Социально-экономическое развитие регионов есть динамическим, и требует постоянного усовершенствования организационных форм управления, порождает объективную потребность в рационализации их структур. Организационные структуры должны совершенствоваться на научной основе, которая предусматривает учет закономерностей и общих принципов организации управление, а также использование принципов и методов их проектирование.
В процессе формирования новых и усовершенствование действующих структур управления можно выделить три этапа их проектирования: аналитический (изучение структур, которые применяются), проектный (разработка новой или модернизация действующей структуры) и организационный (внедрение).
Организационно-структурные схемы аппарата управления отображают состав структурных подразделов и их функции, подчиненность подразделов и внутреннюю структуру любого из них, формы связей между ними.
В штатных расписаниях отмечаются численность профессионально-квалификационного состава и общий фонд оплаты работы. В положениях о структурных подразделах освещаются правовые вопросы, взаимоотношения каждого структурного подраздела с другими звеньевми. В них четко разграничиваются цели и задача, функции, права, служебные связи и ответственность каждого подраздела с учетом специфики его работы.
Должностные инструкции разрабатываются на основании квалификационного справочника служащих, утвержденных положений о подразделах, внутренний распорядок предприятий, организаций, учреждений. Они состоят из таких разделов:
обязанности;
права;
ответственность;
показатели оценки выполнение служебных обязанностей;
стимулирование;
порядок назначения на должность.
Проектирование организационных систем управления осуществляется с помощью методов: аналогий, структуризации целей, экспертно-аналитического и организационного моделирования.
Метод аналогий предусматривает применение организационных систем управления, которые оправдало себя в организационных системах с подобными характеристиками. При этом обоснованно выбирают организации-аналоги, всесторонне анализируют их организационные системы управления и разрабатывают подобную типичную структуру. Ведь, метод аналогий подобный к методу типичного проектирования. Этот метод наиболее эффективный при разработке типичных организационных систем управления территориально-хозяйственными системами. Типичные организационные решения должны при этом быть вариантными (альтернативными), а неоднозначными; пересматриваться и корригироваться с регулярной периодичностью; с допустимыми отклонениями в случаях, если условия работы конкретной организационной системы существенным образом отличаются от условий, для которых рекомендуются типичные организационные системы управления. Метод не требует больших затрат, тем не менее не нацеливает на поиск наиболее рациональных структур.
Метод структуризации целей предусматривает построение «дерева целей» организационной системы с следующим анализом и выбором из альтернативных организационных систем управления наиболее пригодной" структуры соответственно «дереву целей».
Метод состоит в поэтапной реализации целей:
1) определяют целые и составу организационной системы, для которой проектируется новая организационная система управления;
2) определяют функции и задача управления, обусловленные поставленными целями;
3) уточняют требования к организационной системе управления и определяют факторы, которые влияют на формирование последней;
4) соответственно требованиям и организационной системы управления устанавливают ее принципиальную схему;
5) определяют предшествующий общий состав звеньев управление, ориентировочно закрепив за ними функции и задача;
6) распределяют функциональную и административную ответственность между работниками каждого подраздела, формируют внутреннюю структуру подразделов и систему их подчиненности на всех уровнях структуры;
7) определяют последовательность и продолжительность работ по каждой конкретной функции управления, а также оценивают трудоемкость и стоимость управленческих работ; документально оформляют разработанный проект организационной системы управления.
Метод структуризации целей не требует специальных исследований, которое делает его простым в реализации. Основной недостаток — неоднозначность его реализации за неимением четких правил построения системы (или «дерева целей») и методики анализа организационной системы управление.
Экспертно-аналитический метод состоит в научно-аналитическом изучении организационных систем. При этом проявляют особенности, «узкие места» в работе аппарата управление, разрабатывают рекомендации относительно его формирования или перестройки на основе количественных оценок эффективности организационной системы управление, выводов экспертов, обобщение и анализа лучших тенденций в сфере организации управление.
Метод предусматривает:
проведение диагностического анализа существующих организационных систем управления;
экспертное опрашивание руководителей и членов организационных систем для выявления и анализа отдельных характеристик построения и функционирование аппарата управление;
разработку графических и табличных описаний организационных систем и процессов управления, которые отображают рекомендации относительно улучшения их организации с учетом вариантов возможных организационных решений.
Экспертные опрашивания руководителей и членов организационных систем есть не только ценным источником информации, а и способом проверки тех или других организационных решений.
В последнее время возрастает роль статистических методов анализа организационных систем управление (математической статистики, корреляционно - регрессивного, ранговой корреляции, факторов работы), с помощью которых проявляют стойкие зависимости между параметрами характеристики организационных систем управление и факторами, которые действуют на эти характеристики.
Статистические зависимости устанавливают исследованием однородной группы лучших организационных систем:
собирают данные о количественных значениях структурных параметров и факторов;
с помощью корреляционного анализа определяют степень выявления влияния каждого фактора на структурные параметры и отбирают наиболее важные факторы;
выводят нормативные формулы для расчета параметров структуры.
Для определенной организационной системы полученные зависимости признаются наилучшими, их используют при проектировании организационных систем управления аналогичного типа.
Положительным для статистического метода есть широкое применение математического аппарата при определении количественных параметров, за которыми можно выбрать наиболее рациональную организационную систему управления для этого класса организационных систем. Основной его недостаток — консервативность.
Метод организационного моделирования предусматривает разработку формализованных математических, графических, машинных и других описаний распределения полномочий и ответственность в существующей организационной системе управления. Это нужно делать для того, чтобы на основе четко сформулированных критериев оценить рациональность принятых организационных решений. Совокупность таких описаний составляет модель организационной системы управления, которая есть вспомогательным научно-аналитическим инструментом в поиске, обосновании и выборе рациональных решений относительно формирования новой организационной системы управления.
Положительной для этого метода есть возможность улучшить качество проектирования организационной системы управление за счет использования дополнительной информации, полученной в результате ее моделирования. Основной его недостаток состоит в сложности моделирования организационной системы управление через слабое развитие методов моделирование поведения людей, что ограничивает сферу практического применения организационных моделей.