28 знакам ниже реквизита «Место издания». Между строками в заголовке 1 межстрочный интервал. Больше четырех строк по 28 знаков печатать нельзя. Если заголовок содержит больше четырех строк, то допускается печатать заголовок от границы левого поля, до границы правого поля. В кавычках заголовок не пишется, многоточие и точка в конце не ставится.
19 Отметка о контроле
Проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль. Отметка о контроле – буква «К» проставляется цветным карандашом фломастером либо специальным штампом «Контроль». Располагается на уровне заголовка на левом служебном поле документа.
Цель этого реквизита – напоминание исполнителю, что документ контролируется.
Текст документа
текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Р.Ф.
Текст документа оформляют в виде связного текста, таблицы или соединения этих структур. Постоянная информация в документе может быть оформлена в виде трафаретного текста, который наносится на документ заранее, а переменная информация будет впечатываться при непосредственном оформлении документа.
Текст состоит из двух частей: в первой части указывают причины, основания, цели составления документа, а во второй решения и рекомендации. Текст может состоять и из одной части, если вторая часть не нуждается в обосновании (Н: приказ по личному составу).
Текст документа должен быть точным, лаконичным, исключать возможность неоднозначного толкования, а также нейтральным и не содержать эмоциональной окраски.
Если текст документа содержит несколько решений, выводов, то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые именуются арабскими цифрами. Номер каждой составной части включает в себя все номера, соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например:
1. Раздел
1.1. Подраздел
1.1.1.Пункт
1.1.1.1Подпункт
Простейшей частью текста является абзац, он не нумеруется. На составные части текст делит исполнитель.