Условное цифровое или буквенно-цифровое обозначение документа, под которым он введен в информационно-поисковую систему организации.
Регистрационный номер документа проставляют одновременно с датой после подписания документа.
Для внутренних документов (например, приказов) это обычно порядковый номер с начала года. В приказах по личному составу к порядковому номеру добавляются буквы: К – кадры, ЛС – личный состав.
Этот реквизит может дополняться другой информацией – например, индексом дела по номенклатуре дел. Пример: №140/01-03 указывает, что данный документ является 140 по счету в определенной группе документов (например, исходящих писем) и его заверенная копия после отправления подлинника будет подшита в дело 01-03.
При угловом способе расположения реквизитов регистрационный индекс пишется справа от даты на одной строке от 2 положения табулятора. При центрированном расположении реквизитов его ставят на той же строке, что и дату, но от 7 положения табулятора.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Проставляется только на ответных письмах и полностью переписывается из инициативного документа. Включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
На №_____ от ___________
Место составления или издания документа
Указывается во всех документах, кроме писем.
Этот реквизит обязательно указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации».
Этот реквизит не указывается, если географическое местонахождение вошло в название организации. Например: АО Пермские авиамоторы или ООО Вологодские кружева.
Если в состав слова, обозначающего название города входит: -город, -град, -бург, то краткое указание города – «г» не используют. Например: Нов город, Зелено град, Екатерин бург и т.д. Это относится и к столице России Москве (г. не ставится).
При указании небольших городов указывают область, к которой они относятся. Например: Зеленогорск Ленинградской области, с. Ивановка Мытищинского района Московской области.
Располагается реквизит ниже даты и номера документа; при угловом способе - от края левого поля, а при центрированном – по центру.
Адресат
Адресование, т.е. указание, кому предназначается документ, производится на документах, отправляемых в другие организации или представляемых руководству.
Реквизит сложный, состоит из нескольких составных частей, которые отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами. Внутри себя каждая составная часть печатается через 1 межстрочный интервал. Первая строка реквизита печатается от 4 положения табулятора на уровне первой строки реквизита 08 Наименование организации.
Составные части реквизита «Адресат»:
- Наименование организации (в Именительном падеже)
- Наименование структурного подразделения (в Именительном падеже)
- должность получателя (в Дательном падеже)
- инициалы и фамилия (в Дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией)
- почтовый адрес
Правила к оформлению:
1. При адресовании документа организации и ее структурному подразделению их наименования указывают в Именительном падеже.
Например: Администрация Новосибирской области
Контрольно-правовое управление
2. При направлении документа должностному лицу Наименование организации указывают в Именительном падеже, а должность и фамилию в Дательном падеже.
Например: Администрация Новосибирской области
Контрольно-правовое управление
Главному специалисту
А.С. Сидорову
3. Если документ адресуют руководителю организации или его заместителю, то наименование организации входит в состав наименования должности адресата.
Например: Президенту АОЗТ «Сиблитмаш»
И.И. Иванову
4. Если документ адресуют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.
Например: Директорам школ г.Твери
5. При необходимости в состав реквизита «Адресат» включается почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами.
Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
Например: Редакция журнала «Новый мир»
Малый Путенковский переулок, ½,
ГСП, Москва, 103806
Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указывают инициалы и фамилию, а затем почтовый адрес.
Например: О.С. Петрову
ул. Мира, д. 11, кв. 12, Москва, 100366
6. Допускается центрирование каждой строки реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.
Например: Председателю садового общества
«Горизонт»
О.С. Петрову
7. На одном документе не должно быть более четырех адресатов. В противном случае составляется список рассылки документа и на каждом документе указывается только один адрес. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым экземпляром не проставляется.