УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ
Для приема, хранения и расходования наличных денег предприятие имеет кассу.
Порядок организации кассы и учета наличных денег на предприятии регламентируют:
1. Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.1998 № 14-П, утвержденное Советом директоров Центрального банка России 19.12.1997.
2. Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации утвержденное Банком России 12.10.2011 N 373-П.
Положениями определены следующие принципы в использовании предприятиями своих наличных денежных средств:
● предприятия обязаны хранить все денежные средства в учреждениях банков;
● наличные деньги, полученные из банков, должны расходоваться строго по целевому назначению;
● для ведения кассовых операций юридическое лицо, индивидуальный предприниматель устанавливают максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в кассе, издают об установленном лимите остатка наличных денег распорядительный документ, который хранится в порядке, определенном руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем или иным уполномоченным лицом. Юридическое лицо, в состав которого входят обособленные подразделения, определяет лимит остатка наличных денег с учетом наличных денег, хранящихся в обособленных подразделениях;
● деньги из кассы можно выдавать в предельном размере. Предельный размер расчетов наличными деньгами по одному договору между двумя фирмами, фирмой и индивидуальным предпринимателем составляет 100000 руб.
Для определения лимита остатка наличных денег юридическое лицо, индивидуальный предприниматель учитывают объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги (вновь созданное юридическое лицо, индивидуальный предприниматель - ожидаемый объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги).
Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле:
,
где: L - лимит остатка наличных денег в рублях;
V - объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (юридическое лицо, в состав которого входят обособленные подразделения, определяет объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги с учетом наличных денег, принятых за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги обособленными подразделениями);
Р - расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях (при его определении могут учитываться периоды пиковых объемов поступлений наличных денег, а также динамика объемов поступлений наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет; расчетный период составляет не более 92 рабочих дней);
- период времени между днями сдачи в банк наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении юридического лица, индивидуального предпринимателя в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - четырнадцати рабочих дней. В случае действия непреодолимой силы определяется после прекращения действия непреодолимой силы.
Пример. При сдаче наличных денег в банк один раз в три дня равен трем рабочим дням. При определении могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя (например, сезонность работы, режим рабочего времени).
При отсутствии поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги юридическое лицо, индивидуальный предприниматель учитывают объем выдач наличных денег (вновь созданное юридическое лицо, индивидуальный предприниматель - ожидаемый объем выдач наличных денег), за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам.
Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле:
,
где: L - лимит остатка наличных денег в рублях;
R - объем выдач наличных денег за расчетный период в рублях (юридическим лицом, в состав которого входят обособленные подразделения, при определении объема выдач наличных денег учитываются наличные деньги, хранящиеся в этих обособленных подразделениях);
Р - расчетный период, определяемый юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, за который учитывается объем выдач наличных денег в рабочих днях (при его определении могут учитываться периоды пиковых объемов выдач наличных денег, а также динамика объемов выдач наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет; расчетный период составляет не более 92 рабочих дней);
- период времени между днями получения по денежному чеку в банке юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем наличных денег, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении юридического лица, индивидуального предпринимателя в населенном пункте, в котором отсутствует банк, четырнадцати рабочих дней.
Накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита допускается в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплаты социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем в эти дни кассовых операций.
В других случаях накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита не допускается.
За сохранность денежных средств в кассе отвечает кассир. При приеме на работу кассир знакомится под роспись с установленными ему соответствующими должностными правами и обязанностями. Кассовые операции могут проводиться руководителем предприятия.
Кассовые операции оформляются с использованием следующих первичных документов:
● приходных кассовых ордеров (форма № КО-1);
● расходных кассовых ордеров (форма № КО-2);
● журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3);
● кассовой книги (форма № КО-4);
● книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).
Прием наличных денег кассиром предприятия оформляют приходным кассовым ордером, в котором указывают: от кого поступают деньги, на какие цели или за что их вносят, сумму, дату. Приходный ордер состоит из непосредственно приходного кассового ордера и отрывной квитанции к нему. Подписывается ордер и квитанция главным (старшим) бухгалтером и кассиром, погашается штампом «Оплачено» или оттиском кассового аппарата. Приходный кассовый ордер остается в кассе, а квитанция выдается лицу, внесшему деньги.
Выдачу наличных денег из кассы оформляют расходным кассовым ордером или другими, надлежаще оформленными документами (платежной ведомостью, заявлением на выдачу денег, счетом и др.), на которые ставится специальный штамп с реквизитами расходного кассового ордера.
Расходный кассовый ордер выписывают при разовой выдаче денег отдельным лицам, на платежную ведомость при выдаче оплаты труда, при сдаче денег в банк и других случаях.
В расходном кассовом ордере указывают: кому, на какие цели или за что выданы деньги, сумму, дату. Подписывается ордер руководителем, главным (старшим) бухгалтером, кассиром, лицом, получающим деньги в кассе с указанием паспортных данных получателя, а также погашается при выдаче денег из кассы штампом «Оплачено».
Приходные и расходные кассовые ордера выписываются бухгалтером, который нумерует их по порядку, и, при этом, по приходным и расходным ордерам ведет раздельную нумерацию. Бухгалтер регистрирует их под теми же номерами в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.
Во избежание подделки кассовых ордеров не допускается их выдача лицам, вносящим или получающим деньги. Бухгалтер, после оформления в установленном порядке кассовых ордеров, передает их кассиру.
Операции по приему и выдаче денежных средств по кассовым ордерам должны производиться только в день их выписки и регистрации в журнале.
В обязанности кассира входит ведение кассовой книги.
Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия. Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге, вторые должны быть отрывными и служат отчетом кассира.
Ежедневно в кассовую книгу записывается остаток денег в кассе на начало дня, поступление и расход из кассы денег по каждому принятому для исполнения документу. В конце дня подсчитываются итоги операций по кассе за день, и выводится остаток денег на начало следующего дня. Второй отрывной лист с приходными и расходными документами передаются кассиром в бухгалтерию под расписку в кассовой книге. Если на предприятии ежедневно совершается незначительное количество кассовых операций, то кассовые отчеты могут составляться один раз в 3-5 дней.
Бухгалтер по отчету кассира проверяет наличие и правильность заполнения кассовых документов, правильность оборотов по кассе и определения остатков на начало и конец дня. Затем эти кассовые операции отражаются в регистрах бухгалтерского учета.
Порядком ведения кассовых операций в РФ предусмотрено ведение кассовой книги в электронном исполнении. В этом случае листы кассовой книги представляют собой машинограммы (распечатки), которые имеют все необходимые реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.
Для учета денег, выданных из кассы доверенным лицам (раздатчикам) по выплате заработной платы, и возврата наличных денег и оплаченных документов кассир ведет Книгу учета принятых и выданных кассиром денег. Выдача и возврат денег и оплаченных документов оформляются подписями.
В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет Акт ревизии наличных денежных средств. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указываются их сумма и обстоятельства возникновения.
Наличная иностранная валюта, полученная в банке и оприходованная в кассу, может использоваться только на оплату командировочных расходов по загранкомандировкам. Стоимость денежных знаков, выраженная в иностранной валюте, для отражения в бухгалтерской отчетности подлежит пересчету в рубли по официальному курсу Банка России.
Такой пересчет проводят:
- на дату оприходования или выдачи из кассы иностранной валюты;
- на дату составления бухгалтерской отчетности.
Также пересчет наличной иностранной валюты в рубли может проводиться по мере изменения курсов иностранных валют, котируемых Банком России. Если курс валюты с момента ее оприходования в кассу до момента ее выдачи или до даты составления бухгалтерской отчетности изменился, в учете возникают курсовые разницы.
Движение денег по кассе учитывается на активном счете 50 «Касса». В дебет его записывают поступление денежных средств в кассу, а в кредит - выбытие денежных средств из кассы.
К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:
50-1 «Касса организации»;
50-2 «Операционная касса»;
50-3 «Денежные документы» и др.
На субсчете 50-1 «Касса организации» учитывают денежные средства в кассе. Если предприятие проводит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» открывают субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.
На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывается наличие и движение денежных средств в кассе товарных контор и других организаций на транспорте.
На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе предприятия почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, авиабилеты, проездные билеты, путевки в дома отдыха и санатории, талоны на ГСМ и другие денежные документы.
Основная корреспонденция счетов по учету кассовых операций приведена в таблице 7.61.
Таблица 7.61 - Корреспонденция счетов по учету кассовых операций
| Содержание фактов хозяйственной жизни | Корреспондирующий счет |
| По дебету счета 50 (с кредита счетов) 1. Поступления наличных денег со счетов в банках: - с расчетного счета - с валютного счета - со специальных счетов 2. Поступления наличных денег от продажи: - продукции - основных средств, прочих активов 3. Получены наличными кредиты банков, кредиты для выдачи займов работникам на индивидуальное жилищное строительство, приобретение квартир и т.п.: - краткосрочные - долгосрочные 4. Возврат в кассу: - ранее выданных авансов - излишне выплаченных сумм заработной платы - неизрасходованных подотчетных сумм | 62, 76, 90, |
| 5. Поступления наличных денег: - от работников в погашение задолженности по ссудам, займам, за товары, проданные в кредит - в погашение причиненного материального ущерба - по вкладам в уставный капитал предприятия - от квартиросъемщиков и по исполнительным документам 6. Выявлены излишки в кассе 7. Поступления наличных денег в счет доходов будущих периодов (арендная плата авансом, плата за коммунальные услуги и т.п.) По кредиту счета 50 (с дебета счетов) 1. Сданы из кассы денежные средства: - для зачисления на расчетный счет - для зачисления на валютный счет - для приобретения денежных документов и на денежные переводы 2. Оплачены наличными: - финансовые вложения предприятия в уставные капиталы, ценные бумаги, акции, облигации других организаций - задолженность поставщикам по авансам полученным - задолженность бюджету - задолженность внебюджетным фондам - задолженность по отчислениям в социальные фонды |
Продолжение таблицы 7.61
| 3. Выданы из кассы: - заработная плата - подотчетные суммы - займы работникам - суммы компенсации персоналу за использование личного автомобиля и инструмента для служебных целей - начисленные дивиденды сторонним работникам - суммы по исполнительным документам - депонентская задолженность 4. Погашена наличными задолженность по кредитам и заемным обязательствам: - краткосрочная - долгосрочная 5. Осуществлены выплаты работникам за счет фондов социального страхования и обеспечения 6. Оплачены из кассы штрафные санкции по хозяйственным договорам 7. Отражен выкуп собственных акций за наличный расчет 8. Выданы из кассы суммы единовременной помощи работникам и другие выплаты за счет прибыли организации 9. Выявлена при инвентаризации кассы недостача денежных средств и денежных документов |