Информационные технологии (ИТ, также − информационно-коммуникационные технологии) − процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов. [7]
В широком понимании информационные технологии охватывают все сферы создания, передачи, хранения и восприятия информации и не только компьютерные технологии. При этом ИТ зачастую сопоставляют именно с компьютерными технологиями, и это не случайно: появление ПК вывело ИТ в новый уровень, как когда то печатное дело.
Использование в делопроизводстве информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы является непременным условием повышения эффективности управленческого труда. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.
В первую очередь это касается собственно создания и оформления деловых документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют не только повысить скорость оформления документа, но и существенно повысить его качество по сравнению с «докомпьютерными» технологиями.
Информационные технологии позволяют также обеспечивать удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера. В операционной системе Windows эта задача может быть выполнена, например, с помощью программы Проводник.
Не менее важная задача делопроизводства − это организация регистрации (учета) документов, а также контроль за сроками их исполнения. Причем учет и хранение документов необходимо организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов.
Уровень автоматизации делопроизводства существенно повышается, если в каждом подразделении предприятия установить компьютеры, связанные локальной сетью. Необходимым условием функционирования такой системы, является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. [10, 187]
Деловая переписка (служебная переписка, деловая корреспонденция) – это набор правил и средств, которые нужно знать, чтобы грамотно составлять любые документы. К деловой переписке относятся различные виды официальных документов, входящих в систему информационно-справочной документации и используемых для обмена информацией в деятельности организации и граждан.
К средствам коммуникации, используемым в деловой практике, относятся:
− факсимильная связь;
− телефон и мобильный телефон;
− электронная почта;
− интернет;
Рассмотрим на примере ГУ «ЛДУУЯСКТ №127» роль современных технологий в деловой переписке. В данном учреждении актуальна электронная почта (detsad127@gmail.com). В настоящее время деловая электронная переписка постепенно вытесняет бумажную благодаря своей скорости, простоте и экономичности. Часто первый деловой контакт, да и все последующие тоже, происходит через электронное письмо. Электронная почта – особый вид коммуникации, позволяющий осуществлять диалоговое общение в режиме реального времени, что, безусловно, способствует повышению оперативности решения вопросов. Однако напряжение общения приводит к сокращению времени, которое составитель тратит на языковое и стилистическое оформление письма. Кроме того, снижается формальность общения, оно приобретает полуофициальный характер, что не может не сказаться на стилистических характеристиках деловых текстов. [11]
В данном учреждении существует единый стандарт оформления электронных писем, включающий требования к структуре письма, правила обращения к партнеру, реквизиты «подпись» и «данные отправителя» (ФИО, должность, рабочие телефоны, адрес электронной почти и код ЕГРЮЛ). Типовая структура делового электронного письма имеет следующий вид:
− «шапка», выполненная в соответствии с деловым стилем;
− содержание, цель обращения;
− личная подпись с указанием контактов;
При оформления электронного письма обязательно заполняются поля:
− тема;
− кому;
− важность письма, при необходимости.
При отправке электронных сообщений в поле «Кому» вводится электронный адрес получателя. Иногда есть необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям, тогда их адреса вводят поочередно через запятую. Обязательно заполняется поле «Тема», в противном случае письмо может быть удалено как нежелательная почта.
Правилами электронной переписки определяется объем делового письма: оно должно быть в два раза короче, чем письмо, написанное на бумаге. Если необходимо переслать важную информацию, содержащую значительный объем, принято составлять краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформлять в виде вложения.
Для уверенности в получении письма адресатом можно отправить электронное послание с уведомлением о получении. При этом используется языковая формула: Получение письма просим подтвердить ответным письмом или по указанным ниже телефонам. [11 стр. 162]
Еще одной неотъемлемой частью деловой переписки в ГУ «ЛДУУЯСКТ №127» является факс. Современный факсовый аппарат в конкретном сеансе передачи факсимильного сообщения может выступать как приёмник или как передатчик. В данной организации факсимильная связь вытесняется электронной почтой, однако ее роль в фирме уменьшается достаточно медленными темпами. Помимо удобства и простоты этого вида связи, значительную роль играет распространенность факсимильных аппаратов, возможность передачи цветных изображений. Кроме того, современные факсы имеют возможность использовать обычную писчую бумагу взамен использовавшейся ранее специальной термобумага.
ВЫВОД К РАЗДЕЛУ 1
Большая часть деловых писем пишется с целью осуществить либо предложить что-либо. Существуют особые принципы составления писем, задача которых - привлечь внимание адресата и побудить его к действию.
Служебная переписка является важной частью делового этикета, «общением в миниатюре». Она способствует установлению крепких взаимосвязей с партнером, улучшению взаимосвязи различных служб, а кроме того росту оборота предприятия, фирмы, учреждения.
Принципы классификации деловых писем могут быть различными.
Исходя из результатов исследований анализа деловой переписки ведущего российского документоведа Кузнеца И. Н., вполне допустимо разделить все деловые письма на три базовых классификационных категории:
· официальные деловые письма;
· частные деловые письма;
· письменные сообщения для ведения внутренней переписки (переписки, осуществляемой исключительно внутри организации).
В свою очередь, следует отметить, что классификация официальных и частных деловых писем с учетом особенностей их функционального назначения может быть продолжена.
В ходе исследования было выявлено, что наиболее часто в деловой сфере используются следующие виды деловых писем:
· Резюме и письмо с просьбой о приеме на работу.
· Письмо-заявление об уходе.
· Рекомендательное письмо.
· Письмо-отказ.
· Письмо-запрос о ходе исполнения дела (договоренности, сделки и т.п.).
· Письмо-напоминание.
· Письмо-уведомление.
· Письмо-благодарность.
Правила оформления и обработки документов, относящихся к деловой переписке, во многом определяются законодательством в области делопроизводства и связи.
Документ обладает юридической силой лишь при условии соблюдения всех установленных требований. Требования к оформлению деловой корреспонденции закреплены в таких нормативных документах, как ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Методические рекомендации по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003.
Официально-деловая сфера общения, а также функциональная направленность переписки во многом определяют ее особенности и основные требования к ней. Деловая переписка должна:
− вестись в рамках действующего законодательства;
− исходить от полномочного органа и подписываться компетентным должностным лицом;
− иметь структуру соответствующего вида деловой корреспонденции;
− составляться грамотно, аккуратно, без исправлений и оформляться на специальных бланках;
− независимо от содержания излагаться официально-деловым стилем, содержать аргументацию, точные и ясные характеристики и выводы, которые должны быть краткими и логически последовательными;
− содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь в качестве приложений разъясняющие и дополняющие материалы;
− соответствовать правилам изготовления документов на печатающих устройствах. [8]
В настоящее время при подготовке и написании писем широко применяются средства компьютерной техники. Результативность автоматизированной подготовки документов достигается за счет всестороннего упорядочения процесса документирования, снижения доли ручных операций и трудоемкости при создании документов.
Официальный характер деловой переписки и этика делового общения требуют высокого качества изготовления документов. При выводе составленного и соответствующим образом оформленного письма на печать следует соблюдать:
− единый стиль оформления документа;
− установленные размеры служебных полей;
− одинаковые абзацные отступы;
− четкие, ясные и однообразные оттиски знаков;
− правильное расположение заголовков, адресата, подписи, приложений.
Составление документов, передаваемых по каналам электросвязи, имеет свои особенности и предполагает:
− наличие служебных заголовков;
− ограничение объема сообщения;
− использование установленного ограниченного набора сокращений;
− оформление в соответствии с правилами, установленными органами связи. [8]
Эти особенности влияют на структуру текста, композицию, язык и стиль сообщений, передаваемых по электросвязи.