Подготовка, оформление и отправка деловых писем в ГУ «ЛДУУЯСКТ №127»




Деловые письма имеют определенные правила составления и оформления, к ним предъявляются требования, обусловленные их принадлежностью к информационно-справочным документам. [24] Рассмотрим оформление деловых писем на примере документации ГУ «ЛДУУЯСКТ №127».

В данном учреждении существует четыре вида исходящих писем:

− информационное письмо (приложение 2);

− гарантийное письмо (приложение 3);

− письмо-прошение (приложение 4);

− сопроводительное письмо (приложение 5).

При составлении письма детально рассматривается, с какой целью составляется письмо, и на что рассчитывать в результате его рассмотрения. Можно выделить следующие этапы подготовки и составления исходящих писем:

− изучение существующего вопроса;

− подготовка и написание текста письма;

− согласование письма;

− подписание у заведующего учреждения;

− регистрация;

− отправка.

В официальной переписке применяется официально-деловой стиль.

Деловой стиль − это совокупность речевых средств, функция которых − обслуживание сферы официально-деловых отношений. [23]

Рассмотрим создание сопроводительного письма.

Составлением исходящих писем занимается делопроизводитель данного учреждения.

Сопроводительное письмо− это поясняющее, дополняющее, служебное письмо, прилагающееся к пакету документов, направляемых кому-либо (контрагентам, деловым партнёрам и т. п.). Сопроводительное письмо выполняет три важных функции:

− подтверждает факт отправки;

− предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;

− благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.

Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя. [21]

Рассмотрим наиболее подробно создание сопроводительного письма по основной деятельности средствами MS OFFICE WORD.

Параметры страницы при составлении сопроводительного письма: верхнее поле – 2 см, левое – 3 см, нижнее – 3 см, правое – 1,5 см.

В сопроводительном письме от имени юридического лица (в шапке документа) жирным шрифтом, центрованным способом указываются реквизиты организации, а именно:

− наименование организации;

− справочные данные об организации.

Далее слева от поля угловым способом указывается реквизит номер и дата исходящего письма. Справа указывается реквизит адресат.

Далее через 2 интервала, по центру указывается наименование вида документа «Сопроводительное письмо».

Затем через два интервала, с большой буквы, с красной строки, оформляется текст документа. Текст документа оформляется через один интервал.

В первой части с красной строки указывается:

− «Во исполнение… направляем вам…»,

− «Высылаем вам…»,

− «Представляем вам…».

Далее можно указать цель направления документов: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания». В данном документе используется клише «направляем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.

Основа сопроводительного письма – перечень приложений, которые будут приложены к данному письму.

Через три интервала оформляется реквизит подпись. Реквизит содержит должность отправителя, его подпись и ИОФ.

В целом сопроводительное письмо в ГУ «ЛДУУЯСКТ №127» является:

1. Официальным по своему характеру, что подчеркивает деловую основу отношений, их неличностный характер, а также свидетельствует об определенной дистанции, существующей между участниками делового общения;

2. Адресным, так как управленческий документ всегда предназначен конкретному получателю, должностному лицу, организации, группе организаций;

3. Актуальным, поскольку документ должен содержать именно ту информацию, которая необходима в данный момент времени для принятия эффективного управленческого решения либо иного использования в управленческой деятельности;

4. Объективным и достоверным, так как для эффективной управленческой деятельности необходима непредвзятая, беспристрастная оценка событий, фактов, явлений;

5. Убедительным, аргументированной, поскольку задача делового общения − побудить адресата совершать (или не совершать) определенные действия;

6. Полным и достаточной для приятия управленческого решения. Недостаточность информации может вызвать необходимость дополнительно запрашивать сведения, порождать переписку, приводить к неоправданным потерям времени и средств.

Грамотное составление делового письма является гарантией успешного решения самых разнообразных вопросов производственного, коммерческого и личного характера.

Выводы к разделу 2

 

Государственное учреждение «Луганское дошкольное учебное учреждение ясли-сад комбинированного типа №127» является бюджетной организацией, финансируемой из средств местного бюджета. Детский сад самостоятелен в осуществлении образовательного процесса, подборе и расстановке кадров, учебно-методической, хозяйственной и иной деятельности в пределах, определенных законодательством Луганской Народной Республики и Уставом учреждения.

Целью и предметом деятельности данного дошкольного учреждения является обеспечение реализации права ребенка на получение дошкольного образования, всестороннее формирование личности ребенка с учетом особенностей его физического, психического развития, индивидуальных возможностей и способностей, социальной адптации и готовности продолжать образование.

Служба документационного обеспечения управления не является обязательным подразделением в организациях с небольшим количествомвом сотрудников, каким и есть ясли-сад. В данном учреждении ответственным за ведение делопроизводства является делопроизводитель.

Ответственность за правильность документирования и оформление соответствующих документов несет заведующий детским садом, который в своей деятельности основывается на законах, указах, распоряжениях Главы Луганской Народной Республики, решениях органа управления образованием и документами в области делопроизводства, гражданского законодательства и законов о труде.

Вся накапливаемая в ДОУ информация подразделяется на внешнюю и внутреннюю. Внешняя информация включает директивные и нормативные документы, которые поступают в ДОУ извне. Внутренняя информация включает организационно-распорядительные, а также кадровые документы, которые ДОУ, во главе с его руководителем, разрабатывает, издает и ведет самостоятельно.

Делопроизводство в ГУ «ЛДУУЯСКТ №127» строится по принципу правильной систематизации документов. Порядок организации документооборота и шаблоны приведены в соответствующих инструкциях.

Форма работы с документами в образовательном учреждении смешанная: Педагогическая документация оформляется воспитателем под руководством воспитателя-методиста, медицинской сестры ДОУ ежегодно до 1 сентября, а то, что не касается педагогической деятельности, выполняет делопроизводитель.

В процессе своей деятельности делопроизводитель взаимодействует с педагогическим, административным и обслуживающим персоналом по вопросам подготовки и представления необходимых документов, проверки выполнения поручений, приказов и указаний руководителя дошкольного учреждения. Делопроизводитель работает в режиме нормированного рабочего дня по графику, составленному, исходя из часовой рабочей недели и утвержденному руководителем ГУ «ЛДУУЯСКТ №127».

Немалую часть своего рабочего времени делопроизводитель уделяет деловой корреспонденции: её оформлению, систематизации, регистрации, установке связей с поставщиками и переписке с вышестоящими органами.

Сегодня ГУ «ЛДУУЯСКТ №127», как и многие другие госучреждения, использует электронную почту (выделенные каналы связи) для организации официального общения. По электронной почте делопроизводитель получает электронные копии срочных документов. Например, приказы от Управления образования Администрации города Луганска Луганской Народной Республики.

Для регистрации входящей корреспонденции делопроизводитель использует широко распространенную офисную программу MS Excel, ведя в ней электронную таблицу по форме Журнала регистрации. В ней можно быстро сортировать, фильтровать и находить интересующую информацию.

В данном учреждении существует четыре вида исходящих писем:

− информационное письмо

− гарантийное письмо

− письмо-прошение

− сопроводительное письмо

При составлении письма детально рассматривается, с какой целью составляется письмо, и на что рассчитывать в результате его рассмотрения.

Проанализировав правила составления и оформления сопроводительного письма в ГУ «ЛДУУЯСКТ №127» можно выделить следующие характерные особенности данного вида письма. Сопроводительное письмо является:

 

− официальным

− адресным

− Актуальным

− объективным

− убедительным

− полным


ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Каждое письмо в учреждении составляется по определенным правилам. Обработка корреспонденции и деловая переписка − важнейшие из компетенций делопроизводителя.

В данном учреждении ответственным за ведение делопроизводства в ГУ «ЛДУУЯСКТ №127» является делопроизводитель. Он осуществляет отбор и распределение деловой корреспонденции, подготовку и отправку писем.

Сегодня ГУ «ЛДУУЯСКТ №127», как и многие другие госучреждения, использует электронную почту (выделенные каналы связи) для организации официального общения. Для регистрации входящей корреспонденции делопроизводитель использует широко распространенную офисную программу MS Excel, ведя в ней электронную таблицу по форме Журнала регистрации.

Важно помнить текст письма не должен допускать нескольких толкований. Официальный язык должен отличаться точностью и красотой математической формулы. Отсюда общие требования к тексту делового письма: лаконичность, ясность и точность изложения. Текст должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле. Так же, нужно учитывать, что в тематике деловых писем разнообразие не так велико, поэтому в ходе деловой переписки, возможно, использование некоторых общепринятых стандартных оборотов, а также можно использовать типовые письма, что, несомненно, ускоряет и упрощает процесс деловой коммуникации.

По сути, язык официальных документов – это своеобразный набор клише, штампов, стандартов, отличающихся известной унификацией. Стандартизированные словосочетания облегчают восприятие текста, ускоряют подготовку официального письма.

Официально-деловая сфера общения, функциональное назначение деловой переписки определяют его особенности. Основными задачами делопроизводителя является установления единого порядка работы с документами в учреждении, документационное обеспечение деятельности на основе использования современных информационных технологий и сокращение количества документов.

Функциональное назначение деловых писем как элемента деловой коммуникации заключается в достижении согласия между двумя и более партнерами (организациями, учреждениями, фирмами. отдельными лицами и т.д.). Поэтому грамотное составление делового письма, является залогом успеха любой компании.

Проанализировав правила составления и оформления сопроводительного письма в ГУ «ЛДУУЯСКТ №127»документация ведется в соответствии с « Типовой инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Луганской Народной Республики», но имеются не значительные отклонения от Типовой инструкции, а именно в реквизите номер и дата не указывается вид письма (Исх.), в реквизите приложения не указывается количество листов и экземпляров прилагаемого документа, а также допущена ошибка в реквизите подпись (ФИО, вместо ИОФ).

Цель дипломной достигнута, задачи выполнены.

 

1. Быкова Т. А., Вялова Л. М., Санкина Л. В. Делопроизводство: учебник. / под ред. проф. Т. В. Кузнецовой. — М.: МЦФЭР, 2006. — 560 с.

2. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации». [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_44595/, свободный — Загл. с экрана.

3. Деловое письмо. [Электронный ресурс]. — Режим доступа: https://edu.dvgups.ru/METDOC/FAK_MEGDUNAR_PROGR/RUS/DELOV_RUS/METOD/UP/frame/frame_tema5.htm — Загл. с экрана.

4. Должностная инструкция делопроизводителя ГУ «ЛДУУЯСКТ №127» от 03.04.2010

5. Доронина Л.А. Деловая переписка: с чего начать (обращение) и чем закончить (заключение) [Электронный ресурс]. — Режим доступа: https://ditad.ru/деловая-переписка-с-чего-начать-обращ, свободный — Загл. с экрана.

6. Закон Луганской Народной Республики «Временный Основной Закон (Конституция) Луганской Народной Республики» от 18.05.2014 № 1-I.

7. Закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ // Российская газета. 2006 г. № 165.

8. Законодательное регулирование деловой переписки [Электронный ресурс]. — Режим доступа: https://studopedia.org/1-29711.html, свободный — Загл. с экрана.

9. Игнатьева Е. С. Ювелирный бизнес. Деловой этикет. ―М.: 6 карат, 2008. — 212 с.

10. Изморосина Н. А. Информационные технологии как средство повышения эффективности // Казанские научные чтения студентов и аспирантов−2009: материалы докладов Всероссийский научно-практической конференции студентов и аспирантов, 25 декабря 2009 г. В 2-х т. Т. 1. — Казань: Познание, 2010. — С. 304.

11. Кашаева Е. Ю., Ржанова А. А. Этикетные и стилистические особенности текстов электронных документов // Русская речь в современном вузе: Материалы Шестой международной научно-практической интернет-конференции. — Орел: ОрелГТУ, 2010. — С. 160.

12. Козина Е. С. Делопроизводство. Учебно-методическое пособие. — М.: Директ-Медиа, 2013. — 27 стр.

13. Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Дашков и К°, 2006 — 520 с.

14. Кузнецов И. Н. Деловое общение. Деловой этикет: учеб. пособие для студентов вузов. — М.: Юнити-Дана, 2005. — 431 с.

15. Носарева Н. А. Обработка входящей корреспонденции. [Электронный ресурс]. — Режим доступа: https://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=010343, свободный — Загл. с экрана.

16. Основные правила составления деловых писем [Электронный ресурс]. — Режим доступа: https://www.prostobiz.ua/biznes/upravlenie_biznesom/keysy/osnovnye_pravila_sostavleniya_delovyh_pisem, свободный — Загл. с экрана.

17. Рогожин М.Ю. Делопроизводство: с учетом новой типовой инструкции по делопроизводству / М. Ю. Рогожин. — М.: ИндексМедиа, 2006. — 239 с.

18. Рогожин М. Ю Документационное обеспечение управления: учеб. практ. пособие. – М.: ТК Велби, Проспект, 2008. – 384 с.

19. Роготнева Е. Н. Документная лингвистика: сборник учебно-методических материалов. — Томск.: изд-во Томского политехнического университета, 2009. — 784 с.

20. Самыгин С. И. Психология управления: учеб. пособие для вузов, лицеев / С. И. Самыгин, Л. Д. Столяренко. — Ростов н/Д: Феникс, 1997. — 512 с.

21. Сопроводительное письмо к документам. [Электронный ресурс]. — Режим доступа: https://delo-press.ru/articles.php?n=13959/ — Загл. с экрана.

22. Столяренко Л. Д. Психология делового общения и управления. / Л. Д. Столяренко. — Ростов н/Д: Феникс, 2005. — 416 с.

23. Структура текста делового письма [Электронный ресурс]. — Режим доступа: https://www.jobmoney.ru/deloproizvodstvo.html, свободный — Загл. с экрана.

24. Типовая инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Луганской Народной Республики от 03.10.2014 № 1/10/10/14

25. Этикетные письма [Электронный ресурс]. — Режим доступа: https://www.sekretariat.ru/article/3769-etiketnye-pisma, свободный — Загл. с экрана.

26. Язык, стиль, этикет делового письма [Электронный ресурс]. — Режим доступа: https://studopedia.org/1-29719.html, свободный — Загл. с экрана.

 

 



Поделиться:




Поиск по сайту

©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2016-04-12 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту: