Управленческая информация должна отвечать следующим требованиям:
- характеризовать реально существующие цели и процессы по их реализации;
- соответствовать уровню и функциям управления;
- быть достаточной и не избыточной;
- свидетельствовать об отклонениях в функционировании системы;
- отражать через количественные характеристики и количественные, и качественные процессы.
Рационально сформированные схемы информационного обеспечения управления здравоохранением должны соответствовать следующим требованиям:
- конкретность и целенаправленность, то есть четкость регламентированного перечня информации с включением целевых критериев и показателей;
- аналитическая ценность, то есть обеспечение возможности сравнения в динамике, со средними, нормативными и лучшими значениями;
- комплексность, то есть использование методов комплексного анализа и получения информации, ориентированных на выявление отклонений и фиксацию наиболее выраженных из них, а также вклада каждого показателя в общее функционирование системы;
- структурно-функциональное единство, то есть обеспечение возможности одновременного получения анализа и с функциональной (службы, разделы деятельности), и со структурной (учреждения, территории) точек рассмотрения;
- управленческая ценность, то есть обеспечение пригодности информации для поддержки реализации основных технологических этапов процесса управления, начиная от выявления проблем и кончая контролем эффективности принимаемых решений.
Во-вторых, использование единых подходов к классификации медицинской информации.
Наиболее общая классификация медицинской информации представляется состоящей из следующих шести групп:
- о состоянии здоровья;
- о деятельности учреждений здравоохранения;
- об обеспеченности ресурсами (трудовыми, материальными, финансовыми);
- об использовании ресурсов (трудовых, материальных, финансовых);
- об эффективности лечебно-профилактической помощи (медицинской, социальной и экономической);
- об эффективности управления.
При структурном и функциональном рассмотрении выделяются различные разделы информации с учетом конкретной управленческой деятельности. При структурном рассмотрении определяются разделы информации с учетом управления конкретными территориальными образованиями (регион, город, район) или учреждениями здравоохранения (больница, поликлиника, диспансер, и т. п.). При функциональном рассмотрении выделяются разделы информации соответственно управлению различными службами, видами помощи, целевыми функциями.
В-третьих, рационализация объемов информации в условиях различной периодичности ее использования. Это означает, что регламентированный объем информации в месячном режиме должен быть меньше, чем в квартальном, а в квартальном меньше, чем в годовом. Это соответствует принципу "информационной пирамиды", который должен быть реализован как применительно к иерархическим уровням, так и к периодам времени.
В-четвертых, четкая регламентация режима и объема представления информации. Это означает, что объективно необходимая информация предоставляется конкретным руководителям в определенный период времени в регламентированно утвержденном объеме, а остальная информация выводится в запросный режим.
В-пятых, согласованность объемов и периодичности информации со всеми граничащими иерархическими уровнями управления как по горизонтали (другие отрасли народного хозяйствования), так и по вертикали (Федеральный и окружной уровень, Правительство региона, главы администраций территорий, органы и учреждения здравоохранения).
Построение эффективных систем информационного обеспечения возможно, если они опираются на определенные информационные базы, сформированные для каждого конкретного иерархического уровня. Такие базы данных являются первым шагом к безбумажным технологиям. Они позволяют многократно использовать имеющуюся информацию без дополнительных затрат, а главное - замкнуть рутинные операции по сбору, обработке и хранению информации на ЭВМ, освободив от них лиц, принимающих решения, для более творческой деятельности.
При этом максимальное внимание необходимо обратить на места, где информация возникает и где используется в управленческих целях.
Следует подчеркнуть, что основная информация в системе здравоохранения возникает на уровне врача.
Принципиальная схема информационно-аналитической системы врача представлена на рис. 5. Она предназначена для использования на рабочем месте врача любой специальности, работающего в лечебно-профилактическом учреждении любого типа, с целью получения интересующей его информации, ее анализа и принятия обоснованных решений для повышения эффективности своей деятельности. Для создания системы конкретного врача она наполняется необходимой информацией в соответствии с действующими положениями о враче-специалисте, квалификационными требованиями и другими документами, регламентирующими его деятельность.
Система должна обеспечивать выполнение следующих функций:
- создание принципиальной схемы информационного обеспечения врача-специалиста и формирование лечебно-диагностических алгоритмов;
- создание удобного для пользователя инструмента получения интересующей его справочной, статистической, аналитической и другой информации;
- автоматизацию ведения основных форм учетной документации - амбулаторной карты и истории болезни;
- оказание помощи врачу-специалисту в диагностике заболевания, выборе методов и тактики лечения;
- формирование информации для передачи на вышестоящий уровень;
- передачу с вышестоящего уровня на уровень врача-специалиста управляющих решений, результатов экспертизы качества медицинского обслуживания больных, результатов социологического опроса населения и др.;
- создание системы обратных связей для мониторинга состояния здоровья обслуживаемых контингентов населения, анализа соблюдения лечебно-диагностических алгоритмов и взаимодействия с вышестоящими уровнями.
Вышестоящие уровни
(ЗАВ. ОТДЕЛЕНИЕМ, ГЛАВНЫЙ ВРАЧ ЛПУ, ГЛАВНЫЕ СПЕЦИАЛИСТЫРЕГИОНА)
Уровень врача
Рис. 5. Принципиальная схема информационно-аналитической системы врача
С учетом всех вышеотмеченных параметров разрабатываются и применяются различные схемы информационного обеспечения управления здравоохранением, с учетом их целевого предназначения.
Так, например, система информационного обеспечения тактического и оперативного управления здравоохранения Удмуртской Республики в квартальном режиме содержит следующие группы показателей:
- основные 40 показателей, характеризующих результативность оказания медицинской помощи;
- дополнительные 25 показателей, характеризующие состояние здоровья и обеспеченность ресурсами;
- 10 показателей грубых дефектов деятельности лечебно-профилактических учреждений.
По группе основных показателей на предстоящий год утверждаются их целевые значения. При этом в ежеквартальном режиме осуществляется компьютерный мониторинг целевых показателей с обобщенной оценкой достижения конечных результатов функционирования учреждений и территорий, корректируемых с учетом показателей грубых дефектов, оцениваемых экспертным путем. Это лежит в основе расчета уровня достижения результата, рейтинга территорий и назначения премий руководителям.
Дополнительно к этому в месячном и квартальном режимах реализуется также мониторинг использования основных видов ресурсов здравоохранения в разрезе городов и районов республики. Это осуществляется на основе соответствующих компьютерных технологий регионального уровня. Мониторинг содержит такие разделы, как использование ресурсов поликлинической, стационарной и стоматологической служб, скорой помощи, кадровых и финансовых ресурсов.
В годовом режиме традиционно обрабатывается и анализируется наибольший объем информации. Руководителям органов и учреждений здравоохранения республики в регламентированном режиме представляется мониторинг основных показателей здоровья и здравоохранения, причем в феврале – по предварительным, а в апреле – по окончательным данным. Окончательный анализ в годовом режиме является наиболее объемным документом, и состоит из трех частей.
Первая часть годового информационного бюллетеня формируется по функциональному принципу, и состоит из анализа в разрезе территорий УР по основным разделам деятельности (характеристика сети учреждений здравоохранения, обеспеченность населения медицинской помощью, охрана материнства и детства, стоматологическое обслуживание, профилактическая работа, амбулаторно-поликлиническая и стационарная помощь, работа вспомогательных служб, работа с медицинскими кадрами, финансирование здравоохранения, выполнение программы информатизации здравоохранения).
Вторая часть годового информационного бюллетеня формируется по структурному принципу, и содержит комплексную и рейтинговую оценки здравоохранения каждого города и района республики, а также республиканских лечебно-профилактических учреждений по утвержденным для них перечням целевых показателей. Третья часть содержит углубленный анализ смертности и заболеваемости населения. Данные всех трех частей информационного бюллетеня одновременно размещаются на WEB-сайте РМИАЦ МЗ УР (http:\\.rmcis.udmnet.ru)
Высокоэффективной формой информационного обеспечения управления здравоохранением региона на межотраслевом уровне является ежегодная подготовка и выпуск "Государственного доклада о состоянии здоровья населения УР", который тиражируется и доводится до сведения руководителей всех ветвей власти республики, глав администраций городов и районов, органов и учреждений здравоохранения. Кроме традиционных аналитических данных, в разделе "Региональные особенности здравоохранения" дается комплексная и рейтинговая оценка всех территорий республики по перечню из 14 показателей. Этот перечень включает общую, младенческую и материнскую смертность, позднюю госпитализацию экстренных хирургических больных, послеоперационную летальность, распространенность абортов, заболеваемость бациллярными формами туберкулеза и сифилисом, запущенность онкозаболеваний, охват грудным вскармливанием детей до 6 месяцев, долю аттестованных врачей и средних медработников, годовое функционирование коек в стационарах и врачебных должностей в поликлиниках.
Чрезвычайно важной проблемой является мониторинг эффективности проводимых преобразований в отрасли в долгосрочном режиме. Для решения этой проблемы в республике ежегодно формируются информационно-аналитические материалы по оценке динамики здоровья населения и функционирования здравоохранения за двадцатилетний период времени. Они предназначаются для руководства министерства здравоохранения региона, ведущих главных специалистов отрасли, а также для руководителей представительных и исполнительных органов власти.
Дополнительно ко всему вышеперечисленному необходимо добавить, что в месячном режиме осуществляется мониторинг основных показателей здоровья населения и финансово-экономической деятельности здравоохранения, а также реализации национального проекта "Здоровье", в разрезе городов и районов республики. При необходимости получения углубленной информации об использовании ресурсов поликлинической и стационарной службы в месячном режиме она представляется руководству МЗ УР по запросу, на основе соответствующих баз данных, формирующихся компьютерным путем.
Правильно организованное информационное обеспечение позволяет в значительной степени систематизировать потоки поступающей и обрабатываемой информации. Объемы информации постоянно возрастают, особенно в связи с широким применением средств вычислительной техники, а число лиц, принимающих решения, при этом не увеличивается. Объем информации увеличивается быстрее, чем управляющая подсистема успевает ее обрабатывать. И единственным способом ее сокращения без ущерба эффективности управления является "сжатие" информации, представляющей интерес для управления системой. Поэтому особое внимание необходимо уделять разработке методов комплексного получения и использования информации.
Известно, что программа развития ООН ежегодно составляет рейтинг стран по уровню жизни. При этом комплексно учитываются четыре главных показателя – доходы на душу населения, уровень образования, качество здравоохранения и средняя продолжительность жизни, на основе которых рассчитывается "индекс человеческого развития". Из 177 стран мира Россия занимала в 2006 году 67 место, в 2005 году – 65, в 2002 году – 57, в 2000 году – 62, а в 1998 году – 72 место. В последние годы подобные индексы начали рассчитываться и среди регионов России.
К обобщенным, комплексным показателям применяются все требования, которые предъявляются к обычным показателям. Вместе с тем, они должны отвечать и дополнительным управленческим требованиям, среди которых особо следует выделить следующие:
- выражение целенаправленности;
- ориентация на конечные результаты;
- системность;
- формализация вклада каждого показателя в комплексную оценку с учетом их неравнозначности и степени приближения к цели;
- содержание обобщенных сведений об имеющихся отклонениях в функционировании системы с оценкой оптимизирующего эффекта.
С учетом вышеназванных требований в Удмуртской Республике разработана и применяется методика обобщенной оценки показателей. Она основана на кибернетическом принципе регулирования по отклонениям с использованием методов целевого управления. Методика ориентируется на достижение конечных результатов функционирования подсистем и на возникающие при этом рассогласования.
Смысл получаемой обобщенной оценки (К) следующий: при идеальном функционировании подсистемы все реальные значения показателей или равны базовым, или лучше их, поэтому и отклонения равны 0 или имеют знак (-). Такой же характер будут иметь и отношения к базовым показателям, и вся обобщенная оценка, то есть подсистема работает без рассогласований, если К ≤ 0. Чем хуже функционирует подсистема, тем больше в ней отклонений, и тем более обобщенная оценка будет превышать нулевое значение (К >0). Тогда легко выявляются показатели, вносящие наибольший "вклад" в ее ухудшение, а значит - и требующие максимального внимания при управлении.
Обобщенная оценка выступает в роли критерия, смысл которого усиливается при его рассмотрении в динамике (при анализе функционирования одной и той же подсистемы) и по отношению к 0 (при оценке функционирования подсистем за один и тот же промежуток времени). Это позволяет объективно ответить на вопрос, как функционировала система и за счет каких разделов деятельности, что обычно бывает достаточно для начала новых циклов управленческого процесса и оценки качества осуществления предыдущих.
Для наглядности и удобства обобщенная оценка переводится в коэффициент уровня достижения результата (УДР), выраженный в процентах. Если в подсистеме нет рассогласований и обобщенная оценка равна 0, то УДР = 100%. Если подсистема функционирует лучше, чем определено базовыми показателями, то обобщенная оценка меньше 0, а значение УДР превышает 100%. И наоборот, если обобщенная оценка больше 0 (что говорит о большом уровне отклонений от нормативного функционирования), то значение УДР ниже 100%. В таком виде коэффициент УДР удобно использовать для подсчета оценки вклада в конечный результат, когда это необходимо выразить в более наглядной количественной мере, например, для начисления премии, и т.д.
Методика обобщенной оценки показателей уже более десяти лет применяется нами в управлении различными учреждениями и службами здравоохранения, что в значительной степени способствовало улучшению многих показателей за счет использования внутренних ресурсов отрасли. Показательным является использование этой методики для получения комплексного представления о функционировании системы охраны здоровья городов и районов республики при подготовке "Государственного доклада о состоянии здоровья населения республики".
Оптимизация информационно-аналитического обеспечения является важнейшей предпосылкой для повышения эффективности управления. Однако следует особо подчеркнуть, что если руководители не используют представляемую информацию для принятия и оценки эффективности решений, то управленческий цикл оказывается незавершенным и безрезультатным. Формирование у руководителей потребности в управленческой информации и понимания своей роли в процессе управления является актуальной задачей информатизации здравоохранения на всех уровнях.
Контрольные вопросы к главе___
1. Дайте определение управления с точки зрения его содержания, технологии и информационной сути.
2. Какие общие науки обеспечивают наибольшее влияние на науку управления?
3. Какие составные части выделяются в теории, практике и искусстве управления?
4. В чем заключается сущность системного подхода с системного анализа?
5. Перечислите основные методы проведения системного анализа.
6. Что такое моделирование?
7. Что может быть непосредственным результатом проведения системного анализа в здравоохранении?
8. Охарактеризуйте суть информационного обеспечения управления.
9. Какие этапы выделяются в технологии управленческого процесса?
10. Какие функции управления выделяются в теории управления?
11. Что такое структура и связи системы управления?
12. Охарактеризуйте суть ситуационного управления.
13. Сформулируйте определения понятий “информация”, “медицинская информация”, “показатель”, “оценка”, “критерий”?
14. Какие основные группы выделяют при классификации медицинской информации и показателей?
15. Каким требованием должна отвечать управленческая информация?
16. Какие требования должны предъявляться к комплексным показателям для управленческих целей?
17. Охарактеризуйте основные процедуры аналитической обработки информации в здравоохранении.